第2章 总账管理

第2章总账管理财务软件应用—用友T3篇本章概要主要包括以下内容：—总账初始设置—日常业务处理—期末处理2.1总账初始设置

2.1.1基础设置—财务信息设置1.会计科目单击【基础设置】菜单下的【财务】\【会计科目】选项，打开“会计科目”窗口，如图所示。在该窗口我们可以对会计科目进行浏览、增加、修改、删除、复制、指定科目等操作。2.凭证类别单击【基础设置】菜单下的【财务】\【凭证类别】选项，打开“凭证类别”窗口，此时系统提供五种常用分类方式供用户选择：（1）记账凭证；（2）收款凭证、付款凭证、转账凭证；（3）现金凭证、银行凭证、转账凭证；（4）现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；（5）自定义。3.项目目录单击【基础设置】菜单下的【财务】\【项目目录】选项，单击【增加】，打开“项目大类定义”窗口，如图所示，输入项目大类名称，单击【下一步】，打开“项目大类增加定义项目级数”窗口，如图所示，单击【下一步】，再单击【完成】，返回“项目档案”窗口。在“项目档案”窗口，单击“项目大类”栏的下三角按钮，选择“生产成本核算项目”项目大类。单击屏幕左方的【核算项目】，将待选项目栏中的项目选中双击，即可将其选定为已选科目列表，如图所示，单击【确定】。单击屏幕左方的【项目分类定义】，输入分类编码、分类名称，单击【确定】。如图所示。单击屏幕左方的【项目目录】，单击【维护】按钮，进入“项目目录维护”窗口，输入项目编号、名称等内容，如图所示。4.外币种类单击【基础设置】菜单下的【财务】\【外币种类】选项，打开【外币设置】窗口，单击【增加】，输入币符、币名，如图2-10所示。单击【增加】，即可增加相应的外币资料，单击此外币，会弹出外币汇率，输入汇率后点【增加】，此外币资料的录入完成。5.结算方式 单击【基础设置】菜单下的【收付结算】\【结算方式】选项,单击【增加】，输入结算公式，单击【保存】，即可设置结算方式。如图所示。2.1.2期初余额录入登录用友企业应用平台，单击【总账】菜单，打开【设置】\【期初余额】选项，进入“期初余额录入”窗口，如图所示。1．不同性质科目的余额输入显示为黄色的单元格表示该科目为非末级科目，输入末级科目余额后该科目余额自动汇总生成；显示为蓝色的单元格表示该科目设置了辅助核算，需要双击该单元格进入辅助账期初余额录入界面，辅助账期初余额输入完成退出后，总账相应期初余额自动生成。2．关于科目的余额方向如果需要改变科目的余额方向，可单击工具栏上的【方向】按钮。3．期初试算平衡期初余额输入完成后，单击工具栏上的【试算】按钮进行科目余额的试算平衡，以保证初始数据的正确性。期初余额试算不平衡，可以填制凭证，但不能记账。已经记过账，则不能再输入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。2.1.3明细账权限设置登录用友企业应用平台，单击【总账】菜单下的【设置】\【明细账权限】，打开【明细账权限】窗口，如图所示。该窗口有三个标签“明细账科目权限设置”、“凭证审核权限设置”、“制单科目权限设置”。2.2日常业务处理2.2.1凭证处理1.填制凭证在企业应用平台中，双击屏幕下方的操作员，以“02”操作员的身份进入企业应用平台。单击【总账系统】，进入总账处理界面。单击【填制凭证】，打开凭证填制窗口，如图所示。(1)凭证头的填制在填制凭证窗口，单击【增加】按钮或按F5键，系统会跳出一张空白的新凭证。

