《活动策划与执行实务》 课件 项目五 打开活动现场执行的钥匙

项目五打开活动现场

执行的钥匙

案例指引“城堡里的庆祝晚会“问题思考1.现场分工不明确导致活动混乱3.对于突发事件缺乏处理技巧2.前期准备不足导致现场意外频发活动现场管理中容易出现的问题有哪些？项目五任务一

制定现场执行计划

学习目标知识目标能力目标活动现场执行的相关因素和范围界定;了解活动现场执行流程;熟悉现场人员架构、分工及汇报机制。独立完成或者与团队配合完成现场人员规划和分工表;能够制订现场执行计划;能够分析活动具体的风险点,制定一套风险应急管理方案。思政目标引导学生养成大局观,增强团队协作意识和能力;初步建立行业标准和规范概念。现场执行的意义与范围01组建现场执行团队02明确汇报和沟通机制03编制现场执行方案/现场执行计划04CONTENTS目录任务实施业务流程从时间上看,活动项目的现场管理和执行,一般从项目组抵达活动举办目的地开展筹备工作算起,到活动整体结束为止。流程简述为:

现场执行，是一场活动的关键之所在，主办方要对包括与会者、参加者、各类服务商在内的各实施单位的现场及周边环境按照一定的计划进行有序协调、监督、管理和实施，对所有参加者现场所发生的一切需求进行协调和服务。现场的管理和执行是主承办方组织管理和运营水平的直接反映，因而备受重视。提前做好现场管理和执行计划能够更好地保障活动项目的正常实施，取得最佳的活动效果。意义：一、现场执行的意义与范围活动现场控制范围包括一系列工作，主要有：1）合理规划、分区布置活动场地2）保障设施设备安全使用3）疏导人流物流车辆4）防范和控制风险5）加强搭建和施工现场检查6）安排观众接待事宜7）确立沟通机制8）保证安全清场撤场等一、现场执行的意义与范围现场执行团队架构示例二、组建现场执行团队①

总控中心一般是与客户负责人对接的唯一渠道，在下达指令前，总控中心一般需要征得客户的理解和同意。（注：这里的客户是指活动承办方服务的对象，而非主办方，通常主办方会外包一些现场的工作，优化现场工作效率和提高活动质量。）②

现场执行时，各小组的负责人要定时向总控中心汇报活动情况，总控中心及时收集问题，做出应对指示。如果活动持续时间较长或行程较为复杂，建议在项目执行中期，召开全体工作人员会议，互通信息，归纳问题。③

总控每日例会制度。总控中心应该每日召开例会，各版块总控必须参加，此会议可长可短，主要根据当天的工作情况而定。主要内容：各总控汇报当天工作情况、突发状况、需要请示的事情，总控中心发布新的工作指令。建议控制在1个小时以内为宜。

现场汇报沟通工作重点：三、明确汇报和沟通机制现场执行的范围界定和相关影响因素确定现场组织架构及人员（PIC）分工制定现场汇报沟通机制确定现场各点位人员数量及岗位职责梳理需求细节，编制现场工作清单制作现场所需物资清单和管理流程制定现场执行的支持保障方案制定风险应急预案现场执行计划是所有活动在执行前的必备环节，一般情况下，根据活动类型、周期、复杂程度、参与人员的不同，执行计划的维度和重点也会所有差异，但主体都要明确人、物和沟通对接的机制，具体内容包括：活动前期-布场活动中期-实施活动后期-善后场地方沟通清单搭建公司沟通清单物料检查清单搭建检查清单AV串场清单彩排清单执行分工清单活动签到清单住宿签到注意事项清单活动中注意事项清单撤展工作清单

活动善后清单

时间维度：准备现场执行总体控制清单有条不紊的活动执行是一场活动成功的基础，从活动布场开始，到中期实施及后期收尾，现场的执行需要提前做好安排，大致用到十余个工作清单，如下表所示。四、编制现场执行计划/方案（一）确定现场执行计划内容（二）编制现场执行工作清单各执行组工作清单项目清单对应编号使用场景备注总控中心编号1：【使用场景和内容】这张表告诉执行人员进场后，什么人应该在什么地方、什么时间、做什么事情。它是现场的纲领性、指导性的文件，也是项目OWNER(项目总负责人)的工作计划和执行依据。

