湖南华瓷科技股份有限公司应付账款管理优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 湖南华瓷科技股份有限公司概况 湖南华瓷科技股份有限公司应付账款管理优化设计湖南华瓷科技股份有限公司概况在经济与社会飞速发展的当今，大数据时代的到来让市场竞争达到了前所未有的激烈，与此同时，新冠疫情的传播让企业的生存和竞争压力进一步增长。在日益激烈的市场竞争下，为扩大公司的核心竞争力，对公司的内部管理要求不断提高。所有公司都必须关注应付账款管理，如果该模块出现问题，那么整个公司都会面临风险。如果一家公司的应付账款大幅度增加，其营业收入没有大幅度增加，那给该公司供货的供应商会严厉催缴欠款从而导致企业被迫关门。在企业营业收入没有大幅增加的情况下，应付账款的大幅增加，必然是企业经营恶化的征兆，特别是应付账款超过资产总额的20%。应付账款管理对公司的现金流具有重大影响。湖南华瓷科技股份有限公司简介图SEQ图\*ARABIC1湖南华瓷科技股份有限公司湖南华瓷科技股份有限公司成立于2017年4月5日，是一家年轻而充满活力的初创公司。主要从事陶瓷产品的经营、支持新能源技术推广、新材料、生物技术开发服务和智能技术研发，以及环保技术咨询和交流服务。公司秉承“脚踏实地、顽强拼搏、图SEQ图\*ARABIC1湖南华瓷科技股份有限公司湖南华瓷科技股份有限公司部门简介湖南华瓷科技股份有限公司以董事长为首，除总经理和副总经理外，旗下分别设有行政部、生产部、财务部、业务部、品管部、人事部、研发部七个部门。其中公司业务主要由业务部、研发部、生产部、品管部负责设计与生产，每一笔客户订单都将在正式签约合同及支付定金后进行产品打样及其制作。各个部门之间互相协作又互相督促，其部门结构详见图2。图图SEQ图\*ARABIC2湖南华瓷科技股份有限公司部门结构简图湖南华瓷科技股份有限公司财务部门简介图SEQ图\*ARABIC3湖南华瓷科技股份有限公司财务部门结构简图湖南华瓷科技股份有限公司财务部门以财务经理为主要负责人，除此之外，还设有会计主管、成本会计、费用会计、销售会计和往来会计等岗位。这些岗位的直接上级是财务经理，其中会计主管还负责核算专员和出纳员的管理。其财务部门结构图见图图SEQ图\*ARABIC3湖南华瓷科技股份有限公司财务部门结构简图湖南华瓷科技股份有限公司应付账款管理现状在现阶段，供应链与供应链之间的竞争取代单个企业间的竞争成为市场竞争的主流。企业应当根据市场需要制定战略，从长远的角度出发，维护企业与供应商之间的良好合作关系，加强对应付账款的管理。湖南华瓷科技股份有限公司应付账款管理的基本情况应付账款管理概述应付账款通常是指因购买材料、货物或接受劳务供应而产生的债务，是指买卖双方在买卖活动中，因取得货物的时间与支付贷款的时间不一致而产生的债务。图SEQ图\*ARABIC4湖南华瓷科技股份有限公司应付账款管理模块图应付账款管理指的是将企业在经营活动中所应当支付的账款处理制度化，用以加强财务管理，维护公司信誉同时控制资金流动的一种科学管理手段。图SEQ图\*ARABIC4湖南华瓷科技股份有限公司应付账款管理模块图应付账款入账时间和设置账户企业应付账款入账时间的确定应当以与购买商品所有权或者接受劳务有关的风险和报酬的转移为标志。企业应设置“应付账款”账户。应付账款实务流程湖南华瓷科技股份有限公司目前应付账款的实际处理过程主要包括采购合同的签订、收货通知、登记台账、填写入库单、会计审核制单、付款结算、对账等，其中具体业务流程见图5。付款业务流程图SEQ图\*ARABIC5湖南华瓷科技股份有限公司应付账款实务流程图图SEQ图\*ARABIC5湖南华瓷科技股份有限公司应付账款实务流程图图SEQ图\*ARABIC6湖南华瓷科技股份有限公司付款业务流程图湖南华瓷科技股份有限公司的付款业务一般先由申请部门填制付款申请单，并由该部门主管审批；财务部门审核人审批；申请部门制单员制作付款凭证；财务部稽核员进行稽核；出纳办理付款；财务部记账员记账，出纳帮申请部门记账；出纳清点银行存款或现金，填写并核对明细账总账；最后由主管会计核对。具体业务流程见图6。图SEQ图\*ARABIC6湖南华瓷科技股份有限公司付款业务流程图应付账款核算流程湖南华瓷科技股份有限公司在应付账款核算方面财务部不定期督促采购员报账；财务部月末打印应付账款科目余额表传生产部采购员对账；保证应付账款的真实与正确。具体应付账款核算流程见图7。图图SEQ图\*ARABIC7湖南华瓷科技股份有限概述应付账款核算流程图湖南华瓷科技股份有限公司应付账款管理中存在的问题货款支付不及时财务预算编制的基础是物资采购计划，采购计划没有纳入财务预算是不可能实现的。所有的物资采购和材料收发以及资产管理等，这些物资的出入库跟固定资产的登记入账财务部门都是必不可缺的一个环节，甚至是主导环节。否则，采购管理的流程不完整、公司的财务管理也会非常混乱。应付账款的支付要与采购合同相符合，采购合同、验收手续是办理应付账款支付的必备条件和依据。