西北大学办公管理系统培训手册

西北大学办公管理系统

培训手册

长沙中力大方信息技术有限公司

2016年9月17日

目录

第一章前期准备.................................................错误!未定义书签。

1.1安装office控件.......................................错误!未定义书签。

1.2安装office升级包.....................................错误!未定义书签。

1.3设置信任站点..........................................错误!未定义书签。

第二章系统基本操作.............................................错误!未定义书签。

2.1登录系统..............................................错误!未定义书签。

2.2主界面介绍............................................错误!未定义书签。

2.3文档页面介绍..........................................错误!未定义书签。

2.4功能模块.............................................错误!未定义书签。

2.5修改密码..............................................错误!未定义书签。

2.6退出系统..............................................错误!未定义书签。

第三章党委发文操作案例.........................................错误!未定义书签。

3.1党委发文流程..........................................错误!未定义书签。

3.2文件起草..............................................错误!未定义书签。

3.3文件提交..............................................错误!未定义书签。

3.4文件处理..............................................错误!未定义书签。

3.5排版签章..............................................错误!未定义书签。

3.6文件下发..............................................错误!未定义书签。

3.7跟踪查询文件..........................................错误!未定义书签。

第四章会议申请操作案例.........................................错误!未定义书签。

4.1会议室申请流程........................................错误!未定义书签。

4.2会议室申请............................................错误!未定义书签。

4.3提交申请..............................................错误!未定义书签。

4.4处理申请..............................................错误!未定义书签。

第五章办公邮件.................................................错误!未定义书签。

5.1写邮件.................................................错误!未定义书签。

5.2邮件管理..............................................错误!未定义书签。

5.3通讯录................................................错误!未定义书签。

第六章操作说明.................................................错误!未定义书签。

6.1操作理念...............................................错误!未定义书签。

6.2其他特殊操作...........................................错误!未定义书签。

6.3业务流程图.............................................错误!未定义书签。

第一章前期准备

推荐使用IE浏览器（8.0版本以上）。使用前的必要条件：

1、计算机已安装Office2003完全版（或更高版本）或WPS；

2、0A系统的地址：；

3、0A系统的登录账号及密码（登录账号为8位职工号，与

统一门户账号一致，初始密码为123456）；

L1安装office控件

第一步：打开IE浏览器，输入地址"“访问0A；

第二步：在登录界面点击“备用软件”，点击“Office控件”

下载并安装文件，如下图：

第三步：运行uNtkoOfficeControlSetup.msi,,文件开始安

装，如下图：

第四步：单击“下一步”，选择安装文件夹，按照提示完成

安装，如下图:

L2安装office升级包

如计算机Office版本为2003,则必须安装该office2007兼

容补丁。

第一步：打开IE浏览器，输入地址；

第二步：点击“备用软件”，点击“0ffice2007兼容补丁”

下载安装文件；

第三步：运行"FileFormatConverters.exe”，按照提示完

成安装。

L3设置信任站点

第一步：打开IE浏览器，点击菜单栏的“工具”一"Internet

选项”,如图:

第二步：选择“安全”一”受信任站点”一“站点”，添加

0A地址,并“确定”,如图：

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(说明：“对该区域中的所有站点要求服务器验证(https)”

必须取消。)

第二章系统基本操作

2」登录系统

第一步：打开IE浏览器，输入地址，按“回车键”进入0A

登录界面，如图：

第二步：输入用户名、密码（用户名为职工号，与统一门户

账号一致，初始密码为123456）。点击“登录”即可成功登

录0A。

2.2主界面介绍

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＞快捷菜单：用户可在此区域点击快捷按钮进行修改密码,

登录办公邮件，报送系统问题以及系统注销等操作。

＞首页：点击可回到系统主页面；

＞办公邮件：点击进入邮件页面；

＞问题报送：点击进入系统维护平台，可报送系统使用中遇

到的问题；

＞用户设置：点击进入修改个人基本信息；

＞导航菜单：用户可以快速进入各功能模块；

＞数据视窗：用户在功能菜单中点击相对应的功能模块，直

接出现对应功能模块的信息数据；

＞新建：在数据视窗中新建一条数据；

＞删除：在数据视窗中以选中一条记录后，可以删除所选择

的记录;

