采购手册采购员的基础知识采购员的工作技能要求

第一节、商务宴会礼仪

采购人员与供应商洽谈业务中难免参与宴请活动，宴请恬动的整个过程不仅是表现自我

和强化关系的同时宴请过程中参与人在整体活动中体现出来的行为也从另一个角度体现了

公司的整体素养和层次，所以鹏搏采购人员要掌握基本的宴会礼仪，在这里希望我们采购

人员能从宴会前、宴会过程中、宴会离场三个角度掌握因有的基本礼仪。

宴会前：

一、我方宴请供应商，要注意宴请的地点、时间、人员层次。地点选择交通便捷的地方，

充分考虑邀请人员时间充沛性，赴约注意准时赴约，避免迟到等行为。赴约人员人数不易

变更。

二、向主人介绍来宾，向女士介绍男士，向年长者介绍年幼。

三、众欢同乐，切忌私语，瞄准宾主，把握大局，语言得当，诙谐幽默。

宴会过程中：

一、座次

二、总的来讲，座次是“尚左尊东”、“面朝大门为尊”。若是圆桌，则正对大门的为

主客，主客左右手边的位置，则以离主客的距离来看，越靠近主客位置越尊，相同距

离则左侧尊于右侧。若为八仙桌，如果有正对大门的座位，则正对大门一侧的右位为

主客。一般来说，如果你的老板出席的话，你应该将老板引至主座，请客户最高级别

的坐在主座左侧位置。除非这次招待对象的领导级别非常高。

三、点菜

四、笳果时间允许，你应该等大多数客人到齐之后，将菜单供客人传阅，并请他们来点

菜。当然，作为公务宴请，你会担心预算的问题，因此，要控制预算，你最重要的是

要多做饭前功课，选择合适档次的请客地点是比较重要的，通常，先上冷盘，接下来

是热炒，随后是主菜，然后上点心和汤，如果感觉吃得有点腻，可以点一些餐后甜

品，最后是上果盘。在点菜中要顾及到各个程序的菜式。优先考虑本地或所在酒店的

特色菜肴。在安排菜单时，还必须考虑来宾的饮食禁忌，特别是要对主宾的饮食禁忌

高度重视。

五、吃菜

六、客人入席后，而应待主人打招呼，由主人举杯示意开始时，客人才能始；不要发出

不必要的声音0掉在桌子上的菜，不要再吃。不要用手去嘴里乱抠。用牙签剔牙时，

应用手或餐巾掩住嘴。不要让餐具发出任何声响。

七、用餐结束后，餐后不要不加控制地打饱嗝或暧气；在主人还没示意结束时，客人不

能先离席。

八、喝酒

九、主人敬主宾、陪客敬主宾、主宾回敬、陪客互敬。记住：作客绝不能喧宾夺主乱

敬酒，那样是很不礼貌，也是很不尊重主人的。

十、倒茶

十一、添茶的时候要先给上司和客户添茶，最后再给自己添。

宴会离场：

一、一般酒会的时间很长，中途离开酒会现场，一定要向邀请你来的主人说明、致歉，

不可一溜烟便不见了，

二、与主人打过招呼，应该马上就走，有些人参加酒会准备离去时，会问她所认识的每一

个人要不要一块走。结果本来热热闹闹的场面，被她这么一鼓动，一下子便提前散场了。

这种闹场的事，最难被宴会主人谅解，可千万不要犯下这钟错误。

三、宴会结束时，应该由主宾先离场，然后陆续离场。

第二节、基本专业知识

采购是指在市场经济条件下企业为获取商品或服务而对获取对象的渠道、方式、质量、价

格、时机等进行选择，并把货币资金转化为标的物的交易过程。

一：采购的分类

（一）按价格分类

1.招标采购2.询价采购3.比价采购4.议价采购5.定价采购6.公开市场采

购

（二）按采购主体分类

1.个人采购2.集团采购

（三）按采购方法分类

1.传统采购

2.科学采购1）订货点采购2）MRP采购4）供应链采购5）电子商务采购

二：采购的价值

采购降低成本和技术革新，除了直接降低采购价格，采购也能够以一种间接的方式对企业

竞争地位的提高做出贡献。这种间接贡献以产品品种的标准化、质量成本的降低和产品交

货时间的缩短等形式出现。在实践中，这些间接贡献通常比直接节省的金钱更实在

三：采购部门的职责

1.供应商的选择与评价

