辽宁省鑫源温控技术有限公司采购与付款内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介...........................................................1

2公司采购与付款内部控制现状.........................................1

3公司采购与付款内部控制存在的问题...................................1

3.1采购预算和采购计划不合理.....................................2

3.1.1采购预算不合理.........................................2

3.1.2采购计划不合理.........................................2

3.2采购执行管理不到位...........................................2

3.3采购合同管理存在缺陷.........................................3

3.4付款审核环节不合理...........................................3

4公司采购与付款内部控制制度优化设计.................................4

4.1采购预算及采购计划优化.......................................4

4.1.1采购预算管理优化.......................................4

4.1.2采购计划内部控制优化...................................5

4.2采购执行过程优化设计.........................................6

4.2.1采购价格内部控制优化...................................6

4.2.2采购招标内部控制优化...................................7

4.3采购合同管理.................................................7

4.4采购付款管理.................................................8

5设计效果及小结....................................................10

参考资料............................................................11

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辽宁省鑫源温控技术有限公司采购与付款内部控制

制度优化设计

1公司简介

辽宁省鑫源温控技术有限公司成立于2018年7月12日，是一家国家级高

新技术企业，集研发、计算机软件开发、节能供暖系统开发和营销为一体。该

公司拥有200名员工和10000平米的智能厂房。公司的组织架构相对简单，设

立了一个最高级别机构——董事会，并由董事长直接对其负责。另外，有两名

副总向公司总裁汇报，7个业务单位则由副总负责。具体的组织结构图请见图1-1。

图1-1辽宁省鑫源温控技术有限公司组织结构图

2公司采购与付款管理现状

辽宁省鑫源温度控制科技有限公司是一家以太阳能电池为核心产品的供应

商，其产品包括光伏电池、智能显示屏、温度控制器等。该公司对每个部门的

工作分工和工作责任都有明确的规定。目前，采购员使用的是SAPERP系统，

只有财务和仓库两个部门可以进行数据交换。收货的具体过程为：首先，仓库

部门的工作人员将收货明细表输入到系统中；接着，财务人员会对其进行实时

的审核、批准和确认是否收货。

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企业的购进及付款管理统一,由财务部门和政府采购部门协同配合流程审

