应用文写作教程课件

应用文写作教程前言应用文写作教程第一章应用文写作概述第一节应用文写作的渊源第二节应用文写作的性质、特点和种类第三节应用文写作的语言要求及表达方式第四节应用文写作者的修养应用文写作的定义作为诗歌的《便条》美国诗人威廉姆斯(WilliamCarlosWilliams)有一首著名的短诗《便条》：我吃了\放在\冰箱里的\梅子\它们\大概是你\留着早餐\吃的\请原谅\它们\太可口了\那么甜\又那么凉(Thisisjusttosay\Ihaveeaten\theplums\thatwerein\theicebox\andwhich\youwereprobably\saving\forbreakfast\forgiveme\theyweredelicious\sosweet\socold）第一节应用文写作的渊源“应用文”一词最早见于宋代张侃的《拙轩集跋陈后山再任教官谢启》一文：“骈四俪六，特应用文耳。”正式将“应用文”作为一种文体提出的是清代的刘熙载的《艺概·文概》，“辞命体（以主意为命，以达其意者为辞

）推之即可为一切应用之文。应用文有上行（主送单位是上级部门），有平行（没有隶属关系的一些单位），有下行（所属单位部门）。重其辞乃所以重其实也。”二应用文的发展历程(一)发端时期

甲骨文钟鼎文最早的甲骨文随着殷亡而消逝，金文起而代之，成为周代书体的主流，因铸刻于钟鼎之上，有时也称为钟鼎文。据考察，商代铜器上便刻有近似图画之金文，其后继续演进，至商末之金文亦与甲骨文一致。此种金文至周代而鼎盛，绪延至秦汉。但商代器物和铭文皆少，秦汉以已至末流，所以应算周代为主流。（二）确立时期秦汉时期，中国应用文的各种文类和文种已经初步确立，秦统一中国后确立了上行文和下行文，并对文体的用法做了若干规定。皇帝给臣子的文书如制、诏、策、戒等为下行文，臣子给皇帝的上书如章、表、奏、议等为上行文。上行文开头须称“臣某言”，结尾用“臣某诚惶诚恐，顿首顿首，死罪死罪”，行文中若有“皇帝”字样，必须另起一行顶格书写，称为“抬头”。两汉时期，应用文文体分类更细，体式更规范，如上行文就有“章、表、奏、议、策、疏”之分，下行文亦有“诏、令、诰、敕、策、戒、谕、教、檄”之别；还对官府移行文书、考绩管理文书做了统一规定。“公文”的称谓也在这一时期出现。秦汉时期出现了一批应用文佳作，如贾谊的《论积贮疏》、晁错的《论贵栗疏》、司马迁的《报任少卿书》。（三）自觉时期魏晋南北朝时期是应用文发展的自觉时期，应用文理论的建立是其重要标志。曹丕在其文论名篇《典论·论文》中分文章为四科八体，并阐明了“奏议宜雅，书论宜理，诗赋欲丽，铭诔尚实”的特点与写作要求，所分八体中，前六类均属应用文。尤其是南朝齐、梁时期文学文学理论批评家刘勰的《文心雕龙》，对历代各种应用文体裁的功用、特点、写作规律进行了全面、深入、系统的研究分析，奠定了我国古代应用文写作理论的基础。至南北朝时期，应用文更趋规范，文体种类有所增加，在实际使用中出现了不少脍炙人口的名篇，如孔融的《荐祢衡表》、诸葛亮的《出师表》，李密的《陈情表》。古代的应用文举隅

