office办公应用标准教程

第1章MicrosoftOffice2003基础

1.1MicrosoftOffice2003中文版简介

MicrosoftOffice2003中文版是一款全新的办公自动化套装软件，由Microsoft公司最新

推出，与Office先前版本相比，Office2003中文版的网络功能得到进一步增强，各个办公组

件和服务已经成为了一个有机的整体，它已经不是一个简单的Office套装软件，而是一个软

件和服务相集成的系统，因此被称为OfficeSystem中文版。Office2003中文版所表现的集成

特点宣告了群组办公时代的开始。本书今后凡提及Office2003及其组件，如不特别说明，其

版本均指简体中文版。

1.1.1MicrosoftOffice2003新功能简介

1.常规任务功能

（1）Office任务窗格。MicrosoftOffice中最常用的任务窗格被整合在与Office文档一起

显示的窗口中。任务窗格根据每个Office应用程序的不同而不同。

（2）新外观。例如，MicrosoftOffice2003包含一个日历，其界面更加简洁，更加柔和的

颜色也有助于产生更新的感觉。

（3）可更方便地访问“帮助”。无论是否正在运行“Office助手”，只要通过在菜单栏上的

“提出问题”文本框中输入有关Office应用程序的问题，读者就可以查看选项列表，阅读“帮

助”主题。

（4）控件粘贴选项和用智能标记自动更改。被称为智能标记的新型原有位置按钮允许读

者快速调整在Office应用程序中粘贴信息的方式或自动更改的方式。例如，如果将文本从

MicrosoftWord粘贴到MicrosoftPowerPoint中，则文本旁将出现一个按钮，单击该按钮，

可以看到一个用于微调粘贴文本格式的选项列表。智能标记及其相关的选项根据每个Office

应用程序会有所不同。

（5）更新的“剪辑管理器”。“剪辑管理器”（以前的“剪辑库”）具有数百个新剪辑、方

便的任务窗格界面、整理剪辑和查找功能。

（6）概念图表。Word、Excel和PowerPoint包含•个新的概念图表库。例如，从图表库

中可选择“棱锥图”以显示组成部分的关系，选择“射线图”以显示项目与核心元素的关系。

（7）声音命令和听写。现在，除了使用鼠标和键盘，读者还可以通过朗读选择菜单、工

具栏和对话框项，通过朗读输入文本。在简体中文、美国英语和II语语言版的MicrosoftOffice

中可使用该功能，但是需要满足某些特殊的硬件需求。

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A832Office办公应用标准教程

(8)支持手写体输入。可用手写体输入设备(如图形输入板或PC输入板)或鼠标写字。

读者的自然手写字将转换成键入的字符输入到Office文档。在Word和Outlook中，还可以

选择将文字保留为手写体的形式。

(9)图片和图形的真实感增强。Office2003的Word、Excel和PowerPoint使用的是改进

的图形系统。使用该图形系统，图形和艺术字将具有更平滑的轮廓，还可调整用真实颜色调

和的透明度级别。在调整数字图片大小时，这些图片将更加清晰。

(10)辅助功能。Office2003程序支持MicrosoftActiveAccessibility2.0,该技术使得辅

助功能选项(如屏幕阅读器或屏幕放大器)更加有效。

(11)查找打印机。如果使用MicrosoftWindows2003操作系统和ActiveDirectoryH录

服务，则可从Office2003程序的“打印”对话框中搜索网络上的打印机。

(12)用MicrosoftExchangeServerXP存储文档。可以将Office文档存储在Microsoft

ExchangeServerXP上，并且通过“打开文件”、“新建文件”和“保存文件”对话框对其进

行访问，就像使用其他任何Office文档一样。

2.Web文档和Web站点功能

(1)Web发布。可将Office文档保存为Web页，以用于各种Web浏览器，并使用户尽

可能获得最佳的浏览效果。

(2)通过Web共享Office文档。可以在任意Office应用程序中将文档保存到MSN的

Web站点上，这将使用户得到与其他用户共享文件的即时协作空间。

(3)将Web站点保存为单独的文件。在Excel、PowerPoint和Word中可使用一种特殊

的Web档案文件格式，利用该文件格式可将Web站点的所有元素(包括文本和图形)保存

