长沙市叁泰商务咨询有限公司出差报销流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 长沙市叁泰商务咨询有限公司简介 长沙市叁泰商务咨询有限公司出差报销流程优化设计长沙市叁泰商务咨询有限公司简介长沙市叁泰商务咨询有限公司,2016年12月26日成立，经营的范围包括金融咨询等服务；贸易咨询服务；企业管理咨询服务；企业财务咨询服务；代办贷款服务（不得从事集资收款、吸收存款、受托贷款、发放贷款等国家金融监管及财政信用业务）；五金建材批发；贸易代理；工程装饰；建筑工程后期装饰、装修和清理；室内以及房屋的维修；房屋装饰；公共建筑装饰和装修；劳务外包服务；建筑劳务分包。（依法须经批准的项目，经相关部门批准后方可开展经营活动，未经批准不得从事P2P网贷、股权众筹、互联网保险、资管及跨界从事金融、第三方支付、虚拟货币交易、ICO、非法外汇等互联网金融业务）长沙市叁泰商务咨询有限公司出差报销流程现状长沙市叁泰商务咨询有限公司因长期需要专业人员外出进行咨询、财务等专业咨询业务，所以申请出差的次数相对较多，专业人员在申请出差前应如实填制《出差申请单》（其中包括：姓名、目的地、出行的交通工具、出差的事由、预计出差的天数、预计出差的金额），出差人员填制完《出差申请单》后交给相关部门负责人签字审批，相关部门负责人签字、审批完成后交至财务部门进行审核，由财务部门核对预算是否超支，最后由分管领导亲自进行审批后方可出差，如果因为相关负责人外出或其他特殊原因不能亲自签字审批时，应该先打电话向相关领导请示后方可出差，但是也需要事先填制完成《出差申请单》，出差申请流程图如下图所示：填写好《出差申请单》填写好《出差申请单》不同意部门负责人审核部门负责人审核不同意不同意不同意财务部审核财务部审核分管领导审核分管领导审核出差人出差出差人出差图1长沙市叁泰商务咨询有限公司出差报审批流程图出差返回后，出差人员应在7个工作日内，填制《出差报销单》并由出差人整理好出差有关有效票据，交给有关部门经理审核确认后签字,部门负责人需要根据《出差申请单》上的相关数据对差旅费进行审核,若与原来出差申请单规定的地点、天数、人员、交通工具不符的差旅费款项将不予审批，如因特殊原因或实际情况的变化导致改变出差信息的情况，部门负责人需要了解清楚出差人的具体情况后才可审批签字。部门经理审批后出差人把审批好的《出差报销单》以及有效出差票据交给财务部门，财务部门审核人员根据相关部门负责人已经审核签名的单据，按照标准规定，审核报销差旅费用。出差报销流程图如下图所示:出差人填写好《出差报销单》并整理好票据出差人填写好《出差报销单》并整理好票据部门负责人审核同意不同意部门负责人审核不同意财务部门审核同意财务部门审核 同意不同意财务部门审核报销财务部门审核报销图2长沙市叁泰商务咨询有限公司出差报销现状图长沙市叁泰商务咨询有限公司出差报销流程存在的问题通过对长沙市叁泰商务咨询有限公司出差业务流程和实施效果的调研和分析，总结出长沙市叁泰商务咨询有限公司在出差服务中存在如下问题和不足。财务部门审核不够严谨长沙市叁泰商务咨询有限公司由于部门负责人或相关领导外出工作繁忙可能并不熟悉或了解相关事宜，没有及时发现票据的真实性，对相关事由没有认真核实。财务部对于发票和报销凭证的报销申请材料没有及时进行查验，在收集齐报销材料后默认同意报销。财务部门有一些实习生对报销准则不太了解，导致差旅费报销随意性大，如申请人外出参加会议、技术培训以及交流会，在报销申请人没有及时提供参会凭证的情况下，仅凭申请人口头申请即通过相关的报销材料审核，导致公司费用管理的过程中出现了风险。出差报销流程不规范长沙市叁泰商务咨询有限公司采用的是传统的企业手工表格报销处理的方式，出差报销流程不规范具体表现为：出差报销流程缺少跟更高层领导的审批；缺少出差审批单；存在出差审批单事后补的情况。出差审批单上无相关领导的签字盖章以及不少员工短期内进行的都是短途、短时的出差，为了频繁找领导报销，往往都会将几次出差费用统一报销，而统一报销出差费用，导致审核人员难以核实报销的真实性，而且对于报销金额难以核实，以至于整个报销流程在规范性、合理性、真实性上都存在一些隐患和风险，将导致公司财务报销无法有效的进行监督和审核。缺少费用标准长沙市叁泰商务咨询有限公司所采用的报销方式中缺少出差工作中的各项费用标准,公司的各项差旅费用报销标准不完善，出差人员应当按等级安排住宿标准，餐费也应控制在合理的标准范围内，公司没有对出差的交通费用标准、住宿标准进行分级别划分，会导致所有员工的标准一视同仁，因此出现了普通员工出差经常住五星级酒店的情况，而财务在审核过程中也没有进行把控。一旦公司的财务管理出现了漏洞或风险，部分有心机的员工可能会钻空子，在报销方面容易出现虚拟报销的情况，将对公司的利益造成损害。长沙市叁泰商务咨询有限公司出差报销流程优化设计规范财务部门审核规范财务部门审核是企业公司必不可少的重要环节，财务审核不规范容易导致公司会计信息质量不达标从而造成不必要的损失。