除了政治方面的应用文如公文，古代在经济活动和日常生活方面也使用很多专用的应用文体。古人凡是经营财务活动，常常制订契约作为双方或多方共同遵守的合约，如券、约、契等皆属于此类，功能类似于今天的经济合同。《史记·孟尝君列传》中记载食客冯谖到薛地为孟尝君收债，薛地的人拿着券书来验合，这种古代的券书也相当于现代的借据，虽然形式和表述文字变化很大，可是内容基本相同。日常使用的应用文也很多，如古代所谓的“谒”与“刺”其实和现代使用的名片颇为相像。古人一般把姓名写在谒上，拜访尊长、友人或者上司，要先把谒给门人送入内通报，主人知道来者何人并同意会面才会迎进接见。这是古人社会交往中最基本的礼仪。（四）高峰时期隋唐宋是应用文发展的高峰时期，隋文帝曾下诏革除浮华之风，强调实录。唐宋两代，应用文文体更加多样化，写作格式更趋于规范,“一文一事”新的文书制度创立，应用文写作成为科举考试的主要科目之一。这一时期朝廷和地方官府应用文撰拟工作多有“学士型”人才担任，佳作辈出，如韩愈的《祭十二郎文》、《柳子厚墓志铭》，王安石的《答司马谏议书》，柳宗元的《段太尉逸事状》，骆宾王的《讨武氏檄》。（五）稳定时期元明清时期是应用文发展的稳定时期，这一时期的特点是应用文文体的分类更加详细，到明清时，已经十分繁琐。在应用文理论方面，以清代学者刘熙载为代表，其创作的《艺概·文概》中对应用文有精辟的论述，指出了应用文有行文方向之分和重实用的特点，虽然他未对应用文的概念作出界定，但他将其看做一种专用文体，，这是应用文发展史上一个重要标记。（六）变革时期五四运动前夕之当代，是应用文发展的重大变革时期。在辛亥革命后，绵延了数千年的封建文书发生了巨大的变化。1912年，南京临时政府颁布了公文程式条例，规定了一些新的文种及用途，废除了大部分旧的公文文体，公文种类从清末的八十余种精简到九种。民国公文的行文语言废除了封建称谓，不再用有严格尊卑等级色彩的“大人”、“老爷”、“死罪”、“顿首”等措辞，但在公文写作中也使用一些文言文。虽然在30年间公务文书的形式和体式几经改革，但总的来说却并不彻底，而民国时代的公文作为现代公文的圭臬，对当代公文的发展具有决定性的影响。民国时期的结婚证喜今日赤绳系定，珠联璧合。卜他年白头永偕，桂馥兰馨。此证。三应用文的现状及发展趋势第二节应用文写作的性质、特点和种类应用文写作的特点（二）真实性广告的真实性

（三）针对性应用文的内容具有针对性：针对实际生活、生产、学习、工作中存在的文体而写作。应用文是针对一定的读者而写的。它有具体、明确的授受对象。（四）时效性时效性是应用文另一个重要特点。应用文着眼于解决具体的事务，所以其内容有一定的时效限制，内容的执行和问题的解决都有明确的时间。经济合同自双方签字盖章后正式生效，对双方都产生法律效力；行政公文经过相关机关的盖章签发后也具有执行力；制度条例则经过人大或其他权力部门的表决后具有相应的法律约束力。一些应用文一旦执行或实现后则失去了其原先的作用，如计划和总结等，一旦过期就失去了价值。一些应用文的时效性还体现在办理过程的时效，如行政公文。一些急需执行的文件和公函一经签发，在执行过程中必须快速及时，如果随意拖延会造成严重的后果。某些情况下，如果因行文拖拉而影响有关部门及时解决重大问题，不但会给予行政处罚，还会因此诉诸法律制裁。（五）程式性应用文的程式性一是指其有固定的结构和格式，比如行政公文，在撰写的时候就不仅要求文字应流畅明确，而且《国家行政机关公文处理办法》中对各种公文的格式要求也有具体的规定，格式不能过于随意，否则会影响公文的严肃性。二是指其在语言方面，语言风格主要以简洁平实为主，一般没有太多的铺垫陈述，表述一般直截了当，不会委婉曲折，没有太多的形容修饰。规范而简洁才是应用文语言的主要特点。第三节应用文写作的语言要求及表达方式一应用文写作的语言要求准确性简洁性程式性质朴性得体性准确性准确性是对应用文最基本也是最高要求，有人称之为应用文语言的第一要求。为做到这一要求，首先应做到概念准确、把握分寸，要认真辨析词义，精选中心词，用准限定修饰语。翡冷翠与佛罗伦萨惊心动魄的笔误

