大学计算机基础 课件 5.6.2 任务实现

大学计算机基础——基于计算思维（Windows10+Office2016）5.6.2任务实现第5章Excel基本应用5.6制作成绩通知单1.任务分析

现在要为每位同学制作一张如图所示的“大学计算机”课程成绩通知单：（1）根据“课程成绩”中的各项成绩，生成每个学生的成绩单。（2）如果总评成绩低于60分，则在备注栏中显示“课程补考于开学第1周进行，具体安排请访问教务处网站”。（3）每张纸打印两个学生的成绩单。

2.实现过程1）定义名称“邮件合并成绩区域”①打开“成绩单数据.xlsx”工作簿，选择“课程成绩”工作表中需要生成成绩单的数据单元格区域B4:K41（其中第4、5行的数据为标题栏）。②在对应的名称框中输入“邮件合并成绩区域”。③保存并关闭“成绩单数据.xlsx”工作簿。将“成绩单数据.xlsx”工作簿“课程成绩”工作表中的B4:K41单元格区域定义为名称“邮件合并成绩区域”。操作步骤如下：2.Word的邮件合并实现方式

2）建立邮件文档“成绩通知单”在Word中，制作一张如图右上图所示的没有具体数据的“成绩通知单.docx”，保存在与“成绩单数据.xlsx”同一文件夹中。在邮件文档“成绩通知单.docx”中打开数据源“大学计算机成绩.xlsx”。操作步骤如下：2.Word的邮件合并实现方式

3）在“成绩通知单”中打开数据源①单击“邮件”选项卡/“开始邮件合并”组/“选择收件人”按钮，在弹出的数据源选择列表中选择“使用现有列表”选项，打开“选取数据源”对话框。②找到数据源“成绩单数据.xlsx”，打开后出现“选择表格”对话框，如图所示。③在对话框中，选择“邮件合并成绩区域”，单击“确定”按钮，此时数据源“邮件合并成绩区域”被打开，“邮件”选项卡/“编写和插入域”组中的大部分按钮也已被激活。插入数据源中的姓名、总评成绩等合并域。操作步骤如下：2.Word的邮件合并实现方式

4）插入合并域①插入点放在“成绩通知单”（邮件文档）的“同学”左边，单击“邮件”选项卡/“编写和插入域”组/“插入合并域”按钮，在弹出的合并域选择列表中选择“姓名”，在当前单元格中就插入了合并域“«姓名»”。②重复上述步骤，用同样的方法插入如图所示的其他的合并域。在备注栏中，需要根据数据源中“总评成绩”情况填写不同的内容：如果总评成绩低于60分，则在备注栏中显示“课程补考于开学第1周进行，具体安排请访问教务处网站”。操作步骤如下：2.Word的邮件合并实现方式

5）利用规则填写备注栏信息①插入点放在“成绩通知单”（邮件文档）的“备注”右边，单击“邮件”选项卡/“编写和插入域”组/“规则”按钮，在弹出的规则选择列表中选择“如果…那么…否则(I)…”选项，打开“插入Word域：IF”对话框。2.Word的邮件合并实现方式

5）利用规则填写备注栏信息②如图所示，在“插入Word域：IF”对话框中，从“域名”下拉列表框中选择“总评成绩”，在“比较条件”下拉列表框中选择“小于”，在“比较对象”文本框中输入“60”，在“则插入此文字(I):”下面的文本框中输入“课程补考于开学第1周进行，具体安排请访问教务处网站。”，单击“确定”按钮，完成规则的插入。在一张纸上放置两张成绩通知单。操作步骤如下：2.Word的邮件合并实现方式

6）一页放置两张“成绩通知书”①选择并复制“成绩通知单”的所有内容。②插入点放在表格下面的空白处，单击“邮件”选项卡/“编写和插入域”组/“规则”按钮，在弹出的下拉列表中选择“下一记录”选项，在当前位置就插入了规则域“«下一记录»”。③按下回车键3次，插入点放在最后插入的段落的起始位置。④将复制的内容粘贴在当前位置。⑤将制作好的邮件文档保存为“成绩通知单.docx”。将“成绩单数据.xlsx”中“邮件合并用数据区域”的数据合并到“成绩通知单.docx”邮件文档中，操作步骤如下：2.Word的邮件合并实现方式

7）合并数据，生成成绩通知单①）单击“邮件”选项卡/“完成”组中/“完成并合并”按钮，在弹出的下拉列表中选择“编辑单个文档”选项，打开“合并到新文档”对话框。②在“合并到新文档”对话框中，在“合并记录”区域选中“全部”，单击“确定”按钮，就生成了包含所有学生的成绩通知单的新文档“信函1”。2.Word的邮件合并实现方式

7）合并数据，生成成绩通知单在“信函1”中，会发现第1个成绩通知单为空白通知单，这是由于在进行合并时，与第1个成绩通知单相对应的是B5、G5:K5单元格中的数据，而这些单元格中的数据是空的，所以就生成了空白通知单。而最后1个成绩通知单也是空白通知单的原因是由于生成“詹婷珊”同学的成绩单后，由于1页需要生成两张成绩通知单，因此在最后自