长沙昊天印刷有限公司材料采购业务账务处理流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 长沙昊天印刷有限公司简介 长沙昊天印刷有限公司材料采购业务账务处理流程优化设计长沙昊天印刷有限公司简介长沙昊天印刷有限公司成立于2010年，注册资金为500万元，位于长沙市开福区。公司主要经营包装装潢印刷品和其他印刷品印刷；装订及印刷相关服务，现有海德堡四色对开CD-102四台，海德堡SM52－4五台，海德堡PM52-4六台，GTO52-4七台，并有覆膜、胶订、UV、烫金（银）等一系列印后加工设备，具有雄厚的硬件设备支持。2020年，公司全年销售额达854万元，较上年增长4%，凭借高质量的服务应得了客户的好评，取得了不少优秀供应商称号。长沙昊天印刷有限公司现有员工125人，80%来自长沙各大院校。公司现有领导班子5人，分别为总经理1人、副总经理2人、技术总监1人、财务总监1人，下设行政部、仓管部、销售部、采购部、生产部、设备部、质检部、财务部等8个部门。图1长沙昊天印刷有限公司组织结构长沙昊天印刷有限公司材料采购业务账务管理现状近年来，随着互联网与信息技术的发展，长沙昊天印刷有限公司的印刷业务出现了下滑趋势，目前已战略性与长沙部分高校、政企合作，以大客户为主要抓手进行拓客，以此稳固公司的营业收入保持正向增加。根据2020年度印刷原材料的使用统计，原材料使用种类为140种，材料成本达到356.2万元，可见公司对于原材料的管理十分复杂，特别是非大宗订单的日常生产所需的材料，每次需求量不大但是种类繁多，以至于采购管理十分复杂，具体材料使用情况见表1。表1长沙昊天印刷有限公司2020年度材料使用情况表类别材料种类种类比例年度费用（元）费用比例版材64.29%154605043.40%软片21.43%345110.97%油墨1510.71%105478029.61%纸张3424.29%54603015.33%生产辅料6546.43%3557849.99%劳保品1812.86%247850.70%合计140100.00%3561940100.00%对于长沙昊天印刷有限公司的采购管理工作，将200万元以上的生产订单作为大宗订单，200万元以下的生产订单作为日常生产订单，对生产订单的材料采购管理可以分为事前控制、事中控制和事后控制。事前控制方面，长沙昊天印刷有限公司设立了采购部，由副总经理B进行分管。每年12月，采购部会根据生产部的大宗订单需求，制定年度采购计划，主要包括原材料采购，报副总经理B、总经理审批通过后，向财务部提交资金计划，次年按计划实施采购计划，具体流程见图2。图2长沙昊天印刷有限公司大宗生产合同材料采购审批流程事中控制方面，长沙昊天印刷有限公司在实施采购工作时，由生产部提交采购任务书和需求清单，由采购部选定供应商，填写采购申请，经部门经理、副总经理B和总经理审批，签署材料采购合同，具体见图3。同时，采购部向财务部申请材料预付款，由财务部审批完成后，向供应商支付预付款，并记入“应付账款”科目。图3长沙昊天印刷有限公司日常生产材料采购审批流程事后控制方面，长沙昊天印刷有限公司在实施采购验收方面，由供应商供货至仓库，由采购部进行现场验收并填写验收单提交仓管部，由仓管部根据采购审批单、验收单进行入库，填写存货台账并提供入库单据至采购部。最后，财务部根据采购部提交的入库单、发票进行材料货款审批，具体流程见图4。期末，财务部根据采购部提交的入库单据，核实货款已付但未验收入库的在途物资的采购成本，记入“在途物资”科目。图4长沙昊天印刷有限公司材料采购验收流程长沙昊天印刷有限公司材料采购业务存在的问题材料采购计划管理不完善长沙昊天印刷有限公司在采购计划方面，采购部会在每年12月根据下一年的生产订单需求，制定采购计划，并提交采购预算给财务部，作为下一年资金计划的依据。然而，对于签署订单合同并要求本年度内完成生产的订单，并没有制定采购计划和资金计划。目前，针对销售部签署的订单合同，要求当年生产，通常是由生产部提出生产需求，主要包括材料、设备和人员需求，由仓储部负责核实库存是否满足生产需求，若不满足则由生产部提交采购任务书和需求清单给采购部，由采购部发起采购审批流程。长沙昊天印刷有限公司年度大宗生产合同量较少，2020年度超过200万元的生产合同仅2个，金额合计500万元，占全年销售额58.55%。正是由于大宗生产订单较少，公司大量的小额生产订单造成了生产材料需求繁多，难以管控，以至于采购部经常性的进行采购，甚至多次出现本月采购同样的材料，下个月因新的生产订单需求采购同种材料，又发起一次采购申请。此外，采购数量也极为不合理。根据2020年库存盘点，海德堡四色对开CD-102的印刷辅料（橡皮夹条）尚有库存548根，根据目前每月消耗8根，需要5.7年方可消化完毕，而印刷机的平均更新年限为5年，客观上说明采购数量十分不合理，造成了严重的库存。然而，在部分生产材料的采购方面，又没有长远考虑，简单按照生产部的当前需求进行采购，造成了短期内多次采购同种材料的情况，影响工作效率。采购部在采购方面存在无计划性，存在生产缺乏材料的风险，而且时不时的小额采购无法与供应商进行价格谈判，也造成了公司的材料成本居高不下。材料采购审批和验收环节不完善长沙昊天印刷有限公司在采购审批方面，主要存在两方面问题。