深圳建筑工程公司行政办公管理制度

深圳建筑工程公司行政办公管理制度1.总则1.1为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化.制度化,提高办事效率,特制定本规定;1.2本规定所指行政事务包括人事管理.印章管理.档案管理.文印室管理及报刊.邮件管理等;2.印章管理2.1本规定所指印章系公司行政印章;公司财务专用章由财务部经理保管,法人章由出纳员负责保管,实行分开管理;2.2公司行政印章由公司办公室主任负责保管;2.3盖章须履行以下手续2.3.1有关人员需盖章时,持需盖章文件并填写“印章使用登记薄”,由总经理或指定人员批准后报办公室；2.3.2办公室登记印章使用台账,在确认手续完备后方可在文件上盖印;2.4印章如发生丢失.损坏或被盗情况,应迅速向总经理汇报并办理相关手续及追究相应责任;2.5公司所有需要盖印章的介绍信.说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询,存档;2.6公司一般不允许开具空白介绍信,如因工作需要或其它特殊情况确需开具证明时,必须经总经理签字批条后方可开出;持空白介绍信外出工作回来必须向公司书面汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回办公室;2.7印章的新刻或改制由办公室获总经理批准后办理;2.8对私刻.伪造本公司印章者,罚款1万元,严重者追究其法律责任;2.9盖章后出现的意外情况由批准人负责;3.文书管理3.1公司文书档案由办公室集中统一管理,其它技术档案分别由有关部门管理;3.2公司文件均由办公室负责统一印发;公司所发的红头文件,只适用于需遵照执行的制度.规定.决定.决议.纪要.任命等,次要文件不编文号,以普通形式印发;3.3各职能部门负责所发文件的起草拟稿,办公室负责按照公文写作要求以及文件内容核稿,并组织相关部门会签,总经理签发;3.4办公室的通告.通知.会议文件或传阅文件根据要领起草,并经办公室主任审核,或经相关部门领导合议后制成;3.5文件形成者在制定文件时应注意以下几点：3.5.1文件应是一文一事；3.5.2除有特殊规定外,应注明以下事项：文号.发文日期.发文部门.收文单位.文件标题.文件拟稿人以及有关审核人；3.5.3文字应尽可能口语化,通俗易懂；3.5.4对于两页以上的文件要标明页码；3.5.5行文要层次清楚,准确使用标点符号,必要处划分段落;3.6发文必须按照规定编号：3.6.1内部发文可注明本科室代字或代号,连续性文件应注有连续号；3.6.2对外行文时应注明本公司代字或代号;3.7除有特别规定外,发文通常要按如下规定注明发文机关：3.7.1内部文件注明科室名称；3.7.2对外发文注明公司名称；3.7.3办公室行政文件注明公司名称;3.8办公室负责做好文件分发记录,将文稿原件和一份打印件归档备案;3.9到达本公司的文书,均由办公室人员统一签收.开拆.登记.呈阅.分发并按不同类别进行分类处理;3.10办公室主任负责到达文件的登记,并负责统一批转,必要时请有关领导批示,办公室负责按照领导批示立即传递到承办部门,并按照领导阅示要求督办并纳入考核;3.11各级领导阅.批公文应仔细认真,阅完后要签名并注明日期,不得圈阅;3.12各科室.各单位及各有关人员,对公文中涉及国家.政府或本公司应保密的事项,必须严守机密,不准随便向他人泄露;3.13办公室及时就公司办公会议形成的各项决议,形成书面会议纪要,与会人员签字,根据会议纪要内容下发至相关部门及人员;4.档案管理4.1公司办公室设立档案工作,其任务是：4.1.1收集.整理.立卷.保管公司的文书档案；4.1.2积极开展档案的提供利用工作；4.1.3进行档案统计；4.1.4认真学习中华人民共和国档案法有关制度.档案工作理论.技术和专业知识,掌握立卷的基本方法,保证档案质量;4.2立卷和保管范围：4.2.1公司的规划.年度计划.统计资料.科学技术.财务审计.劳动工资.经营情况.人事档案.会议记录.决议.决定.委任书.协议.合同.项目方案.通告.通知等具有参考价值的文件材料;4.2.2公司向上级机关的请示报告.工作计划及对下级机关的批复；4.2.3公司与有关单位的来往信件.各种协议书.合同等；4.2.4公司行政会议原始记录.纪要和决定包括发布的通知.通报.机构调整.任免.奖惩；4.2.5公司制订的计划.规章制度.工作总结；4.2.6公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话.