2.保证公司在采购价格上的优势

3.制定采购制度和设计合理的采购流程

4.提高采购效率

5.控制采购风险

四：采购员必备的能力

1.成本意识与价值分析能力

2.预测能力（指对价格和供应量的预测）

3.表达能力

4.良好的人际沟通与协调能力（与供应商、与管理部门、与营销部门、与生管部门、与品

管部门、与生产现场、与财务部门、与技术部门、与仓储部门）

5.专业知识（指所经办的产品知识）

五：采购的原则（5R原则）

采购就是在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处买回所需数量商品或者相关服务的

活动

采购必须要围绕“价”、“质”、“量”、“地”、“时”等基本要素来展开工作

5R原则:适时（Righttime）、适质（Rightquality）适量（Rightquantity）、适价

（Rightprice）>适地（Rightplace）

六：采购程序的关键步骤

1.发现需求

2.对需求进行描述，即对所需的物品、商品或服务的特点和数量准确加以说明

3.确定可能的供应商并对其加以分析

4.确定价格和采购条件

5.拟定并发出采购订单

6.对订单进行跟踪并/或催货

7.接受并检验收到的货物

8.结清发票并支付货款

9.维护供应商

七：战略联盟与伙伴关系实施流程

1.建立满足企业需求的战略

2.组建支持战略联盟与伙伴关系的内部结构

3.识别联盟或伙伴关系的机会

4.培育并发展联盟与伙伴关系

八：供应商选择决策

决定和某个供应商进行大量业务往来通常需要一系列合理的标准。良好的采购技术是决策

背后尽可能合理的论证过程。通常情况下，采购方对供应上能否满足自己的质量、数量、

交付、价格、服务目标等的观察将支配决策结果。与这些基本采购目标相关的还有一些更

重要的供应商品质，包括历史纪录、设备与技术力量、财务状况、组织与管理、声誉、系

统、程序柔性、通信、劳资关系、位置等。

九：采购员应如何规避采购风险

对采购员风险评估行为的调查表明：与未经审查和不熟悉的供应商做交易存在的风险是很

大的。采购员可以采取一系列的行动去避免、减轻、转嫁、限制或者抵制风险。通过双重

或多重供应源而非单一供应源来降低风险。采购员也可以通过协商支付条款来限制风险：

条款允许当确定支付日到期时可以分期付款，但是保留一部分的付款，直到完成和接受了

所提供的服务为止。当一个采购员采取了如下的行动：如挑选一个供应商，或者转换供应

商，或者同意一定的条款和条件时，他应该清楚地知道采取这些措施带给以下三者的风

险：所做出的决定对公司的影响、预期回报以及这两者间的权衡。所以采购员在规避采购

风险时应谨慎行事。

第三节、税务基础知识

目前我国现行税种共有23个，为了让各位对现行税种进行了解，本站根据税收制度要

素对每个税种做以介绍，首先了解一下税收制度的要素都有哪些。

（一）纳税人（课税主体）

纳税人是纳税义务人的简称，是税法规定的直接负有纳税义务的法人和自然人，法

律术语称为课税主体。纳税人是税收制度构成的最基本的要素之一，任何税种都有纳税

人。从法律角度划分，纳税人包括法人和自然人两种。

（二）课税对象（课税客体）

课税对象又称征税对象，是税法规定的征税的目的物，法律术语称为课税客体。

课税对象是一个税种区别于另一种税种的主要标志，是税收制度的基本要素之一。

每一种税都必须明确规定对什么征税，体现着税收范围的广度。一般来说，不同的税种有

着不同的课税对象，不同的课税对象决定着税种所应有的不同性质。

（三）税目

税目是课税对象的具体项目。设置税目的目的一是为了体现公平原则根据不同项目

的利润水平和国家经济政策，通过设置不同的税率进行税收调控：二是为了体现“简便”

