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文档简介

第7章

考勤管理系统7.1系统概述

7.2系统设计

7.3数据库设计

7.4系统模块功能设计与开发

7.5系统完善

动手做实验

7.1系统概述

规范的考勤制度是现代企业制度中必不可少的组成部分,随着信息技术的发展,通过建立企业员工考勤管理系统来配合相应的门禁系统、工资系统等,可以极大地提高企业的运行效率。

尽管每个企业都有各自不同的考勤制度,但是每个考勤制度都会包括出入签到、请假、出差和违纪记录等基本组成部分,本章提供的范例是一个基本的考勤管理系统,实现了考勤管理的大部分功能,并且包括了配置部分,提高了系统的适应性。

1.系统功能与应用背景

基于Access数据库开发的企业员工考勤管理系统,通过对员工考勤数据的记录和管理分析,可以提供以下主要功能。

(1)手工记录员工每天的上下班情况;

(2)进行加班登记;

(3)登记缺勤情况(包括请假、出差和休假);

(4)根据员工的出入时间统计相应的迟到和早退次数;

(5)根据实际需要配置上下班时间段;

(6)查询某个员工的出勤情况和相应的报表;

(7)汇总月度公司出勤情况和相应的报表。

实际应用中每个员工的考勤的原始数据应该通过门禁系统自动导入数据库内,然后由考勤管理系统进行分析处理。为了给用户一个直观的感受,以及考虑到员工可能忘记携带门卡,在本系统中也提供了手工签到/签出功能。

2.系统预览

主窗口由三部分组成:背景图片、标题栏和导航选项卡,如图7.1所示。

(1)用鼠标左键单击导航选项卡上的“员工签到”项,系统弹出“员工签到”窗口,如图7.2所示。“员工签到”窗口由三部分组成:“员工号”输入框、“班次说明”下拉列表和“签到”与“返回”按钮。用户必须同时输入正确的员工号和选择班次,否则,系统提示出错,如图7.3所示。图7.1企业员工考勤管理系统主切换界面图7.2员工签到窗口图7.3提示输入对话框

(2)用鼠标左键单击“确定”按钮,系统回到“员工签到”窗口。

(3)用鼠标左键单击导航选项卡上的“加班登记”项,系统弹出“加班登记”窗口,如图7.4所示。“员工签到”窗口由六个部分组成:“加班日期”输入框、“员工ID”输入框、“加班开始时间”输入框、“加班结束时间”输入框、“持续时间”输入框和“记录”操作工具栏。用户用鼠标左键单击

或者

按钮可以查看所有的加班记录。如果需要添加新的加班记录,首先用鼠标左键单击记录工具栏最右边的按钮

然后输入完整的加班信息,包括日期、员工号和加班起始时间,最后用鼠标左键单击“登记”按钮,系统自动将当前数据输入数据库中并转入下一条新记录。

图7.4“加班登记”窗口

(4)用鼠标左键单击导航选项卡上的“缺勤登记”项,系统弹出“缺勤登记”窗口,如图7.5所示。“缺勤登记”窗口包括七个部分:“登记日期”输入框、“员工ID”输入框、“缺勤说明”下拉列表、“缺勤天数”输入框、“缺勤开始时间”输入框、“缺勤结束时间”输入框和“记录”操作工具栏。“缺勤登记”窗口的使用和“加班登记”窗口类似。

(5)用鼠标左键单击导航选项卡上的“班次配置”项,系统弹出“班次配置”窗口,如图7.6所示。“班次配置”窗口的使用和“加班登记”窗口类似,用户必须给每个班次设定一个编号、一个说明和起始时间。在用户签到或者签出时,可以选择相应的班次进行操作。图7.5“缺勤登记”窗口图7.6“班次配置”窗口

(6)鼠标左键单击导航选项卡上的“预览报表”项,系统进入报表切换窗口,如图7.7所示。

图7.7报表切换窗口

(7)用鼠标左键单击导航选项卡上的“预览报表”项,系统进入“个人出勤查询”窗口,如图7.8所示。用户正确填写员工号和起始日期,单击不同的查询按钮,系统即可进行相应的查询并生成查询报表。

