湖南清茗茶叶有限公司用友财务软件操作问题优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 湖南清茗茶叶有限公司公司简介 湖南清茗茶叶有限公司用友财务软件操作问题优化湖南清茗茶叶有限公司公司简介湖南清茗茶叶有限公司于2012年成立，是一家以茶为主的公司，主要经营范围包括有茶叶种植、生产与加工及推广销售茶叶等等。公司一直以来坚持“信誉第一、品质第一”的经营理念，发挥专业精神，专心做好茶。在向市场推广产品，树立信誉的同时，注重茶文化的传播。通过不断的努力和追求，逐步树立起了良好的品牌形象，在业内有着较高的评价湖南清茗茶叶有限公司用友财务软件操作中存在的问题湖南清茗茶叶有限公司采用的是目前国内公司使用率最多的财务软件──用友财务软件，其使用版本为U8-V10.1版。其中，总账管理、应收应付账款管理、固定资产及薪资管理四个模块是该公司主要使用的模块。湖南清茗茶叶有限公司在使用用友财务软件进行操作的过程中，操作简单便捷，促进了公司财务人员的工作，符合公司的财务管理制度。但是，随着日常用友财务软件的不断使用，我们也发现其在某些方面存在着问题，需要进行解决。对此，我们针对存在的一些问题进行了分析和优化设计，使公司财务工作更加有效。图1湖南清茗茶叶有限公司用友U8V10.1系统操作界面应收单据处理流程存在问题销售发票的录入、核算与审批是公司日常单据业务处理的主要内容之一。湖南清茗茶叶有限公司在进行应收单据录入处理时，发现业务单据的入账核算流程不完善，应收单据的处理流程存在问题。通过分析，湖南清茗茶叶有限公司的单据处理大多部分依靠于手工。在整个应收单据的处理流程中，需要手工核算和手工填写，容易出现人为失误，造成工作量大，计算不准确。长期如此处理，容易出现数据对不上的情况。业务员提交单据财务会计录入单据业务员提交单据财务会计录入单据财务会计审核单据财务会计审核单据完成传递完成会计人员根据单据编制记账凭证会计人员根据单据编制记账凭证图2湖南清茗茶叶有限公司应收单据处理流程图坏账准备的初始设置有误在用友财务软件中，坏账准备的初始设置参数设置对坏账处理业务起直接影响作用。如果公司当月进行坏账处理过程中，用户在没有核查初始设置参数的设置是否有误的情况下，直接进行了坏账处理业务，例如坏账发生、计提业务、等处理，在完成处理后检查发现最后坏账准备的金额有误的现象，进而导致【计提坏账准备】金额有误，整个坏账准备处理过程出现错误。通过分析发现，坏账准备初始设置中的【提取比率】参数设置在最开始用户设置时就存在问题，将参数设置错误。发生这种情况后，用户选择直接去初始设置中修改时发现无法修改，原因是已发生过坏账处理，无法进行修改参数。客户信息不完整和信息更新不及时湖南清茗茶叶有限公司的客户档案信息大部分是由销售订单获得，但大多数都是手工录入的数据，可能存在录入错误，且这些数据录入时分布在不同的信息库中，一时很难将这些数据集中在一起，无法形成对客户的完整描述。其次，有些客户可能因为一些原因变更了名称、地址之类的信息，而工作人员未进行定期的维护和及时的录入客户信息，以致于没有及时准确的客户信息，容易导致填制发票时存在开票资料错误。财务人员分工不明确因为存在公司管理员对使用用友财务软件前期，对系统中人员权限管理设置没有完全彻底地认识了解，没有根据财务人员的实际工作岗位和工作范围来设置赋予相应的权限，财务人员分工不明确，从而导致财务人员无权进入模块进行会计处理，出现制单员李梅已经在系统填制收、付凭证，而当出纳人员刘慧要进行执行签字职能，出现没有签字权限的情况，影响财务人员的工作进度。湖南清茗茶叶有限公司财务软件问题优化设计应收单据处理优化设计经过优化设计后，湖南清茗茶叶有限公司整个应收单据处理流程全部在用友财务软件中进行操作，省去了传递的过程，同时也可以防止单据弄丢，且其他步骤能自动生成，在减少错误环节同时还可以节省工作时间，保证准确度。当然，在对提高工作效率和质量方面也有着直接作用。业务员提交单据业务员提交单据财务会计进行单据处理财务会计进行单据处理财务会计录入应收单据财务会计录入应收单据应收业务凭证自动生成财务会计制单财务会计审核单据应收业务凭证自动生成财务会计制单财务会计审核单据完成财务会计审核应收业务完成财务会计审核应收业务图3湖南清茗茶叶有限公司单据处理流程优化设计财务会计在录入单据后，有两种选择，是否选择直接进行单据审核流程。第一种，如果选择直接进行单据审核的流程，则财务会计审核单据后会出现是否立即制单的选择提示窗口，选择【是】就可以直接制单了。第二种，若选择不直接进行单据审核，则分成两步，先在审核功能中财务会计进行单据审核，再到制单功能中去完成财务会计制单。对坏账准备的初始设置优化设计公司在当月进行坏账处理业务之前，首先要确认使用用友财务软件系统中，坏账准备的初始设置参数设置是否正确，确定无误后，方可进行后面的坏账处理操作。如果实在是出现了公司当月已经进行完成坏账处理业务后，才发现初始设置参数设置中的坏账准备提取比率有误的情况，导致整个坏账准备处理过程出现错误。解决这种错误问题有三个步骤：(1)进行凭证处理：选择删除凭证。