DB45T 1920-2018 社会保险档案管理数字化操作规程

DB45社会保险档案管理数字化操作规程广西壮族自治区市场监督管理局发布I1社会保险档案管理数字化操作规程3.1数字化digitization3.23.33.43.523.6分辨率resolution3.73.8可懂度intelligibility3.9注1：安全性原则。纸质档案的数字化，应符合国家档案开放规定以及有关规定，加强档案数字化各个环节的管理注2：价值性原则。属于归档范围应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案应列入数字化加工的范围，有条件注3：实用性原则。体现档案的最终价值原则，档案最终目的就是对利用者提供利用，所以要确定哪些档案具体需5.1范围要求5.2操作流程5.3过程管理5.3.1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保纸质档案和数字化档案的安全。5.3.2纸质档案数字化的各个环节应进行登记、整理和汇总，装订成册。35.4纸质档案整理5.4.2纸质档案应拆除装订物，拆除装订物时应保护纸质档案不受损害。5.4.3纸质档案页面破损严重、无法直接进行扫描的，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的5.4.4纸质档案整理、登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录纸质档案整5.4.5纸质档案恢复装订时，应注意保持卷内文件的顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。5.5.1格式选择5.5.2基本要求5.5.3质量检查5.6纸质档案扫描5.6.1扫描方式5.6.1.2纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可5.6.2色彩模式选择5.6.2.1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色度等。通常采用黑白二值。5.6.2.2页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，采用黑白二值进行扫描。5.6.2.3页面为黑白两色，但字迹清晰度较差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，采用5.6.2.4页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式5.6.3分辨率选择5.6.3.1分辨率参数的选择，以图像清晰完整为原则。45.6.3.3数码相机拍摄精度应达到800万像素。5.6.3.4扫描图像缩放比应为100％；用数码相机拍摄时要注意被拍摄物的影像要充满取景框。5.6.3.5照片档案数字化应采用扫描方式进行。彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式；黑白照5.6.4登记要求5.7扫描图像处理要求5.7.1图像质量检验5.7.1.1对图像斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的5.7.1.2由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。5.7.1.3发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。5.7.1.4发现扫描图像的排序与档案原件不一致时，应及时进行调整。5.7.1.5认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。5.7.2图像方向调整5.7.3图像纠偏5.7.4图像去污5.7.5图像拼接5.7.6裁边处理5.8.1存储格式5.8.1.1扫描的图像应保存为TIF格式或JPG格式，一般黑白二值图像保存为TIFF(G4)55.8.2.1传统卷内文件的命名规则为：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对的唯5.8.2.2以件为保管单位的文件的命名规则为：纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之5.9数据检查5.9.1将纸质档案扫描后的数据进行验收前的相应处理，包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加5.9.2对数据进行检查，给出合格或不合格结论。将数字加工后的数据转换为裸数据光盘格式，拷贝5.9.3系统应自动记录检验进度。5.10.1档案条目数据与图像文件对应准确对应程度的控制。5.11.1数据抽检5.11.2验收指标5.12.1备份范围65.12.2备份方式5.12.3备份数据检查5.12.3.1备份数据也应进行检查。备份数据检验的内容主要包括检查不符合要求的数据应重新采集。5.12.3.2数据备份后应在相应的备份介质上做好标识，以便查找和管理。5.12.4备份登记5.13.1应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。6.1服务机构要求6.1.2数字化服务机构应接受档案行政管理部门、保密工作部门的保密审查和指导监督，并与数字化6.2人员管理机构对参加数字化工作的人员，应进行身份登6.3管理制度6.4场所管理6.4.1数字化加工场所一般设在数字化实施单位内部，按临时保密要害部位进行管理。加工场所应安6.4.2数字化加工场所应配备专门的储物柜，用于工作人员存放私人物品。不得数字化加工人员将个人手机、数码拍摄设备及移动存储介质等带入数字化加工场所。不6.4.3应制定消防预案，配备一定数量的手携消防器材，定期、专人检查。设置兼职消防安全员，实施消防安全员值日制度，定期检查，发现异常情况立即报76.5设备管理6.5.1数字化加工过程中所使用的扫描仪、照相机、计算机及存储等设备，应符合有关保密技术标准6.5.2应根据所加工档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，并采取相应的保密技术防护6.5.3数字化加工使用的计算机应与相关设备组成专用网络，并封闭外联接口。禁止接入互联网或其6.5.4档案数字化任务完成后，加工使用过的计算机及设备应继续按涉密设备使用和管理。采用外包方式加工的计算机，应拆除硬盘，与其它使用过的存储介质一并6.6档案过程管理6.7存储介质管理8A.1.1参保单位登记材料。包括参保单位办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相A.1.2参保人员登记材料。包括缴费单位职工和退休人员，以家庭为单位或个人身份参加社会保险的A.1.3社会保险个人账户管理材料。包括养老、医疗保险个人账户对账、个人账户修改等相关材料。A.1.4社会保险登记证管理材料。包括社会保险经办机构向参保单位核发社会保险登记证、对已核发的社会保险登记证验证换证、对遗失社会保险登记证的单位补证时的登记表单及相关审A.1.5社会保险卡（证、手册）管理材料。A.1.6社会保险待遇领取资格验证材料。包括对享受社会保险待遇人员进行领取资格检查验证的相关A.1.7退休人员社会化管理服务材料。包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、A.1.8异地安置登记材料。