凭证类别：在这里可以输入凭证类别字，也可以点击凭证类别的参照按钮，选择相应的类别。

凭证编号：一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。

制单日期：即填制凭证的日期。系统自动取进入账务前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。

附单据数：即输入原始单据张数。

凭证自定义项：是由用户自定义的凭证补充信息。用户根据需要自行定义和输入，系统对这些信息不进行校验，只进行保存。(2)凭证体的填制摘要：输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。凭证中的每个分录行都必须有摘要，各行摘要可以不同。可以利用系统提供的“常用摘要”功能预先设置常用摘要，以规范业务，加快凭证录入速度。会计科目：必须输入末级科目。科目可以参照输入或按F2键。辅助信息：当科目具有辅助核算时，系统提示输入相应的辅助信息。金额：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字。凭证上的借方金额合计应该与贷方金额合计相等，否则不能保存。2.生成和调用常用凭证首先填制凭证后，在填制凭证窗口，单击【制单】菜单下的【生成常用凭证】，如图所示。输入相关信息后点【确认】，即可生成一张常用凭证。在填制凭证窗口，单击【制单】菜单下的【调用常用凭证】，打开常用凭证窗口，选择要调用的凭证，如图所示。单击【选入】，即可调出常用的凭证。3.修改凭证在填制凭证中，通过按【首页】、【上页】、【下页】、【末页】按钮翻页查找或按【查询】按钮输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需修改的地方进行修改。可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等，凭证类别不能修改。4.作废／恢复凭证 在填制凭证窗口，找到要作废的凭证。单击【制单】菜单下的【作废／恢复】，凭证上显示“作废”字样，表示已将该凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。5.整理凭证在付字3号作废凭证窗口，单击【制单】\【整理凭证】，选择凭证会计期间，单击【确定】，如图所示。在作废凭证表上双击要删除的凭证，系统跳出“是否还要整理凭证断号”，单击【是】即可删除了作废凭证。6.红字冲销凭证对于已记账的凭证，如果发现有错误，可以制作一张红字冲销凭证。冲销某张已记账凭证，在填制凭证窗口，选择要冲销的凭证，单击【制单】菜单下的【冲销凭证】，如图,单击【确定】即可。红字冲销法增加的凭证视同为正常凭证进行保存管理。7.查询凭证总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能，以便随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的正确性。通过【填制凭证】界面中的【查询】功能，可以查询符合条件的凭证信息；通过【查看】菜单可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。8.审核凭证在企业应用平台中，双击屏幕下方的操作员，以“01”操作员的身份进入企业应用平台。单击【总账系统】，进入总账处理界面。单击【审核凭证】\【确认】，打开凭证审核窗口，光标会自动显示在第一张凭证上，单击【确定】，系统会打开待审核的第一张凭证。

单张审核：单击工具栏中的【审核】按钮，此张凭证则被审核并自动跳转到第2张待审凭证，再单击【审核】按钮，直至将所有凭证审核完毕。如果想取消审核，在工具栏中单击【取消】按钮即可取消审核。

成批审核：在“审核凭证”窗口，单击【审核】菜单下的【成批审核凭证】按钮，即可对所有凭证进行成批审核。单击【审核】菜单下的【成批取消审核】则成批取消对所有凭证的审核。(2)出纳签字在企业应用平台中，双击屏幕下方的操作员，以“03”操作员的身份进入企业应用平台。进入【总账系统】，单击【总账】菜单下【凭证】\【出纳签字】功能，打开出纳签字列表窗口，单击【确定】，进入待签字的1号凭证，单击工具栏中的【签字】按钮，凭证下方的“出纳”处自动签上出纳人姓名。如图所示。可单击【首张】、【上张】、【下张】、【末张】按钮翻页连续签字。若想对已签字的凭证取消签字，可单击【取消】按钮取消签字。也可通过【出纳】菜单下的【成批签字】或【成批取消签字】，将当前范围内的所有凭证签字或取消签字。9.科目汇总科目汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证。因此财务人员可在凭证未全部记账前，随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息。10.记账（1）选择本次记账范围即确定本次需要记账的凭证范围，包括期间、类别、记账范围。确定记账范围时可以单击【全选】按钮选择所有未记账凭证，可以输入连续编号范围如“1-9”表示对该类别第1-9号凭证进行记账，也可以输入不连续的编号如“3，7”表示仅对第3张和第7张凭证记账。（2）记账报告如果是第一次记账，需要检查输入的期初余额是否平衡，期初余额不平，不允许记账；上月未记账或结账，本月不能记账；未审核凭证不能记账；作废凭证不需要审核可直接记账。（3）记账记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账过程由系统自动完成，无需人工干预。单击【总账系统】中【记账】，在向导的指引下，输入记账范围、查看记账报告、单击【记账】，系统会跳出“期初试算平衡表”窗口，单击【确定】，完成记账工作。