用户在没有检查坏账准备初始设置参数设置是否存在问题，就直接选择进行坏账处理业务后，才发现初始设置参数提取比率有误，第一步是选择删除凭证。具体的方法为：用户进入应收账款管理模块的【应收款管理】，选择打开【单据查询】窗口，其窗口中存在一个查询凭证的选项，可点击打开选择相应的凭证,进行删除凭证。如果出现用户无法删除凭证的情况，或者是已经删除的凭证，进入总账管理系统里查看，却显示是“作废"的情况。出现这种情况，需要用户进入一个称为【财务会计】的窗口，在进入后，查看是否存在【总账】的选项，有的话点击进入【总账】选项，打开其中【凭证】的页面窗口。然后再单击【填制凭证】,完成以后，整合好凭证，进行彻底删除凭证。（2)进行其他处理：取消进行的坏账处理操作。用户通过进入应收账款管理模块的应收款管理窗口，点击进入【其他处理】进行取消操作,然后在【坏账处理】中，全部选择好进行确定取消坏账处理操作。（3）用户通过进入应收账款管理模块的财务会计应收款管理设置，点击坏账准备设置，对坏账准备初始设置的参数提取比率设置进行修改。图4湖南清茗茶叶有限公司用友U8应收系统中【坏账准备设置】窗口客户信息管理优化设计建立客户档案公司的客户信息大部分是由销售订单获得，另外，销售人员也有一定套信息收集方法。公司依靠这些基础的客户数据采集，从而建立客户档案。用户在客户档案中录入客户信息时，尤其要注意客户编码和客户简称是否正确输入。另外，为了让系统中不会出现客户重复的问题，客户编码必须唯一的，没有重复的。其次，销售人员需要负责对客户的基本信息进行定期的维护和及时的录入。客户数据库中除用户名称、税号、开户行、银行卡号、地址、企业性质以外，应该还有成交订单、成交信息、成交类型等等。通过把这些信息进行了录入，就可以形成一个全面完整的客户资料档案数据库，以方便公司进行客户信息查询。具体优化设计如下：企业管理者登录后，在基础设置的窗口中，可以看到存在一个【基础档案】的选项，点击打开客商信息的页面窗口，可直接在客商信息中选择客户信息档案进行增加。图5湖南清茗茶叶有限公司用友U8基础设置【客户档案-基本】选项卡分类管理客户收集客户信息，将相关数据集成，通过对客户的具体信息进行整合、分析，建立客户指标与客户信息档案，分类进行管理客户。按照客户的重要性，对公司销售额的贡献程度也相应不同，分为主要客户与普通客户两个类别，分别采用不同的管理方法，针对性分开对待。其中，主要客户是公司的核心优质客户，属于公司的大客户，其与公司的交易量对公司经营指标完成存在直接关系，对公司销售额的贡献最大。所以，公司对该类客户的管理尤为重要，需要花费时间和精力去沟通联系，定期更新客户信息。而普通客户虽然交易额小，但数量众多，可以采用简单、基础的方法分析信息。销售人员需要与这些客户保持密切联系，定期追踪更新客户信息，制定客户信誉评价标准，进行客户资信评级。通过这些，采取有效的管理，提高湖南清茗茶叶有限公司的市场竞争力，从而追求收益最大化。收集客户信息收集客户信息定期更新客户信息定期更新客户信息建立客户指标建立客户档案整合分析客户信息建立客户指标建立客户档案整合分析客户信息形成客户信息库形成客户信息库客户信息查询客户信息修改客户信息录入客户信息查询客户信息修改客户信息录入图6湖南清茗茶叶有限公司客户信息管理优化设计正确处理财务软件中的人员分工湖南清茗茶叶有限公司在刚开始使用用友财务软件时,第一步是先创建账套，而一般创建账套都是以admin管理员的身份登录系统管理建立。其次，在系统中进行财务人员权限分工。一旦财务人员分工不准确，就会导致财务人员无权进入模块进行会计处理。因此，公司管理员在对财务人员进行分工前，应对用友财务软件中的人员权限有一定的了解，以达到正确分工，赋予权限，使财务人员能有权正常进入系统，进行工作相关的账务处理。对于出纳人员刘慧在进行凭证的账务处理时，没有签字职能权限，导致账务处理不能正常进行。具体的优化设计方案如下：（1）企业管理者需要在进入总账系统选项窗口后，选择勾选账务处理中出纳签字出纳凭证权限。（2）企业管理者在进入【系统管理】时需要用admin的身份登录系统，进入以后查看【权限】，打开用户权限窗口，选中【W03$$刘慧】用户进行修改，打开基本信息下的财务会计窗口，发现存在查询总账、应收款管理、应付款管理、固定资产等等隐藏窗口，选择总账窗口打开，查看凭证，在【出纳签字】前的复选框点击进行勾选。图7湖南清茗茶叶有限公司用友U8用户权限【W003$$用户权限】窗口总结随着经济的快速发展,企业为了追求利益最大化，抢占市场，竞争越来越激烈。一方面，财务软件的广泛应用让企业财务管理更方便快捷，另一方面也给企业带来很多挑战，如财务人员对财务软件使用不熟练等问题。企业在使用财务软件的过程中，总会遇到各种各样的问题，当面对问题时，不要想着逃避问题，而是要迎难而上，主动积极的去分析问题存在的原因，从而找到方法解决问题。最后，企业也要以积极、认真的态度认识和解决问题,实现企业的财务管理思想的创新。唯有不断的努力,才能够使企业在激烈复杂的市场经济环境中长期发展并且真正走得长远。

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