湖南广联饲料公司签订采购合同流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录241401湖南广联饲料公司简介 湖南广联饲料公司签订采购合同流程设计湖南广联饲料公司简介湖南广联饲料公司成立于2013年，位于宁乡县历经铺乡南太湖村十二组，是湖南一家高科技型的饲料制造企业，主营水产饲料、畜禽饲料和水产饲料预混料以及健康养殖业务。湖南广联饲料公司于2017年入选湖南饲料行业10强。湖南广联饲料公司近年来取得行业内令人瞩目的业绩，主要得益于战略定位的敏锐性、市场策略的准确性和产品研发的高投资性。从2016年起，公司主营业务收入和净利润的增速均达到了60%以上，营业收入从2016年560万元持续增长至2019年829万元，净利润率远高于行业平均水平，公司盈利能力和成长速度远超行业优秀企业。总经理总经理行政人事部财务部采购部技术研发部生产部行政人事部财务部采购部技术研发部生产部图1湖南广联饲料公司组织架构图湖南广联饲料公司经过多年的发展，形成了有一套专业的措施，保证采购能力的持续提高、有效控制采购风险。（1）实行集中采购模式：对大宗原料的采购实行集中采购，统筹原料采购需求，统一向供应商购货，以获得规模效益；（2）组建专业化采购团队：根据原料种类、及市场地理位置，细分市场，各专业采购队伍负责对应市场且相互合作；（3）建立市场信息研究部门：借助信息技术及多年采购方案，实时追踪、研究、判断国内外大宗原料的走势，持续改进采购策略；（4）构建战略合作关系。与长期合作、供货水平高、原料质量稳定的上游供货商结成战略合作关系。此外，湖南广联饲料公司将原材料采购工作定位于“信息化专业采购”，借助全面的信息研究和风险管控，以期在采购管理上取得卓越成效。湖南广联饲料公司签订采购合同流程存在的问题采购合同签订流程不完善虽然湖南广联饲料公司在饲料行业内实力雄厚，但是至今未形成统一的采购合同模板，而且采购合同签订过程的管理较为混乱，审批环节多，某些审核环节基本上只是形式，造成合同审批期过长，效率较低；采购物资分类不清晰，不能够及时、准确追溯合同的执行情况，难以对合同执行情况进行监督和追溯。湖南广联饲料公司现行采购合同签订流程如图2所示：提交审定提交起草合同谈判提交审定提交起草合同谈判执行签订合同审阅授权签订各相关部门领导审核执行签订合同审阅授权签订各相关部门领导审核图2湖南广联饲料公司现行采购合同签订流程图采购合同条款欠缺严谨性部分采购合同条款中出现合同双方权利和责任不对等，或是双方的尺度不一致；出现商务合同中条款和附件技术协议中条款不一致；或者合同条款签订的不全面、有欠缺、不严谨，就会存在法律风险，不利于保护公司权益。目前湖南广联饲料公司的采购业务越来越广泛，采购项目的类型各异，公司制定有部分项目的采购模板，但是模版并不能覆盖目前的业务类型。例如付款条款，很多饲料的供应商为全国独家公司或是唯一指定经销商，其在购销合同中均要求：合同签订后预付合同总金额的100%。对于这种百分之百预付的情况，饲料购入后的验收和后续的服务质量无法保障，需要合同中设置有相应的赔偿条款进行制约，否则对于工作的顺利开展会带来潜在的隐患，增加管理上的风险。诸如此类的情况不断在新项目中发生，虽然问题不是完全相同，但在大致方向上可以有所分类，湖南广联饲料公司未对这些合同类型进行模版的制定，现有模版较为泛泛。存在同类合同反复审核现象同类合同反复审核问题，公司目前有部分类型项目的合同模版，尽管此类项目的合同是律师制定的版本，除了不需要再经由律师审核之外仍需要与其他非制式模版类合同走相同的审核流程，消耗采购部门、财务部门、法务部门等相关部门大量工时。另外，除了制式模版合同，有些项目由于上条中提到的采购合同有效期问题，每年需要重新签署一次，使用的合同模版每年都一样，但是审核流程也都是需要重新走一遍，重复性的工作占用工时。