湖南尚可诗生物科技有限公司存货内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1公司简介 湖南尚可诗生物科技有限公司存货内部控制制度优化设计 公司简介湖南尚可诗生物科技有限公司是一家专注于婴幼儿健康零食的研发、生产、销售和服务一体化的公司。该公司成立于2017年12月8日，法定代表人为陈世军，注册资本200万，注册地址为湖南省长沙市岳麓区天顶街道环湖路868号天祥水晶湾办公楼幢6层620号。该公司的经营范围为生物技术的开发服务、咨询、交流和转让服务；食品的互联网销售；含乳饮料和植物蛋白饮料的零售；以及婴儿用品和乳制品的批发。主要存货有儿童零食、儿童奶粉等。公司名称湖南尚可诗生物科技有限公司法人代表陈世军成立时间2017年12月8日企业类型有限责任公司主营范围婴幼儿健康零食研发、生产、销售和服务经营理念“健康·美味·宝宝”销售方式线下大型专业母婴连锁合作注册地址湖南省长沙市岳麓区天顶街道环湖路868号天祥水晶湾办公楼幢6层620号图1公司简介图2公司存货内部控制制度存在的主要问题存货是湖南尚可诗生物科技有限公司的一项重要资产，涉及到了采购、存储、领用、半成品和产成品的入库、出库以及期末盘存几个环节，但是该公司某些环节却存在问题，不仅损害了该公司的利益，甚至可能会成为该公司的隐患，制约该公司未来的发展。比如在最容易出问题的采购环节，该公司的控制不恰当，导致有的员工利用职权徇私舞弊，造成采购成本过高、材料质量不达标和数量及规格不达标等情况的发生，给该公司的利益造成了损失。2.1没有科学有效的采购制度湖南尚可诗生物科技有限公司的采购与验收均为同一人，没有设置专门的验收人员，采购人员会利用这一漏洞与供应商进行勾结，利用职权谋取私利，采购的材料与该公司的需求不符，与采购计划不一致。如质量要求不达标，过多进行采购等，会大额占用公司流动资金，损害公司利益。该公司没有制定合理的采购流程，采购计划由仓管部门和生产部门全权负责，存在没有总经理签字确认就进行采购的情况，并且该公司没有明确的岗位职责，工作效率不高。该公司的采购计划大部分都是员工依据经验而制定，具有随意性，导致库存不科学，采购的原材料有时候过多，有时候却不能满足正常的生产和经营，不利于该公司的长远发展。2.2对存货的存储缺少监管湖南尚可诗生物科技有限公司的仓管人员只有一名，职位固定，长期没有更换，且仓管人员与采购人员关系密切，相互进行勾结，利用职权谋取私利，监守自盗，造成存货短缺。该公司的仓库没有进行分区，存货堆放杂乱无章，为存货的查找、出库等带来了不便，给管理带来很大的不便。且任何人员都可随意进出仓库，不用进行相关登记，对存货造成被盗的危害。该公司规定每月末必须对仓库存货进行盘点，但通过现场观察、询问等方式了解到：该公司由于没有人员进行盘点监督和薪资偏低而产生工作热情不高、怠工等情况，导致仓管人员并没有每月定时对存货进行盘点，更没有编制《月末存货盘点表》，并且也没有合理规范的盘点流程。上级对此也不够重视，没有采取有效的管理措施，导致仓管人员越来越不把盘点放在心上。2.3存货出库管理不规范湖南尚可诗生物科技有限公司存货的生产领料以及成本费用的归集会受到人为因素的影响。如原材料已经进行了领用并投入了生产发生消耗，却没有结转相应成本。该公司并不重视仓库管理这一方面，上岗前没有对仓管人员进行相关岗前培训，上岗期间也没有进行相应的教育，招聘仓管人员的要求又过低，文化水平不高，仓管人员素质普遍偏低，造成对系统把握不够全面，输入时间过长的情况。加之出库单为手写，有时出库数量较多来不及立马录入系统，没有在系统中做出相应的纪录，导致遗漏和丢失，出现账实没有统一的情况。