图7.8个人出勤查询窗口

7.2系统设计

员工考勤管理系统要求准确记录员工的出入时间,因此系统中员工签到/签出时,系统自动根据当前时间进行记录,这就和实际应用中门禁系统的原理相同,避免了随意修改签到/签出时间。

1.系统设计思想

一个完整的企业员工考勤管理系统除了记录员工每天正常的出勤情况外,还应该允许管理者设置和修改一些限制信息,比如某班次的正常签到、签出时间。系统还必须判断和记录员工的违纪行为,比如迟到、早退,甚至无故旷工。因此,在系统设计时充分考虑到各种非正常现象的发生,对加班情况和缺勤情况单独进行了记录处理。

企业员工考勤管理系统在实际应用中会和工资系统配合使用,需要对每个员工在一个时期内的出勤情况进行量化,从而可以作为工资系统的参考依据。系统设计了相应的报表功能对一段时期内的出勤情况进行汇总。

2.系统功能模块划分

企业员工考勤管理系统功能模块可以分为五个部分,每个部分根据实际应用又可以再细分成二级功能模块,如图7.9所示。图7.9系统功能模块划分

(1)员工签到/签出模块:员工进行签到/签出时,系统根据当前时间进行判断,如果不是在相应班次的起始时间范围内,系统转入相应违纪情况处理模块;

(2)系统配置模块:用户可以对班次和员工个人信息进行相应的处理;

(3)缺勤登记模块:根据用户的选择系统分别转入出差处理和请假处理;

(4)加班登记模块:统计员工加班情况;

(5)考勤汇总/报表生成模块,根据用户的选择分别转入按个人汇总和按月度企业汇总。

7.3数

数据库的设计分为三个部分,首先对企业员工考勤管理系统的设计进行需求分析,确定所需要在数据库中保存的信息,然后应用E-R图对信息进行组织和连接,最后确定每个表的字段属性和主键等数据库信息。

1.数据库需求分析

根据系统设计和数据流图,需要存放以下信息:

(1)系统主切换面板和报表切换面板显示信息:显示名称、对应的处理方式、处理参数和关联显示的窗口或者面板。

(2)员工基本信息:员工号、姓名、所属部门编号、所属部门名称、电子邮件、分机号。

(3)班次信息:班次编号、班次说明、起始时间。

(4)签到/签出记录:员工号、班次、当前时间。

(5)缺勤记录:员工号、缺勤事由、天数、起始时间。

(6)加班记录:员工号、日期、加班起始时间。

(7)月度出勤汇总:员工号、所属部门、应出勤天数、正常出勤天数、迟到次数、早退次数、旷工次数、请假天数、出差天数、休假天数。

2.E-R图的生成

根据数据库的需求分析,系统的E-R图如图7.10所示。

图7.10系统E-R图

7.4系统模块功能设计与开发

1.数据库设计

(1)新建数据库。选择存放文件夹位置及命名名称,点击“创建”,如图7.11所示。

(2)创建表。创建班次配置表,如图7.12所示。图7.11新建数据库图7.12创建表

右键点击左侧“表1”,选择设计视图,改名为“班次配置”,如图7.13所示。

图7.13命名表

然后根据表7.1添加字段。

添加字段后如图7.14所示。

图7.14添加字段后的表

(3)创建切换面板窗体。点击“文件”,然后打开选项,见图7.15。图7.15打开选项窗口

在自定义功能区,在数据库工具栏选择“新建选项卡”,如图7.16和图7.17所示。图7.16选择“新建选项卡”图7.17显示的“新建选项卡”选项

选择“重命名”新建组,如图7.18所示。图7.18选择“重命名”选项

在“重命名”窗口将“显示名称”更改为“工具”,并在上面的符号中任选一个图标,如图7.19所示。图7.19重命名新建组

在左边“自定义功能区”里的“所有命令”中选择“切换面板管理器”,再选择“添加”,如图7.20和图7.21所示。

图7.20选择“所有命令”图7.21选择“切换面板管理器”