根据上述财务部门审核不严谨的问题我们应该先规范审核过程。审批前，首先加强审核人员对出差申请、审核审批程序和报销业务的了解。定期组织培训，财务人员审核原始单据和审批时应严格按照审批准则来审批，审批内容包括:一是审核出差申请人的级别与交通工具使用级别是否相符，住宿标准是否满足要求；二是审核是否提前进行出差申请，且通过审批。审批时，财务部在审核员工的出差报销单时，不仅要对出差审批单的真伪是否符合要求进行确认，还要重点核实实际出差人员的基本信息、出差日期、交通工具标准以及住宿标准等内容。原则上，财务部对于超标的报销申请或未经审批的出差不得进行报销，对于不属于差旅费的报销申请都不得予以报销。其次出差的人员若参加会议、技术培训交流会等,必须严格要求员工出示相关的证明文件,才可以给予员工审批出差报销。采用网上报销针对上述长沙市叁泰商务咨询有限公司手工做账效率低、问题。为改善这一现状，建议公司采用网上报销流程，使用分贝通APP报销，这样既减少了人力资源，也能够安全的保存原始凭据。分贝通APP优化了企业整体的出差报销流程，从管理环节到支付环节，利用分贝通APP内部信息自动化的方式提升了财务部门以及相关管理者对于出差报销流程处理的效率。实现组织架构、预算数据、项目中心、审核的管理、账单的信息、订单等数据同步，在保留原有审批操作习惯的同时，简化了审批申请和预订流程。在出差报销流程的最后增加了多项复查，可由领导逐级审批。分贝通app具体出差报销流程为：出差人员首先在app上填写出差信息；选择人员；消费后将原始凭证上传至app；财务部门以及相关上级领导在后台审批后，app将自动发给总会计师审核，最后到财务部存档，分贝通APP审批流程图如下图所示:登录分贝通app登录分贝通app填写出差信息出差人员出差事由付款出差人员出差事由付款需重新查看凭证时分贝通app保存发票等原始凭证并自动进行凭证的审核需重新查看凭证时分贝通app保存发票等原始凭证并自动进行凭证的审核在员工出差完成后，后台将原始凭证发至财务部进行进一步审核在员工出差完成后，后台将原始凭证发至财务部进行进一步审核需重新查看凭证时需重新查看凭证时主管部门审核主管部门审核总会计师审核总会计师审核总经理审批总经理审批交至财务部存档交至财务部存档图3分贝通APP审批报销流程图图4分贝通app出差流程图量化费用标准根据差旅费的管理制度，对差旅费中包含的城市间的交通费、伙食费、住宿费等项目作出详细的规定。再制定出适合本部门的差旅费管理实施细则。如高层领导出差一线城市，住宿费标准每天为1000元/晚，中层领导每天800元/晚，基层员工每天600元/晚。高层领导赴二线城市、住宿费标准每天为800元/晚，中层领导每天600元/晚，基层员工每天400元/晚。高层领导赴三线城市，住宿费标准每天为600元/晚，中层领导每天400元/晚，基层员工每天200元/晚。高层领导赴四线城市，住宿费标准每天400元/晚，中层领导每天200元/晚，基层员工每天100元/晚。表3长沙市叁泰商务咨询有限责任公司住宿费标准级别城市一线城市二线城市三线城市四线城市高层领导1000800600400中层领导800600400200基层领导及员工600400200100高层领导出差一线城市，伙食费标准每天为300元/天，中层领导每天250元/天，基层员工每天200元/天。高层领导赴二线城市、伙食费标准每天为200元/天，中层领导每天150元/天，基层员工每天100元/天。高层领导赴三线城市，伙食费标准每天为150元/天，中层领导每天100元/天，基层员工每天80元/天。高层领导赴四线城市，伙食费标准每天100元/天，中层领导每天80元/天，基层员工每天60元/天。表2长沙市叁泰商务咨询有限责任公司伙食费标准级别城市一线城市二线城市三线城市四线城市高层领导300200150100中层领导25015010080基层领导及员工2001008060高层领导出差交通费标准为可乘坐飞机/高铁/火车，中层领导可乘坐飞机/高铁/火车，基层员工可乘坐飞机/高铁/火车。具体标准如下：表2长沙市叁泰商务咨询有限责任公司交通费标准飞机高铁火车高层领导头等舱商务座软卧中层领导经济舱等座、二等座硬卧基层领导及员工经济舱二等座硬座出差人应在出差任务完成后15天内于财务部门办理报销手续，对于停车费的报销问题，应建立统的费用报销规定，不得分开报销，将每次出差发生的停车费随同差旅费并报销，在差旅费报销单中的其他费用中填列并注明为停车费。其他公务出差，伙食住宿自理的情况下应严格按照差旅费报销制度，在开支范围和开支标准内的费用，按照出差的天数按实际情况进行报销。单位派车的情况下不得报销交通费；能够有效防止多次重复报销以及出差人员带有不实票据入账等现象发生。总结长沙市叁泰商务咨询有限责任公司现存在出差报销流程不完善、效率低、审核不规范、缺少费用标准等问题，本文主要是对公司的出差报销流程进