原则，对性质相同、利润水平相同且国家经济政策调控方向也相同的项目进行分类，以便

按照项目类别设置税率。有些税种不分课税对象的性质，一律按照课税对象的应税数额采

用同一税率计征柳款，囚此没有必要设置汇兑日，如企业所得税。有些税种具体课税对象复

杂，需要规定税目，如消费税、营业税，一般都规定有不同的税目。

（四）税率

税率是应纳税额与课税对象之间的比例，是计算应纳税额的尺度，它体现征税的深

度。税率的设计，直接反映着国家的有关经济政策，直接关系着国家的财政收入的多少和

纳税人税收负担的高低，是税收制度的中心环节。

我国现行税率大致可分为3种：

1.比例税率。实行比例税率，对同一征税对象不论数额大小，都按同一比例征税。

2.定额税率。定额税率是税率的一种特殊形式。它不是按照课税对象规定征收比

例，而是按照征税对象的计量单位规定固定税额，所以又称为固定税额，一般适用于从量

计征的税种。

3.累进税率。

累进税率指的是这样一种税率，即按征税对象数额的大小，划分若干等级，每个等

级由低到高规定相应的税率，征税对象数额越大税率越高，数额越小税率越低。累进税率

因计算方法和依据的不同，又分以下几种：全额累进税率、全率累进税率、超额累进税

率、超率累进税率。

（五）纳税环节

纳税环节是商品在过程中缴纳税款的环节。任何税种都要确定纳税环节，有的比较

明确、固定，有的则需要在许多流转环节中选择确定。确定纳税环节，是流转课税的一个

重要问题。它关系到税制结构和税种的布局，关系到税款能否及时足额入库，关系到地区

间税收收入的分配，同时关系到企业的经济核算和是否便利纳税人缴纳税款等问题。

（六）纳税期限

纳税期限是负有纳税义务的纳税人向国家缴纳税款的最后时间限制。它是税收

强制性、固定性在时间上的体现。确定纳税期限，要根据课税对象和国民经济各部门生产

经营的不同特点来决定。如流转课税，当纳税人取得货款后就应将税款缴入国库，但为了

简化手续，便于纳税人经营管理和缴纳税款（降低税收征收成本和纳税成本），可以根据情

况将纳税期限确定为1天、3天、5天、10天、15天或1个月。

（七）减税、免税

减税是对应纳税额少征一部分税款；免税是对应纳税额全部免征。减税免税是对某

些纳税人和征税对象给予鼓励和照顾的一种措施。减税免税的类型有：一次性减税免税、

一定期限的减税免税、困难照顾型减税免税、扶持发展型减税免税等。

（八）违章处理

违章处理是对有违反税法行为的纳税人采取的惩罚措施，包括加收滞纳金、处理罚

款、送交人民法院依法处理等。违章处理是税收强制性在税收制度中的体现，纳税人必须

按期足额的缴纳税款，凡有拖欠税款、逾期不缴税、偷税逃税等违反税法行为的，都应受

到制裁（包括法律制裁和行政处罚制裁等）。

常见税种的税率：

1.增值税：17%、13%和零税率。同时，增值税实行凭增值税专用发票抵扣税款的制度。

2.消费税：采取比例税率和固定税率两种形式，税率共有14个档次，最低3%,最高

45%。

3.营业税：按行业实行有差别的比例税率，一般为3%和5%,娱乐业为20%

4.关税：关税税率分为进口税率和出口税率两部分。进口税率分为普通税率和优惠税率

（最惠国税率和协定税率）。

第四节、合同基础知识

一、什么是合同

合同是平等主体的当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

二、合同基本原则。

签订和履行合同应当遵循以下基本原则，这是法律强制规定：

（一）诚实信用原则；（二）自愿原则：合同自由。（三）平等原贝J;（四）公平原则；

（五）不损害社会公共利益原则。

三、合同的分类。

打官司常见案由，就是案件性质，案由性质是由纠纷性质决定的。按照合同性质可以分为

买卖合同、租赁合同、运输合同、居间合同、委托合同、加工承揽合同等。一目了然，知

道双方的争议核心和焦点，从而公平、公正地处理合同纠纷。

四、合同的形式。

合同法规定，书面、口头、其他形式。书面形式可以包括数据电文。电报、传真、电子数

据交换、电子邮件。

五、合同的主要条款

（一）主体条款。即当事人的名称或者姓名和住所，没有主体条款就没有合同。

（二）标的条款。规定合同标的基本情况的条款，包括标的名称、标的物的数量、质量等

内容。

（三）价格条款。即价款或者报酬，即一方提供了货物或者付出了劳务应当得到的货款或

者酬金。

（四）履行条款。包括履行的期限、地点和方式。

（五）责任条款。即合同中应当规定违约责任。