2.4没有建立科学有效的绩效考核标准湖南尚可诗生物科技有限公司并没有建立一个科学有效的绩效考核标准，考核的结果直接被人力资源影响，没有经过主管人员的审核，对考核的公正性、可靠性会产生一定的影响。并且该公司没有依据自身的实际情况确定考核指标，而是一味最求全面性，导致考核指标不科学、没有针对性。3公司存货内部控制制度优化设计采购制度优化设计3.1.1进行适当的职责分离，建立岗位相互牵制制度对于湖南尚可诗生物科技有限公司采购与验收均为同一人，没有设置专门验收人员的问题，采取以下措施：建立岗位相互牵制制度，在设置采购人员的同时设置验收人员，使采购和验收不是同一人，并且验收时采购和验收人员必须全部在场。货物到达时，首先验收人员比较所达商品与订购单上的内容和要求是否一致，如数量、规格、商品质量等，然后采购人员与验收人员进行对接，确认无误后，双方在事先编制好的验收单上签字，作为验收和检验商品的依据，并且表示验收完成。如下图所示:1.核验1.核验(验收人员)2.对接2.对接(采购与验收人员)3.签字(入库单) 图2验收流程图3.1.2制定严格的采购流程对于湖南尚可诗生物科技有限公司没有制定合理采购流程的问题，结合该公司的实际情况，采取以下措施：首先，生产部门依据该公司自身的生产计划和库存量制定采购计划，编制商品请购单，送至部门负责人审批后交由总经理进行最后审批，所有的请购单必须经总经理审批，如遇特殊情况也应先请示总经理，不得擅自做决定。然后，将编制好的请购单交由采购部门进行采购，采购部门在接收时应检查请购单是否有相关人员的签字、请购单是否连续编号等。在确定供应商时，采购部门只能对通过审核的供应商进行采购，不得擅自向没经过审核的供应商采购。对于一些大额、重要的采购项目，应在审核过的供应商中采取竞拍方式来确定，以保证所采购商品的质量和成本最佳性。采购完成后交由财务登记入账。如下图所示：1.1.采购计划（生产部门）2.请购单（生产部门）4.确定供应商（采购部门）①通过审核的；②大额、重要项目——竞拍3.检查请购单（采购部门）①是否签字；②是否连续编号5.入账（财务部门） 上报（审核） 图3采购流程图3.1.3制定合理的采购计划对于湖南尚可诗生物科技有限公司采购计划不合理、具有随意性的问题，采取以下措施：首先，该公司生产人员依据库存存货的数量、规格及生产计划，确定产品的采购种类、规格、质量及数量等，并收集市场信息，大致计算出进行采购需要的预算。然后，到财务进行询问本公司能够承受的范围，明确企业采购标准，最后确定的采购计划，编制请购单。最后，交由主管人员进行签字。如下图所示：采购种类、规格、质量及数量等库存材料的剩余数量、规格及生产计划确定采购种类、规格、质量及数量等库存材料的剩余数量、规格及生产计划计算预算（咨询财务）预算（咨询财务）签字（主管） 图4采购计划制定流程图3.2存货存储制度优化设计3.2.1设立仓管人员轮岗制度对于湖南尚可诗生物科技有限公司仓管人员只有一名、监守自盗风险很大并且存货放置杂乱无章的问题，采取以下措施：设置两名仓管人员，将放置存货的仓库进行划区，分为零食类、乳制品两类，不同的仓管人员负责不同的区域，互不干涉，并且每季度进行分区轮岗，实行举报奖励制度，鼓励仓管人员互相监督，减少监守自盗的风险。零食类区（儿童饼干、果冻等）乳制品类区（儿童奶粉、含乳饮料等）负责人：仓管员1负责人：仓管员2每区仓管分工合作、互不干涉，每季度进行分区轮岗图5分区轮岗示意图3.2.2建立仓库管理制度对于湖南尚可诗生物科技有限公司任何人员可以随意进出仓库的问题，采取以下措施：建立仓库管理制度，仓库设置进出权限，除生产领料、存放和领导视察等必要情况外，任何人不得随意进出仓库，为减低仓库存货遗失和被盗的风险，进入仓库须出示有关证明书，并设立《进出仓库人员登记表》,以保证存货安全。