简洁性应用文语言要求文字简短，表达直截了当，言简意赅，力避繁琐重复。应注意以下几点：避免一切空话、大话、套话，避免渲染、修饰及用抒情成分过重的文学性语言，避免杂芜的日常用语。以下是应用文常用词语。(1) 称谓用语：本、我(第一人称)；贵、你(第二人称)；该(第三人称)等。(2) 开端用语：鉴于、为了、为、由于、根据、随着、兹有、查等。(3) 引述用语：为……特……、现……如下、……收悉、兹就等。(4) 转承用语：为此、据此、鉴此、综上所述等。(5) 祈请用语：请、希、望、恳请、敬请、烦请、敬希等。(6) 祈复用语：请复、即请函复、请批示等。(7) 受事用语：承蒙、蒙等。(8) 经办用语：业经、经、现将、责成、查照、酌办等。(9) 征询用语：妥否、当否、可否、如无不同意见、如无不妥、是否同意等。(10)表态用语：应当、准予、请即执行、迅即办理等。(11)结尾用语：特此、此致、……为要、……为荷、……为盼、致以谢意、谨致谢忱等。程式性模式化的语言对于应用文书来说是必须的、正常的。公文的一些专用语是模式化的，如“特此函复”、“来函收悉”、“敬请批复”这些语言。质朴性应用文重在实用，所以语言应平实质朴，浅近通俗，不堆砌辞藻，不用生僻词语。做到语言规范，通俗易懂，朴实明白。《瞭望》杂志曾采访前中国驻法大使吴建民，吴大使谈到套话空话问题时说：在巴黎官邸旁边的一条街上，有一块小铜牌，上面说1944年7月17日，纳粹在这里抓走了17位犹太儿童，铜牌上一一列出他们的名字，最小的2岁，最大的15岁。这块牌子上没有一句“万恶的德国法西斯”之类的话，但看了之后给人的心灵震撼很大。简单平实的语言往往有巨大的力量，空洞的语句反而会伤害文章的内容表达。得体性得体是指写作中对客观事物的表达要谨慎、严肃。讲究庄严持重，适度得体，反对轻佻俏皮、随情任意。应用文写作的表达方式表达方式，又叫表达手段、表现方式，在写作中通常是指语言形式来介绍情况、阐明观点、反映思想、陈述事实、总结规律、说明问题时所采取的方式和手段。文章语言表达方式有五种：叙述、说明、议论、抒情和描写。（一）叙述应用文叙述的特点：大量采用概括叙述，极少实用具体叙述；强调叙述平直，对采用顺叙的方法；叙述与议论结合运用，就事论事，叙议结合。（二）说明应用文中说明的特点：结合其它恰当手法使用，表达更清楚有力；说明具有客观性、科学性和准确性；说明必须对事物和事理进行客观的介绍和解释，不能主观臆断，要抓住事物的本质和特点；说明力求准确，通俗易懂，清楚明了。（三）议论应用文的议论，一般不做长篇大论，不必论点、论据、论证三要素齐全，也不要求论证过程完整，点到为止，不做深入论证。应用文常用的议论方式包括：例证法、分析法、引证法、对比法和因果法。文学创作与应用文写作的区别社会公用适用范围思维方法修辞方法表达方式语体风格第四节应用文写作者的修养第二章公务文书写作第一节公务文书的性质、特点、作用及分类二公务文书的特点三公文文书的作用领导、指示作用规范、准绳作用沟通、协调作用依据、凭证作用宣传、教育作用四公务文书的种类（二）按行文关系和行文方向来分

1、上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。2、平行文。指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。3、下行文。指上级机关对所属下级机关的发文，如命令、指令、决定、决议、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。

