工程会议管理制度及规范

工程会议管理制度及规范第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范工程会议的召开、流程、纪要的跟踪落实以及会议室的管理，提高会议效率，确保决策的科学性和有效性。制定本制度遵循以下原则：

-高效有序：确保会议有序进行，提高参会效率。

-公开透明：会议决策过程公开，确保参会人员了解会议内容。

-责权明确：明确各参会人员的职责和权利，确保会议决策的落实。

第二条适用范围

本制度适用于公司内所有与工程相关的会议，包括但不限于项目进度会议、技术研讨会议、质量分析会议等。

第三条会议类型

根据会议性质和目的，将工程会议分为以下三类：

-定期会议：按照规定周期召开的会议，如周例会、月例会等。

-临时会议：因特殊情况或需要临时召开的会议。

-专题会议：针对特定主题或项目召开的会议。

第四条参会人员

参会人员包括：

-会议主持人：负责会议的组织、主持和总结。

-与会人员：包括相关部门负责人、技术人员、项目组成员等。

-记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要。

第五条会议纪律

参会人员应遵守以下纪律：

-会议开始前提前到场，确保手机静音或振动。

-会议期间，不随意打断他人发言，保持会场安静。

-会议内容保密，不得泄露给无关人员。

第六条制度修订

本制度根据公司发展和实际需要，适时进行修订。修订后的制度需经公司领导审批后发布实施。

第七条制度解释

本制度的最终解释权归公司管理部门所有。如有疑问，请向管理部门咨询。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议主持人根据工程需要，确定会议主题、议程、参会人员及会议时间，并在会议前至少三天通知与会人员。

2.会议主持人负责准备会议相关资料，包括但不限于项目报告、技术文档、分析报告等，并在会议前至少一天将资料发送给与会人员。

3.与会人员收到会议通知后，需在规定时间内回复是否参会，如无法参加，应提前告知会议主持人，并说明原因。

二、会议召开

1.会议开始前，会议主持人简要介绍会议主题、议程和预期目标。

2.会议期间，各参会人员按照议程依次发言，分享项目进展、技术方案、问题及解决方案等。

3.会议主持人负责引导讨论，确保会议围绕主题进行，避免偏离议题。

4.会议期间，记录人负责记录会议内容，特别是关键决策、责任分配和后续工作计划。

三、会议决策

1.会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取各参会人员的意见和建议。

2.对于重大决策，需进行充分讨论，形成共识后进行表决。

3.表决方式可以为口头表决、举手表决或投票表决，具体方式由会议主持人确定。

4.会议主持人根据表决结果，做出最终决策。

四、会议总结

1.会议接近尾声时，会议主持人对本次会议进行总结，梳理关键决策和后续工作计划。

2.与会人员对会议效果、组织等进行评价，提出改进意见和建议。

3.会议主持人宣布散会，并提醒记录人整理会议纪要。

五、会议纪要整理与发布

1.记录人应在会议结束后24小时内整理完成会议纪要，内容包括但不限于：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果和后续工作计划。

2.会议纪要需经会议主持人审核后，发送给所有与会人员。

3.与会人员收到会议纪要后，需在规定时间内确认，如有异议，可提出修改意见。

4.记录人根据反馈意见，对会议纪要进行修订，并最终发布。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、任务分配与责任明确

1.会议纪要中明确的任务和决策，需明确责任人和完成时限。

2.责任人收到会议纪要后，应立即根据任务要求制定详细的工作计划。

3.如有需要，责任人可协调其他部门或人员共同完成任务。

二、进度监控与汇报

1.责任人应定期向会议主持人汇报任务进展情况，确保任务按计划推进。

2.会议主持人负责监控整体任务进度，对关键节点进行重点关注。

3.如遇问题或困难，责任人应及时汇报，并提出解决方案。

三、变更管理

1.若任务执行过程中出现需要调整的情况，责任人应提出变更申请，说明变更原因、影响及应对措施。

2.变更申请需经会议主持人审批，并根据实际情况决定是否召开临时会议进行讨论。

3.变更获批后，责任人应及时调整工作计划，并通知相关人员进行配合。

四、验收与评价

1.任务完成后，责任人需向会议主持人提交验收申请，包括工作总结、成果展示等。

2.会议主持人组织相关人员对任务成果进行验收，确保满足预期目标。

3.验收通过后，对责任人进行评价，评价结果作为绩效考核的依据。

五、反馈与改进

1.会议主持人根据任务执行过程中的经验教训，总结改进措施，为今后类似工作提供借鉴。

2.定期收集与会人员对会议纪要跟踪落实的意见和建议，持续优化会议管理制度。

3.通过不断反馈与改进，提高会议纪要的执行力和会议效果。

六、归档与查阅

1.会议纪要及其跟踪落实的相关资料应进行归档，便于日后查阅。

2.归档资料包括会议纪要、工作计划、进度汇报、变更申请、验收报告等。

3.公司内部人员需查阅相关资料时，应按照公司规定流程进行申请和借阅。

第四章会议室管理规定

一、预订与使用

1.会议室使用需提前预订，预订者需填写会议室申请表，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.预订者应于会议前一天确认会议室准备情况，确保会议所需设施设备齐全。

3.会议室使用期间，预订者负责维护会议秩序，确保会议室内的设施设备完好。

二、设施设备管理

1.会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、白板、音响设备等。

2.定期对会议室设施设备进行检查和维护，确保设备正常运行。

3.使用者应妥善使用会议室设施设备，如有损坏，需及时报告管理部门并进行维修。

三、清洁与卫生

1.会议室使用前后，预订者应负责清理会议室，保持室内整洁。

2.管理部门定期对会议室进行深度清洁，确保会议室环境卫生。

3.会议室内禁止吸烟、进食，以保持室内空气质量。

四、安全与保密

1.会议室使用者应遵守公司安全规定，确保会议期间人员安全。

2.会议室内涉及商业机密的内容，参会人员需严格保密，禁止泄露给无关人员。

3.管理部门应定期对会议室进行安全检查，确保消防设施、应急通道等符合要求。

五、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，管理部门有权进行制止，并视情节严重程度给予相应处罚。

2.如造成设施设备损坏，使用者需按公司规定承担相应责任。

3.会议室管理规定的解释权归管理部门所有，如有疑问，可向管理部门咨询。

六、持续优化

1.管理部门应定期收集会议室使用者的意见和建议，不断优化会议室管理规定。

2.根据实际需要，适时调整会议室资源配置，提高使用效率。

3.通过持续优化，为公司和员工提供更好的会议环境和服务。

第五章附则

1.本制度自发布之日起实施，原