广州肉联帮食品有限公司部门备用金业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 广州肉联帮食品有限公司简介 广州肉联帮食品有限公司部门备用金业务财务融合流程设计广州肉联帮食品有限公司简介广州肉联帮食品有限公司是一家成立于2015年12月16日的民营企业，注册资本1500万。位于广州市天河区中山大道中439号天银大厦写字楼，是一家农业产业化企业。广州肉联帮食品有限公司是经过不断升级而来的全新社区生鲜零售品牌，经营范围主要包括：熟食、干货、蔬菜等全品类生鲜产品，兼营日用百货。该企业是一家有自身独特核心竞争力的企业，公司自成立以来一直秉承“讲究诚信、保证质量，及时响应，勇于进取”的经营宗旨，坚持诚信为本、不断创新，打造互惠互利的双赢局面，运用供应链优势，凭借雄厚的技术与人才实力，为每位消费者提供优质、新鲜的食材与优质便民的服务。广州肉联帮食品有限公司部门备用金管理现状、所存在问题及产生原因分析2.1管理现状广州肉联帮食品有限公司广东大区主要设有采购部、行政部、后勤部、营销中心、财务部、综合部以及熟食部。由于主要是从事生鲜零售的企业，采购各种生鲜及日用百货时需要使用备用金，且采购、运输、储存很容易进行损耗，是一笔不确定开销的备用金。再者该企业采购的品种繁多且为社区提供上门送货服务，所以备用金使用较为繁琐，企业的有关财务工作完善的不够全面，使其备用金的存在不太严谨、占用资金较多，备用金审核管理不严格。2.2存在问题分析2.2.1备用金额度不合理企业备用金的资金占比虽然不大，但是起到了一个非常重要的作用。企业的差旅费、餐费、采购办公用品、送货上门的运输费等一些零星的开支都需要用到备用金。对于备用金的额度管理存在不合理，就会造成一些不必要的损失。例：假如企业备用金拨付的资金高于实际所需要的资金，就会对企业造成一定程度上的资产流动性影响，导致企业的资金运行过慢，影响企业的流动性资产。但是拨付的资金过低，有时候需要让员工垫钱从而就会在员工心理有一定的影响，导致员工积极性不高和办事效率低，从而影响项目运行成本和管理费用。2.2.2备用金使用自由度大广州肉联帮食品有限公司对于部门财务制度相对还不够完善，主要是上级部门对于下级部门使用备用金的情况监管不够到位。企业员工在借支备用金后，随意改变备用金规定的使用用途，还利用职务之便挪用部门备用金或私自占用部门的备用金。在报销备用金时，财务人员对于改变用途的备用金并没有进行追究，反而还予以报销，这也说明企业员工自身的一个觉悟素养不够高，对规章制度认识不够深刻。2.2.3备用金审核监督不严广州肉联帮食品有限公司存在着以下一些现象：同一个职工借了备用金还没归还又借另一笔备用金，导致企业长期存在挂账情况；某职工领取备用金后高于实际所需的资金，多余资金应报销时退还，但却迟迟未退还，这就可能导致企业出现坏账情况，拖欠备用金。这些现象都表明企业的审核工作没到位，企业管理层的工作松散，相当不严格。2.3问题产生原因分析2.3.1内部管理不完善广州肉联帮食品有限公司还在不断发展，随着经济快速的发展，现金的普及率在减少，各个地方都在使用第三方支付工具，例如：微信、支付宝等支付工具，但企业的内部管理并没有随着时代的变化去完善，一个企业的发展离不开管理层人才，所以要重视对管理层人才的培养，制定一个合理完善的内部管理机制，起到文明约束的作用。2.3.2监管不严格广州肉联帮食品有限公司对于备用金的管理一般是以现金的形式拨付，对于现金的管理就存在着一些很大的隐患，现金的储存也有很大的风险，容易被眼红之人觊觎，还容易造成失窃被盗等风险。同时这也给了一些职工的可乘之机，把借来的备用金存放在自己的私人账户中混淆，公私不分，备用金被占用造成了企业资金的流失，给企业增添了负担，带来了大大的损失。2.3.3岗位职责分工不明确企业内部岗位职责分工不明确，出现了错误就会导致互相推诿没人承担责任，企业最终也无法归责。例如：当职工拖欠备用金迟迟未归还导致出现坏账时，找不到相关部门跟责任人落实情况，没有人负责。这也导致了企业内的资金被占用，从而影响了企业的经济效益。广州肉联帮食品有限公司备用金业务财务融合流程设计3.1问题解决方案3.1.1建立定额备用金制度合理规划好各部门日常备用金限额，核定好各部门的定额备用金，一次性领取全部定额备用金，事后凭有关费用票据及凭证报销时，财务人员将报销金额补充原定额备用金，从而保证了各部门日常核定的备用金额度。实行这种制度能有效控制备用金的使用情况，避免滥用备用金无限额支出的情况，还大大减少了财务部门日常的核算工作。3.1.2严格规范使用备用金的用途公司各部门费用开销都不一样，有些部门费用开销比较大，有些部门费用开销并不是那么大，所以要严格规范其使用备用金的用途，在填写备用金借支单时必须声明其使用用途，不得随意或任意改变使用备用金的用途，备用金必须在其规定的使用范围内使用，不得任意挪用、私自占用，以公充私。