嘉嘉超市采购环节内部控制优化设计

目录

1嘉嘉超市简介..................................................1

2嘉嘉超市采购环节内部控制的现状................................2

2.1物品采购方式..............................................2

2.2物品采购流程..............................................3

3嘉嘉超市采购环节内部控制存在的问题分析........................4

3.1采购计划不完整............................................4

3.2采购价格不稳定............................................5

3.3采购内部控制规章制度不完善，职权分配不清晰................6

4嘉嘉超市采购环节内部控制制度优化..............................7

4.1完善采购计划..............................................7

4.2加强对不同供应商的甄选....................................8

4.3建立健全采购内部控制规章制度实现职权分离..................9

参考资料....................................................10

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嘉嘉超市采购环节内部控制优化设计

1嘉嘉超市简介

图1嘉嘉超市正面照

嘉嘉超市始于2007年，占地400多平方米，两层高，位于长沙市岳麓区咸

嘉花园综合楼1楼，注册资本100万元。超市工作人员有十人左右，有专门的

店长统筹工作，以及专门的采购人员等负责采购工作，收银员四名，保洁工作

人员两名。紧靠望岳路以及湖南工商大学地铁站，地理环境位置较为优越，有

较大消费人群及人流量。2020年底重新简单装修一次，更换了部分老旧设施，

并转让一小部分门面给大斌家火锅店进行营业。从开业时生意较好，至中间一

段时间货品价格较高导致消费人数较低，2020年装修至今情况有所好转，转型

为主卖食品生鲜等货品，得到了不错的反馈，满足了小区的生鲜产品需求，出

租部分门面给火锅店也得到了其他业务收入，减少了超市维持压力。附近无其

他相同类型超市，竞争压力较小，但一公里处有菜市场，也带来了生鲜食品上

的竞争压力。而除了主营生鲜食品以外，超市产品也较为齐全，各种类别产品

都有销售，但大种类齐全带来的现状就是大类里的小类较少，品牌选择较少，

以及货量较少，可能会导致因货品短缺带来的亏本，生鲜食品产品种类较为齐

全且选择空间大，所以消费者的消费方向大多都是购买生鲜食品，导致了其他

商品，如床上用品、文体用具、箱包皮具有许多滞销的存货，长时间的商品滞

销带来商品更新速度缓慢，使超市商品更新陷入了较差的循环中。

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表1嘉嘉超市主要采购及销售商品分类

商品大类包装食品饮料烟酒副食粮油生鲜类日配类

休闲食品饮料罐头速食品畜禽类面包主食

饼干糕点酒类调味制品粮食类水产类熟食素食

糖果烟草土产干货食用油蔬果类奶蛋类

商品种类

冲调食品酱菜熟食速食冻品类

营养保健保鲜果汁

品

商品大类散装加工文体办公五金家电家居百货洗涤日化针纺服饰

散货食品文化办公五金家电休闲用品个人洁肤床上用品

自制加工体育娱乐箱包皮具家用清洁针棉织品

图书音像家居用品家用纸品服装服饰

商品种类

类

玩具类杀虫芳香鞋帽类

类

2嘉嘉超市采购环节内部控制的现状

2.1物品采购方式

嘉嘉超市现存三种不同的采购方式，三种方式均有实施。第一种采购方式

为供应商运送货品到店后（供应商不固定），店员验收入库，付款方式为货到

付款。第二种采购方式为采购物品较多时，由公司租赁货车派货车司机与采购

人员去市场集中采购，采购后再拉往店内，但是这种情况相对于其他两种来说

较少。而且装卸成本和途中的损耗也较多。第三种采购方式为自采，采购人员

会根据本企业每天的营业情况和效益好坏程度，对于各类货品销售的具体情况

自行驾车前往市场采购。一般日常采购大部分都是第三种，由采购人员自驾去

市场批发采购。三种方式各有利弊，各采购方式占公司采购方式的比例，如图

2所示：

11%供货商送货

35%

自采

54%派车采购

图2嘉嘉超市采购物品方式图

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2.2物品采购流程

嘉嘉超市的三种采购方式中最常用的两种为自采以及供应商送货，以自采

为例，超市工作人员需核对好超市内的库存、货品生产日期等及时补充各项商

品，并将补货清单发至专门的采购人员，采购人员对照清单进行采购并留好收

货单。以及每天补充生鲜食品，自驾前往附近的菜市场或是马王堆批发市场进

行采购，采购规模不算特别大，所耗时长一般为2-3小时之间，根据补货清单

以及收货单下拨经费，一般情况下会首选自行采购的方式去进行，采购经费通

常以付款单据为准，再给予采购人员100元左右的油补及额外补贴

而第二种供应商送货，则会在每周周三、周天清点商品，得以知道货品的

需求量，再将清单发给相对应供应商，各类货品的供应商不是固定的，各供应

商商品价格各有差异，看需求最高的商品哪家供货商最为实惠。一般是从高桥

批发市场装车发至超市。中午十一点前联系供货商，在下午的二至三点即可到

达超市，再由超市采购人员进行货品的清点，看有无破损，并将破损商品清点

出来做好统计向供货商进行折现，最后根据实收的货品数量付款至供货商，运

费通常为200元。

第三种派车采购则较少，因派货车来回车费较高，同时装车卸车人力耗费

严

每周三、周天工将货品需求发至

作人员清点货品采购人员

采购人员联系相供货商当天将商

应供货商品发至超市

采购人员清点商

品数量，检查商品情

况

图3采购流程图

重，采购效率也比较缓慢，只有超市需要补充较多商品时才会选择派车采购。

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首先联系货车司机到嘉嘉超市，带上采购人员前往采购地点，采购人员与供货