六、合同成立的要件（合同成立的条件）

（一）合同成立是合同存在的前提

（二）合同的成立是区分合司责任与缔约过失责任的根本标志

（三）合同的成立与合同的生效

（四）合同成立的要件包括4个方面：

1.必须具有两个不同利益的签约主体；

2.当事人至少在两人及其以上，一个人也不能签订合同；

3.当事人对合同内容协商一致；

4.承诺生效时合同成立。

七、确认合同的效力

合同成立不等于合同生效。

（一）效力待定合同：缺乏生效要件而使其效力能否发生尚未确定的合同。

（二）无效合同：指合同虽已成立，但因违反法律而不具有任何法律约束力的合同。

（H）重大误解、显失公平的合同：一方以欺诈、胁迫的手段或者趁人之危，使对方

在违背真实意志的情况下订立的合同。是可变更或者撤销的合同。

八、如何变更和转让合同

（一）合同变更是合同内容的变动

（-）合同转让是合同主体的变动。

（三）债务的转移须经债权人同意，债权的转让须通知债务人。

（四）债权债务同时转让应当征得对方当事人的同意。

（五）你所签订的任何一份文件，都可能构成变更合同的书面记据。

九、终止合同的权利义务

（一）合同权利义务终止不等于债的消灭。

（二）合同权利义务终止后，当事人应遵循诚实信用原则，履行通知、协助与保密的

义务。

（三）双方可以协商终止权利义务，单方也可以依法律规定或者合同约定终止权利义

务。

十、如何确定违约责任

（一）违约责任方式包括支付违约金、赔偿损失等。

（二）违约金与定金同时存在时，当事人只能选择其中之一。

（三）赔偿损失的范围包括直接损失和可得利益损失。

（四）责任与合同责任发生竞合时，当事人有选择适用法律的权利。

H"一、如何签订具体合同

（一）买卖合同（购销合同）

1.基础资料，三个方面：1.证明企业身份。2.企业生产能力有关资料。3.履约能力

资料。进入实质性签约谈判。每个字、时间点都要准确、清晰，避免歧义。

2.验收。三种。1国标。2行业标准。3样品或约定。

（二）物流合同

1.承揽人资质和能力（营业执照、税务登记、道路运营许可证等）。

2.约定几日内到达目的地，由谁完成。由他人完成的，应有约定。

3.支付状况（季结、月结、现金、电汇、支票）。

4.运营期间的风限由承揽人负责。如有其他风险责任人由谁负责也应在合同中体

现。

十二、如何处理合同纠纷

解决合同纠纷的方式：协商、调解、仲裁、诉讼。

（一）合同纠纷是当事人之间的权利义务发生的争议。

（二）解决合同纠纷应当采取积极的态度，而不是消极回避。

（三）解决合同纠纷的目标应当是效益最大化。

（四）当事人应本着快捷、方便的原则选择解决合同纠纷的途径。

第五节、谈判基础技能

（一）行事前有针对性的谋略和规划

1.收集信息

市场行情调查,特别是供应商产品在市场的比重,成长,市占有率.如物流供应商所覆盖

的区域。收集信息一般有：客户介绍、行业展会、网络搜寻、行业杂志等。

2.市场价格调查，新产品的询价应多询几家报价进行对比，

3.供应商背景资料，特别是收集那些能够左右供应商决策的信息。如物流公司需要核实注

册资金、企业法人、其运载能力、派送范围、服务意识等。

4.熟悉行业的物资采购、物流采购方面的资料。

（-）运用有效的技巧和方式

1.确认你会见的人是否有决策权,如果是非适当的人,要尽快结束会谈

2.表现出足够的尊敬,陈述会谈的目的

3.强调合作的互利,互惠,可适当夸大对方的受益

4.整个谈判过程,要时刻牢记自己的理想目标

5.当无法接受对方的提议，不要急于表态，首先要保持沉默

6.当供应商再次表达其观点时再开口

7.询问供应商的原由，试着反驳这些理由

8.向其表明他提的条件无法实现

9.最后才说出你理想的目标

10.牢记双赢观念，尽可能争取更多的东西，但同时也让供应商明白他也达成了一笔不错的

交易。

（三）机智灵活的应对

1.当供应商指责，抱怨我们的工作时，迅速理清其指责合理或不合理的地方，是否是已方

澄清得还不够，寻找机会以便澄清。以诚恳，虚心的态度倾听,但要坚持自己的利益

2.当供应商保持沉默时

分析原因、向对方提出问题

如I:你的沉默是否意味着同意我们的观点?你的沉默是否意味还有问题没有解决?千万不要自

己沉不住气,话语增多

3.当供应商吹毛求疵时

把争论的焦点引导到关键问题上,细节问题留到下一步再谈，

必要的解释或反驳

4.当供应商拖延并试图控制谈判时间时

供应商会借口提出,我们需要你们现在决定,这个问题,我无法做出答复,我得向老板请示,等.