进出仓库人员登记表日期时间姓名部门电话事由备注图6进出仓库人员登记表3.2.3定期对存货进行盘点对于湖南尚可诗生物科技有限公司存货盘点不规范的问题，采取以下措施：首先，制定盘点计划，采取实地盘点法，每月进行一次存货小盘点，每年至少进行一次存货大盘点，并且派遣一名财务人员进行盘点监督。若有盘盈、盘亏现象，则由财务人员编制《存货盘盈盘亏报告表》，并且交由主管人员进行确认签字。然后需分析出现盘亏、盘盈的原因，进行会计处理，盘点全部结束后依据盘点结果编制《存货盘点汇总表》，交由公司总经理审阅。最后，在盘点结束后的第三个工作日由总经理开展存货盘点工作总结会议，指出在盘点过程中发现的问题，提出需要改进的地方，同时对表现优秀的仓管人员实行现金奖励，激发仓管人员的工作积极性。1.制定盘点计划1.制定盘点计划（每月一小盘，每年一大盘）2.检查存货数量及质量情况（编制《存货盘盈盘亏报告表》）3.编制《存货盘点汇总表》（交由总经理审阅）4.盘点工作总结会议（提出改进，实施奖惩）图7盘点流程图存货盘盈盘亏报告表日期：年月日序号品名规格单价账面数量盘点数量盘盈盘亏说明处理结果说明数量金额数量金额批准：审核：制表：图8存货盘盈盘亏报告表3.3出库管理制度优化设计3.3.1建立内部审计部门对于湖南尚可诗生物科技有限公司存货发出记录不完整、不真实、账实没有同步统一等问题，采取以下措施：建立内部审计部门，该部门具有独立性，直接对单位的领导负责。审计部门每日对存货发出记录进行审核，检查每张出库单是否有相关人员进行签字，是否有主管人员审批，发出数额是否与账上相符，账实是否同步进行记录，成本分摊是否正确。每月对存货进行全盘审计，并且将本期存货与上期存货进行比分析。审计通知审计通知公司管理层审计会议审计会议（确定审计人员，进行审计培训）总经理主持审计实施审计实施（收集相关资料，撰写工作底稿，整理相关数据）审计小组成员分析数据，分析数据，初步审计意见审计组组长 是 否审核审核全体审计人员与管理层沟通 与管理层沟通全体审计人员正式形成审计报告审计组组长 正式形成审计报告图9存货月审计流程3.3.2进行专业化培训对于湖南尚可诗生物科技有限公司仓管人员培训不到位、工作能力较差的问题，采取以下措施：对仓管人员进行定期的专门化培训，加强其专业素养，增强工作能力，提高工作效率，更好的完成工作。并且与人力资源进行沟通，适当提高对仓管人员的招聘要求，由最初的初中以上学历要求提高至高中以上学历，以提高仓管人员的文化水平和综合素质。3.4制定员工绩效考核制度和标准对于湖南尚可诗生物科技有限公司没有科学合理的绩效考核标准的问题，采取以下措施：为公司设定一套符合自身实际情况的绩效考核制度和考核指标，制定《一般员工绩效考核表》，确定考核周期为一个季度，考核结果应该要总经理审查后才能确定，而不是全盘由人力资源决定。并且将绩效考核的结果与工资进行挂钩，设定绩效工资，对绩效考核结果为优秀的员工进行绩效奖励，并且将其作为晋升和淘汰的依据。开始开始确定考核指标（总经理审核）启动发出通知、召开会议、进行绩效培训收集填写、收集、计算数据结果确定结果、员工公示三天反馈解决员工异议并反馈给单位领导应用对绩效考核的结果进行总结和分析总结将绩效考核结果作为晋升和淘汰的一项依据图10绩效考核流程4评价在分析湖南尚可诗生物科技有限公司存货内部控制存在的主要问题后，从采购、仓储、出库等环节对公司内部控制制度进行了优化设计。采购环节通过制定科学的采购计划、规范的采购流程、实行采购与验收人员相分离的措施，降低了相关人员相互勾结谋取私利的概率，维护了公司利益。存货存储由原来的杂乱无章到通过分区、分人员管理变得井井有条，大大降低了工作时间，节约了人工成本。通过建立内部审计部门，对存货的出库管理进行监督，保证了业务的正确性、真实性、合法性，并且直接对部门、单位的领导负责，有利于改