3.1.3健全内部管理制度原则由于企业的各项财务制度还不够完善，所以对于备用金的管理也不太成熟，没有一个全面的管理方式方法。企业应当建立内部控制制度，使各项业务活动互相联系、相互制约。把不相容的一些职务进行相互分离，将责任具体明确到部门、工作岗位，更要把责任精确到个人，避免出现错误而找不到具体人负责。健全备用金管理制度，例如：①规定借支备用金期限，最长不得超过三个月，如超过三个月未归还则一次性从工资中扣除。②借支一笔备用金未报销结账的情况下不得再借另一笔，保持账目清楚、一目了然。③对于改变使用备用金用途的职工，给予第一次警告、第二次惩罚的措施。④财务人员对于备用金应做到日清月结，及时做账务处理。3.2业财融合流程设计3.2.1流程表设计表1借支备用金业务财务融合流程设计表序号操作步骤职位操作内容1填写借款审批单业务员①根据所办业务需要现金量填写借款审批单②将借款审批单提交由相关部门经理审核2审核借款审批单部门经理①检查业务的真实性，审核借款审批单的准确性及合理性并签字②将借款审批单提交财务部经理审核3审核借款审批单财务经理①审核借款审批单的准确性及合理性并签字②将借款审批单交给出纳4填写两联式借款单出纳①接收完成审核好的借款审批单②按审核好的借款审批单金额填写两联式借款单并保存好借款单的结算回执联，把结算凭证联交给会计5支付现金出纳按借款单金额支付现金给业务员6编制记账凭证会计①根据审核无误的借款审批单编制记账凭证②将记账凭证交给财务部经理审核7审核记账凭证财务经理审核财务会计编制的记账凭证8登记现金日记账出纳①根据审核无误的记账凭证登记现金日记账②将记账凭证交给会计9登记明细账会计根据审核无误的记账凭证登记其它应收款科目明细账表2报销备用金业务财务融合流程设计表序号操作步骤职位操作内容1整理报销时所用原始费用单据业务员整理好所需要报销的费用单据，按费用详情依次排列好，统计好费用金额提供给服务公司2提供原始费用单据服务公司接受业务员要求，按提供的费用详情，将费用详情填写在相应单据上提交给相关人员作为报销的原始单据3填写报销单业务员①去财务部领取费用报销单并依据实际情况按要求填写部门信息、日期、即付款项和发生费用的大小金额相对应，再将原始单据贴在费用报销单后面②将填写完成的费用报销单交给部门经理审核4审核报销单部门经理①判断业务的真实性、审核报销金额是否为实际发生额，核对费用报销单与原始单据信息是否一致，是否存在重复报销②审核无误后在费用报销单上签字5审核报销单会计①审核经济业务的真实性②对票据填制的内容和加盖的印章审核发票的规范性、一致性、合理性、准确性6付款（收款）并签字出纳①报销费用金额给业务员（多退少补），并让其在费用报销单上签字②将结算回执联交给业务员，再将结算凭证联给会计7编制记账凭证会计①根据审核过的费用报销单编制记账凭证②将编制好的记账凭证交给财务经理审核8审核记账凭证财务经理①审核会计编制的记账凭证并签字或者盖章②将经审核的单据交给会计9登记现金日记账出纳①根据审核过的记账凭证登记现金日记账并在记账凭证上签字或者盖章②将记账凭证交给会计登账10登记明细账会计根据审核过的记账凭证登记明细账并保存好记账凭证3.3业财融合流程设计运行说明3.3.1 在借支备用金方面各部门业务员在借支备用金前应首先填写借款审批单，等部门上级领导及财务经理审核后由出纳支付备用金，再编制记账凭证做账务处理。例如2020年5月22日采购部的员工黄彩云经核批出差采购原材料，借支差旅费1000元，预计6月01日归还。如下图填写借支单。图1借支单3.3.2 在报销备用金方面在借支备用金后应按照其使用用途及时报销备用金，以便后续账务处理。报销备用金也是整个流程最后一个阶段且比较重要，所以要按照岗位责任分工明细，发现问题及时处理，层层把关保障备用金的合理花费，严格按照规范按其用途报销，报销时又分定额备用金跟非定额备用金，两种账务处理下不同，所以做账时要分两种情况。3.3.3 在账务处理方面非定额备用金相关账务处理如下：以采购部为例：2020年5月22日采购部员工黄彩云采购原材料借支差旅费1000元，2020年6月01日报销，两笔业务会计分录如下：5月22日借支差旅费时：借：其他应收款−黄彩云1000贷：库存现金10006月01日全额报销备用金时：借：管理费用1000贷：其他应收款−黄彩云10006月01日报销备用金900元时（少补则库存现金在贷方）：借：管理费用900库存现金100贷：其他应收款−黄彩云1000定额备用金相关账务处理如下：以行政部为例：假如月初财务部核定行政部门备用金定额为2000元，支付现金支票，2020年6月12日行政部向财务部报销日常购买办公用品费用1200元，报销后补足定额备用金，相关业务会计分录如下：月初支付现金支票时：借：其它应收款−备用金（行政部）2000贷：银行存款20006月12日报销备用金补足时：借：管理费用1200贷：银行存款12004结束语本毕业设计针对广州肉联帮食品有限公司在对于备用金管理上的一些问题作出分析，结合公司实际情况对于备用金额度、使用情况管理提出了具体完善方案，进