可以看到“切换面板管理器”已添加到工具中,如图7.22所示。图7.22“切换面板管理器”已添加到工具中

转到“切换面板管理器”,见图7.23。

图7.23添加后的效果

选择“是”,创建切换面板,见图7.24。

图7.24创建切换面板

选择“新建”,依次添加切换面板页选项,如图7.25和图7.26所示。图7.25选择“新建”图7.26为切换面板命名

添加完成后的效果如图7.27所示。

图7.27窗口效果

设置“企业员工考勤管理系统”为“默认”,删除主切换面板,见图7.28和图7.29所示。图7.28设置“企业员工考勤管理系统”为“默认”图7.29删除主切换面板

编辑企业员工考勤管理系统切换面板页,选择“编辑”或者双击该选项,见图7.30和图7.31所示。图7.30选择“编辑”窗口图7.31选择“新建”窗口

点击“新建”按钮后,在命令中选择“转至‘切换面板’”,然后添加之前创建的切换面板项目,如图7.32、图7.33和图7.34所示。图7.32选择“转至‘切换面板’”窗口图7.33窗口效果图7.34添加其他项目

添加退出系统项目的时候,在“命令”栏选择退出应用程序”,见图7.35。图7.35选择“退出应用程序”

至此,我们的默认面板结构就已经设计好了,如图7.36所示。图7.36默认面板结构效果

2.功能设计

1)班次配置功能设计

在Access中新建一个窗体。在“新建窗体”对话框中选择“窗体向导”,用鼠标左键单击“确定”按钮,见图7.37。

图7.37选择“窗体向导”

系统转入“窗体向导”→“表/字段”设置,在“表/查询”下拉列表中选择“班次配置”表,见图7.38。

用鼠标左键单击“选定字段”,如图7.39所示。

图7.38选择“班次配置”表图7.39选择字段窗口

用鼠标左键单击“下一步”按钮,系统转入“窗体向导”→“布局”设置,选择“纵栏表”复选框,见图7.40。图7.40选择布局

用鼠标左键单击“下一步”按钮,系统转入“窗体向导”→“标题”设置,输入“班次配置”,接受其他默认选项,见图7.41。

图7.41标题设置

用鼠标左键单击“下一步”按钮,系统转入“窗体向导”→“样式”设置,进行窗体修改设计,见图7.42。

图7.42修改窗体设计

2)面板管理器

切换面板管理器如图7.43所示。

图7.43切换面板管理器

编辑“班次配置”,添加切换班次配置窗体及新建切换面板页的选项,如图7.44和图7.45所示。

图7.44编辑“班次配置”

图7.45新建切换面板页

点击“新建”按钮后,在“命令”处选择“在‘编辑’模式下打开窗体”,并选择之前创建的“班次配置”窗体,见图7.46和图7.47。

图7.46选择“班次配置”窗体图7.47配置效果

点击“新建”按钮添加“返回主界面”。由于我们的默认主界面是“企业员工考勤管理系统”,所以这时候我们的切换面板要选择此切换面板页,见图7.48和图7.49。

图7.48选择切换面板页图7.49切换效果

以上就是以“窗体向导”方式快速建立的一个数据库操作窗体的基本过程,继续设置启动项,见图7.50。

图7.50设置启动项

打开“文件”→“选项”→“当前数据库”,将显示窗体改为“切换面板”,见图7.51。

图7.51显示窗体改为“切换面板”

