哈工大机器人集团岳阳有限公司费用管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介............................................................1

2公司费用管理制度现状...............................................1

2.1公司费用审批报销制度..........................................1

2.2公司会计工作运作形式为手工....................................2

3公司费用管理制度存在的问题分析......................................2

3.1公司的费用审批报销流程不完善..................................3

3.2尚未普及会计电算化............................................3

4公司费用管理制度优化设计............................................4

4.1完善费用报销制度，规范流程....................................4

4.2制定费用制度计划，实行责任管理................................5

4.3运用会计电算化，提高效率......................................5

5结束语..............................................................5

湖南商务职业技术学院毕业设计

哈工大机器人集团岳阳有限公司

费用管理制度优化设计

1公司简介

哈工大机器人集团岳阳有限公司成立于2017年08月31日，位于岳阳城陵

矶新港区云港路通关服务大楼538室。哈工大机器人集团岳阳有限公司为哈工

大机器人集团的子公司，公司作为哈工大机器人集团在湖南发展的投资主体，

集技术研发、产品转化、产品生产及市场运营于一体，将在湖南打造完备的军

民融合产业生态系统。公司自成立以来得到了迅速发展，特别是业绩方面，同

时与其他企业建立了稳定的合作关系。

为加快建设全国重要的区域性军民融合创新中心，进一步激发湖南省科技

创新巨大潜能与活力。公司以哈工大机器人集团的技术、人才为依托，立足岳

阳，面向湖南经济社会发展需求，大力开展科技创新，以创新创业产业联动的

模式，通过配套孵化器促进技术成果尚产业化产品的转化。力求解决国家受制

于人的核心技术及颠覆性技术难题。

2公司费用管理制度现状

2.1公司费用审批报销制度

公司为了控制成本和加强财务管理，实施了费用管理制度。这一举措旨在

推动公司的可持续发展，通过合理使用资金来实现利润最大化。然而，由于管

理人员对该制度缺乏了解并未及时宣传制度改革，导致资金短缺和物资浪费等

问题的出现。目前，公司的费用管理制度没有考虑到市场需求和自身情况进行

审批，在支出方面存在“审批程序”不符合实际情况的问题。这也导致了公司

与市场发展需求之间产生部分冲突，影响了公司的正常运转。

公司在报销方面，员工经常出现不能按时报销的情况，造成大量的票据积

压，甚至造成企业资金安全管理不善的风险。日常费用报销事情繁琐，对于原

始凭证过于随意。且没有标准的报销制度，报销效率低下。所以哈工大机器人

集团岳阳有限公司现在暂时只有简单的一套报销流程，报销人将原始费用单据

归类整理粘贴在“费用报销单”的背面，正确填写费用报销单，并在上面签字。

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下一步将“费用报销单”交直接领导审核签字（部门主管主要审核业务发生的

真实性)。然后将“费用报销单”交直接领导审核签字，(财务主要审核原始发

票的合法性、正确性）报销单填写是否正确，金额与原始单据是否相符。下一

步又将取得财务审批签字的“费用报销单”送交公司总经理进行审批。然后到

财务找出纳提取现金或转账（出纳最后审核的“费用报销单”是否有涂改，费

用的计算是否正确审批手续是否齐备）然后付款。具体报销流程图如下：

经办人人员填

部门主管审核财务会计审核

写票据

出纳付款/冲账总经理加签财务经理审核

图一：费用报销流程图

该公司的费用报销流程存在许多问题。其中一些环节只是走走过场，没有

实质性的监管和审查。在这样的情况下，当事人往往迫于种种原因睁一只眼闭

一只眼地签字，导致公司支出了不必要的费用。这不仅造成了利润的浪费和白

白流失，同时也带来了不应该承担的风险和损失。而且，这种随大流式的管理

方式也非常容易被滥用。有些人可能会故意夸大或虚构开支，在审核环节中“擦

边球”，从而获取个人私利。这样做无疑是对公司利益和声誉的严重损害。为了

避免这些问题，该公司应该建立更加规范、科学、透明、公正的费用报销制度，

并配备专门负责监管和审查工作的人员。只有这样才能保障公司真正需要支付

的费用得到合理控制，避免财务风险和损失，并提高企业效率和形象。

2.2公司会计工作运作形式为手工

公司采用人工记账的方式来管理财务。在进行任何会计处理之前，我们会

先开设相关账户并建立账户档案。随后，我们会进入会计系统中提取原始凭证，

并对这些凭证进行认真审核和核查。通过审核的原始凭证将被编制成记账凭证，

并根据这些凭证登记各种明细分类帐。月末时，我们需要做计提、摊销和结转

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等操作，并对所有已经编制的记账凭证进行汇总。此外，还需要编制记账凭证