到单个文件中。

(4)从浏览器中打开OfficeWeb页并进行编辑。Office应用程序能够识别其生成的

HTML页，可以在创建文档的程序中直接用InternetExplorer打开保存为Web页的文档。

3.错误防护及恢复功能

(1)文档恢复和更安全的关闭。如果程序遇到错误或停止响应，则正在处理的文档可以

恢复。下一次打开程序时，该文档将显示在“文档恢复”任务窗格中。

(2)Office安全模式。Office2003程序可以检测并隔离启动问题，用户可以忽略该问题，

以安全模式运行Office程序并继续工作。

(3)Office崩溃报告工具。Office2003可收集有关程序崩溃的分析信息并将其发送到公

司的信息技术部门或Microsoft,使工程师可以修正这些问题。

4.安全性功能

(1)数字签名。数字签名可应用于Word、Excel和PowerPoint文件，以确认该文件未

被改变。

(2)增强了抵御宏病毒的能力。在配置Office时，网络管理员可以删除MicrosoftVisual

BasicforApplication(MicrosoftOffice的编程语言)，这样可以减少通过Office文档传播宏病

毒的可能性。

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第1章MicrosoftOffice2003基础3

5.与语言相关的功能

（1）针对更改用户界面和帮助的语言的改进。更多的组件跨越了Office而能支持对其用

户界面语言的更改。另外，界面上的术语与帮助中的术语是相符的，即使“帮助”的主文本

使用有别于界面的另一种语言。

（2）朝鲜文字/朝鲜文汉字转换器的改进。对于朝鲜语文档，该转换器支持超过20000个

新字符。转换器自动使用具有适当新字符字形的新字体。

（3）对WindowsXP语言功能的全面支持。目前,Office程序支持MicrosoftWindowsXP

所支持的所有语言，还支持最新的通过Unicode对中文字符编码的扩展，包括对近70000个

中文字符的支持。

（4）非东亚系统H勺东亚字符支持。可在所有Office程序中输入东亚语言的字符，即使

系统软件是非东亚语言的版本（以前只在Word和Outlook中或运行WindowsXP时才支持

该功能）。例如，在运行英语（美国）版MicrosoftWindows98的计算机上，可在Excel中输

入日文字符。

1.1.2Word2003简介

与以前版本的Word文字处理软件相比，Word2003不仅保留了以前版本的各种优点，

还增添了•些新功能，并对某些功能进行了改进和增强，使用户的工作更方便、更快捷。Word

2003的主窗口如图1-1所示。

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Office办公应用标准教程249页

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A834Office办公应用标准教程

1.增强任务窗格

Word2003在以前版本的基础上将任务窗格功能进行了改进，主要包括“开始工作”、“帮

助”、“搜索结果”、“共享工作区”、“文档更新”利“信息检索”等任务窗格。用户通过单击

任务窗格标题栏上的下拉按钮和各选项区中的超链接，可以方便地在各个任务窗格之间进行

切换和使用其相关功能。

2.新增视图

Word2003中增加了阅读版式视图，让用户可以通过翻页的方式阅读或编辑文档，也可

以通过缩略图的形式快速访问特定的页面。在该视图下，Word2003会自动调节页面的大小

以适应屏幕，还可以调整字体大小以适合阅读，并根据屏幕的尺寸和分辨率优化显示，提高

文档可读性，简化了文档阅读工作。阅读版式视图可以实现以下功能。

＞隐藏不经常使用的工具栏。

＞显示文档结构图利缩略图窗格，方便用户快速跳转至文档的各个部分。

＞自动在页面上缩放文档内容，以得到最佳的屏幕显示并易于浏览。

＞允许突出显示部分文档并添加批注或进行更改。

3.支持可扩展标记语言

Word2003增加了使文档的创建、共享和读取更加容易的新功能，并且审阅和标记功能

得到了增强，以满足用户跟踪更改和管理注释的诸多要求。Word2003还支持可扩展标记语

言（XML）作为本机文件格式，并充当全功能的XML编辑器。此外，用户还可以使用Word

2003来保存和打开XML文件，以便将它与相关的重要商业数据结合起来.