窗体的运行效果如图7.52所示(由于在下次打开数据库时才能生效,所以需先关掉系统之后再重新开启)。

图7.52运行效果

3)签入功能设计

创建如表7.2所示“出勤配置”表和表7.3所示“员工信息表”。

通过设计视图设计数据表的属性,见图7.53和图7.54。

图7.53设计数据表的属性图7.54员工信息表

完善数据表,增加考勤情况表7.4、签到记录表7.5,结果如图7.55和图7.56所示。

图7.55出勤情况图7.56签到记录

这样出勤和签到功能所要用到的所有的数据表就已经设计齐了,见图7.57。

图7.57新建完毕的数据表

·下面我们来创建员工信息窗体。

在Access中新建一个窗体。在新建窗体对话框中选择“窗体向导”,用鼠标左键单击“确定”按钮,操作顺序见图7.58、图7.59、图7.60和图7.61。

图7.58选择“窗体向导”图7.59确定“窗体向导”图7.60命名标题图7.61创建效果

·接着创建员工签到窗体。

该窗体的创建需要首先建立一个空白窗体,然后添加相应的标签、文本框、组合框和按钮,见图7.62、图7.63和图7.64。

图7.62建立空白窗体图7.63初始窗体图7.64添加组合框

·接下来设置组合框“班次说明”。

在组合框向导中选择“使用组合框获取其他表或查询中的值”,详细操作步骤见图7.65至图7.66。

图7.65选择获取数值方式图7.66选表图7.67选字段图7.68设定宽度图7.69选择行图7.70指定标签

·接下来我们设置“员工号”。

员工号的设置和“班次说明”的设置类似,选择“表:员工信息”,详细操作步骤见图7.71至图7.76。

图7.71选择表或查询图7.72选择字段图7.73选择排序图7.74选择宽度图7.75指定标签图7.76布局视图

·下面进行按钮的设置,如图7.77所示。

图7.77按钮的设置

由于我们做的是签到的按钮,而签到的按钮需要保存数据,所以我们按下按钮时执行的操作应该选择保存记录。具体设置见图7.78至图7.81。

图7.78选择类别图7.79选择文本图7.80给按钮命名图7.81布局视图

窗体保存名称为“签到”。给“签到”按钮添加处理代码的过程如下:

首先在右侧“属性表”的“事件”栏中找到属性,选择“事件过程”,然后点击右侧的按钮,见图7.82到图7.84。

图7.82选择“事件过程”图7.83代码窗体图7.84写入代码

完善签入功能,完善代码如图7.85所示。

图7.85完善代码

当代码调试成功后在组合框里输入内容就会显示如图7.86、图7.87和图7.88所示对话框。

图7.86执行签到功能图7.87签到提示图7.88迟到提示

当然如果没有输入内容就会出现如图7.89和图7.90所示情况。

图7.89未输入内容的提示(1)图7.90未输入内容的提示(2)

在切换面板管理器中,编辑员工签到及返回主界面面板页,参见图7.91至图7.96。图7.91切换面板管理器图7.92新建项目窗口图7.93签到项目图7.94返回项目图7.95完成后的界面图7.96运行效果

4)加班登记、缺勤登记功能设计

增加表7.6和表7.7,见图7.97至图7.99所示。

图7.97加班登记表图7.98缺勤登记表图7.99增加项目后的数据表

(1)设计“加班登记”窗体。该窗体的建立过程和“班次配置”类似,在“新建窗体”对话框中选择“窗体向导”,单击“下一步”按钮,在“表/查询”下拉列表中选择“加班记录”表,选择所有字段,设置标题为“加班登记”,接受其余的系统默认选项,如图7.100所示。

图7.100“加班登记”窗体

(2)设计“缺勤登记”窗体。该窗体的建立过程和“班次配置”类似,在“新建窗体”对话框中选择“窗体向导”,单击“下一步”按钮,在“表/查询”下拉列表中选择“缺勤记录”表,选择所有字段,设置标题为“缺勤登记”接受之后的系统默认选项。然后在系统生成的窗体上做一些调整:将“缺勤事由ID”的“标签”改为“缺勤说明”,将对应的“文本框”改为“组合框”,在组合框的属性“数据”选项卡的“行来源”中填入“SELECT出勤配置.出勤情况ID,出勤配置.出勤说明FROM出勤配置;”。同样的方法将“员工ID”对应的“文本框”改为“组合框”,如图7.101、图7.102和图7.103所示。

图7.101更改为“组合框”图7.102“缺勤登记”窗体图7.103设置行来源

(3)设计个人“出勤查询”窗体。该窗体的创建首先需要建立一个空白窗体,然后添加相应的标签、文本框和按钮。添加按钮时,由于我们需要的是查询功能,所以在执行的操作里选择“查找记录”,如图7.104、图7.105和图7.106所示。图7.104添加按钮图7.105选择文本图7.106对按钮命名