商沟通并签订购货合同，再统一装车拉至超市，耗费时间较多，通常为早上到

中午，所以一般嘉嘉超市采取少量多次的采购方式，租赁中大型货车拉货的价

格通常为一天400-600元。

三种采购方式从费用上对比，自采以及供应商派送明显优于租赁货车采

购。

3嘉嘉超市采购环节内部控制存在的问题分析

3.1采购计划不完整

正如“一个好的开端便是成功的一半”所说的这样，采购计划是整个采购过

程的起点是企业采购环节的重要要素，一个采购计划可以影响进货的物品、价

格。企业如果没有好的采购计划很可能导致企业采购的失败，致使企业采购的

物品价格偏高，或者质量低劣，从而影响超市的整体利润得不到提升。所以对

于嘉嘉超市同样而言，应该重视每一次的采购。表2为超市2022年4月30日

盘点后所需临时补充的货品，每个货架负责清点货品的工作人员，早上通过盘

点表清点自己负责货架的货品，记录在自己的盘点表上。通过盘点表从而发现

需要补充的货物，每个人再统一写至一张单子上，而到了中午采购人员要进行

自采的时候，负责清点的工作人员们却忘记统计清点的单据放在哪，因为是由

多人一起统计，但并无人管理此单据，只得重新通过每人手中的货架货品盘点

表重新进行统计，这样随意的行为导致效率低下。

表2超市4月30日所需补充货品单据

货品名称数量货品名称数量/货品名称数量

/件件/件

可比克薯片16康师傅冰红茶13小号笔记本10

康师傅方便面23康师傅绿茶7胶棒17

劲仔小鱼11营养快线14笔筒8

酱板鸭8东方树叶20晨光黑色水性笔20

表32021年嘉嘉超市生鲜食品销售比例表

商品种类销售量所占比例

休闲食品32%

水果生鲜39%

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糖果11%

冲调食品8%

营养保健品10%

工作

供应人员

商

店长

采

购人

员

图4采购人员关系图

表3为嘉嘉超市在2021年包装食品的销售比例，从表中很明显的可以看出

水果生鲜和休闲食品的销售量所占比例比较大，糖果、冲调食品以及营养保健

品的销售量所占的比重比较小，但是由于超市工作人员只是简单的进行不足货

物的清点，没有进行详细的数据把控，导致货物长时间堆积，带来了亏损，采

购计划单拟定不合理。从图4可以看出，从采购计划到采购过程中，上至店长

下至超市其他工作人员都没有参与其中，都是由采购人员进行单独的采购，其

他工作人员将货品清点情况交至采购人员，但采购人员并没有对此做出一个详

细的采购计划以及采购方案。店长在其中也没有起到监督管理作用，导致超市

的采购计划一直未被完善。

3.2采购价格高于市场平均价格

进货价的高低，直接决定了原料的进货成本，最后又会对销售商品的进货

成本产生影响，从而对嘉嘉超级市场的盈利产生影响。嘉嘉超级市场的采购人

员，在签署合同时，既不进行详尽的市场调查，也不采用其他比较方法来挑选

供应商，导致所购部分商品的价格高于市场平均价格。秉持“比质比价、货比

三家”的原则，不仅在对比价格的同时也可以对质量有一个合理衡量。我们应

在同等商品的前提下选择质量好且价格更划算的。