各板块重点工作表单及数据&活动执行分工表（ActionPlan）（表1）总控中心工作机制清单（包括职责说明、常驻人员、沟通汇报、工作时间和地点、例会安排等）项目工作手册（包括通讯录、注意事项、内外部沟通机制、必备基础信息等）接待组

编号8：【使用场景和内容】管理不断变动中的各类嘉宾状态，随时反馈嘉宾邀约情况，适时调整邀约策略或提醒嘉宾购票。编号10：【使用场景和内容】除了主办方和公关公司之外的第三方工作人员。第三方涵括礼仪小姐，志愿者，摄影摄像、直播、同传等战斗在第一线的外请工作人员。

各板块资源信息列表（含资源各种数据和信息）（表2）各板块资源分配表单（表3）各板块现场执行表单（表4）各板块工作流程、分工及岗位职责说明书（表5）嘉宾管理表（见项目三任务五表单）摄像培训表（见项目三任务五表单）第三方培训清单--媒体管理表（同上）接站安排表（同上）签到登记表（同上）分工维度：准备现场执行小组工作清单现场工作繁杂而多头,执行人员应理顺工作内容,分工协作,确保活动顺利举办。掌握现场执行各小组的工作清单是必要且重要的，如下表所示。编制现场执行计划/方案各执行组工作清单项目清单对应编号使用场景备注活动组编号13：【使用场景和内容】这张表格主要列明每个工作板块中的负责人是谁，以便通过各种方式第一时间取得联系。编号16：【使用场景和内容】也称流程技术台本，是AV控台里内各个部门内部人员专用。以大会流程和时间为纲，指导屏幕和舞台在每个时间点上应当呈现出的每个细节编号17：【使用场景和内容】大型会议必备的音视频、灯光设备现场人员规划表&通讯录（表6）现场执行方案（一般以PPT形式呈现，包括了现场效果图、示意图及动线图）活动所需物料的OP单（表7）活动流程管理表（台本Rundown）（表8）AV设备清单（EquipmentList）（表9）搭建计划表&彩排计划表（表10）音视频文件管理表分工维度：准备现场执行小组工作清单现场工作繁杂而多头,执行人员应理顺工作内容,分工协作,确保活动顺利举办。掌握现场执行各小组的工作清单是必要且重要的，如下表所示。编制现场执行计划/方案后勤保障组

工作职责和范围界定项目组内部规则和人员管理物资组编号22：【使用场景和内容】活动当天，各个板块工作组所需要的所有现场布置、设备、道具等物料编号，包括项目涉及物资的基本信息、制作信息、运输信息、仓储信息及交接信息。一般按区域归类后逐项列出，描述具体样貌、材质、作用等，需要定好计算单位，确定数量、有时需要标明价格，用于前期现场盘点，也可以用作预算编号、结算编号附件编号23：【使用场景和内容】专人负责所有物资存储仓库，进行每天的出入库管理，做好相应记录，并周期性（可每天/每两天，如长周期项目也可每周）进行汇报。编号27：【使用场景和内容】活动结束后对所有物资的清点、统计和回收，做好记录物资清单（Materiallist）（表11）出入库管理规则物资储存和发放物资出库单（表12）物资交接单（表13）物资回收单

风险应急组

应急预案相关机构信息表（包括但不限于医院、使馆、警局/派出所等）保险相关文件和表单紧急情况记录表&汇总（表14）Lost&Refund记录表（表15）

分工维度：准备现场执行小组工作清单编制现场执行计划/方案资源1XX公司年会活动执行计划及推进流程资源3XX项目活动具体执行方案资源2大型联盟义演活动执行方案引申资源谢谢聆听项目五任务二

