工程采购制度及流程

工程采购制度及流程一、制定目的及范围随着公司业务的不断拓展，工程项目的采购工作显得尤为重要。为提高采购效率，降低成本，确保采购工作的规范化，特制定本工程采购制度。该制度适用于所有工程项目的相关采购，包括但不限于材料采购、设备采购和外包服务采购。二、采购原则1.公正性：所有采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，确保采购过程透明。2.质量优先：在选择供应商时，必须综合考虑质量、价格、交货期等因素，确保所采购物资符合项目要求。3.规范化：各部门应明确采购职责，采购人员与申购人员不可为同一人，避免利益冲突。4.合法合规：所有采购必须通过正规渠道进行，确保所购商品或服务的合法性，所有开支需开具发票。三、采购流程1.采购需求确认在项目启动阶段，项目经理应与相关部门沟通，明确工程所需的材料、设备及服务。需求确认后，填写《采购需求表》，并提交给采购部门。2.预算编制根据采购需求，采购部门需编制详细预算，并经过项目经理审批。预算应包括所需物资的规格、数量及预估价格，确保采购活动在预算范围内进行。3.采购申请预算审核通过后，采购部门需填写《采购申请单》，并附上《采购需求表》和预算审批文件。此申请单需提交给项目负责人进行审批。4.询价与比价在获得批准后，采购部门负责对至少三家合格供应商进行询价。询价时，需确保提供的规格与数量一致，以便进行合理比价。询价结果需记录在《询价记录表》中。5.核价与合同签订在完成询价后，采购部门需对比历史价格和市场行情，确定合理的采购价格。价格核定后，与中标供应商签订合同，合同中需明确交货期限、质量标准及售后服务等条款。6.采购实施与验收物资到达现场后，projectteam应对采购物资进行验收，验收标准应与合同中约定的质量标准一致。如发现问题，应及时与供应商沟通并处理。验收合格后，填写《验收单》。7.入库管理通过验收的物资需及时入库，相关入库单据应记录在案，并交由仓库管理员进行管理。所有入库物资应及时更新库存信息，以便于后续的使用和管理。8.付款与报销采购完成后，财务部门应根据合同及验收单据进行付款处理。采购人员需在货到后一个月内提交报销申请，逾期不予处理。四、特殊采购流程对于一些特殊情况，需遵循特定的采购流程：1.紧急采购当出现紧急情况时，项目负责人可直接申请紧急采购。紧急采购无需进行询价，但需提供合理的理由，相关采购文件应在事后补充完善。2.集中采购对于一些常用的材料和设备，可进行集中采购。各部门需在每月的固定日期前提交需求，由采购部门统一进行采购，以降低成本。3.零星采购对于金额较小或偶发的采购，项目负责人可直接申请零星采购。采购人需征得部门领导的同意，并简化审批流程，加快采购速度。4.年度采购对于定期需求的物资，需提前编制年度采购计划，并向财务部门报备。年度采购计划需明确每项物资的需求量及预算，便于统筹安排。五、备案与档案管理所有采购活动的单据需进行妥善管理。采购完成后，采购部门需将《采购申请单》、《询价记录表》、《合同》、《验收单》和发票等文件复印两份，一份交给财务部门审核，另一份存档以备未来查阅。六、采购纪律与监督1.采购人员职责采购人员需建立供应商资料档案，定期对市场行情进行调查，确保采购物资的质量和价格合理。采购人员应保持职业操守，不得接受供应商的贿赂或回扣。2.供应商管理采购部门需对供应商进行定期评估，评估内容包括供货质量、服务态度、交货及时性等。对于表现不佳的供应商，应进行整改或更换，以保证采购工作的顺利进行。3.反馈机制建立健全的反馈机制，采购人员应定期收集各部门对采购流程的意见与建议，及时调整和优化采购流程，确保其适应组织的发展变化。七、结论通过建立科学