（三）按紧急程度划分

分为紧急公文和普通公文。紧急公文通常还分”特急“和“急件”两类。电报可分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（四）按秘密等级划分第二节公务文书的格式《办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”从大的方面看。行政公文的结构一般分为三部分：眉首（文头）、主体（行文）、版记（文尾）。一眉首部分眉首部分位于公文首页上方，约占首页的1/3，由份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等组成。其下方加一红色反线，作为该部分与下面主体部分的界限。份号：由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成，如“京政办发〔1997〕10号”。年份、序号用阿拉伯数字标识。发文字号位于发文机关标识下，两者之间空2行，用3号仿宋字体，居中排布。秘密等级和保密期限：秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字。如需同时标识密级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两者之间用“★”隔开，这时密级两字间不空一字。紧急程度：紧急公文应当标明紧急程度，其位置也在版心右上角第一行，用3号黑体字，两字之间空一字；如需同时标识密级与紧急程度，则应密级居上，紧急程度居下。发文机关标识由发文机关名称后加“文件”组成。联合行文时应把主办机关名称排列在前；“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上报的公文为80mm。发文字号由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成，如“京政办发〔1997〕10号”。年份、序号用阿拉伯数字标识，发文字号位于发文机关标识下，两者之间空2行，用3号仿宋字体，居中排布。签发人上报的公文，应当标明签发人姓名，即在发文字号右侧标识“签发人：***”。这时发文字号应居左空1字，签发人居右空1字。“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。两者之间标全角冒号。所有的公文都需要本机关领导人签发。二主体部分公文主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、生效标识、附注等。公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。公文正文：主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文日期的标识位置见8．2．6。公文生效标识：公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。1单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。2联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3MM。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。3特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。三版记部分版记部分又称文尾部分，包括主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间。(1)主题词。主题词是能够反映公文主要内容和类属的、规范化的名词或词组。标引主题词时，顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可在类别词中选择适当的词标引。使用的主题词不得超出主题词表的范围。每份文件的主题词，最多不超过5个词组。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体、居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。(2)抄送机关。抄送机关是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。标注抄送机关，应当使用该机关全称或规范简称、统称。一份公文要不要抄送，抄送给什么样的机关都要从实际需要出发，既不要滥抄滥送，也不应漏抄漏送，以免产生不利的影响。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。在抄送机关栏下要加一条反线。(3)印发机关和印发时间。公文的印制工作一般由发文的具体办公部门承担。印发时间不同于发文时间，这是指公文开印的具体时间。印发机关时间位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关在左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。在印发机关和印发时间一栏下加一条反线。印刷分数：如需注明印刷分数，可标注在印发时间之下，用横线隔开。示例第三节公务文书的行文规则及执发程序7、不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。8、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。9、平行或不相隶属的机关之间，一般使用函行文；不能使用上行文，更不能使用下行文。10、经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文执行，可不再行文。同时，有发文机关印制少量文本，供存档备案。11、对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可将其退回下级呈报机关。二公务文书的制发程序公文的制发是指以本机关的名义制发公文的过程，主要有拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、传递、归档等程序。1、拟稿，指撰写、起草公文，即把领导人货单位的发文意图条理化。包括接受交拟、确立主旨、选择材料、安排结构、编写提纲、起草初稿、修改誉清等环节。2、审核就是对公文稿进行审查核定。审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定等。3、签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印。4、复核就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。公文正式印制前，文秘部门对公文文稿必须进行复核。复核的重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。复核是发文过程的最后一道把关环节。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复审。完成了以上工作，公文就可以进行缮印、用印、登记、分发了。