4.强大的翻译功能

Word2003提供的翻译功能更加强大了，用户可以通过在线词典对数十种语言进行互

译，并且词汇量非常丰富，省去了用户在编辑文档的过程中使用翻译软件的麻烦。Office

2003使用本地和联机双语词典来提供翻译服务，使用新的“信息检索”功能，只需按住

Alt键并单击文档中的某个单词，就可以在“信息检索”任务窗格中检索翻译结果。如果

计算机连接到了Internet,翻译功能会为用户提供更多的服务。如果在计算机上安装的词

典中没有找到结果，则系统会从联机词典中返回可用的翻译，并通过“信息检索”任务窗

格自定义这些选项。

5.并排比较文档

有时查看多名用户对同一篇文档的更改很困难，Word2003新增加的“并排比较文档”

功能可使两篇文档并排在屏幕上进行比较。用户还可以将两篇文档设置为“同步滚动”。

6.改进的文档保护

在Word2003中利用文档保护可进一步控制文档格式设置及内容，例如，用户可以

指定使用特定的样式，并规定不得更改这些样式。当保护文档内容时，用户不再需要将

第1章MicrosoftOffice2003基础5

相同的限制应用于每一名用户和整篇文档，而可以有选择地允许某些用户编辑文档中的

特定部分。

＞限制格式设置：如果限制文档的格式设置，则可以防止用户对文档应用自己未明确

指定可用的样式，也可以防止用户直接将格式应用于文本（如项目符号、编号列

表及字体格式等）。限制格式之后，用于直接应用格式的命令和键盘快捷键将无法

使用。

＞有选择地允许编辑受限制内容：将文档保护设置为只读或只可批注后，可以将部分

文档指定为无限制，还可以授予权限，以允许用户修改无限制的文档。

1.1.3Excel2003简介

Excel2003是Microsoft公司新推出的电子表格处理软件，可以广泛应用于财务、行政、

金融、经济、统计和审计等众多领域，具有十分齐全的功能群组，其主窗口如图1-2所示。

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图1-2Excel2003的主窗口

与以前的版本相比，Excel2003新增了以下功能。

＞控制所做工作的发布：Excel2003能够通过信息权限管理（IRM）功能阻止收件人转

发、复制或打印重要的电子表格文件，从而保护公司财产。用户也可以授予其他权

限，如对电子表格的查看、审核或修改等，同时，用户还可以设置权限的到期时间,

到期以后其他人将无法再查看或修改用户的电子表格。

＞更好的合作：用户可以在新增的共享工作区保存Excel2003电子表格，使团队的其

gc/

A836Office办公应用标准教程

他成员能够获得最新的信息，能够保存任务列表、相关文件、链接和成员列表。

＞自定义智能标记功能：在Excel2003中，智能标记的使用更为灵活。用户可以将智

能标记与电子表格中的特定区域关联在一起，这样，只要用户将鼠标指针悬停在所

关联的单元格上方时.，智能标记便会显示。

＞与业务系统交互：在Excel2003中可以保存和打开XML文件，以便与组织内的关键

业务数据集成在一起。开发人员可以通过Excel2003中的任务窗格来构建使用XML

与业务系统进行交互的解决方案。

＞统计函数功能得到了增强：Excel2003增强了共线性检测、方差汇总计算、正态分布

和连续概率分布等函数，可为用户提供更为强大的数据统计分析功能。但需注意的

是，这些增强函数的结果可能与以前版本的MicrosoftExcel的计算结果有所不同。