“加班查询”和“缺勤查询”按钮的设计也是用同样的方法。如图7.107是个人出勤查询窗体的界面效果。

图7.107界面效果

单击“出勤查询”按钮,系统调用“个人出勤情况”报表,相应的代码及效果见图7.108和图7.109。

图7.108添加代码图7.109运行效果

3.报表设计

1)个人出勤情况报表

(1)新建“个人出勤情况”查询。该查询返回指定时间段内的个人出勤情况,包括迟到/早退情况。在“对象”→“查询”窗体中,用鼠标左键双击“在设计视图中创建查询”,“显示表”→“表”列表框中选择“出勤配置”、“出勤情况”和“员工信息”,见图7.110、图7.111和图7.112。

图7.110新建查询图7.111选择表图7.112显示表

(2)添加条件。在“条件”文本框的相应字段单击鼠标右键,在菜单中选择“生成器”,在“表达式生成器”对话框中设置相应的条件,如图7.113至图7.115所示。图7.113选择“生成器”图7.114表达式生成器图7.115设置相应的条件

最后将其另存为“个人出勤情况”,见图7.116和图7.117所示。图7.116查询另存为对话框图7.117完成后的个人出勤情况

(3)创建个人出勤情况报表。在创建菜单中,选择“报表向导”,见图7.118所示。

图7.118选择“报表向导”

在“表/查询”下拉列表中选择“查询:个人出勤情况”选项,在“可用字段”中选择所有的字段,如图7.119所示。

图7.119选择个人出勤情况

单击“下一步”按钮,接受默认分组级别,再单击“下一步”按钮,设置按照“日期”字段排序,接受默认“升序”排序方式,如图7.120和图7.121所示。

图7.120默认分组图7.121对记录进行排序

单击“下一步”按钮,指定标题为“个人出勤情况”,单击“完成”按钮,见图7.122。

图7.122设定标题

此时系统提示输入报表参数,如图7.123至图7.125所示。图7.123输入开始日期图7.124输入结束日期图7.125输入员工号

预览报表,见图7.126。图7.126预览报表

注意:如果文本框的长度比文字内容短的话就会出现显示“#####”的情况,所以需要通过设计视图来调整布局,见图7.127和图7.128。

图7.127切换视图图7.128调整布局

保存之后再运行就能成功显示创建的个人出勤查询表了,见图7.129。图7.129运行效果

2)个人加班情况报表

新建查询,添加表“加班记录”和“员工信息”,见图7.130和图7.131。

图7.130新建查询图7.131添加表后效果

使用“表达式生成器”添加相应条件,如图7.132至图7.135所示。图7.132添加相应条件(1)图7.133添加相应条件(2)图7.134添加条件后窗口效果图7.135保存添加

创建个人加班情况报表。该报表提供了对个人在指定时间段内的加班情况的汇总。设计过程和设计“个人出勤情况”报表类似,基本过程如下。

在“查询”下拉列表中选择“查询:个人加班情况”,在“可用字段”中选择所有的字段,参见图7.136至图7.138。

图7.136创建报表图7.137选择表图7.138添加分组

单击“下一步”按钮,指定标题为“个人加班情况”,单击“完成”按钮,如图7.139所示。

图7.139指定标题

预览报表(这里也要注意界面布局不当导致无法显示内容的问题),见图7.140。

图7.140预览报表

增加加班查询代码,如图7.141所示。

图7.141增加加班查询代码

加班查询按钮代码如图7.142所示。

图7.142加班查询代码

3)个人缺勤情况报表

新建查询,添加表“出勤配置”、“缺勤登记”和“员工信息”,见图7.143和图7.144。

图7.143新建查询图7.144添加表

使用“表达式生成器”添加相应条件,见图7.145至图7.147。

图7.145添加相应条件(1)图7.146添加相应条件(2)图7.147保存添加

“个人缺勤情况”报表提供了对个人在指定时间段内的缺勤情况的汇总,其设计过程和“个人出勤情况”报表的设计类似,基本过程如下:

在“表/查询”下拉列表中选择“查询:个人缺勤情况”选项,在“可用字段”中选择所有的字段,见图7.148至图7.151。

图7.148新建报表图7.149选择表图7.150添加分组图7.151进行字段布局

单击“下一步”按钮,指定标题为“个人缺勤情况”,再单击“完成”按钮,见图7.152。图7.152指定标题

预览报

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