批,企业各种物资采购业务统一执行比价采购管理制度。并严格遵守政策、督促、

审查等物资采购流程。采购物资的种类、品种、数额均须严格地列入企业计划

管理,并依据建设项目的具体情况按计划实施购买。企业在交付购买进度款、建

筑材料设备款以及各种其他费用时要严格遵守审批手续。

3公司采购与付款内部控制存在的问题

3.1采购预算和采购计划不合理

3.1.1采购预算不合理

辽宁省鑫源温度控制科技有限公司的采购部门在制定采购计划时存在不科

学、不准确和不符合市场经济条件等问题，这些问题影响了企业的利益配置。

财务部门没有对采购部门的资金使用进行详细的规划，仅仅是根据采购计划进

行项目的布置，而并没有对采购计划和合同进行充分的了解。经常会出现货物

经过检测并进入仓库之后才开始进行登记的问题，这导致不能对公司的现金流

进行有效的调配。鑫源公司各单位只制定月度采购计划,采购单位按生产预算编

制生产方案,无法满足现场实际状况和随时会变化的需求条件。

3.1.2采购计划不合理

该公司的采购计划缺乏协调性。采购计划的完成需要销售部门、生产部门、

技术部门和仓储部门之间紧密合作。如果各个部门之间的关系不能良好配合，

将会对公司的运作产生很大影响，阻碍公司的发展。对于购买数量的问题，由

于没有与销售部门及其他有关部门沟通，也没有考虑公司存货状况，经常采购

数量不是最优的。

如果采购人员缺乏足够的行业调查和采购准备，就无法以更低的价格采购

到大量的商品，这将直接导致整个企业采购和生产成本的增加。但是，如果采

购的材料过多，就很有可能导致公司的存货过多，这样将造成大量的流通资产

被消耗，导致整体的存货周转效率降低。如果采购的材料总量过低，就会耽搁

正常的产品生产周期，从而导致整个企业的日常生产经营活动变得迟缓。一旦

产品停摆，无法按时交货给客户，将对公司造成很大的直接经济损失。为了保

证物资采购规模，采购人员按照生产部门和库房提供的数据，经过经手责任人

审查。但是，如果操作出现误差，就可能出现两个人相互推卸责任或无人负责

的情况，最终结果是公司要承担全部责任并遭受巨大损失。

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3.2采购执行管理不到位

辽宁省鑫源温度控制科技有限公司无法实行“公司集中采购”制度，因此

无法享受到该制度带来的优势。以大型FDI公司为对象，以集团型公司为基础，

逐渐形成了“全球合作型”的“全球采购”、“全球采购型”、“全球化”的

“全球化型”、“国际化”的“全球化采购型”等采购模式，这些采购模式能

够简化企业的采购过程，从而降低采购费用。当采购部门选择供应商时，他们

往往会倾向于选择长期合作的供应商，这样更容易通过招标获胜。但对于那些

拥有较强资源优势的供应商，他们很可能被排除在外，而中小型企业则缺乏相

应的优质供应商资源。

在2003年第三季度，重要工程合同中有三成以上是由一家公司签订的。招

标方式属于“流”的一种，采购公司倾向于选择自己熟悉的公司，尽管其信誉

度较高，但这也可能导致采购公司和投标公司串通、泄漏标底的现象。因此，

对于招标过程的控制不严，将直接导致采购成本的增加，同时也会导致修理和

维护费用的增加，给公司带来财务风险和不必要的经济损失。

3.3采购合同管理存在缺陷

辽宁省鑫源温控技术有限公司由于在签订合同时缺乏对供货商履行合同情

况的跟踪管理,有可能导致不按时提供货物的情况而危害企业。与某些供货商签

定的协议中,发生了货款全额预付,又或是预付款比率较高,严重影响财务资金

周转倒。

合同管理制度不健全、全责不明确:辽宁省鑫源温控技术有限公司恰恰在这

方面还有待进一步完善,但由于缺少系统的管理规定,使政府部门间的职责分配

不清晰,或者出现着政府部门间相冲突的现象。同风险管理意识较淡薄:由于公

司管理层缺少对履约经营风险预防和规避管理工作的认识,进而形成了公司购

买履约经营管理欠缺、资金短缺,也不能把公司的购买履行合同视为企业经营的

主要内容。履约管理信息化程度不高,履约风险管理手段较滞后:由于公司合同

管理工作的建设较为单薄,从而使得公司购买履约科学管理的手段比较落后。公

司内部采取的主要还有对上司汇报、对下属监督的传统做法,动态全方位地对合

同内容实施有效监管还很难实现,而纵向上的信息沟通渠道也相对比较少,因此

监管的工作效率也一般较低。

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3.4付款审核环节不合理

辽宁省鑫源温度控制技术有限公司的财务部门审核付款资料的标准不够严

格，对其他部门的付款申请单、收据、入库单等进行了审核，即使备份协议、

仓库收货单、材料收货单等资料不完整仍然进行支付。当购货者将发票送到财

务科后，在财务部门审核通过后，就可以进入仓库查看验收情况，查看验收种

类、单元等是否与发票信息相符。对于原材料的利用，即使在实际生产中出现

了不符合要求的商品，也无法进行跟踪。生产单位和仓库等部门也没有意识到

这一点，索性实施了支付管制。如果出现货物不达标的问题，就会造成不必要

的经济损失。

该公司的财务部门在收到账目后不进行审核，就可以在账目上签字，纳长

看到财务部门的签字后就可以开始付款。但对于大型原料工程的资金支出，由

于未经有关部门批准，很容易引发巨大的金融风险。在公司的支付流程中，由

于对内部控制不严，未进行内部控制，因此在应付财务时，公司可以随意进行

操作。在月末结束时，公司会了解不同供货商的付款期限是否有减少。如果在

一个制度下无法按期支付应付账款，公司将提前支付，这给公司的融资带来了

很大的困难。

4公司采购与付款内部控制制度优化设计

针对辽宁省鑫源温度控制技术有限公司存在的上述问题，结合相关财务管

理和内部控制理论，对公司的采购与付款内部控制进行优化设计，以提升公司

整体的采购管理能力。具体优化方案如下：

4.1采购预算及采购计划优化

4.1.1采购预算管理优化

采购预算是供应单位为了配合企业年度销量预期及产品数量,对所需要的

原材料的总量和价值制定的方案,对未来需求状况做出预估的管理手段。采用预

算管理的管控,能够协助公司实现资产最优化的分配。采购预算控制是企业内部

控制管理的重要手段,是企业会计管理中不能缺少的重要管理组成部分。采购预

算需要先由企业财务部门的财务总监反复审查并确定,然后再由董事长审核确

定,一环扣一环分配好部门的责任。采购预算内部控制优化如4-1:

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图4-1采购预算管理内部控制流程图

4.1.2采购计划内部控制优化

辽宁省鑫源温度控制技术有限公司的生产部门和其他需求方提出了需求，

采购部门对需求进行整理。对各单位和仓库的库存情况进行审核和分析，估算

采购量，确定采购单位、采购截止日期并启动规划。采购部门制定需求计划后，

需要让生产部门对其进行统计和梳理，并调查其与公司实际产品需求是否匹配，

必要时进行调整。待确定不放后,将需要计划按照流程顺序递交生产总监、营销

总监审批,上述任何一方不能使用,购买单位就需要最新的产品计划,直接采购

计划制定完毕,再递交财政部进行核算、整理,方便财政部进行管理使用。最后

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董事长对提交需求情况进行审核,符合条件的进行审批,确定采购计划。购买数

额达到五亿元上限的申购单,则需董事长对提交需求情况进行审核。采购部按照

有关要求进行购买预算计划,并负责对审核过程涉及的有关资料做好归档,如图

4-2所示。

图4-2采购计划管理内部控制流程图

4.2采购执行过程优化设计

4.2.1采购价格内部控制优化

为了实现完善的进货和支付的内部控制过程，辽宁省鑫源恒温科技有限公

司还应设立内审部门，对所购买的产品价格和供货商进行内审。如果内审不通

过，应及时将进货和支付的内部控制部门退回给供货商，否则将重新接受供货

商的出价。所有的过程和方法，最终的结果，都需要接受内审的监督和审查，

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以避免出现供应商、采购部门工作人员徇私舞弊、与供货商勾结等损害企业利

益的情况。通过专门的内部审计和审查，可以帮助公司规避风险，在很大程度

上可以帮助公司降低经营成本，从根本上可以帮助公司找到最适合、更优的供

应商，帮助公司实现整个公司产品线的有序经营。在内审监管下，最优的内部

控制流程如下图所示：:

图4-2内审监督下采购价格管理内部控制流程图

4.2.2采购招标内部控制优化

为了提高辽宁省鑫源温度监控技术有限公司的招投标活动的规范化程度，

应对现有的招投标活动进行进一步改进。可以采用供应商内部投标或公开招标

的方式，通过开放、评估和决标的过程，选出优质供应商，并签订采购合同，

以便对商品价格进行合理有效的控制。采购部门应遵守国家采购管理制度，结

合公司实际情况，编制供应商采购投标文件，并提交采购经理审核后，进行公

开投标。采购部门应将优质的供应商作为目标，并确保所选供应商符合相关要

求。

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4.3采购合同管理优化

公司与供货商保证长久合作,维护双方的权益,依赖于公司和供货商合理履

行购销协议。良好的购销协议能保证辽宁省鑫源温控技术有限公司实际运作过

程中,权益没有损失,不致有经济纠纷的产生。采购部要针对企业的具体状况、

购买要求,制定购买计划和采购协议。通过完善购买协议的管理过程,设置法律

顾问,确保企业购买协议制定的合法性和有效性,维护企业权益。明确合同制度

与职责落实到相关部门,公司法律部门反复审核合同风险,增强公司对风险管理

的意识从而避免公司利益的损失。出货预付款时可以和供货商签订预付款说明

定金货款的30%,剩余货款采用货到验收付清,如果双方有违约赔付违约金。这样

有效地减少了公司的资金压力缓解财务资金问题。优化后的流程如下图所示：

图4-3采购合同内部控制流程流程图

4.4采购付款管理优化

付款环节作为采购与付款最后一个环节,供货商提供货物并开发票,发票由

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公司三个部门反复审核与审批分别是采购部门、财务部门、仓库部门三层审核

通过后才能最后付款。对于大宗采购产品必须要各层相关领导签字确认最后总

经理确认发向出纳签字出款,对于每一级签字人员都负直接关系。

为了确保物资采购和支付的品质，辽宁省鑫源恒温科技有限公司的财政部

和供应商采购部都应该制定严格的审核和监管制度，以检查物资采购和入库的

品质，并作为最终的第一道防线。本文结合辽宁省鑫源恒温科技有限公司实际

的供货情况和支付方面存在的问题，对其支付的内控过程进行了有目的的设计

和优化，见图4-4。

图4-4付款内部控制流程图

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5设计效果及小结

在服务方面，如采购和付款，其内部控制可以直接体现出运营的活跃程度。

这是公司内部控制的重要部分。本章主要对辽宁省鑫源温度监控技术有限公司

的整体内部控制进行了分析，并结合该公司的实际情况，对其在采购和支付过

程中所面临的实际问题进行了分