包括异地安置应享受社会保险待遇人员和长期派驻异地工作的参保人员，办理安置地或派驻地享受各项社会保险待遇所填报的A.1.9服务协议管理材料。包括与基金收付款协议银行、定点医疗机构、定点零售药店、工伤协议A.2.1社会保险费征缴核定材料。包括缴费基数核定以及工伤费率确定、中断缴费、恢复缴费、补缴A.2.2收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档A.2.3社会保险基金征缴明细表和汇总表。A.2.4社会保险基金征缴年度汇总表。A.2.5催缴材料。包括社会保险费补缴通知书、补缴协议。A.2.6缴费证明材料。包括为缴费单位、缴费个人出具的缴费证明及相关材料。A.3.1养老保险待遇核定材料。参保人员基本养老金、养老金领取人员死亡后供养直系亲属及其抚恤更、养老保险待遇补支付、养老保险待遇减支付等申报核定业9A.3.2养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料。A.3.3劳动能力鉴定材料。包括参保人员劳动能力鉴定结论通知书及相关文书和审核材料。A.3.4养老保险付款凭证、会计账簿、会计报表等。A.3.5养老保险支付明细表和汇总表。A.3.6养老保险基金支付年度汇总表。A.4.1门诊特殊病登记材料。包括门诊特殊病参保人员登记表单及相A.4.2就医登记材料。包括参保人员办理住院、家庭病床、转诊转院登记表单及相关审核材料。A.4.3医疗保险住院待遇核定材料。包括住院医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料。A.4.4医疗保险门诊待遇核定材料。包括门诊医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料。A.4.5医疗保险付款凭证、会计账簿、会计报表等。A.5.1失业备案材料。包括失业保险待遇享受资格审查登记业务表单、失业人员名单及相关失业证明A.5.2失业人员失业保险关系转移材料，包括领取期限、待遇标准等相关材料。A.5.3失业保险待遇核定材料，包括失业保险待遇申报核定业务表单及相关审核材料。A.5.5失业保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。A.5.6失业保险支付明细表和汇总表。A.5.7失业保险基金支付年度汇总表。A.6.1工伤备案材料，包括工伤事故备案登记表单及相关材料。A.6.2工伤认定材料，包括工伤认定决定书及相关文书和审核材料。A.6.3工伤人员登记变动材料，包括工伤人员登记、工伤保险信息变动登记表单及相关材料。A.6.4工伤保险伤残工亡待遇核定材料，包括一次性伤残补助金、伤残津贴、生活护理费、一次性工亡补助金、工亡人员丧葬补助金、工亡人员供养直系亲属及其抚恤金等工伤A.6.5工伤保险医疗待遇核定材料，包括工伤人员因工伤发生的医疗、康复、配置辅助器具、劳动能A.6.6工伤预防费用核定材料，包括参保单位工伤预防费用申报核定业务表单及相关材料。A.6.7工伤保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。A.6.8工伤保险支付明细表和汇总表。A.6.9工伤保险基金支付年度汇总表。A.7.1妊娠登记材料，包括女职工办理妊娠登记申报核定业务表单及相关材料。A.7.2并发症登记材料。包括计划生育手术并发症等申报核定业务表单及相关材料。A.7.3生育保险待遇核定材料，包括参保人员因生育、计划生育、治疗并发症发生的医疗费用及生育A.7.4生育保险付款凭证、会计账簿、会计报表等。A.7.5生育保险支付明细表和汇总表。A.7.6生育保险基金支付年度汇总表。A.8.1各项社会保险年度统计报表。A.8.2社会保险数据和分析报告等资料。A.8.3社会保险业务月/季统计报表。A.8.4各项社会保险基金年度预决算表。A.9.1社会保险稽核材料，包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意A.9.2社会保险监察材料，社会保险行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法A.9.4社会保险大案、要案、特殊案件的稽核材料。B.1.1档案整理，在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出B.1.3拆除装订，拆除文件中的装订物，拆除装订物时应注意保护档案不受损害；在不去除装订物情B.1.4区分扫描件和非扫描件，按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的B.1.5页面修整，对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、裱糊；折皱不平影响B.1.6档案整理登记，制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份B.2.1扫描方式（扫描前应准备B.2.4纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）采用高速扫描仪的平板B.2.5纸质过厚、照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描。B.2.6对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描。B.2.7扫描模式（纸质档案扫描一B.2.8页面为黑白两色，字迹清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式。B.2.9页面为黑白两色，清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面多为彩色文字的档案，采用B.2.10页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式扫描。B.3.4需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分B.3.5粘贴折页与表格，对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先部分扫描后拼接；对部分字体B.4.1将扫描后的文档一一保存，保存为TIFF格式，再针对每份影像页面进行深处理，以获得最好的B.4.2纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，包括自校和手校，保证数字图像的偏斜角B.4.3旋转：按方字方向将图片旋转至正确方向，没有文字的图片，判断其方向后进行左旋、右旋、B.4.4去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，去除数字图像中影响可懂度的杂质，如去除B.4.5载边：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容B.4.6删除空白页：将扫描后页面之间的空白页进行删除。B.4.7断字修补：对部分文字不清楚可进行修补。B.4.8反白字修正：将部分反白文字可进行描述。B.5.1由于操作不当，造成扫描的图像B.5.2对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，