沙盘推演

学习目标知识目标能力目标了解沙盘预演在活动项目中的作用和价值;明确执行前的倒推演练;掌握现场模拟流程。学会项目倒推演练的重要节点并可以梳理关键内容;能够完成活动现场模拟执行的流程。思政目标养成整体大局意识和逻辑思维能力;养成在实践中总结归纳经验和机会点的能力;提升风险意识和防范能力。CONTENTS目录沙盘推演（预演）的概念和步骤0102倒推演习会议03确定预演计划现场点位彩排04任务实施知识补给站业务流程活动项目正式实施前需要模拟实际中的场景、按照既定的流程和步骤、进行预演练习。目的就是为了提前发现方案中的问题和风险,及时调整或者补充。沙盘,是指根据地形图、航空像片或实地地形,按一定的比例关系,用泥沙、兵棋和其它材料堆制的模型。活动项目使用“沙盘”一词,是借用了军事概念中的意义,进行预演练习的过程。目的就是为了提前发现方案中的问题和风险,及时调整或者补充。沙盘推演,是指活动正式实施前由项目经理主持,项目组的核心成员全体参加进行活动的排练和模拟实施。根据活动执行的时间顺序,从抵达现场开始,按照每一天的维度,把每一个点位的工作都理顺一遍。预演中会发现各个工作组的交叉事项,也是查缺补漏的环节,同时,要假设和预判各种可能的风险点,做好应对措施,梳理成预案,以便现场应急之用。一、沙盘推演(预演)的概念和步骤（一）概念（二）步骤一、沙盘推演(预演)的概念和步骤无论哪种活动类型,现场执行都会涉及到不同的板块或小组,每个板块或小组看不到、很难兼顾或者考虑到其他板块小组的工作。但是最终活动的实现要靠各个板块或小组密切配合、无缝连接才能做到,这就是项目管理中“1+1>2”的意义所在。二、确定预演计划首先第一项工作,就是召集核心成员会议,项目成员共同确定活动现场各个板块或小组的工作计划和相关表单,从而发现其中的漏点或者冲突,进行调整和修改。有个共通的问题,几乎所有活动项目中都会出现的一个冲突,是各个板块之间的衔接矛盾,可能体现为:a.究竟该板块A做,还是板块B做?出现推诿现象。b.板块A的工作计划与板块B有矛盾,即满足A就不满足Bc.板块A的要求与B正相反项目经理从整体大局角度出发去考量,最终决定该如何分工、如何判定或者如何放弃。1.召开会议,明确分工2.达成共识,形成“沙盘”计划一旦项目经理做出决策、得到成员共识,所有板块负责人就必须按照共识去执行。各个板块的工作内容达成共识后,项目经理需要完成一份集合版的工作计划,用做现场的指挥图,也就是活动项目中所说的“沙盘”。三、倒推预演会议项目执行前的倒推演习,一般以集中会议和现场点位彩排的形式进行。倒推演习会议的内容,主要有五个部分。1.现场人员的工作预演工作人员已经完成集合版的工作计划后,就要对其进行逐一的核实和沟通。这个工作计划一般按照时间顺序,即从项目现场执行前先遣工作组抵达开始,一般会提前3-4天左右,进行梳理,具体可以根据活动难度、目的地情况、人员情况而定。从先遣组抵达第一天开始工作起,每个点位、每项工作,参会人员逐一达成共识,如有问题,随时打断提出、当场解决。这个过程,就相当于是把现场执行的细节提前演练,虽然是假设场景,但是具有非常重要的意义,如果项目经理或者核心成员经验较为丰富,则演练的效果更佳、更会符合现场实际。2.现场物资物料的梳理和规划预演活动现场的物资物料也是非常关键的要素,是所谓的“人、财、物”中的30%重要组成部分。筹备期所做的物资物料的管理和执行文件,必须在预演的会议上,进行全员共识和沟通,各板块人员都必须了解整个活动过程中涉及的与己相关的物资物料的存储、运输、发放、回收等要求和细节。三、倒推预演会议3.明确现场工作人员管理/后勤板块的工作安排倒推演习还需要安排好团队成员和工作组的后勤才能有底气、有支撑地为客户提供更贴心的服务。所以,倒推会议上一定要有一个环节是后勤板块的工作计划沟通,让团队成员都清晰地了解现场工作人员的相关安排并达成共识。4.再次梳理、沟通风险点并明确应对措施活动执行前需要对风险预案进行预演,逐一分析可能产生的风险点,沟通风险的可能性、影响范围和程度、应对措施是否得当、相关汇报和沟通机制是否畅通等。特别是针对风险点中可以规避或者转移的类型,要先做出相应的措施尽量规避,比如购买必备药品、安排安保人员等都可以提前防控。5.总控中心工作机制、现场沟通汇报线达成共识倒推会议上,所有成员都要非常清晰总控中心的构成、职责、沟通机制、汇报机制,明确活动现场的汇报线的构成。例如向谁汇报、哪一种汇报流程,明确最终决策人,确定总控中心日常工作流程和紧急事件的工作流程等。现场工作节奏往往异常紧张,提前明确好沟通机制,会提升现场的效率和保障项目执行的最终效果。单击此处添加大标题单击此处输入你的正文，文字是您思想的提炼，为了最终演示发布的良好效果，请尽量言简意赅的阐述观点；根据需要可酌情增减文字，以便观者可以准确理解您所传达的信息。您的正文已经简明扼要，字字珠玑，但信息却错综复杂，需要用更多的文字来表述；但请您尽可能提炼思想的精髓，否则容易造成观者的阅读压力，适得其反。正如我们都希望改变世界，希望给人带去光明，但更多时候只需播下一颗种子，自然有微光照拂，雨露滋养。恰如其分的表达观点，往往可以事半功倍。单击此处输入你的正文，文字是您思想的提炼，为了最终演示发布的良好效果，请尽量言简意赅的阐述观点；根据需要可酌情增减文字。三、倒推预演会议现场点位彩排和考察,就是活动执行前项目组成员抵达活动场地后,通过实际踩点走位来明确工作内容和交叉环节、查缺补漏。在模拟中发现问题,一是为了做好执行前查缺补漏,二是保障活动的流畅性,衔接的紧密性。1.彩排的内容活动彩排的内容主要从5个方面着手,如图1所示。四、现场点位彩排2.彩排的具体步骤

