湖南梦想起航电子商务有限公司管理费用控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-2"\h\u1 湖南梦想起航电子商务有限公司简介 湖南梦想起航电子商务有限公司管理费用控制制度优化设计湖南梦想起航电子商务有限公司简介湖南梦想起航电子商务有限公司成立于2014年6月，其注册资金为200万元，它坐落于长沙市岳麓区五矿·麓谷科技产业园。公司目前主要经营的产品有：和田特级大红枣、杏仁味切糕、红香妃、黑加仑、综合味切糕、阿克苏薄皮核桃等，目前公司在职的人员有100多名，而管理人员就拥有25名，在这里面大部分管理者都是大专以上学历，硕士以上学历的管理者2名。公司自成立以来主要负责研发、生产和销售新疆特产，同时向消费者传播新疆的特色文化。湖南梦想起航电子商务有限公司管理费用控制制度现状2.1公司管理费用明细现状随着湖南梦想起航电子商务有限公司的不断发展壮大，公司在管理费用方面的花销比较大，而这些费用主要用在了项目以及技术的升级等方面上，管理费用逐年增长，相对的也会给公司带来一定的风险。表1湖南梦想起航电子商务有限公司2020年管理费用明细表项目（单位：元）计划额实际额差额工资及福利费450000.00469193.60-19193.60折旧费及摊销68000.0073131.09-5131.09差旅费6000.007574.26-1574.26绿化维护费1000.001000.000办公费15000.0020441.84-5441.84招待费7000.008557.45-1557.45会议费1000.001683.00-683.00车辆费4500.005615.76-1115.76保险费110000.00156441.95-46441.95其他费用8000.006065.981934.02合计670500.00749704.9379204.93根据上表1可以发现，湖南梦想起航电子商务有限公司管理费用的计划额与实际额存在较大的差异，这说明公司在管理费用的控制上并不注重，公司在未来还需要加大对其的控制力度。由于公司的工资及福利费、折旧费及摊销、招待费、保险费、其他费用会随着市场环境的改变而不断改变，所以我们将其作为公司的管理费用中的不可控费用，占比相对较大，而公司的差旅费、办公费、绿化维护费、会议费、车辆费不会随着市场环境的改变而改变，所以我们将其作为公司的可控费用，其占比相对较小。这说明公司在管理费用的管理上做的并不到位，这可能是因为公司对于管理费用的控制深度不够导致的。2.2公司管理费用控制制度的现状湖南梦想起航电子商务有限公司内部设有财务部、电商部、行政部、技术部、采购部五个部门，公司为了降低管理成本，建立了相关的管理费用控制制度，以此来帮助公司达到利益最大化。公司管理费用控制制度要求员工在进行费用支出前，首先要到财务部领取费用报销单并填写好，之后再交给公司管理层进行审批，高层审批通过后才能获得相关的支出费用，在每个月月底时进行统一的报销。公司各个部门及员工在月底进行统一报销时，需要提前将报销项目的申请单、发票和报销单整理好，然后统一交由财务部审核，财务审核过后再由公司管理层进行核实无误签字，便可报销。但是由于公司每月需要支出的管理费用过多，公司高层也无法做到一一核实，这便加大了公司的管控风险。公司为了有效的控制管理费用的支出，对管理费用进行了每月审核，对于管理费用超出的部门，公司会对相关给予相应的惩罚。作为一家新电商公司，公司招纳的员工主要都是90后或者00后，而这些人中大部分员工基本上都是初入职场，对于公司的制度并没有太深的意识，执行时受主观意愿的影响，无形中加大了管理风险。管理费用是成本费用的重要组成部分，直接影响着企业的经营成果，有效地控制管理费用能够降低公司的成本费用，提高企业的盈利能力，促进公司利益最大化，因此公司高层应该重视起来，严格控制管理费用的支出。管理费用预算编制不合理根据上表1我们可以看到，现阶段湖南梦想起航电子商务有限公司工资及福利费预算金额跟实际金额相差19193.60元，折旧费及摊销预算金额跟实际金额相差5131.09元，办公费预算金额跟实际金额相差5441.84元等，整体的管理费用预算金额跟实际金额相差79204.93元，通过这些数据我们可以发现公司目前在经营规划上并没有明确的方向，同时公司的管理费用预算控制制度并不严格。