汇总表并将其录入到总账中，并确保帐证相符、账账相符、帐实相符。最后，

在确保数据的完整性和精度后，我们将编制出一份详尽的财务报表，并对其中

的数字进行分析和说明。同时，为了加强财务管理工作，我们也会妥善保管好

所有记账凭证装订成册以备查阅。

3公司费用管理制度存在的问题分析

哈工大机器人集团公司并没有建立完善的管理会计制度。尤其是，该企业

的费用报销制度体系不受整体约束，存在一定漏洞。此外，该企业将费用管理

制度视为财务风险管理的一部分，而非站在生产成本管理角度看待费用管理问

题。这种做法导致了费用报销流程上存在较大漏洞和不完善现象。因此，在未

来发展中需要加强对这方面问题的深入研究，以保障企业发展和稳定性。

3.1公司的费用审批报销流程不完善

公司费用报销的处理程序中审批不及时、不规范，扰乱票据管理秩序，掩

盖了支出事实，所以在这个方面是存在问题的。然后，对于出差人员的报销随

意性大，如审批手续不完整，报销附件不齐全，甚至超标准、超范围、重复报

销。这样会造成报销流程混乱，而暂时使用的一套报销，只是存在于表面，只

能是暂时的解决问题，始终还是治标不治本。尽管财务部门会先审阅并签署报

销单，可是由于出差人员经常出差，时隔一段时间，不可能记住最近几个月出

差的细节。所以在一般情况下，就会降低权限，保全面子，或者急匆匆地签署，

在了解和审阅报销单内容方面没有取得一定的发展，不能起到审计监督的作用。

3.2尚未普及会计电算化

我国的电算化事业起步较晚，这导致人们对于电算化的意义及重要性缺乏

充分认识。虽然如今会计电算化人员数量增加，但是其素质参差不齐。受传统

手工记账方式长期以来的影响，许多企业仍持续使用手工记账方式进行成本管

理。不仅耗费时间和精力，还存在高错误率等问题。现今各种信息化技术不断

涌现，而在成本管理中广泛应用的电算化方法却未能被足够地认可和应用。这

一局面并非源于技术上的限制，而更多地与思维观念、社会文化背景等方面有

关。在当前高速发展的时代背景下，手工记账方式已经无法满足复杂、多元、

全方位的成本管理需求。因此，我们需要深入挖掘并充分利用新型信息技术，

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在成本管理领域实现真正意义上的转型与升级，提高效率同时降低风险，并迎

接数字经济时代带来的机遇和挑战。

眼下，通过对我国企业现状进行分析发现，对于一些中小企业而言，因为

其规模相对较小，并且业务量也较少，因此企业的管理阶层会认为无需花费较

多的人力财力对会计电算化软件进行购买与应用，除此以外，会计人员对会计

电算化理解还不够，甚至觉得没有什么必要推广会计电算化，或者认为就算普

及会计电算化，也只存在于一些操作便利和简单的单据查询与记录方面而已。

公司缺乏优秀的会计电算化专业人才，虽然公司给在岗的会计人员进行计算机

等级培训，但与实际要求水平还有较大差距。计算机确实非常重要，计算机相

关专业人员也会处于会计电算化工作中的核心地位，但是该公司在对于会计电

算化的普及过程中，不论是理论知识还是实际操作方面都很难达到会计电算化

的要求。随着会计业务的增加且繁杂，而电算化的内部控制体系又不健全，所

以电算化的管理人员没有能适应发展的要求，缺少制订相关业务内部控制制度

的能力，在实践中根本起不到实际控制作用。

4公司费用管理制度优化设计

公司费用管理千头万绪，优化设计的主要任务就是要降低成本促效益，做

到花较少的钱办更多事，以提升公司利润为目的。

4.1完善费用报销制度，规范流程

公司高度重视自身的费用报销，摒弃以往落后的思想观念，将费用报销的

知识宣传工作提到日程上，营造积极向上、浓厚的费用报销氛围，确保对费用

报销的重视度越来越高。还应定期开展有关费用报销的专业培训，给与相关人

员进一步了解费用报销知识的空间，使其财务意识越来越强，避免日后在费用

报销中出现不良问题。优化费用报销的组织结构，并依据实际情况调整自身的

费用报销组织结构，使其更具科学性及合理性。还可以采用网上报销制度，及

时保障报销人报销过程中得以回应，从而完善企业费用报销管理的优化工作。

具体费用报销流程处理:报销程序(填报销单)——有关人员部门负责人(或

主管)签字确认——财务总监审阅(文档、数据等)——该公司总经理(或托付授

权人)批准(重视真正的全部责任)——填制现金支出、银行支出凭证单。上述程

序作为本公司各项费用报销的既定程序，发布条例便可生效，往后的工作中实

施相互监督制度，采用业务互查，定期轮岗等方式，对发现的问题及时修改和

整管，以此提高会计工作质量，再者，建议启动追责机制，费用报销过程中一

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旦出现差错，是谁的过错，由谁承担相关责任。下面是我对具体费用报销所做

的图：

经办人部门负责人或主管财务总监总经理或授权人

填制报销单签字确认审阅（文档、数据等）批准

出纳、会计填制现金支出、银行支出凭

证单

图三：具体费用报销流程图

4.2制定费用制度计划，实行责任管理

公司应加强成本费用管理，让其他费用的开支得以利用在合理、恰当的位

置，能够有效的保障企业经济发展的有序正常运转，带来可以预期收益。

哈工大机器人集团岳阳公司应该改变传统管理意识，注重员工的后期培养，

稳定员工素质，控制员工流动，充分发挥各个阶层的潜力，努力做到人尽其才。

培养每位员工的管理意识，并树立起员工与公司兴荣息息相关的观念。高管人

员应起带头作用，以身作则参与管理、参与控制，并积极发动员工献计献策。

建立竞争上岗制度，任何一个岗位，无论是普通员工还是管理员工，只要你肯

努力，那么你就可以做你想做的岗位。建立末岗淘汰制度，让员工有一定的危

机意识，不再认为这份工作“非他不可”，对于懒惰者、不努力者，给予降职、

辞职或是通报批评等惩罚。对于认真遵守管理体制、积极向上的员工给予一定

金额的奖励，而对于不遵守管理体制、懒散的员工给予一定金额的罚款。

4.3运用会计电算化，提高效率

会计电算化是我国财务管理的重要组成部分，它已经经历了长时间的发展

历程。随着信息技术和计算机网络技术的不断发展和完善，会计电算化也取得

了非常不错的效果。在企业管理过程中，一些新思想、新模式和新方法也逐渐

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应运而生。为了更好地推广会计电算化，在企业内部必须建立一个完善的会计

电算化管理制度，并通过加强内部财务监管来确保该制度能够有