①项目组核心成员组成不同的考察小组,根据现场实际分工,由点位的具体负责工作人员直接汇报流程、模拟操作,其他成员提出问题和疑点,现场解决。

②反复多次彩排第①个过程,直到基本上可以排除掉项目执行前因为流程、环节不完善所带来的筹备的问题。这样,现场实施时工作人员基本可以聚焦到临时突发状况的解决和处理上了。

③组织彩排走台。如果有使用舞台的活动,最好对所有节目进行提前排练,以便演员熟悉位置并适应表演环境,同时,检查节口的衔接、灯光布景、扩音器等的连接,提前在排练期间解决演出中可能出现的问题。

四、现场点位彩排彩排流程表

资源1北京世园会中国馆下行扶梯故障停运演练脚本资源2彩排现场舞台工作人员布置道具引申资源谢谢聆听单击此处添加副标题内容项目五任务三

现场工作人员管理学习目标知识目标能力目标了解现场工作人员的类型;熟悉现场工作人员管理的内容;明确志愿者招聘、培训的方式和现场管理计划。能够规划安排现场工作人员;能够进行现场工作人员的后勤安排;能够制订志愿者管理计划。思政目标具备娴熟的职业沟通协调能力、高效管理能力;养成服务意识、团队合作意识;养成劳动光荣、技能宝贵的时代风尚。现场工作人员类型01现场工作内容02现场工作人员配置与职责分工03志愿者管理04知识补给站任务实施CONTENTS目录业务流程活动都是临时性的,必然会有一个终点。当活动的现场工作完成,意味着活动接近尾声,但活动主办方仍需要完成后续的评估与总结工作,它是很重要的一个环节。一、现场工作人员类型