第四节命令决定1、性质：依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施以及嘉奖有关单位和人员的公文。是国家权利机关、行政机关、军事机关及其负责人发布的，具有强制执行性质的领导性、指挥性的下行公文。2、命令的特点内容的强制性执行机关的规定性语言的庄重性3、命令的种类命令的格式命令写作的注意事项决定1、性质：决定是对重要事项或重大行动作出决策或安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定而制定的一种具有权威性和约束力的下行文。2、特点：规范性、指挥性、稳定性。决定的分类与写法根据反映内容的不同，决定分为知照性决定、指挥性决定、奖惩性决定。决定的格式：标题、题注（由会议通过的决定要在括弧里标明有某某会议通过）、主送单位、正文组成。一、决定1．重要事项决定关于××××（事由）的决定×××（主送单位）：为了××××（目的），根据××××（依据），经研究，决定××××（决定的事项）。一、××××。二、××××。……（决定的具体内容）（印章）二○××年×月×日2．嘉奖决定关于表彰××××的决定×××（主送单位）：最近，××××（被表彰人员或集体的事迹）。××××（被表彰事迹产生的影响和表现出的精神）。为了××××（表彰目的），根据××××（表彰依据），决定对××××等予以表彰（或授予××××等××××称号）。希望××××（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。附件：表彰名单（印章）二○××年×月×日3．处分决定关于××××处分的决定×××（主送单位）：最近，××××（违规违纪事实）。××××（造成的危害和产生不良的影响）。根据××××（处分依据），为了××××（目的主旨），经研究，决定给予××××（受处理的人或单位）××××（处分决定）的处分。（印章）二○××年×月×日命令与决定的区别“决定”与“命令”的不同点主要在：1、在使用权限方面“命令”非常严格，只有法律明确规定的机关可以使用，“决定”则可较普遍地使用；2、在适用的事务方面，“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务，公文本身也反复适用，即具有规范性公文的一些特点；3、在表达方面，“命令”高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则既表达意志、要求，又阐发一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。4、从语气上看，命令指示性强，要求下级机关坚决照办，不容违背，而决定指示性弱，允许下级结合自己的特点执行公文内容。5、从时间上来看，命令要求果断迅速，决定允许有一个执行过程。决定写作的注意事项第五节报告请示批复1、报告的性质：报告只向本机关的直接上级机关发出，是陈述性、汇报性的上行文，在工作中应用十分广泛，使用频率很高。2、使用范围：报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划，每完成一项任务，一般都要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等，以取得上级领导部门的指导。报告的特点1．内容的汇报性：一切报告都是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导，所以，汇报性是“报告”的一个大特点。2．语言的陈述性：因为报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示那样采用祈使、请求等法。3.行文的单向性：报告时下级机关向上级机关行文,是为上级机关进行宏观领导提供依据,一般不需要受文机关的批复,属于单项行文.报告的类型根据内容的不同，报告分为以下几种：工作报告：是指向上级机关汇报本单位、本部门、本地区工作情况、做法、经验以及问题的报告。工作报告主要是在汇报例行工作或临时工作情况时使用。情况报告:指向上级机关反映某种临时性情况、事故的报告。一般是正常工作运转中出现的新情况新问题，特别是突发事件、特殊情况、意外事故、个别问题的处理情况，需要向上级机关报告的。上级机关向下级机关讯问有关问题时，下级机关按照上级机关的要求所做回答的报告。

报告的结构和写法报告的结构一般由标题、主送机关、正文、落款组成。标题，包括事由和公文名称。收文机关或主管领导人。正文，结构与一般公文相同。从内容方面看，报情况的，应有情况、说明、结论三部分，其中情况不能省略；报意见的，应有依据、说明、设想三部分，其中意见设想不能省去。从形式上看，复杂一点的要分开头、主体、结尾。开头使用多的是导语式、提问式给个总概念或引起注意。主体可分部分家二级标题或分条加序码。结尾，可展望、预测，亦可省略，但结语不能省。落款，在正文后右下方标注发文机关。如在标题中已标明，则落款省略。成文日期标注在其下面。报告的写作要求报告情况要真实。表述要概括准确，主次分明。正确使用文种。不要“报告”、“请示”不分，不要在报告中夹带请示。请示分类

