会议费用审批管理制度

会议费用审批管理制度第一章总则

第一条目的与原则

为规范会议费用的审批与管理，提高决策效率，确保经费使用的合理性和有效性，特制定本制度。会议费用审批应遵循公开透明、经济合理、效率优先的原则。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有会议相关的费用审批与管理活动。包括但不限于会议场地租赁、会议用品购置、参会人员差旅及住宿等费用的申请与报销。

第三条责任主体

1.会议组织者负责编制会议预算，提交会议费用申请。

2.各部门负责人负责审核本部门会议费用申请的合理性和必要性。

3.财务部门负责对会议费用的合规性进行审核，并对支付进行管理。

4.管理层负责对重大会议费用进行审批。

第四条审批流程

会议费用的审批流程应遵循以下步骤：

1.会议组织者提交会议预算及费用申请表。

2.申请人所在部门负责人进行初步审核。

3.财务部门对预算进行审核，确认资金安排。

4.根据公司规定权限，相应管理层进行最终审批。

第五条预算控制

会议组织者应严格按照批准的预算执行，任何超出预算的费用需重新提交审批。

第六条违规处理

违反本制度的，公司将视情节严重程度对相关责任人进行通报批评、罚款等处理，情节严重者将依法追究责任。

第七条制度的修订与解释

本制度由公司管理层负责解释，并可根据公司发展和管理的需要进行修订。修订后的制度应及时通知全体员工，并于通知发布之日起生效。

第二章会议流程

会议筹备阶段

一、会议计划制定

会议组织者应根据公司业务需求和发展目标，明确会议目的、议题、规模、时间及地点等要素，制定会议计划，并提前至少一周报批。

二、会议预算编制

会议组织者需详细编制会议预算，包括场地租赁、会议用品、餐饮服务、交通差旅、住宿等相关费用，并附详细费用说明。

三、会议通知与报名

会议组织者应在会议前至少三天向参会人员发出会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程等内容，并根据需要收集参会人员报名信息。

四、会议资料准备

会议组织者负责准备会议所需资料，包括会议议程、演讲稿、参会人员名单、预算报告等，并在会议前至少一天将资料发放给参会人员。

会议进行阶段

一、签到与入场

会议组织者应安排专人负责签到工作，确保参会人员按时入场。

二、会议议程执行

会议应按照既定议程进行，主持人负责引导讨论，确保会议有序进行。

三、会议记录

指定专人负责会议记录，详细记录会议讨论内容、决议事项、责任人和完成时限等。

四、会议决策

会议决策应充分讨论，形成明确意见。对于重大事项，需进行投票表决。

会议结束后阶段

一、会议纪要整理

会议结束后，会议记录人应在两个工作日内完成会议纪要的整理，并将会议纪要发送给参会人员。

二、会议费用报销

会议组织者根据实际发生的费用，提交费用报销申请，按照公司规定流程进行报销。

三、会议效果评估

会议组织者应收集参会人员的意见和建议，对会议效果进行评估，不断优化会议组织工作。

四、会议成果落实

会议组织者应跟踪督促会议决议的落实，确保会议成果转化为实际工作效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要的编制与发布

会议纪要应准确反映会议的讨论内容、决策结果和行动计划。会议纪要编制完成后，应由会议组织者审核，确保内容无误，并在会议结束后的两个工作日内发送给所有参会人员及相关部门。

决议事项的责任分配

会议纪要中应明确每项决议的责任人，并详细列出各项任务的完成时限。责任人应清晰了解自己的职责，确保会议决议得到有效执行。

跟踪监督机制

一、建立跟踪监督机制

会议组织者应建立跟踪监督机制，定期检查会议决议的执行进度，及时发现问题并采取措施解决。

二、定期汇报

责任人需定期向会议组织者或相关部门汇报工作进展，确保各项工作按计划推进。

三、进度公示

会议组织者可在公司内部平台公示会议决议的执行进度，提高透明度，便于全体员工了解和监督。

问题反馈与协调

一、问题反馈

在会议决议执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时向会议组织者反馈，以便协调资源，解决问题。

二、协调机制

会议组织者应建立有效的协调机制，与其他部门或人员进行沟通，协助责任人完成工作任务。

评估与总结

一、评估会议决议执行效果

会议组织者应在会议决议完成后进行效果评估，分析成功与不足之处，为今后的会议提供借鉴。

二、总结经验教训

根据会议决议执行情况，会议组织者应总结经验教训，不断优化会议管理制度，提高决策执行效率。

三、改进措施

针对评估结果，会议组织者应制定相应的改进措施，并在下一次会议中进行通报，以便持续优化会议管理流程。

第四章会议室管理规定

会议室预订

一、预订流程

会议室预订需通过公司指定的预订系统进行，预订者需填写会议主题、时间、参会人数等信息，并提交预订申请。

二、审批权限

各部门负责人拥有对本部门会议室预订的审批权限，对于跨部门或重要会议，需由公司管理层审批。

三、预订优先级

在会议室资源紧张时，应根据会议的重要性和紧急程度确定优先级，确保关键会议的顺利进行。

会议室使用

一、使用规范

会议室内应保持安静、整洁，参会人员应遵守会议纪律，按时入场，禁止吸烟和乱丢垃圾。

二、设备使用

会议室内的设备使用应遵循操作规程，使用前应进行检查，确保设备正常运行。如遇设备故障，应及时联系技术支持部门。

三、会议服务

会议组织者应根据需要安排会议服务，如茶水、投影、音响等，并确保服务质量。

会议室维护

一、日常维护

会议室应定期进行清洁和维护，确保环境整洁，设备完好。

二、安全管理

会议室应实施安全管理，确保消防设施、安全通道等符合规定，并定期进行安全检查。

三、设施更新

根据会议室使用需求和设备状况，定期更新和维护设施，提升会议室使用效率。

会议室管理责任

一、责任主体

各部门负责人对本部门使用的会议室管理负有直接责任，应确保会议室使用规范。

二、违规处理

对于违反会议室管理规定的行为，将视情节严重程度对相关责任人进行提醒、警告等处理。

三、持续改进

会议组织者应收集会议室使用反馈，不断优化会议室管理规定，提高会议室使用效率和满意度。