各职能岗位的现场工作人员，应按照人力资源规划方案，通过各部门管理者进行统一协调与监管，并协助解决各种现场出现的问题。现场主要有以下一些工作内容，依活动的大小决定工作内容的多少和繁简，根据需要安排工作人员。①观众登记注册和服务②各方现场联络和工作服务③媒体接待与采访④公关和重要接待活动⑤现场安保工作⑥相关活动的协调管理⑦现场清洁⑧知识产权保护工作⑨相关信息的收集与整理⑩与场地部门结算⑪商谈下一届活动的合作、代理事宜（展览、节事活动为主）⑫为下一届活动招商招展二、现场工作内容（一）配置现场执行团队三、现场工作人员配置与职责分工现场应设立最高指挥中心,也就是现场办公机构,全权处理活动期间相关事项,通过现场调度、管制、指挥等方式,收集信息,发布各种命令,保证现场一切正常。1.总控中心三、现场工作人员配置与职责分工总控中心是活动类项目一般所必备的,即便因为条件所限而没有专门的固定场所,也会有概念上的“总控中心”。大项目应配置固定的总控中心。总控中心一般专门设立在活动现场,或是设立在VIP所在的或客人人数最多的酒店,最好有独立的办公区域,有相应的办公设备。总控中心的指挥人员由活动最高管理者、活动策划师、场地负责人、现场相关业务组等2~3名核心人员组成。总控中心的主要职能如图520所示。三、现场工作人员配置与职责分工不同类型的活动,接待工作所占的比重不同。如果是会议或者奖励旅游类型的活动,接待组是整体活动组织架构中的核心板块之一,人员占比也较大;如果是展览展示类的活动,接待组占比较小。2.注册接待三、现场工作人员配置与职责分工活动组主要负责项目中的会议、宴会、开闭幕式、发布会等。现有的活动类型中,不论哪种,都会有活动组的功能存在。活动组人员及工作内容大致可以参考如图522所示的架构图。3.活动组三、现场工作人员配置与职责分工根据不同活动的要求,一般配置媒宣2~5人,主要负责活动整体的传播推广,传播形式包括新闻、专题、专栏、微信推文、短视频、海报、H5、宣传片、主题曲、网上直播、户外广告、移动交通、媒体广告等。4.媒宣组严格来讲,应急组隶属于总控中心范畴,由总控中心统一调配工作。根据活动规模和难度,应急组的人员配备一般为2~10人。5.风险应急组物资组根据需要设置负责人1名,必要时可配备1~2名助理。6.物资组后勤保障组一般配置2~5人,负责的是整个项目组各方工作人员的相关安排,包括住宿、用餐、交通、考勤、物料、应急管理和心理疏导等,属于项目的基础保障部分,比如翻译和记者工作有时会出现疲劳,影响活动质量的效果,注意提前准备一个简单、方便且可供休息的地方。7.后勤保障组（二）明确现场工作人员的主要职责三、现场工作人员配置与职责分工首先,应制订现场人员规章,这是人力资源计划战略的一个组成部分,而且还涉及健康、安全、行为不端、工作表现低劣和违反安全措施等方面的内容。这些规章应清晰简要地制订出来,公示给正式员工和志愿者。其次,明确划定各个岗位工作人员的主要职责范围。（三）落实活动执行前工作人员必做的几件事(1)划分活动执行角色。要注意角色的独立性、工作的系统性和联系性、明确性。明确各个活动运营人员的工作职能,如监督、控制、沟通、处理、汇报等职能。(2)活动执行人员的管理。在筹备期的角色管理仍以活动现场角色划分为基础,分别展开与之相关的筹备工作,并且承担活动现场的相同工作,如此将会更加顺利高效。(3)现场执行的机动管理。现场最好能有一名机动人员和一名活动督查,要有充分和备用工作人员。(4)工作人员内部后勤保障。如果活动时间跨度较长,组织方需要做好员工的基础保障工作。（一）志愿者角色划分四、志愿者管理志愿者通常参与的工作包括:引座员、礼仪员、记时员、成绩记录协调员、裁判员、行政人员、媒体协调员、礼仪/公共关系助理、后勤协调员、交通运输员、信息员、客户关系官员、急救员、理疗家/医疗工作者、场地监控/保安员、工服/鉴定员、安全员。（二）志愿者应具备的素质1.志愿者能像正式员工一样努力工作和提供服务;2.工作自觉、热情、准时并可靠,对组织工作信心坚定;3.对组委会忠诚并能虚心接受批评;4.能够清晰和开诚布公地进行沟通。（三）开展志愿者管理工作四、志愿者管理从空间结构上看,大型活动需要志愿者数量众多,对志愿者的管理过程应当包括以下几个环节,如图523所示。（三）开展志愿者管理工作四、志愿者管理1.制订志愿者计划首先根据活动的整体规划,分析和预测志愿者的需求和志愿者的供给情况,决不能把志愿者视为活动的“配角”和“辅助人员”。应采取多种手段制订志愿者资源与大型活动筹办需求相适应的综合性发展计划,内容包括:目标体系和组织结构的确立以及服务岗位分析。2.招募志愿者(1)发布招募信息。包括活动所需的志愿者的类型、数量、专业领域,招募的具体办法、时间安排、咨询事宜等。(2)选择适当的招募方式。与团组织或相关机构联系。(3)招募程序。一般通过资格条件审查、笔试、面试等程序。3.培训志愿者岗前定位培训主要是通过多种方式使志愿者了解大型活动志愿者服务的政策、程序,以及可能面临的日常事务的处理。培训的内容主要是相关基础知识与服务技能。分为必要的一般培训和志愿者从事的具体服务工作的分类培训两种。（三）开展志愿者管理工作四、志愿者管理4.配置与协调志愿者根据大型活动举办工作的需求以及志愿者的供给状况,组织方将志愿者分配到各个岗位上,并随时根据实际需要重新分配使用。应当遵循以下原则:协同性原则、柔性化原则、集权与分权的协调。5.激励志愿者大型活动志愿者的激励就是要设法让志愿者将个人需要与会展需要和社会需要联系在一起,使其处于一种互动状态,既满足个人需要,同时也可以实现大型活动的总体目标。激励的办法很多,如划分等级、增加奖励等。资源1接待组岗位分工设置具体内容资源3大型博览会志愿者培训资源2做好演艺类大型活动现场工作人员岗位职责分配引申资源谢谢聆听