事先应该周密计划,预见各种可能发生的情况和应对策略

5.供应商发出最后通牒时

供应商会说,不接受只有放弃，价格不能再低了，供应商的目的是想试探对方的反应，以进一

步了解已方的价格底线

不要急于表态,因为你的对手此刻正注视着你呢

寻找一个机会,把话题转移到另一个新的问题上

（四）善于隐蔽自己的不足

人非全才，每一个人不可能对任何事情都是专家,因此,与对方磋商减价时,对于本身没有把

握的问题，不要轻易地向对方诉说你不知道或被对方识破你的弱点，此时你可以利用间接的

方式来请教对方，例如说：”这个产品价格这样计算对吗?你为什么这样能否说明一下！"而

不要向对方说我没有此方面的知识,请你加以说明，对于某方面的知识,既可以经对方的

说明而获得，而且又可以对方的说明中寻找可加以减价的重要信息，乃是要不断修炼才能做

得到的

（五）少挑对方弱点

利用对手的弱点迫使对方接受你的减价要求,在对方不景气时或许可以达到目的,但是市场

变化无常,一旦企业生产形势好转,你的对手肯定会报你一箭之仇而故意抬高价格,如果是属

于专有技术,独占市场的物品,对方可能会因此不出售给你，而使你承受买不到该产品的痛苦,

因此，商场上的合为贵乃是处世经典。

（六）勤于思考

在进行采购物品减价磋商前，要知道要采购的物料的销售价格是如何决定的，其成本结构如

何，只有了解了其成本结构的详细内容后，才有可能达减价的目的。所以采购人员必须了解

产品价格的构成因素，如物资配送到达的区域、时效等等均是价格构成的因素。

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采购手册

=====全文目录=====

第一章、采购手册的编订目的

第二章、采购的定义

第三章、适用范围

第四章、采购政策

第五章、采购制度

第六章、采购授权

第七章、作业流程

第八章、采购表单

第九章、采购部门之隶属

第十章、采购部门之建立

第十一章、采购部门之职责

第十二章、采购人员之选用

第十三章、采购计划与预算

第十四章、采购方式

第卜五章、询价报价成本分析

第十六章、议价的技巧

第十七章、合同的签订

第十八章、交货验收结算

第十九章、采购的绩效评估

第二十章、供应商管理

第二十一章、采购与各部门的协调

第二十二章、采购稽核

十二、采购手册的编订目的

采购手册的编订目的

为了使公司有关采购事务均能遵循制度办理，便于最适当时间、在可能范围内以最低价

格，向最适当的供应商，购买品质最佳、数量最恰当的原料、辅料、商品或服务，特制订本手

册。

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十三、采购的定义

采购的定义

企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相

关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。

十四、适用范围

适用范围

1.原料：是指直接使用于生产之原材料，是构成产品最主要的成分。通常，原料是在产品

的制造成本中，所占比例最高的项目。

2.辅料：在产品的制造过程中，除了原材料之外所耗用的材料均属之。

(1)油漆：

(2)胶粘剂：

(3)包装：纸箱、热收缩膜、PE缠绕膜、PE珍珠棉、防潮膜、机用打包带、透明胶带、

钢卷带、打包扣、托盘；

3.燃料：煤

4.其它：

(1)砂带

(2)刀具

十五、采购政策

一.采购政策

1.本公司物料供应采用集中采购制度。

2.本公司物料采购计划系根据物料需求计划而拟订。

3.本公司对储备物料采用预购备用方式采购，对非储备物料采用现用现购方式采购。

4.本公司采购人员应采取客观公正之态度并保持价值观念从事业务。

5.本公司采购得经由供应商或制造商以询价、比价、议价方式办理。

6.每一购案之供应商或制造商，除因采购金额微小或因事实上不可能外，应以指定两家或

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两家以上询价为原则。

7.本公司采购在必要时以订立长期合约或短期采购合约方式办理。是否以订约为宜，及订

约有效期限之长短，应以与本公司最有利之囚索考虑。

8.本公司对物料采购应加强计划与预算之功能，以增进效率，降低成本。

9.本公司对物料采购应实施市场调查工作，建立有关资料，作为选择供应商之依据。

10.本公司对物料采购工作之进行，应实施独立之追踪制度，以增进工作效能。

11.本公司对物料采购过程应保持完整之记录，以供充分参考运用。

二.采购政策之评估与修订

采购政策之评估作业，应先依据公司现行的采购政策，对各采购项目的供应来源展开研

究，并列出其优、缺点：其次再以“采购项目”为主，针对每一个项目的采购政策，予以检讨

修正，进而消除现有政策对采购项目所既存的缺点。在检讨修正采购政策时，同时应以业种

别、厂商别及零件别为基准，进行检讨其影响购入成本的变动因素，例如：目前及日后的经济

动向市场变化等因素•，加以思考分析，才决定是独家采购，还是多家分数采购或一般性订购方

式，以使购买政策具有高度弹性。

在评估采购政策时，可使用下列检核项目，进行检讨：

1.采购政策是否具有可配合市场、经济动向或其交易内容变异之弹性？

2.中、长期或年度的采购执行方式是否明确？

3.在执行订货前，是否已检讨集中及分散采购等方法的优缺点？

4.交易形态能否适切的运用，以降低采购成本？

5.改变订货量对于采购成本会有影响吗？

6.是否对供应商进行评鉴？

7.是否依供应商评鉴结果进行订货？

8.是否积极的辅导或培育协力厂？

9.对协力厂的辅导成果是否反映在采购成本上？

十六、采购制度

采购制度

采购制度系指企业对采购工作之管理。依据企业的规模、地理条件、产品种类等采取中央

集权方式的“集中制”，或是地方分权方式的“分散制”，或是兼分权与集权的混合方式的

“混合制”。

—.集中制

将采购工作集中一个部门办理，做到极点时，总公司各部门、分公司及各工厂均无采购权

责。

（-）优点

1.集中采购可使数量增加，提高对卖方的谈判力量，较易获得价格折让与良好服务。

2.只有一个采购部门，因此采购方针与作业规则，比较容易统一实施。

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3.采购功能集中，减少人力浪费：便利人才培养与训练；推行分工专业性，使采购作业成

