教研室与医院实验室的档案管理

教研室与医院实验室的档案管理教学、科研档案是教研室必须存档的重要资料。随着信息时代的到来，信息在人们的生活、工作中发挥着越来越重要的作用，如何做好教研室档案管理工作，使其更好地促进和指导教学、科研等活动就显得非常迫切和必要了。01档案内容教学档案教学档案是指在教学活动中直接形成的，具有考察利用价值，按照一定规律集中保存起来的各种文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料，是教学内容、方法、途径和效果的真实记录，是进行教学活动和教学研究不可缺少的依据和参考，是改进教学工作、提高教学质量、促进学术交流的信息资源，包括载有下列信息的文本、声像资料、磁盘及必要实物。（1）上级文件，教学相关的规章制度；（2）教学大纲，年度工作计划，教研室教学实验计划；（3）典型教案、讲稿；（4）教材，重要补充教材，参考资料；（5）学员课程考试，考查成绩，试卷，试题，标准答案和质量分析，教学日志等；（6）教研室学年教学工作总结，教学经验总结；（7）教研室重要教学活动材料；（8）教学成果及教学论文材料；（9）教学改革与研究有关材料；（10）教研室教师获奖、受表彰及在学术团体任职情况。科研档案科研档案是指在科学研究、技术革新、科研成果的推广使用中所形成的，具有保存和利用价值的，按一定的归档制度集中保管起来的科学研究文件材料。包括：（1）科技文件资料；（2）科研课题开题立项，研究，总结资料；（3）科研成果资料；（4）专利项目材料，如发明专利、实用新型专利和外观设计专利的请求书、说明书、设计图、照片、权利要求书、代理人委托书、专利证书以及国家发明奖的申报书及审批文件等；（5）科研经费使用，消耗材料；（6）科技学术交流，外事活动资料。其他档案（1）教研室发展史，大事记；（2）教学效果调查和质量分析；（3）师资培养规划、计划及实施、检查结果等；（4）学术论文(复本)资料，学员在学期间撰写的本专业文章及与教学相关的其他材料；（5）经费开支材料；（6）仪器设备基本情况。

02档案管理分工负责，及时沟通档案管理是全体教师的共同教学活动，要在档案管理上采取分工负责、定期汇总的管理模式。大家都参加档案的收集整理工作，集中群体的智慧，以使教研室档案的种类更加丰富，质量更高。同时，大家都了解档案的形成、管理过程及内容，也就为在教学科研中更好地利用档案提供了可能。及时装订，定期交流档案管理要逐渐形成制度，档案及时装订，定期在业务会上交流各自收集的档案及资料，年终或学期末，评出档案收集先进个人或小组，给予奖励。这样做一方面确保完整地保存教研室的档案资料，另一方面确保各种资源在教研室范围内得到最大限度的共享。归档材料应手续完备，质地优良，格式统一，书写工整，声像清晰，装订规范。科研档案的组卷：一个研究课题档案一般由1～2卷组成。第一卷为主卷，包括开题报告、研究计划、原始记录、总结论文等；第二卷包括查新报告、鉴定证书、评议意见、使用情况等。利用计算机，逐步标准化随着计算机的普及，档案的自动化管理势在必行，一方面可简化管理程序，另一方面可使档案材料更好地服务于教学科研工作。如将考试试题输入计算机，试卷全部由计算机排版打印，既防止了手抄存在的易出错且修改困难的弊病，又使试卷卷面整洁美观，易于标准化。由于各期试题全部存于计算机，经过多年的积累，将逐步形成小题库；并且，可在每年出题时，通过计算机编排功能实现互相填补和完善；同时，也可将各种教学总结材料输入计算机，逐步实现计算机对教学档案的全面管理，方便资料的提取、检索和使用。今后，可将所有教学科研资料输入计算机，如教师授课情况、考试试题分析、科研项目及成果等，以充分发挥计算机在档案管理中的作用，更好地发挥档案在教学科研中的指导作用，使档案管理提高到一个新的水平。03档案使用档案管理不应仅仅是一种保存手段，更应该服务于教学科研活动。因此，在教学过程中要注意利用和发挥档案的指导服务作用，如将各期试题单独装订成册，使之成为课程结束后考试命题的重要参考资料。某些资料从收集到保存都从教学的实用性出发，如实验课实行授课登记制度，将授课内容及仪器使用情况按时登记，积累档案资料，完善实验室仪器管理，更便于教师之间的互相沟通和监督。教学档案可定点保存，像实验室器材管理册即由实验室人员保管，人员更换，则档案易主，便于接管人员之间的互相监督，成为教学科研管理的一部分，一方面发挥了档案效能，另一方面促进了教学。档案管理作为教学科研活动的重要组成部分，应从实际出发，充分利用其直接来源于教学科研、贴近具体教学科研活动的特点，使其渗透到教学科研过程的各个环节，这样才能充分发挥它的实用性。为此，档案管理部门应充分发挥档案在教学科研管理和院校建设中的作用，努力提高档案开放效益和利用率，直接为教学科研工作服务。档案管理人员应当熟悉所保管的档案，编制目录、卡片、索引等检索工具和参考资料，逐步实行计算机管理，为档案利用部门提供高效率的服务。同时，建立严格的档案使用制度。档案一般在教研室阅读；复印、外借或借阅不便公开的档案，必须按照管理制度，严格手续，对借出的档案应当适时催还；对退