项目五

任务八

活动风险识别与控制

能够识别不同种类的活动风险,并编制风险记录手册;具备为活动项目制订风险应对策略的能力。思政目标培养规范意识、标准意识、质量意识、安全意识;提高处理突发事件的意识和能力;培养明辨是非、爱岗敬业的职业精神。知识目标能力目标了解项目风险管控的流程;了解活动项目中的不确定性;理解活动中风险管理的理念———预防为主;识别活动中风险的来源;学会制订项目风险应对策略。学习目标风险因素来源01感知活动风险02风险管理原则03识别和预测活动风险04任务八活动风险识别与控制知识补给站0605评估和分析活动风险07完善风险应急管理控制和转移活动风险任务实施业务流程一、感知活动风险近几年，随着越来越多活动的举办，活动外部环境的变化和内部管理的不善，都引发出各种各样的危机事件，这些事件和现象总归为活动风险。活动风险指的就是在活动的筹备、组织及收尾过程中所遇到的不同类别的影响活动进行的事件。活动组织者应充分认识风险的特点，尽可能提早做出防范和应对。活动风险有如下特点，如图所示。（一）活动风险的类别1.按活动项目风险的阶段划分为概念阶段、开发阶段、实施阶段和收尾阶段的风险；2.按表现形式划分为信用风险、生产风险、市场风险、完工风险、金融风险、政治风险、环境风险；3.按项目的投入要素分为人员、时间、资金、技术等风险；4.按风险的可控制性可划分为项目的核心风险和环境风险。（二）活动风险的来源

政治文化风险、经营风险、财务风险、人员风险、安保风险、不可抗拒风险等多个方面和多种类型。其中，人员健康风险、财务风险等都是比较受关注的，自然灾害、战争、内乱、疫情等不可抗拒风险也时有发生。二、风险因素来源

把活动项目的风险要素归类并分层查找出来就是识别风险。探究活动风险的类别,其目

的是通过探索风险事件的起因从而干预时间的发生与演化的方式,对风险类事件进行细致化

的分析可以提高风险防控管控的效率。三、风险管理原则有准备的原则最小化的原则有反应的原则有报告的原则为避免危机发生尽到一切努力。限制风险的发生并将所发生的风险损害降低到最小程度。为保护参会者，展览和财产，选择最恰当的行动或不行动的方式。为该危机制定报告，并记录危机的详细情况。四、识别和预测活动风险

活动项目管理人员在策划和筹备阶段就应对活动项目的可能风险来源进行识别和预测，有针对性地进行项目风险管理规划。对风险因素进行预测的方法常用的有以下几种。1.德尔菲法。这种方法非常有效、客观，但比较耗时，预测的基本步骤如图所示。德尔菲法识别项目风险因素的步骤2.头脑风暴法。该法能集合不同项目部门的管理人员，集思广益，分析全面和贴近实际。3.情景分析法。这是一种直观的风险定性预测方法，可以对活动实施的发展作出种种设想或预计4.核对表法。项目管理人员基于类似历史项目的风险信息及其他相关信息编制风险识别核对图表,设计并利用核对表,分析不同风险来源的资料,识别预测项目风险因素。四、识别和预测活动风险五、评估和分析活动风险

活动项目管理人员确定各项目风险可能发生的概率与影响程度叫风险评估。通常根据活动的大小,记录相应的风险考察鉴别内容,填写相应的风险记录表,如下表所示,最后累计成册。

在分析风险影响程度的大小时,可引入风险值的概念。风险值是风险评估的重要参数,可用风险影响与风险概率来进行计算。风险值=风险影响×风险概率如某一风险事件发生的概率是20%,而一旦发生会导致项目计划延长5周,因此,风险值=5周×20%=1周风险记录表六、控制和转移活动风险（一）活动风险的类别