本降低，效率提升。

4.建立各部门共问物料的标准规格，可以陆化种类，互通有无，亦可节省检验工作时间。

5.可以统筹规划供需数量，避免各自为政，产生过多存货，各部门过剩物资，亦可相互转

用。

（二）缺点

1.采购流程过长，延误时效；零星、地域性及紧急采购状况难以适应。

2.非共同性物料集中采购，并无数量折扣利益。

3.采购与使用单位分离，采购绩效较差。例如规格确认，物品转运等费事耗时。

（三）使用状况

1.企业产销规模不大，采购量值小，全公司只要一个采购单位来办理，即可充分满足各部

门对物品或劳务的需求。

2.企业各部门及工厂集中一处，采购工作并无因地制宜之必要。或部门与需用部门虽非同

处•地，但因距离亦非遥远，通信工具相当便捷，采购工作集中由一单位办理，尚不至于影响

需求时效。

3.企业虽有数个生产机构，但是产品种类大同小异，集中采购可以达到“以量制价”的效

果。

二.分散制

将采购工作分散给各需用部门分别办理。此一种制度通常使用于企业规模较大，工厂分散

与较广区域的企业。此类企业，若采用集中制，则容易产生采购上的迟延，且不易应付紧急需

要，而购用部门的联系相当困难，采购作业与单据流程显得漫长复杂。

除了前述地理因素造成采用分散制的理由外，若散布各地的工厂，在生产设备、贮藏设

备、社区的经济责任等，具有独特的差异性时，亦以采用分散制较为适宜。

三.混合制

兼取集中、分散制优点而成。凡属共同性物料，采购金额较大者，或进口品等，均集中由

总公司采购部办理；小额、因地制宜、临时性的采购，则授权分公司或各厂执行。

公司组织架构图参见后附图

十七、采购授权

采购授权

为了圆满执行工作并达到目标，采购部门应有下列四种决策权：

1.供应商之选择

2.交易价格及条件之决定

3.采购规范之确认

4.与潜在供应商之接触联系

再就采购部门而言，为实施分层负责，提高工作效率，通常会实施下列两种授权措施：

内部授权

采购主管秉承上级主管或公司制度，在一定金额内有决定采购之权，超过此一权限，仍需

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呈请上级主管核定。

外部授权

除了采用混合式采购制度之外部授权状况外，尚有对于执行专案计划人员之授权（不受公

司原有采购制度之约束），或采购部门认定由使用部门自行办理更为妥当之授权。金额较大之

外部授权，采购部门应保留查核之权，以免发生流弊。

公司采购核决表

项供应部技术部质量部财务部公司副

负责人负责人负责人负责人总经理公司总经理

原辅材科核决

采购合同复审复审复审复审复审

原辅材料

采购订单复审核决

岑星材料核决

采购复审复审复审

米购计划核决

及预算复审

入库单核决

检验单核决

退货单核决

结算单复审核决

税票复审核决

卜八、作业流程

作业流程

凡企业规模愈大，采购金额偏高者，对程序的设计愈为重视。兹将一般采购作业的流程设

计应注意的要点，列述如下：

1.先后顺序及时效控制

即应注意其流畅性与一致性，并考虑作业流程所需要时限。譬如，避免同一主管对同一采

购案件，做数次的签核：避免同一采购案件，在不同部门有不同的作业方式：避免一个采购案

件会签部门太多，影响作业时效。

2.关键点之设置

即为便于控制，使各项在处理中的采购作业，在各阶段均能追踪管制。

3.划分权责或任务

即各项作业手续及杳核责任，应有明确权责规定及查核办法。譬如，请购、采购、3佥收、

付款等权责均予区分。

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4.作业过程中发生摩擦、重复与混乱

即注意变化性或弹性范围以及偶发时间之因应法则。

5.繁简或被重视的程度，应与所处理业务或采购各项的重要性或价值的大小相适应

即凡涉及数量较大，价值较高，或易发生舞弊之作业，应有较严密之处理监督。反之，则

可略予放宽，以求提高工作效率。

6.程序应合时宜

即应注意程序的及时改进。早期设计的处理程序或流程，经过若干时日后，应加以检讨，

不断改进，以因应组织的变更，或作业上的实际需要。

由上述采购作业流程设计应注意的各项要点，可以了解采购流程对采购作业的影响及重要

性。采购作业基本步骤如下：

1.需求

即在采购之前，应先确定买哪些物料？买多少？何时买？由谁决定等？

2.需求说明

即确认需求之后，对需求的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均须加以

明确说明，以便来源选择及价格谈判等作业，能顺利进行。

3.选择可能的供应来源

即就需求说明，从原有供应厂商中，选择实绩良好厂商，通知其报价。

4.合宜价格的决定

即决定可能的供应商后，进行价格的谈判。

5.订单安排

即于价格谈妥后，应办理订货签约手续。合约或订单，均属具有法律效力的书面文件，对

买卖双方的要求、权利及义务，须予列明。

6.订单追踪与稽核

即签约订货之后，为求销售厂商之如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商按

规定交运，并予严格验收入库。

7.核对发票

厂商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先

经采购部门核对，财务部门才能办理付款。

8.不符与退货处理

即凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货。并立即办理重