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表4嘉嘉超市采购相同品质下各供应商的价格对比

水果类蔬菜类肉类

供应商1价格实惠价格偏高价格偏高

供应商2价格正常价格实惠价格正常

供应商3价格偏高价格偏高价格实惠

以表4来看，超市水果应在供应商1处购买，蔬菜应在供应商2处购买，肉

类应在供应商3处购买。而采购人员寻找供应商时，水果与蔬菜类统一都从供应

商2处购买，导致产生不必要的成本，没有在多处供应商处进行比较，或是采购

人员的随心所欲所导致。

3.3采购内部控制规章制度不完善，职权分配不清晰

在任何企业的生产运作中，都要有完善的规章制度，并要有合理的权限分

配，这才能保证采购环节的顺利进行。嘉嘉超市的采购管理工作还处在摸索阶

段，虽然有了一定的规范和规范，但还需要进一步的完善。由于整个行业的市

场环境是在不断改变的，所以嘉嘉超市必须要跟上市场的发展潮流，适应这种

变化的规律，在经营方面进行创新与改善。同时，对内部控制制度进行科学合

理的权力配置，确保各责任主体的权利和义务，也是内部控制制度的重要内

容。但实际状况来看，嘉嘉超市的采购人员也同时兼任货物的验收和仓库管

理，在2022年6月15日晚上的采购任务可得知，平常的采购过程中从采购到

入库，接触全过程的只有采购人员一人，无人监督管理，有时会遗漏需采购的

货品，通过表5可得知采购人员采购的货品并不科学，苹果已没有库存，却只

够买了一箱，香蕉还有十箱，却又采购十箱，这样导致超市不同商品的存货数

量不合理。在采购工作中，仅仅为采购人员单独根据超市的营业情况，并独自

前往市场进行自采，货物到了超市之后，无人清点采购人员自采的货品，由采

购人员自行验收入库，导致经常有货品临时短缺需要临时再采购。采购人员以

上交单据就可得到下拨的经费，此种方式有让人滥用职权的可能发生，相等于

一个人掌管着采购的全部，这是采购流程的不科学，严重破坏了内部控制的完

整性。

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表5水果类货品采购人员采购数量与实际库存对照表

货品名称苹果/箱香蕉/箱西瓜/个柑橘/箱菠萝/个车厘子/箱

采购人员110156105

采购数量

超市实际01012174

库存数量

4嘉嘉超市采购环节内部控制制度优化

4.1完善采购计划

采购业务的流程主要有以下几个部分：编制采购计划，请购，选择供应

商，确定采购，价格，签订采购合同，验收，退货，付款，会计控制等，这些

部分都有自己的内部控制过程。收银人员每结算一样商品都应经过电脑，这样

一天工作结束时，电脑内的库存数据才会更加准确。因此可以根据销售情况及

市场需求或仓储部依据仓储情况填写《请购单》经过相应财务人员审核后实

施。每当与新的供应商进行合作时都应会同超市的采购人员、财务人员、仓管

人员等相关人员对其进行严格的资质审查。然后采购人员填写《付款申请

单》，财务部出纳人员依据采购合同条款规定、依据发票、验收证明等单据复

核《付款申请单》后，提交采购负责人根据规定权限进行审批，办理付款。通

过内部控制流程科学，合理的制定，规范了采购业务各个环节的内部控制，使

各个环节有序顺利地进行。例如牙膏，通过电脑里的各项库存数据，进行不同