2.2.2账簿查询

1．基本账簿查询（1）总账单击【总账】菜单下的【账簿查询】，单击【总账】，选择对应科目以及是否包含未记账凭证，单击【确认】完成所需查询。（2）余额表（3）明细账（4）序时账（5）多栏账（6）综合多栏账（7）日记账（8）日报表2.3期末处理2.3.1自动转账1．转账定义转账定义是把凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额的计算公式预先设置成凭证模板，即自动转账分录，待需要转账时调用相应的自动转账分录生成凭证即可。如图所示。凭证摘要会计科目借贷方向金额计算公式凭证模板自动转账分录凭证（1）自定义转账设置自定义转账是适用范围最大的一种转账方式，可以完成的转账业务主要有：“费用分配”的结转，如：工资分配等“费用分摊”的结转，如：制造费用等“税金计算”的结转，如：增值税等“提取各项费用”的结转，如：提取福利费等各项辅助核算的结转。（2）对应结转设置对应结转不仅进行两个科目一对一结转，还提供科目的一对多结转功能，对应结转的科目可为上级科目，但其下级科目的科目结构必须一致（相同明细科目），如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。（3）销售成本结转设置销售成本结转功能，是将月末商品（或产成品）销售数量乘以库存商品（或产成品）的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转。单击【总账】菜单下的【期末】\【转账定义】\【销售成本结转】，打开销售成本结转设置窗口。如图所示。(4)汇兑损益结转设置单击【总账】菜单下的【期末】\【转账定义】\【汇兑损益】，打开汇兑损益结转设置窗口，录入凭证类别、汇兑损益入账科目。如图所示。单击【确定】。(5)期间损益结转设置 在用友企业应用平台，单击【总账】菜单，选择【期末】\【转账定义】\【期间损益】，打开期间损益结转设置窗口。如图所示。录入凭证类别、本年利润科目“4103”，单击【确定】。2．转账生成 在用友企业应用平台，单击【总账】菜单，选择【期末】\【转账生成】，或者在总账界面，单击【月末转账】，打开转账生成窗口，在窗口左侧，选中【对应结转】，之后双击要结转的凭证所在行，或者单击“全选”按钮，单击【确定】，系统会弹出“2015.01月之前有未记账凭证，是否继续结转”，如图所示。单击【是】，生成一张转账凭证，单击【保存】，凭证上出现“已生成”的标志。如图所示。单击【退出】退回到转账生成窗口。2.3.2对账在用友企业应用平台，单击【总账】菜单，选择【期末】\【对账】，打开对账窗口，单击【试算】按钮，出现“2015.1试算平衡表”，如图所示。单击【确认】按钮退回到对账窗口。单击【选择】按钮，在2015.01是否对账栏出现“Y”标志，单击【对账】，系统开始对账，并显示对账结果，如图所示。单击【退出】按钮，完成对账。2.3.3结账1．结账前检查工作（1）检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账。（2）月末结转必须全部生成并记账，否则本月不能结账。（3）检查上月是否已结账，如果上月未结账，则本月不能记账。（4）核对总账与明细账、总账与辅助账、总账系统与其他子系统数据是否一致，不一致不能结账。（5）检查损益类账户是否全部结转完毕，如未完成则本月不能结账。（6）若与其他子系统联合使用，应检查其他子系统是否已结账，若没有则本月不能