整个预算编制的过程都只由财务部参与，虽然财务人员在预算编制方面是专业的，但是他们并不了解每个部门的情况，全凭主观意识来确定各个部门下一年度的管理费用预算范围，这也是导致管理费用实际支出额比计划支出额高的重要原因。管理费用控制的深度不够由于湖南梦想起航电子商务有限公司属于一家中小型企业，其员工大部分都是90后或者00后，而这些员工对于管理费用并没有太深的意识，想做什么就做什么。公司虽然有相关的管理费用控制制度，但是由于公司员工没有正确的意识，按照制度来严格的执行，这便导致了公司管理费用增加。根据我们对湖南梦想起航电子商务有限公司的管理费用控制制度现状的分析发现，这主要的原因还是因为公司的管理费用控制深度不够导致的。由于我国在管理费用及控制理论方面的研究开始较晚，目前改体系在实际实施的过程中仍有很多的问题，这便导致了该公司在管理费用控制方面一直无法创新，同时这也是公司目前存在的一个相对不稳定因素。湖南梦想起航电子商务有限公司对管理费用的控制主要体现在对公司的工会经费、办公费等费用上进行控制，随着公司业务拓展，公司的组织架构不加大，但是公司对于管理费用的控制并不注重，造成了公司工会经费的浪费。所以公司想要有效的减少管理费用的支出，就必须深入的控制住公司的管理费用以及完善公司的管理费用控制体系。部分管理费用支出不合理根据上表1可以发现，湖南梦想起航电子商务有限公司2020年的办公费计划支出15000元，实际支出20441.84元，实际支出比计划多出5441.84元；会议费计划支出1000元，实际支出1683元，实际支出比计划多出683元；保险费计划支出110000元，实际支出156441.95元，实际支出比计划多出46441.95元等。造成这一现象主要是因为湖南梦想起航电子商务有限公司2020年业务扩展需要招纳员工同时公司管理层需要经常开会。由于公司是一家电商公司，员工需要在线上进行办公，所以公司便需要租借电脑进行办公还需要给员工办理五险一金，而这笔费用也是一笔不小的开支；同时由于管理层经常开会，这边会导致公司的工费浪费。总的来说，造成这一现象的主要原因是因为公司管理层并不注重管理费用的支出。公司员工的风险管理意识不强湖南梦想起航电子商务有限公司内部并没有成立专门的风险管理部门，公司只是在内部设置了风险管理小组，该小组的组长主要由公司财务主管负责，其小组成员主要由各部门主管担任，主要负责公司的风险管理预计执行工作。通过上述对湖南梦想起航电子商务有限公司的管理费用控制制度的现状进行分析，发现公司目前对于管理费用控制制度并没有起到足够的重视，公司对日常管理费用的支出并没有执行严格的管理以及控制。而这也恰恰说明湖南梦想起航电子商务有限公司整体的风险意识不足，公司在对管理费用控制制度编制时，并没有对风险方面进行制度规范，这便让公司对风险的评估以及管理缺少正确认识。由于公司的高层对于风险的意识并不强，这就导致公司员工在执行管理费用控制制度时，对于风险管理并没有实质的制度规范可以作为依据，这也是公司员工缺乏风险管理意识的原因。4.1优化管理费用预算编制与考核公司管理费用能否得到有效的控制，预算的编制起着举足轻重的作用。拟定管理费用预算编制需要各职能部门一同参与，由财务部下发预算编制的要求，并对每个部门参与预算编制的人员进行统一的培训，各部门预算人员根据要求并结合本部门的实际情况编制，编制好以后由财务部进行汇总，将汇总好的草案交由公司高层，经公司高层开会审核通过之后，再由财务部下发给各职能部门，在下一年度的管理费用支出中，各职能部门需严格按照管理费用预算来执行。同时为了保障员工能够严格控制管理费用的支出，公司可以建立起一套有效的奖惩制度来激励员工。如果公司的相关部门每个月在管理费用的支出上没有超出预算的金额，那么公司可以给予一定的奖金奖励；如果相关部门每个月在管理费用的支出上超出了预算的金额，首先公司需要将超出的这部分金额在下个月的预算金额里扣除，然后对相关的部门及员工给予一定的处罚。我们相信这套方案的实施，可以在原则上调动员工在管理费用控制上的积极性，同时也能加强全体员工对该方案的重视程度。具体流程如下图1所示，预算考核具体明细如下表2所示。