在业务人员未及时递交采购合同和供应商发票以及付款单时，会导致应付账款支付不及时，造成供应商扣押货物影响公司正常生产、公司潜在运营成本增加、商业信誉受损等。退货程序不完善物资验收是物资采购的重要环节，在货物验收中部分出现质量问题时，采购部门要根据采购合同与供应商协商退、换货以及相关赔偿等。而这时，财务部应随之调整应付账款的数目。由于资料传递不及时、部门业务人员沟通不到位等原因导致双方信息不对等，则存在应付账款未及时调整的情况，可能导致财务部多支付款项。会计人员单据审核不到位在采购业务付款时，存在会计人员未根据对应的请购单、采购合同、采购订单、入库单、发票等原始凭证的核对现象，用一张或一部分单据确认付款，付款审批不到位可能导致财务审核单据缺失，造成付款金额有误等情况。付款金额与相关单据不匹配应付账款对公司的现金流具备重大影响，由于应付账款管理支付的不完善以及财务人员的疏忽，导致财务人员在应付款项支付前不曾与相关单据进行核对，致使付款金额与相关单据不匹配，造成公司资金损失。对账程序不规范对账是应付账款管理的一个重要环节，它在确保应付账款的真实性和准确性方面发挥着关键作用。财务人员与供应商核对应付账款发生额及余额程序不规范，则可能存在应付款项账实不符、公司资金管控混乱的情况。湖南华瓷科技股份有限公司应付账款管理优化设计优化应付账款支付程序图SEQ图\*ARABIC8湖南华瓷科技股份有限公司应付账款支付优化程序图采购部门和会计人员应定期检查付款信息，包括采购合同的付款日期、应付款往来账户等，并确认对过期商品的付款已经完成；采购部门收到供应商催款通知后，应及时向部门领导申请批准付款；如因逾期付款给公司造成损失，应追究相关人员的责任，并根据损失给予相应的处罚图SEQ图\*ARABIC8湖南华瓷科技股份有限公司应付账款支付优化程序图质量退货程序优化因所购物资质量问题退货时，由使用部门填写退货通知单，同时通知采购人员办理退货；采购人员在退货时应及时通知供应商和公司财务部门，确定货物的退货数量及金额，并将索赔信息转到财务部，财务部在月末根据相关资料调整应付账款；退货后由采购人员将退货单据递交财务，财务部在核对单据并确认后进行会计处理。具体流程详见图9。图图SEQ图\*ARABIC9湖南华瓷科技股份有限公司质量退货程序优化图 单据审核优化方案采购人员按照采购合同规定的时间申请付款，由部门领导和副总经理审批确认(如付款金额较大，由总经理按权限审批确认)。财务部会计人员应认真核对采购部提供的采购合同、采购订单、入库单、发票等所有文件，以及经领导签字确认的审批单；递交财务经理审批确认，经审核后移交出纳进行付款。具体流程详见图10。图图SEQ图\*ARABIC10湖南华瓷科技股份有限公司单据审核优化流程图优化付款单据核对流程有签订采购合同的，采购人员应当按照采购合同约定的时间、方式和金额申请付款；在申请付款的同时，采购人员应填写采购付款申请单，并将其递交给部门负责人以及公司领导审核，审核确认后，转财务部确认；应付账款会计核查采购付款申请单以及相关表格(包括采购订单、采购合同、供应商发票、入库单等)，并在确认之后，递交给财务经理；经财务经理及总经理审核后，在付款申请单上图SEQ图\*ARABIC11湖南华瓷科技股份有限公司付款单据核对优化流程图图SEQ图\*ARABIC11湖南华瓷科技股份有限公司付款单据核对优化流程图优化与供应商对账程序图SEQ图\*ARABIC12湖南华瓷科技股份有限公司与供应商对账流程优化图采购部定期与供应商核对账目；在与供应商进行对账前，要确保对账单上的金额与财务账面金额一致，故应先与财务部核对应付账款明细账；与供应商的对账单应及时转交财务部。如果账目存在差异，由财务部负责联系采购部人员查明账目存在差异的原因；双方对账人员签字确认的对账单分别由采购部和财务部相关人员负责保管。具体流程则详见图12图SEQ图\*ARABIC12湖南华瓷科技股份有限公司与供应商对账流程优化图结论 总而言之，做好应付账款工作是公司一项系统化的工程，其实际操作直接关系到整个公司财务和经营目标的实现。湖南华瓷科技股份有限公司作为一家年轻且发展状况较好的公司，它在未来拥有着无限的可能性。通过应付账款管理优化后的功能，可以记录每天生成的采购应付款、采购退货应退款和其他付款的金额，同时还支持付款结算，可以根据单据一笔一笔地结算，也支持多项应付款按月同时结算，随时了解应付款账目及其结算情况。在对采购人员与供应商对账程序流程进行优化后，大大提升了应付账款明细账的准确性。在对湖南华瓷科技股份有限公司进行应付账款管理优化设计的过程中，我了解到一个公司的运营离不开科学的管理制度、合格的领导层以及为之付出的员工，任何一个要素的缺失都会严重一家企业的发展。作为一家发展中的新兴企业，湖南华瓷科技股份有限公司在提升企业技术创新能力的同时也要注重公司内部的管理。应付账款管理流程如果出现问题，整个公司都会面临风险，公司的现金流将会受到巨大影响