特点1.祈请性。请示的内容和目的具有鲜明的祈请性。2.期复性。下级机关一单作出请示，不管上级机关是否同意下级机关的请示事项，都必须给请示单位一个回复。3.双向性。下级有请示，上级必以批复来答复。4.单一性。请示必须一文一事，即一份请示只能请求指示、批准一件事或解决一个问题，切忌一文数事。格式请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下：1.首部主要包括标题和主送机关两个项目内容。（1）标题请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如《××县人民政府关于××××××的请示》；另一种是由事由和文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。（2）主送机关请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。

2.正文其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。（1）开头主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。（2）主体主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。（3）结语应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。3.落款

一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间××××年××月××日。

写作要求

不要多头请示。不要越级请示。不要事后请示。不要向领导个人请示。不要疑问多事。不要请示、报告混用。切忌用报告代请示行文；语言要谦恭，要尊重上级，不要要挟、命令、催促式的口吻。请示与报告的区别1、行文时间不同。请示必须事前行文；而报告在事前、事后及事中都可行文。2、行文的目的、作用不同。请示用于向上级机关请求指导、批准，需上级批复，重在呈请；报告则用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议，答复上级询问，不需要上级答复，重在呈报。批复1、性质：批复是“答复下级机关的请示事项”时使用的文种。批复是用于答复下级机关请示事项的公文.它是机关应用写作活动中的一种常用公务文书。2、特点：权威性、针对性、被动性。

分类批复的结构和写法结语：一般用“批复”或“特此批复”等作结。写作注意事项1、批复要有针对性。2、批复态度要明确，措辞要准确。3、批复要及时。第六节公告通告公告和通告都是公开法发表的周知性公文，但都没有具体的告知对象，所以一般不写受文单位。公开发布，一体周知，是它们共同的特点。公告1、性质：公告是国家权力机关、行政机关向国内外宣布重要事项或法定事项的公文。它是普发性公文。2、特点：庄重性：公告的内容是国内外或全社会关注的大事；公告的发布要依照法律法规的规定；公告的语言庄重严肃。公告的种类公告的结构和写法1.标题。一般由三部分组成：“公告”标发文机关和文种，有时只标文种即可：标题如无发文机关名称则在结尾必须落款。“通告”标题一般要标出单位或是由。2.正文。包括开头的原因，讲原因目的：主体的事项，及告白的内容，可以分条款写下：最后是写结尾，写实施的期限、范围以及违反如何等，也可以简洁的提出对人民的希望，对违背者的警告等，然后再写、或结尾只写结束用语，如“特此公告”等。3.文尾。包括署名和日期。以机关名义发布，标题如已有机关名，就不必署了。写作要求1、不可滥用公告。2、语言简洁严肃。通告1、性质：通告是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文。通告内容广泛，使用普遍。它适合国家机关和企事业单位在所辖范围内公布有关事项。通告的特点1、内容的业务性。2、行文对象的有限性。3、发文单位的广泛性。通告的结构和写法2、正文：原由：主要阐述发布通告的背景、根据、目的、意义等。通告常用的特定承启句式“为……，特通告如下”或者“根据……，决定……，特此通告”引出通告的事项。事项：通告事项是通告全文的核心部分，包括周知事项和执行要求。撰写这部分内容，首先要做到条理分明，层次清晰。如果内容较多，可采用分条列项的方法；如果内容比较单一，也可采用贯通式方法。其次要做到明确具体，需清楚说明受文对象应执行的事项，以便于理解和执行。结语：用"特此通告"或“本通告自发布之日起实施”表达。3、落款：标题中若已写发文机关，并在标题下注明了日期的，不必再写落款。如标题中没有发文机关，也没有日期，落款处必须署上发文机关名称和日期。写作要求1、不要乱用通告。2、语言要通俗简明。3、一份通告只能发布一项专门事项。