一是公司小额生产订单多的情况下，原材料采购种类和频次繁多，根据2020年采购情况汇总，全年完成材料采购53次，材料采购140种，从单次采购金额划分来看，全年1万元以下采购5次，1-5万元采购20次，5-10万元采购16次，10-50万元采购8次，50万元以上采购4次。无论采购金额大小都需要副总经理B、总经理签批，而公司领导时间有限，特别是总经理签批环节较为缓慢，造成了采购效率较低。二是采购部负责采购和验收，没有其他部门进行监管，而仓管部只是核对采购审批单和入库材料的种类、数量，不对入库质量进行审核，以至于材料验收管理不严格，客观造成了不合格的材料入库。同时，存在采购验收合格，仓管在入库运输或仓库保管过程中出现损坏情况，采购部和仓管部各执一词，互相推脱管理责任，仓管不出具入库凭证。采购部无法提供入库凭证作为验收依据，无法向财务部请款，“在途物资”科目金额无法消减。材料采购方式单一长沙昊天印刷有限公司在材料采购的供应商选择方面，采取供应商库、市场询价比选的方式进行采购，对于板材、纸张、油墨等高消耗量的材料进行集中采购，对于其他材料则采用市场询价比选的方式进行采购。目前，长沙昊天印刷有限公司已建立供应商战略合作库，现合作库内共有3家单位，分别负责板材、纸张、油墨的供应，其他材料由采购部根据生产需求进行招标采购。公司成立供应商战略合作库的初衷是提高服务效率、质量以及价格，然而早期入库单位仅剩3家保持合作，以至于形成了价格垄断，对比市场价格已不再有优势。另一方面，生产部在采购任务书和需求清单中，对于材料的需要进行了指定性要求，经常出现材料独家生产和供应的独特现象，以至于采购部难以在市场中进行询价比选，客观上造成了采购部对于材料的价格无法控制，以至于成为材料成本价格居高不下的主要因素之一。同时，由于生产需求的材料具有特殊性，因此难以用于其他印刷生产线，一旦原生产订单中止，所采购的材料将长期成为库存，影响公司的资金流转。长沙昊天印刷有限公司材料采购业务流程优化设计采用定量与定期结合的采购方式制定计划为改善长沙昊天印刷有限公司在材料采购计划方面的不足，我认为应该采取ABC分类方法制定采购计划，对于物料材料中的种类较少但占用金额较大的材料采取定量采购，当库存量降低至安全值时进行补充采购，对于物料种类大，占用资金量较少的材料采取定期采购，根据仓库盘点情况进行采购控制存货量。根据2020年度的材料使用种类与金额的情况，对于物料材料中的种类较少但占用金额较大的版材、油墨根据往年的生产使用情况，结合当年的生产计划制定采购计划，报财务部申请资金预算进行材料的定量采购。而对于种类繁多，且占用金额较少的纸张、印刷辅料等采用定期采购的方式。同时，根据定期采购材料的当年生产计划及实际使用情况，实时调整订货周期，并编制成表，确保材料按时入库又不会产生过多库存，具体分类见表2。表2长沙昊天印刷有限公司材料采购方式及周期类别材料种类采购方式采购周期A版材定量采购6个月油墨6个月B纸张定期采购3个月印刷辅料3个月C劳保品3个月软片3个月完善采购审批和验收环节为改善长沙昊天印刷有限公司在材料采购审批方面的不足，我认为应该对采购审批和验收审批环节进行优化。生产部提出需求采购部通知供应商报价生产部提出需求采购部通知供应商报价5-10万元订单，副总经理审批10万元以上订单，总经理审批采购订购5万元以下订单，采购部经理审批图5长沙昊天印刷有限公司材料采购审批流程优化（权限划分）二是加强长沙昊天印刷有限公司的采购验收，首先明确采购部经办人员为材料质量第一责任人，在验收流程中加入“质检部和生产部”，以生产部、质检部、采购部联合对材料进行抽检、验收，符合订购合同质量要求方可要求仓管部入库。仓管部根据入库清单核对完成入库后，由仓管部出具入库单，交采购部。最后由采购部提交入库单、发票至财务部请款，由财务人员核实票据信息，经财务总监签批完成付款工作，并录入财务系统，确保账实一致。材料采购方式和途径多元化为降低长沙昊天印刷有限公司采购成本，改善供应商库价格垄断的现状，我认为应该进一步扩充战略合作供应商的数量，确保供应商库中供应A类别材料的供应商不少于3家。对于供应商库中的单位进行定期评价，服务质量高、效率高、具有价格优势的供应商优先合作，形成良好的采购比价模式。对于B、C类别材料，在多方比价的情况下，优先选择供应商库内单位，让更多的单位进入供应商库，进行动态评价，末位淘汰制筛选优质供应商。为降低长沙昊天印刷有限公司采购成本，通过定期的长沙地区印刷材料的实地考察，以及网络查询等方式，梳理出适合长沙昊天印刷有限公司的季度材料价格信息表，以此作为询价比选的依据，也可以增加供应商的数量，从而为降低采购成本提供有力支持，具体信息表见表3。同时，在财务处理方面，可以采用商业汇票对长期合作的供应商进行付款，并计入“应付票据”科目，在供应商选择方面也应优先选择接受“商业汇票”的，以此降低公司的现金支出。表32020年长沙地区印刷材料价格行情咨询表设计材料类别规格品牌市场询价供应商备注一季度二季度三季度四季度总结长沙昊天印刷有限公司在材料采购方面存在材料繁杂、成本难以有效控制的情况，通过对采购业务账务处理流程进行优化，采取定量和定期相结合的采购形式，保障了库存量维持在合理水平，在采购审批、验收以及供应商的选择方面进行完善，有效降控制了公司的材料费用，降低了公司的成本费用，提高了公司的运营能