图1公司预算编制流程图表2湖南梦想起航电子商务有限公司预算标准考核明细表考核内容基础分值实际得分备注预算执行内容完整如何5上报准时如何5数据真实如何5收支平衡如何5预算目标目标分解如何10预算分解分解细致如何10预算执行目标控制如何5预算控制控制过程如何5控制效果如何5控制偏差如何5预算落实预算收入目标完成情况20预算支出目标支出控制情况20合计1004.2加强管理费用内部控制为了加强湖南梦想起航电子商务有限公司管理费用的内部控制，作出如下设计：首先我们可以对公司不同的费用项目采取对应的控制手段。比如：对于直接劳动员工可以采取工作时间计时的方式来控制；对于固定费用如工资等，公司可以采取预算控制的方法进行控制。其次公司可以对过程费用进行控制和监督，公司可以通过制度和发布对应的管理费用考核标准来让调动员工的积极性。如果员工的考核评分达到90分以上则以及奖励，如果在60分以下则进行惩罚，以此实现公司对管理费用的控制。最后公司可以通过对标准的审计费用进行控制，以此来帮助公司减少实际费用与预算存在的差异，我们可以先计算其与标准费用之间存在的差异，然后分析这中间存在的原因到底是谁造成的，确定了原因后在，在过程控制费用的基础上，对费用控制制度进行完善，进而减低公司的管理费用。具体流程如下图2所示：图2加强管理费用控制流程图4.3控制管理费用的支出为了对管理费用支出进行有效控制，财务部可以对各个部门的管理费用进行控制，限制各个部门每月单项管理费用的支出金额，对于超出的管理费用，将不给予报销，同时在每月5号需要将上一个月的所有费用报销完，对于超出的管理费用，如果是刚需的费用，则该部门需要提交报销申请单给财务部，财务部将申请提交给管理层进行审核，审核通过后才能继续报销，并且多出的费用将在下一个月的管理费用中扣除。湖南梦想起航电子商务有限公司每月计划支出管理费用明细如下表3所示：表3湖南梦想起航电子商务有限公司每月管理费用支出明细表项目（单位：元）年计划额月计划额工资及福利费450000.0037500.00折旧费及摊销68000.005666.67差旅费6000.00500.00绿化维护费1000.0083.33办公费15000.001250.00招待费7000.00583.33会议费1000.0083.33车辆费4500.00375.00保险费110000.009166.67其他费用8000.00666.67合计670500.0055875.004.4加强员工风险管控意识要想有效提高湖南梦想起航电子商务有限公司的风险管理意识，首先对于风险管理小组的财务主管而言，不仅需要拥有过硬的专业知识、较强的组织管理能力外，还需要具备一定的职业道德、自律等良好的品质；其次公司还需要向员工传达正确的法律意识和风险意识，以及进行风险管理培训，让员工在心中能够拥有正确的风险意识，同时公司需要外请一个专门的法律顾问团队来帮助制定出有效的规范制度作为员工参考依据，以此来帮助公司减少风险发生的可能；最后公司在日常的经营管理中，要加强对风险的预测能力，通过科学的方法来预测公司即将出现的风险，在公司遇到风险时，能够及时采取有效的措施帮助公司在最大程度上减少风险带来的损失。具体流程如下图3所示：图3加强公司风险管控意识流程图总结本次毕业设计主要是对湖南梦想起航电子商务有限公司管理费用控制制度方面的问题进行探讨，我们发现目前存在着管理费用预算编制不合理、管理费用控制深度不够、部分管理费用支出不合理和公司员工的风险意识不强。针对这些问题，我给出了具体的优化设计：1、公司在预算编制的时候应该实行各职能部门都参与的方法，再由财务部进行汇总，最后由公司高层进行审核，审核通过后下发至各职能部门并设置奖惩制度；2、公司可以通过对不同的管理费用采用不同的控制手段，公司还可以对管理费用支出过程进行监控，最后公司还可以对审计费用进行控制；3、通过对各部门的管理费用进行控制来减少管理费用的支出；4、公司应提升员工以及高层管理人员的专业能力，传达正确的风险管理意识，进行风险管理培训，同时公司还可以聘请外来法律顾问制定风险管理的规范制度，最后公司通过科学的方法对公司的风险管理进行预测。相信通过上述的优化方案可以让公司在激烈的市场竞争中始终保持自身的优势。

参考资料乐莉华.基于内部控制视角的企业费用管理