XX电力工业局关于使用定期借记业务结算方式的通告X局发[2001]XX号根据中国人民银行XX分行的通知精神，从2001年12月起，原来使用XX市专用委托收款方式结算电费的用电户，将统一XX电子资金转帐系统定期借记系统。为此，对于愿使用专用委托收款结算方式缴交电费的企事业单位客户，我局将从2001年12月起改为使用定期借记方式收取电费。请有关用电户配合我局做好以下工作，以便顺利结算电费：一、请各用电客户尽快与开户银行联系，按照中国人民银行XX分行的统一要求签订《定期借记业务授权委托书》，并于2002年1月31日前将复印件送达所在区供电局。二、部分商业银行由于系统升级原因更改了开户银行账号格式，请客户在签订《定期借记业务授权委托书》的同时与贵开户银行确认新的银行账号，并于2002年月31日前以正式公函形式通知我局，若届时未受到客户的《定期借记业务授权委托书》及新的银行帐号的，客户将无法使用定期借记方式缴交电费，我局将采取现金方式收取电费。三、由于定期借记业务系统投运后，银行系统将不再代为传递电费票据，故我局将统一采取邮政递送，客户签收的方式派发电费票据予客户。为了确认各客户的邮递地址以及签收人，请客户于2002年1月2日至1月5日前往所在区供电局领取2001年12月份的电费发票，同时填报有关资料交我局工作人员(具体格式将在各营业点派发)。特此通告XX电力工业局二00一年十二月十日公告与通告的区别1、发布内容属性不同。公告发布的是重大、法定事项；通告发布的是一般事项。2、发布范围不同。公告是向“国内外”发布；通告只在国内一定范围发布。3、发布机关权限不同。公告只能是有中央最高权力机关、管理机关或相当级别的政府机关以及一些特殊部门发布；通告则是各级行政机关、企事业单位、社会团体均可发布。4、发布形式不同。公告主要通过大众传媒发布；通告则既可以通过大众传媒发布，也可张贴公布或制成文件下发。5、作用性能不同。公告以宣布重大事项未主要目的，一般对告知对象没有直接的强制力或约束力；而有些通告，如规定性通告，不仅告知事项，而且还有强制力和约束力。第七节通知通报通知：是机关、社会团体、企事业单位在批转下级公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布法规、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免或聘用干部时使用的一种公文。特点：1、应用范围广，其一是指使用通知的机关单位广泛；其二是指通知的内容很广泛。2、使用频率高。3、时效性强。通知的种类根据适用范围的不同，可以分为：1.指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。2.印发、批转、转发性通知：用于印发本机关、批转下级机关、转发上级机关和不相隶属的机关的公文4.会议性通知：用于会议召开之前，把会议的有关事项预先告知与会单位与与会者的一种通知。5.任免性通知：用于任免和聘用干部。6.事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。通知的结构和写法

2．通知事项这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。晓谕性通知，有时需要列出新成立的组织的成员名单，以及改变名称或隶属关系之后职权的变动等。3．执行要求发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。其它篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾部分。

写作要求1、按权限行文。2、按语（批转性通知的正文）有的放矢。3、要求具体。4、讲求实效。5、简明有序。通报通报的类型1、表彰性通报2、批评性通报3、情况通报通报的结构和写法正文：表彰（批评）通报正文结构有三部分：第一部分，说明表彰或批评的原因，即写清先进事迹或错误事实的经过情况，要求用叙述的手法真实客观地反映事实；第二部分，对所叙述的事实进行准确的分析，中肯的评价，做到不夸大、不缩小，使人们能从好的人和事物中得到鼓舞，从错误中吸取教训；第三部分，一般是对表彰的先进或批评的错误作出嘉奖或惩处。最后还要根据通报的情况，针对现实的需要，发出号召或提出要求。情况通报正文结构一般有两个部分：一是被通报的情况，二是希望和要求。情况性通报的正文包括：概括叙述情况；分析情况；针对情况提出希望和要求。落款写作要求第八节函会议纪要1、函的性质：函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。2、函的使用范围：函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。3、函的特点：使用的广泛性；行文的多向性；用语的谦敬性。4、函的类型：