文件和会议总结纪要,以及参加上级和外单位召开的会议带回需要贯彻执行的文件材料；4.2.7其它具有保存价值的文件材料.重要的工作经验材料;4.3下列文件必须永久保管：1.登记.特批的重要文件；2.资产及负债文件；3.请示.决议等重要文件；4.重要的契约.申请；5.执照.上级批准证书等；6.重要统计文件；7.重要的诉讼文件；8.土地.建筑物.电话方面的重要文件；9.职工的履历表.应聘书.辞职书；10.职工名册.人事.工资方面的重要文件；11.职工上岗证.职称证书；12.章程.公司条例.规章制度等；13.公司图书登记册；14.各类经济合同；15.企业发展过程中形成的历史性资料包括重要的声像资料；16.竣工资料；17.其它需要永久保管的文件;4.4档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全;4.5档案的借阅与索取：1.总经理.部门经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档；2.公司其他人员需借阅档案时,要经总经理批准,并办理借阅手续方能借阅；3.借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改；注意安全和保密,严禁擅自翻印.抄录.转借.遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档案经部门负责人批准后方可摘录和复制;4.6档案的销毁：1.任何组织或个人不经允许无权随意销毁公司档案材料；2.若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经部门经理批准后方可销毁；3.经批准销毁的公司档案;档案人员要认真填写.编制销毁清单,由办公室负责人监督销毁;5.图书管理5.1办公室负责图书的购进.登记保管.整理.外借与归还等工作,其他部门不得自行购买;5.2各部门根据实际需要书面提出申请,注明书名.数量,经部门负责人签字同意后由办公室办理采购;若需要部门或个人自己采购的应书面征得总经理同意,否则发票不予报销;5.3办公室要对管理的图书建立台帐,所有图书都必须进行登记,写明购入时间.着作名称.作者姓名.出版社名.出版年月以及金额,并且输入计算机,便于检索;5.4所有图书都必须在封面.目录和第一页上加盖公司印章;5.5借书人以本公司管理人员为限,借阅时必须在借阅登记薄上注明归还期;如果超过借阅归还期,并经再三催促依然不还者,按图书购入价格的五倍赔偿;5.6办公室须对所管理图书每年进行清点与核对,如有丢失,各相关保管人员与借用人负责赔偿;5.7员工所借之图书,如遇清点或公务上需参考时通知收回的,借书人不得以任何理由拒绝;6.文印室管理6.1办公室监管文印室之责,主要职责是打字.复印;6.2对所有入库的印刷品和纸张,文印室都必须填写台帐;6.3办公室须对印刷品和纸张的领用情况随时记录并进行加减,清楚地掌握库存情况,以便及时印刷或购买;6.4办公室职员应树立严格的保密观念,不得随意将打印.复印资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得私自截留重要文件,否则给予500元以上罚款;7.办公及劳保用品的管理7.1办公用品的购发：1.每月月底前,各部门负责人将本部门所需要的办公用品制定计划提交办公室；2.办公室根据各部门上报的情况制定月办公用品计划及预算,经总经理审批后负责采购,然后分发到各部门;3.除正常配给的办公用品外,若还需要其它用品的须经总经理批准方可领用；4.公司新聘人员的办公用品,办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐；5.办公室要做到办公用品齐全.品种对路.量足质优.库存合理.开支适当且保管好；6.办公室要建立帐本,办好入库.出库手续,出库一定要领取人员签字；7.办公室用品管理一定要做到文明.清洁.注意安全.防火.防盗.严格按照规章制度办事,不允许非工作人员进入库房;7.2劳保用品的购发劳保用品的配给,由办公室根据各部.室的实际工作需要制定计划,经总经理审批后,统一购买.统一发放;8.库房管理8.1库房物资的存放必须按分类.品种.规格.型号分别建立帐卡;8.2采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单,收票时要当面点清数目,检查包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入库单数量.规格不符时,库房保管员应向交