湖南广联饲料公司签订采购合同流程设计生产部向采购部提交物资需求单生产部向采购部提交物资需求单采购部按照物资需求单制定采购计划采购部按照物资需求单制定采购计划采购部主管审核采购计划 不通过采购部主管审核采购计划采购部门拟定采购合同通过采购部门拟定采购合同采购部主管审批采购合同不通过采购部主管审批采购合同 总经理审批采购合同并签字通过总经理审批采购合同并签字 不通过采购人员与供应商签订合同通过采购人员与供应商签订合同合同归档保管合同归档保管图3湖南广联饲料公司签订采购合同流程设计图生产部向采购部提交物资需求单采购部按照物资需求单制定采购计划生产部向采购部提交物资需求单采购部按照物资需求单制定采购计划生产部向采购部提交物资需求单优化后的湖南广联饲料公司采购合同签订流程首先从生产部门开始，由生产部门向采购部提交物资需求单。一般情况下，湖南广联饲料公司生产部会每月发起一次原材料采购申请，由生产部门工作人员对所需的物资进行整理，并填写物资需求单，生产部主管按照本月的生产计划审批物资需求单，并进行相应的修改，然后上交到采购部。如果在当月已经完成了采购物资采购后，发现所采购的物资不足以满足生产需求，则需要生产部首先向总经理发送生产计划报告，总经理同意后再向采购部提交物资需求单，采购部再按照正常的流程进行采购物资。采购部按照物资需求单制定采购计划采购部按照物资需求单制定采购计划生产部向采购部提交物资需求单采购部按照物资需求单制定采购计划生产部向采购部提交物资需求单采购部主管审核采购计划采购部主管审核采购计划 接收到生产部门提交的物资需求单后，采购人员需要在物资需求清单的基础上进行采购计划的制定。采购计划不仅仅是价格，质量等方面的内容都在采购计划的范围以内，采购计划应当是为了配合生产计划所制订出来的，应当能够满足企业生产所需，冰下其基础上不会因为采购数量过高而导致存货大量积压，最终占用企业的企业流动资金，并影响企业的资金使用效率。并提交采购部主管审核。采购部主管在审核过程中首先会核实生产部门下月的生产计划，并核对物资需求单，再对采购人员制定的采购计划进行审核，主要是对采购计划中的物资数量、价格、日期等信息进行审核，通过后进入下一环节。如果采购部主管对采购人员所制定的采购计划存在疑惑或对此采购计划认为不合理，则退回采购人员重新制定，并重新审批，通过这样的流程来控制公司采购计划科学合理，降低物资浪费的风险。采购部按照物资需求单制定采购计划采购部主管审核采购计划采购部主管审核采购计划采购部按照物资需求单制定采购计划采购部主管审核采购计划不通过通过采购部门拟定采购合同 采购部门拟定采购合同采购部按照物资需求单制定好采购计划后，提交给公司采购部主管审核采购计划。采购部主管在审核过程中首先会核实生产部门下月的生产计划，并核对物资需求单，再对采购人员制定的采购计划进行审核，主要是对采购计划中的物资数量、价格、日期等信息进行审核，通过后进入下一环节。如果采购部主管对采购人员所制定的采购计划存在疑惑或对此采购计划认为不合理，则退回采购人员重新制定，并重新审批，通过这样的流程来控制公司采购计划科学合理，降低物资浪费的风险。通过采购部门拟定采购合同采购部主管审核采购计划采购部门拟定采购合同通过采购部门拟定采购合同采购部主管审核采购计划 采购部主管审批采购合同采购部主管审批采购合同采购部主管审核采购计划通过后，就可以让采购人员拟定采购合同了，就合同相关条款与供应商进行谈判，规定价格条款、付款条件、运输方式、品质要求、包装方式等相关交易内容。然后采购人员按照要求拟定采购合同。在拟定合同时，除了常规的条款之外，合同内容是否包含税金，税率的比例，税负缴纳的那方式等等都在合同的范围以内。因此，在拟定合同时，必须将合同的价格和税金分别标识。