对于组织者来说,有些活动中遇到或潜在的风险是不可避免的,风险监控(包括风险监督与风险控制两个层面)是项目实施过程中的重要工作之一。

综合“风险性质”及“决策主体对风险的承受能力”两方面因素,风险的应对策略可分为以下六大类,每类策略均有其适用范围。风险应对策略类型与适用范围（二）风险转移工具

除了有效的风险预防与管控外,利用合理的风险转移工具规避风险也是保护权益的重要方法。1.合同

合同是约束双方的准则,不管是与赞助商、供应商、合作商,还是与活动参与者、活动执行合作方签订的相关合同,都会是一个具有法律效力的风险规避工具。2.保险

活动的组织者一般都会购买相关保险,作为风险事件的预防性工作之一,所购买的险种也是围绕着活动举办所涉及的事宜选择的,为了规避活动风险所选的保险种类。保险种类七、完善风险应急管理（一）组建风险管理团队

成立风险管理团队是第一步,要明确职责任务,保证一场活动的人、物的安全性以及活动的正常开展。组建风险管理团队应遵循如下两项原则。1.确保管理层领导的支持,从上而下的支持可以给风险管理团队赋能,体现为授权;2.风险管理团队内部成员之间要积极沟通。（二）明确活动现场风险应急程序1.组建危机管理团队,并将关键供应商、顾问和利益相关者添加到团队。2.确定紧急情景并确定其优先顺序和潜在的响应机制。3.向领导、管理团队、主要官员,医疗、安全相关人员通报内部沟通计划和现场信息。4.创建可操作的、全面可靠的危机活动项目前、中、后的风险报告系统。5.准备针对场地的地理位置,事件发生时间,有争议的发言人或其他风险暴露可能引起的情况的回应。（二）明确活动现场风险应急程序6.在员工开业前进行应急响应培训。7.审查保险范围的充分性。仔细考虑可能导致取消或推迟活动的情况,如发生情况可以咨询法律和保险顾问,然后再采取取消或推迟的行动。8.制订风险应急工作清单。从各业务板块入手,梳理各项业务的具体任务,编制整体业务的WBS工作计划表和所有管理人员均梳理出的个人的WBS表,落实各项工作实施标准及进度。同时,现场执行的应急工作清单,如相关机构信息表(包括但不限于医院、使馆、警局/派出所等)、保险相关文件和表单、紧急情况记录表和汇总表等都是必备的工作清单。样表可参看项目五任务一相关内容（三）编制风险应急预案

项目管理人员应针对项目可能发生的危机事件,制订具有针对性的、重点突出的项目风险应急预案。一般风险应急预案主要包括如图所示的3个方面的内容:一般风险应急预案（四）采取风险应急措施

针对活动的特性以及风险的管理经验和依据同发风险时间的发生过程、性质和机理,

积极应对和控制活动风险。1.政治文化风险(1)特点:复杂的国际国内环境、社会、经济、文化、军事等变化带来的风险;(2)显著特征:威胁性、破坏性、不确定性、扩散性。(3)应对原则:生命第一位、考虑国家立场、及时上报、果断采取行动防止事态扩散。(4)主要措施:a.组织方安保部:第一时间出警制止暴力,避免人员伤亡,并疏散游客;b.游客服务中心:若现场情况严重,可暂停活动或临时关闭;c.医务中心:对受伤人员实施紧急救护治疗并送医;d.通报参展国负责人及大使馆,协调并进一步处理和恢复事宜。（四）采取风险应急措施2.经营风险(1)特点:发生频率较高,形成原因比较复杂。有些由于管理或经营不当,有些由于不可抗拒外力因素,需要灵活谨慎处理,如投诉纠纷类。(2)显著特征:不确定性、公开性。(3)应对原则:全方法多角度考虑问题,灵活应变,加强组织内部管理,防止因风险积累而爆发大危机,加强媒体受众沟通。(4)主要措施:a.安抚情绪:对于投诉纠纷类事件,首先对投诉者进行情绪安抚,有时候投诉者只是需要一个情绪的发泄窗口;b.合理商议:针对投诉者提出的问题做出合理性商议,在不违反原则的情况下,酌情满足投诉者的需求或耐心解释;c.部门联动:有的时候投诉者投诉的问题并非本条线工作,但是本着解决问题的理念,进行条线部门联动,积极解决问题。（四）采取风险应急措施3.安保风险(1)特点(以踩踏事故为例):多数人为因素,危机发生概率较大,发生频率较高,不确定性较大;一旦处