购，予以结案。

9.结案

即凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺

失，绩效好坏等，签报高阶层管理或权责部门核阅批示。

10.纪录与档案维护

即凡经结案批示后之采购，应列入档案登记编号分类，予以保管，U备参阅或事后发生问

题之查考。（档案都有一定保管期限之规定）。

十九、采购表单

XXXXX有限公司供应商送货单NO000084

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送货单位:钩稽单号:年月日

编码品名规格单位数量单价金额备注

合计

送货人：制表人:

三联①存根联②送货联③升达联

XXXXX有限公司入库单NO000084

送货单位：钩稽单号：年月日

编码品名规格单位数量单价金额备注

合计

记帐人：经办人：库管:

四联①存根联②仓库联③记帐联④供应联

XXXXX有限公司退货单NO000084

退货单位：钩稽单号：年月日

编码品名规格单位数量单价金额备注

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合计

记帐人：经办人:库管:

四联①存根联②仓库联③记帐联④供应联

请款单

请款金额请款部门请款人请款日期

理分入

合同编号已付款额欠付款

甲修f总呢

入库验收人入库时间付款时间

收款单位

开户行

帐号

请款理由：供应部

审核意见

审批意见：

请购单编号

年月日

一

单请购原因及

编号品名规格位数量需用日期备注

用途

核准：供应部负责人：请败部门负责人：请购人:

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XXXXX有限公司货款结算单

NOi

供应简：合同号：时间，收货单号：验收单号:

换算率校率

品种规格结身现格单位a*面枳含税用价不含税单价金黝税激价税合计

（每片）ilt（片）%）

合计

预付金额,实忖金族《大写），

备注：

度办人，财务负贲人：制友人:

四联①。根联②财务联与本户联④供梗联

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有限公司联络单

NO:

供方：

联络内容一

我公司向贵公司采购如下业务：

规格等数量

品种交货时间备注

(mm)级（肝）

合计

要求:

敬请贵公司收到本单后，签署一份传回本公司。

经办人：负责人：

时IHJ：

回复内容

规格数量

品种交货时间备注

(mm)（肝）

合计

经办人：负责人：

时间:

二十、采购部门之隶属

采购部门之隶属

总经理

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二十一、采购部门之建立

采购部门之建立

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二十二、采购部门之职责

二、供应部工作职责

1.审查请购单之内容，包括是否有采购之必要及请购单之规格与数量等是否恰当。

2.与技术、品管等部门人员共同参与合格厂商之选择。

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3.执行采购功能，包括询价、比价、议价及订购。

4.交货之稽催与协调。

5.物料之退货与索赔。

6.物料之开发及价格调查。

7.采购计划与预算之编订。

8.供应厂商之管理。

9.采购制度、流程、表单等之设计与改善。

二.供应部部长工作职责

1.拟订采购部门工作方针与目标.

2.负责主要原料之采购。

3.编制采购计划与预算。

4.签核合约与订购单。

5.采购制度建立与改善。

6.撰写部门月报。

7.主持采购人员教育训练。

8.建立与供货商的良好关系。

9.督导采购部门全部业务及人员考核。

10.主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。

三.部门人员相关工作职责

1.协助部长工作。

2.请购单、验收单之登记。

3.订购单与合约之缮记。

4.交货记录及稽催。

5.访客之安排与接待。

6.采购费用之申请与报支。

7.供应厂商之考核。

8.电脑作业与档案管理。

四.原料采购主管工作职责

1.经办生产原料采购。

2.查访厂商。

3.与供应厂商谈判价格、付款方式、交货日期等。

4.确定交货日期。

5.一般索赔案件办理，处理退货事宜。

6.监督和协调原材料供应厂商的质量执行。

7.收集价格情报，调查市场行情。

五.辅料采购主管工作职责

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1经办生产辅料采购

2查访厂商。

3与供应厂商谈判价格、付款方式、交货日期等。

4确定交货日期。

5一般索赔案件办理，处理退货事宜。

6监督和协调辅料供应厂商的质量执行。

7收集价格情报及替代品资料。

二十三、采购人员之选用

一.才能方面

<）成本意识与价值分析能力

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采购支出系构成销货成本的主要部分，因此采购人员必须具有成本意识，精打细算，