＞工作表保护:Excel2003增强了工作表的保护功能，以保证工作表或单元格中的数据、

数值和公式不被更改，还可以确保只有特定的用户才可以更改单元格中的数据。

1.1.4PowerPoint2003简介

PowerPoint2003是OfficeSystem的演示文稿程序，可用于单独或联机创建演示文稿。

由于对用户界面和SmartTags支持进行了改进，在PowerPoint2003中查看和创建演示文稿

变得更加容易。PowerPoint2003中的多媒体支持功能也得到了改进，用户可以轻松地将

PowerPoint2003文件保存到CD中，而且它与WindowsMediaPlayer的集成还允许用户在

幻灯片中播放音频流和视频流。PowerPoint2003的主窗口如图1-3所示。

图1-3PowerPoint2003的主窗口

第1章MicrosoftOffice2003基础7

1.打包成CD

所谓打包成CD,就是将PowerPoint与刻录机和刻录软件进行了整合，打包过程中还可

以添加其他文件，如PowerPoint播放器、连接文件和TrueType字体等。另外，阅读密码和

修改密码的设置功能可以防止在CD遗失时被别人阅读了机密资料。

2.大纲视图

在PowerPoint2003中，大纲视图被整合到了左边的窗格中，这样工作起来就更加方便

To改进的幻灯片放映模式使用户能够更轻松地进行演示，演示过程在改进后的用户界面

中进行，且用户还可以在演示过程中使用墨迹批注工具，如荧光笔、箭头和两种不同类型

的钢笔。

3.经过改进的幻灯片放映墨迹注释

在播放演示文稿时，用户可以使用墨迹在幻灯片上进行标记，或者使用PowerPoint2003

中的墨迹功能审阅幻灯片。用户不仅可以在播放演示文稿时保存所使用的墨迹，还可以打开

或关闭幻灯片放映标记。

4.对媒体播放的改进

使用PowerPoint2003可以在全屏演示文稿中查看和播放影片。用鼠标右键单击影片，

在弹出的快捷菜单中选择“编辑影片对象”选项，在弹出的“影片选项”对话框中，选中“缩

放至全屏”复选框并单击“确定”按钮。当安装了MicrosoftWindowsMediaPlayer8或更高

版本时，PowerPoint2003中对媒体播放的改进可支持其他媒体格式，包括ASX、WMX、

M3U、WVX、WAX和WMA。

1.2Office2003的安装与启动

Office2003是基于Windows操作系统的办公自动化软件，它需要配备奔腾133MHz或

更高主频处理器的个人电脑：操作系统为MicrosoftWindows2000,需要带有ServicePack3,

最好是使用MicrosoftWindowsXP操作系统；建议使用128MB或更大容量的内存。

1.2.1安装Office2003

(1)将MicrosoftOffice2003的安装光盘放入光驱，一般情况下安装程序将自动运行。如

果光盘没有自动运行，读者可以直接打开光盘根文件夹，双击安装程序autorun文件。

(2)稍等片刻，将弹出如图1-4所示的MicrosoftOffice2003安装程序向导，然后按照提

示的步骤进行操作即可。

称Office办公应用标准教程

1.2.2启动Office2003

在WindowsXP中，启动Office2003的方法主要有三种，下面分别进行介绍。

图1-4MicrosoftOffice2003安装程序向导

1.从“开始”菜单启动

从“开始”菜单启动是最常用的启动方式，具体操作为：单击桌面任务栏中的“开始”