＞修改：在数据视窗中选中一条记录后，可以修改所选择的

记录;

＞搜索：点击此处可以指定搜索符合特定条件的记录;

＞帮助：打开系统帮助文档;

2.3文档页面介绍

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＞退出：不保存，直接退出;

＞保存退出：保存并退出;

＞正文：进入文件编辑页面，可编辑文件内容;

＞提交：讲编辑好的文件提交给对应的用户;

＞处理：签署意见;

＞意见修改：修改已经签署的意见;

＞办结：终止流程，办结该文件;

＞流程记录：查看该文件的流转过程和处理情况；

＞取回：取回已经提交的文件；

＞打印：打印当前对象；

＞收藏：收藏该文件；

＞帮助：点击“帮助”获取操作提示；

＞特殊提交：可将文件跨业务环节直接提交给指定的用户；

2.4功能模块

（1）个人办公：涉及与本人工作相关的内容。具体包括：

待办事宜、待阅事宜、已办事宜、督办管理、个人文件、

办公邮件、日程安排、个人收藏、用户设置。

（2）公文管理：涉及各收文单位、发文单位的文件和请示

报告的管理。具体包括：收文管理、党委发文、行政发文、

校内呈文。

（3）会议管理：涉及各部门申请议题、会议等业务。具体

包括：议题管理、会议申请、会议纪要、每周会议。

（4）综合办公：涉及各部门日常综合性办公业务。具体包

括：校内通知、工作督办、接待管理、印章管理、信访管

理、信息简报。

（5）公共资源：涉及日常办公公共资源统一管理与维护。

具体包括：规范性文件、办事指南、办公电话。

2.5修改密码

为提高安全性，建议修改成不少于8位的字母数字组合密码。

登录0A后，点击“个人办公一用户设置一修改密码”，修改

密码后，点击“确定”即修改成功。如图：

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2.6退出系统

OA首页，点击右上方的“退出”按钮即可退出0A系统。

第三章党委发文操作案例

3」党委发文流程

用于处理学校党委发文。发文管理具体步骤包括：拟稿人起

草、部门审核、部门会签、党办核稿、党办主任审核、分管

领导批示、签发人批示、排版编号、文件校对、文件下发，

在整个处理过程中，拟稿人和办公室能对所有文件进行跟踪、

督办。

流程如下：

说明：

1、“虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程；

2、“序号”为发文管理的流程先后顺序；

3、“实框”为中心用户，具有跟踪控制权限；“白框”为处

理用户，需处理文件，处理完后文件自动返回中心用户。

3.2文件起草

第一步：点击“公文管理一党委发文”，在工具栏点击“新

建”，如图:

第二步：填写发文处理笺，文件标题为必填内容，如图:

第三步：点击“正文”打开word,编辑正文内容，也可点击

“打开”直接导入已经编辑好的文件。点击正文页面的“附

件”上传附件，如图:

第四步：写完正文，上传附件后，点击“保存退出"，如图:

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3.3文件提交

第一步：点击“提交”按钮，提交给部门领导审核，如图:

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西北大学行政发文单

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第二步：在弹出的对话框，选择部门领导并添加，点击“确

定”,如图:

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3.4文件处理

第一步：部门领导登录0A,在待办事宜中点击待处理的文件

标题，如图:

第二步：点击处理笺页面的“正文”按钮，查看正文，如图:

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西北大学行政发文单

旭美会冬意见：校办审限意见:

第三步：点击“显示痕迹”可查看他人修改的内容。看完正

文和附件后，点击“保存退出"，如图:

第四步：点击“处理”，签署意见，如图:

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西北大学行政发文单

旭美会冬意见：校办审限意见:

第五步：在处理对话框中填写处理意见，默认意见为同意。

如图：

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第六步：部门审核通过后，文件自动返回到起草人，起草人

根据业务流程依次提交给“部门会签，校办核稿”。校办核

稿后，由核稿人依次提交给“主任审核，分管领导批示，签

发人批示“。操作方法同上。

3.5排版签章

第一步：经过签发人批示的文件，由文秘排版签章，点击待

办事宜中的待办文件标题打开处理笺，如图：

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第二步：在处理笺页面点击“正文”，打开正文，如图:

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西北大学行政发文单

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第三步：，点击“套用红头”、”签章"选择对应的红头和公

章，如图:

第四步：套用红头公章后，点击“保存退出"，如图:

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第五步：点击“处理”，完成排版签章，如图:

西北大学行政发文小

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3.6文件下发

经排版签章的文件，由文秘提交“文件下发”，发送给学校

的联络员。

第一步：在待办事宜中点击待下发文件的标题，打开文件处

理笺页面，如图：

第二步：点击“提交”，在提交对话框中，选择公共群组中

的“联络员”，全选，点击“确定”将文件发送给各部门的

0A联络员，如图:

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3.7跟踪查询文件

第一步：点击“公文管理一学校发文”，在该模块下的搜索

框内输入已下发的文件的标题，如图:

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或直接使用高级谩索，按条件查询，如图:

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第二步：搜索出的文件如图所示，点击“详细”，如图:

第三步：打开文件后，点击“流程记录二可查询到“外理

情况，处理意见，流程记录”，如图：

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第四章会议申请操作案例

4」会议室申请流程

主要完成下一周校级会议的提交、安排等事宜。会议申请是

由会议主办单位文书登记会议初步安排（如会议时间、会议

室等），经部门领导、党政办审核、党政办安排会议室、最

后由申请人进行会议通知。流程如下：

说明:

1、“虚线”为可选环节流程；“实线”为必选环节流程；

2、“序号”为会议室申请的流程先后顺序；

3、“实框”为中心用户，具有跟踪控制权限；“白框”为处

理用户，需处理文件，处理完后文件自动返回中心用户°

4.2会议室申请

第一步：点击“会议管理一会议室申请”，点击“新建”如

图：

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第二步：为避免会议冲突，点击“会议安排”，了解各会议

室的状态，如图:

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第三步：选择日期查询各会议室的状态，有蓝色标记的为已

被占用的会议室，如图:

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13:00-14:00

W0

14:00-15:00

第四步：了解各会议室状态后，填写处理笺申请会议室，会

议地点、会议内容、主持人、预计人数、联系电话为必填内

容，如图:

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西北大学会议室申请单

4.3提交申请

第一步：在处理笺页面点击“提交”，如图:

西北大学会议室中请单

第二步：在提交对话框中选择部门领导，点击“添加一确定”,

如图:

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4.4处理申请

第一步：部门领导在待办事宜中点开待办文件的标题。如图:

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第二步：查看、修改表单内容后，点由“处理”，签署意见,

如图:

西北大学会议室申请单

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第四步：经过部门领导审核后，由申请人依次提交给“分管

领导批示、学校办公室安排”，最后通知参会人员。操作步

骤同上。

第五章办公邮件

5.1写邮件

第一步：进入“办公邮件”，点击“写邮件”，如图:

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第二步：点击“使用名片簿”添加收件人，填写主题和正文，

上传附件。(注：单个附件不能大于50兆，附件个数不限)

第三步：勾上“回执”，收件人查看后会收到返回信息。点

击“发送”按钮，邮件成功发送并保存；

5.2邮件管理

(1)收件箱

选择要删除的文件，单击“删除”按钮，被删除文件移至垃

圾箱，如图:

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(2)垃圾箱

彻底删除：删除的邮件不能恢复。

清空回收站：一键清除垃圾箱中的邮件。

还原：还原被删除的邮件。

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5.3通讯录

(1)添加私有举组

点击"+"添加按钮，添加自己的私人群组。如图:

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群地右称

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使用名片簿

催注演

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(2)删除通讯录

勾上群组，点击“删除”按钮即可删除私有群组。

第六章操作说明

6.1操作理念

0A系统内所有涉及业务流程的操作只有三个操作“起草（新

建）、提交、处理”。用户可参照上文的“行政发文操作案例”

使用其它业务模块。

6.2其他特殊操作

（1）修改流程中的文件

方法1：

第一步：若需要继续编辑上次保存的文件，可勾选需要修改

的文件标题，点击“修改”，如图:

第二步：打开处理笺页面后，可修改表单内容，也可点击“正

文”继续编辑正文内容，如图:

西北大学行政发文单

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方法二:

第一步：直接点击需要编辑的文件标题，如图:

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第二步：在打开的处理笺页面，点击“编辑”，即可修改表

单内容和正文内容，如图:

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西北大学行政发文单

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