采购部主管审批采购合同采购部门拟定采购合同采购部主管审批采购合同采购部门拟定采购合同采购部主管审批采购合同 不通过通过总经理审批采购合同并签字 总经理审批采购合同并签字采购人员拟定好采购合同后，首先上交采购部主管进行审批，采购部主管首先要核对采购合同上的数量、规格等项目是否与生产部所提交的物资需求单相对应，采购合同中的各方面内容是否能勾起和企业的要求和需要，是否科学，合理，公平公正，符合双方利益要求，采购部主管审批通过后，最终由企业的总经理对于整个合同进行审批和签订；如果采购部主管审批未通过，则需求退回到采购人员处对合同中存在的问题进行修改，并重新拟定采购合同。采购部主管审批采购合同总经理审批采购合同并签字总经理审批采购合同并签字采购部主管审批采购合同总经理审批采购合同并签字不通过采购人员与供应商签订合同通过不通过采购人员与供应商签订合同 采购部主管审批采购合同并通过后，总经理在审批过程中，确定此次物资采购是否能够满足公司本月的生产需求，确定是否需要重新询价议价或拟定合同，并决定合同是否签订，如确认无误则签字审批并在系统中审批；如果总经理审批未通过，则退回到采购部主管处，向采购部主管说明采购合同中的问题，由采购部主管进行处理，采购部主管需要退回到拟定采购合同的工作人员处，并按照总经理的反馈进行修改，然后再次上交。采购人员与供应商签订合同采购人员与供应商签订合同总经理审批并签字 通过采购人员与供应商签订合同总经理审批并签字合同归档保管合同归档保管当决定要与该供应商签订采购合同时，湖南广联饲料公司的采购人员需要提前准备好完整的《湖南广联饲料公司采购合同》，合同中货物名称、规格、数量、质量标准、验货规则、交货日期、迟延交货的罚则、交货地点、交货方式、定金的支付等主要条款，必须明确而详尽。于合同书中约定，供应商须配合企业生产进度，物料最迟在几月几日以前，全部送达交验。除因天灾及不抗力的事故外，倘逾期，每天供应商应赔偿企业采购金额千分之几的违约金。在签订合同过程中，应当以湖南广联饲料公司提供的合同文本为准，如果供应商有修改要求的，则要审查其所修改的内容是否不利于我方，如果所修改的内容不利于我方，尤其是免除或者减轻供应商责任的内容，应当坚决不同意。合同归档保管采购人员与供应商签订合同合同归档保管采购人员与供应商签订合同合同归档保管采购合同签订完成后，广联饲料公司需要将采购合同交由财务部存档处理。合同存档管理可以按照“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。合同管理人员要加强对合同档案的登记、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。湖南广联饲料公司签订采购合同流程设计总结采购是一个生产企业所有业务的最终也是最初的开始。本设计以湖南广联饲料公司为案例。通过对公司的实地调查，针对公司签订采购合同的时候所存在的一系列不足和缺陷进行了深入的了解，发现湖南广联饲料公司采购合同签订流程方面存在很多问题，现对其流程进行优化。在本设计中，优化的流程首先优化了公司制定采购订单的环节，由于采购人员与生产人员之间的交流不会很频繁，采购人员也不懂生产上的专业需要，因此在采购时难免会在物资质量、价格上出现误差，通过制定采购计划能够使公司的采购计划会更加科学合理，并且能够降低物资浪费的风险。在签订采购合同流程中，采购人员所拟定的采购合同需要先由采购主管审批，再由总经理审批，从而加强在签订采购合同流程中的监督力度，杜绝采购人员从中贪污的行为。同时在原采购合同签订流程基础上增加了合同归档环节，能够完善湖南广联饲料公司的采购合同签订流程。同时希望能对湖南广联饲料公司以及同类民营制造型企业的签订采购合同流程优化或者再造起到一定借鉴作用。

参考资料[1]孙景怡.公共采购合同管理研究[J].中央财经大学学报,2020(05):106-117.[2]杨东红.强化电力物资采购合同风险管理的内部控制[J].广东科技,2020,2