按钮，在弹出的“开始”菜单中选择“所有程序”选项，在弹出的“所有程序”子菜单中选

择"MicrosoftOffice”选项，然后在弹出的"MicrosoftOffice"子菜单中选择具体的Office

应用程序。

2.使用Office2003应用文档启动

另外一种常见的Office2003启动方式是在“资源管理器”（或“我的电脑”）中打开相应

的Office文件以激活应用程序。因为Windows系统提供了应用程序与文件的链接，所以在

打开Office文件的同时就启动了相应的Office应用程序。

3.利用快捷方式启动

将Office2003组件程序启动的快捷方式建立在桌面上，以后就可以直接在桌面上双击快

捷方式启动应用程序。

建立快捷方式的具体操作为：在“开始”菜单中的“MicrosoftOfficeWord2003”（或者

其他组件）菜单上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“创建快捷方式”选项（如图1-5

所示），即可将Word2003的快捷方式图标创建并显示在桌面上。

第1章MicrosoftOffice2003基础9

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1.3使用Office2003帮助

Office2003为用户提供了多种获得帮助的方法。通常在每个Office2003应用程序的“帮

助”菜单中都包含类似的一些工具，下面将分别介绍这些工具。

1.3.1使用。什ice助手

Office助手是一些可爱的卡通形象，用以提供一个智能而又亲切的交互式界面。在任何Office

应用程序中单击“帮助”I"显示Office助手”命令，如图1-6所示，都将显示Office助手。

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图1-6“帮助”下拉菜单

Office2003共提供了11位“助手”，它们是大眼夹、小灵通、查查、F1、七巧板、默林、

美丽家园、孙悟空、恋恋、聪聪及苗苗老师。用户可以选择所喜欢的助手，操作步骤如下。

(1)单击“帮助”I"显示Office助手”命令，显示Office助手。

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A8310Office办公应用标准教程

(2)将鼠标指针置于助手上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选择助手”选

项，如图1-7所示。

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图1-7选择助手

(3)在弹出的“Office助手”对话框中单击“下一位”按钮，即可更换Office助手，如

图1-8所示。

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图1-8更换Office助手

(4)选定新Office助手后，单击“确定”按钮即可完成设置。单击Office助手，将出现

一个帮助对话框，如图1-9所示。输入问题，单击“搜索”按钮，Office2003将自动搜索附

带的帮助文件并寻求联机帮助，将符合搜索条件的结果显示在任务窗格中。

图1-9帮助对话框

第1章MicrosoftOffice2003基础11

此外，Office助手还通过以下三种方式为用户提供帮助。

>向导帮助：在启动某些向导以后，可以从“助手”处得到向导帮助。但是并非所有

的向导都要通过Office提供帮助信息。

>提示：Office助手还可以提供有关如何更有效地使用各种功能和快捷键的提示。当

•个黄色的灯泡出现在Office助手旁边时，即可获得提示。

>消息：当Office助手处于激活状态时，按照默认的设置，程序和系统消息将会通过

Office助手显示，就像软件与用户之间通过Office助手在进行面对面的交流。

1.3.2使用在线帮助

MicrosoftOfficeOnline作为一个在线帮助系统，其功能是用于和MicrosoftOfficeWeb

站点进行联系，为用户提供有用的联机资源。在工作中，如果Office助手不能很好地解决问

题，用户可以从Office程序中直接链接到Office站点获取需要的信息。使用联机帮助的操作

步骤如下。

(1)将计算机连接到Internets联机帮助由Microsoft公司提供，因此计算机必须连接到

Internet以访问国际网站。

(2)在Office2003应用程序中，单击“帮助"I"MicrosoftOfficeOnline”命令,将打开

Office的联机网站MicrosoftOfficeOnline。单击"协助"超链接，如图1-10所示。

图1-10单击“协助"超链接

(3)打开帮助页面，单击相应内容的超链接，即可在线查看相应的帮助内容，如图1-11

所示。

耙Office办公应用标准教程

图1-11单击相应内容的超链接

（4）在“搜索”下拉列表框中选择“协助”选项，在其右侧的文本框中输入需要获得帮

助的主题，如“助手”（如图1-12所示），然后单击“搜索”按钮即可进行查找。

图1-12通过“搜索”下拉列表框直接查找

第1章MicrosoftOffice2003基础13

(5)查找到的有关“助手”的帮助信息如图1-13所示。单击相应的帮助信息超链接，查

看其中的信息，从中获取帮助。

图1-13查找到的帮助信息

第2章Word2003基础

Word是Office系列软件中普及程度最广、使用频率最高的组件之一，广泛应用于各种

办公文件、商业资料、科技文章及各类书信的文档编辑。Word2003沿袭了前期版本友好的

操作界面，并改进和完善了原有软件功能上的不足。本章主要对Word2003的主窗口和视图

查看方式进行介绍，帮助读者快速了解Word2003的界面和基本功能。

2.1启动Word2003

Word2003的启动方式通常有两种：一种是用鼠标双击桌面的快捷方式，一种是用鼠标

单击“开始”I“所有程序”I“MicrosoftOffice2003”I“MicrosoftOfficeWord2003"命令，

如图2-1所示。

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