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文档简介

工程公司采购流程一、制定目的及范围为提升工程公司采购工作的规范性与效率，确保采购环节的透明度与合规性，特制定本采购流程。本流程适用于所有工程项目的材料采购、设备采购及相关服务的采购，涵盖从需求提出到物资验收的全过程。二、采购原则采购工作应遵循以下原则：1.公正性：确保所有供应商在同等条件下参与竞争，避免任何形式的偏见。2.透明性：采购过程应公开，确保各环节可追溯。3.经济性：在满足质量要求的前提下，优先选择性价比高的供应商。4.合规性：所有采购活动必须遵循相关法律法规及公司内部规定。三、采购流程1.需求确认项目负责人需根据工程进度及实际需求，向采购部门提交“采购需求申请单”。该申请单应详细列明所需物资的规格、数量及交货时间。2.需求审核采购部门对提交的需求申请进行审核，确认需求的合理性及必要性。审核通过后，采购部门将需求信息录入采购系统，并生成采购计划。3.询价与比价采购部门根据采购计划，向至少三家合格供应商发出询价函，要求其在规定时间内提交报价。报价应包括物资的单价、交货期及付款方式等信息。在收到报价后，采购部门对各供应商的报价进行整理与分析，形成比价报告。4.供应商选择根据比价报告，采购部门将对各供应商的报价、交货能力、信誉等进行综合评估，选择最优供应商。选择结果需报项目负责人审批。5.合同签署采购部门与选定的供应商进行合同谈判，明确双方的权利与义务。合同内容应包括物资的规格、数量、价格、交货时间及售后服务等条款。合同签署后，采购部门需将合同存档。6.采购实施在合同生效后，采购部门根据合同要求下达采购订单，供应商应按合同约定的时间和地点交货。采购部门需保持与供应商的沟通，确保物资按时到达。7.验收与入库物资到达后，项目负责人及相关人员需对物资进行验收，检查其数量、规格及质量是否符合合同要求。验收合格后，物资入库，并填写“入库单”。如发现问题，应及时与供应商沟通处理。8.付款与报销验收合格后，采购部门需根据合同约定向供应商支付货款。付款前需审核相关单据，包括合同、入库单及发票等。所有付款记录需在财务系统中进行登记。9.采购记录与反馈采购完成后，采购部门需将所有相关文件（如采购需求申请单、询价函、比价报告、合同、入库单及发票等）整理归档，以备后续审计。采购部门应定期对采购流程进行评估，收集各方反馈，持续优化采购流程。四、特殊采购流程针对特殊情况，工程公司设定以下采购流程：1.紧急采购：在突发情况下，项目负责人可直接向采购部门提出紧急采购申请，采购部门可在不进行询价的情况下，迅速联系供应商进行采购。2.集中采购：对于大宗物资或常规物资，采购部门可根据年度需求进行集中采购，以降低采购成本。3.框架协议采购：对于长期合作的供应商，采购部门可与其签订框架协议，约定长期供货的价格及条件，以提高采购效率。五、采购纪律为确保采购工作的公正性与透明性，所有参与采购的人员需遵守以下纪律：1.采购人员不得与供应商私下接触，所有沟通应通过正式渠道进行。

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