品牌牙膏的采购，从表10可得知A、D品牌牙膏存货尚且足够，B、C品牌牙膏

需要补充购买。由仓储管理人员填写需要购买的B、C品牌牙膏的请购单，再由

采购人员进行自采，并填写付款申请单。

表6各品牌牙膏电脑存货数据

A品牌B品牌C品牌D品牌

货架待售2241526

仓库存货3011010

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表7商品销售情况登记表

商品种类采购数量实际销售数量销售百分比

表8商品销售情况登记表

商品种类销售数量商品大类总销售量商品种类所占大类销售百分比

休闲食品包装食品销售总量

饼干糕点

糖果

冲调食品

营养保健品

饮料饮料烟酒

酒类

烟草

其他

根据表7、8可以知道哪些商品需要继续再采购，哪些商品不需要再继续采

购；根据表可以知道在商品大类中主要偏重采购哪类商品，这样对制定采购计

划能起到不少的帮助，同时采购的可行度也比较高。

4.2加强对不同供应商的甄选

嘉嘉超市应建立供应商选择制度。采购管理人员以物资采购计划为基础，

利用商品目录、商品简介、市场咨询等多种渠道，对需要的各类物资的市场分

布、生产厂家、价格以及发展趋势等展开全面的调查和分析，对比了各种供应

商的优势和劣势；构建供应商淘汰制度，对供应商所提供的物资或劳务的质量

以及价格、交货及时性、供货条件等展开实时调查，以此为依据，来选择更好

的供应商，从而得到供应商的选择清单，在经过调查之后，可以对供应商展开

合理的选择，并对其进行调整，并对更换供应商或者选择新供应商进行相应的

记录。依据市场行情及采购计划，科学地选择采购模式，同时建立采购物资定

价机制，采取协议采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格，最大限度

地减小市场变化对嘉嘉超市采购价格的影响;一般物资的采购可以采用询价或定

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向采购的方式并签订合议;小额的物资或劳务等的采购可以采购人员自行直接购

买并保存进货单等方式。

表9水果供应商综合性调查分析表

货品质量货品价格供货条件经营状况供货及时性

供应商A优良偏高优良中等高

供应商B良好偏高优良较差高

供应商C良好中等中等优良中

例如，通过表9，我们对供应商A、供应商B、供应商C进行了供应商的几

个方面的综合调查。可以得知三家供应商选择上各有利弊，供应商A有着优良

的货品质量和优良的供货条件以及及时性，但价格也是偏高的，导致其经营状

况一般：供应商B的货品质量一般，但货品价格偏高，导致经营状况较差，但

也有着良好的供货条件和及时性;供应商C有着良好的货品质量和中等的货品价

格，但其货品质量与价格的优势也得来了优秀的经营状况，供货条件和供货的

及时性有所下降，有时订购的货品到第二天甚是第三天才能送达。通过对三家

不同供应商的综合性调查可以得知我们的选择，在不急于补充货品的时候我们

可以尽情选择优势较大的供应商C，当天需要补充货品的话则可以选择供应商

A，虽价格偏高，但其货品质量也是较高的，各方面均衡。

4.3完善采购流程中的各管理人员区分