锚铢必争，不可“大而化之”。其次，必须具有“成本效益”观念，所谓“一分钱一分

货”，不可花冤枉钱，买品质太好或不堪使用之物品。随时将投入“成本”与产出（使用状况

——时效、损耗率、维修次数等）加以比较。此外，对报价单的内容，应有分析的技巧，不可

以“总价”比较，必须在相同的基础上，逐项（包括原料、人工、制造费、税金、利润、交货

时间、付款条件等）加以剖析评断,

（二）预测能力

在动态经济环境下，物品的采购价格与供应数量经常调整变动。采购人员应能依据各种产

销资料，研判货源是否充裕；与供应商的接触，从其“惜售”的态度，亦能揣摩物品可能供应

H细：从物品原料价格的涨跌，亦能推断采购成本将受影响的幅度有多少。总之，采购人员必

扩充视闻，具备“察言观色”的能力，对物品将来供应的趋势能预谋对策。

（三）表达能力

采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通，必须能正确、清晰表达所欲采购的各种条

件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。特别是忙碌

的采购工作，必须使采购人员具备“长话短说，意简言赅”的表达能力，以免浪费时间。“说

之以理，动之以情”来争取优惠的采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。

（四）专业知识

采购人员对其经办的产品，若能了解原料来源、组合过程、基本功能、品质、用途、成本

等，将有助与供应商的沟通，并避免“敌暗我明”吃亏上当。有了专业知识，更能主动开发新

来源或替代品，有助于降低采购成本。

二.品德方面

（一）临财不苟得

采购人员所处理的“订购单”与“钞票”并无太大差异，因此难免被“惟利是图”的供应

商所包围。无论是威迫（透过人际关系）或利诱（回扣或红包），采购人员必须维持“平常

心”、“不动心”，否则以牺牲公司权益，图利他人或自己，终将误人误己。“重利忘义”之

徒，实难胜任采购职责。

（二）敬业精神

“缺货或断料”实为采购人员最大之耻辱。固然造成料品短缺之原因甚多，若采购人员不

能抱持“舍我其谁”的态度，负责调度所需之货品或物料，则公司之损失，必将可观。

（三）虚心与耐心

采购人员虽然较占上风，但对供应商之态度，必须公平互惠，甚至不耻下问，虚心求教，

不可趾高气扬，傲慢无礼。与供应商谈判或议价的过程，可能相当艰辛与复杂，采购人员更需

有忍耐、等待的修养，才能“欲擒故纵”，气定神闲进行工作。居于劣势时，亦能忍让求全，

不愠不火，克尽事功。

二十四、采购计划与预算

采购计划与预算是属于生产计划中的一部分，也是企业年度计划与目标的一部分。通常，

业务部门的行销计划（即销货收入预算）为年度营业计划之起点，然后生产计划才随之订定。

而生产计划系包括采购预算（直接原料成本）、直接人工预算及制造费用预算。由此可见，采

购预算乃是采购部门为配合年度的悄售预测或生产数量，所对需求的原料、辅料、零件等之数

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量及成本做详实的计划，以利整个企业目标之达成。亦即，采购计划与预算虽是整个企业预算

的核心，尚若单独编订，不但缺乏使用的实用的价值，也失去其他部门的配合。所以，采购预

算之编制，必须依循企业预算制度为之，而有其一定的流程与步骤。

一.采购计划

(-)编订采购数量计划的目的

企业之经营始自购入原料、物料后，经加工制成或经组合装配成为产品，再透过销售过程

获取利润。其中如何获取足够数量的原料、物料，即是采购数量计划的重点所在。因此，数量

计划乃是为维持正常的产销活动，在某一特定的期间内，应在何时购入何种材料多少的估计作

业。此项数量计划应达到下列的目的：

1.预估材料需用数量与时间，防止供应中断，影响产销活动。

2.避免材料储存过多，积压资金，占用堆积的空间。

3.配合公司生产计划与资金调度。

4.使采购部门事先准备，选择有利时机购入材料。

5.确立材料耗用标准，以便管制用料成本。

(二)采购量之决定过程

1.生产计划

由销售预测，加上人为的判断，即可拟订销售计划或目标。此一销售计划，系表明各种产

品在不同时间的预期销售数量；而生产计划即依据销售数量，加上预期为期末存货减去期初存

货来拟订。

2.用料清表

生产计划只列示产品的数量，并无法直接知道某一产品需用哪些物料，以及数量多少，因

此必须借助用料清表。本表是由研究发展或产品设计部门所拟订的，内容列是各种产品由哪些

材料所制造或组合而成。根据此表可以精确计算制造某一种产品的用料需求数量。用料清表所

列的耗用量，即通称的标准用量，与实际用量相互比较，作为用料管制的依据。

3.存量管制卡

若产品有存货，则生产数量不一定要等于销售数量。同理.，若材料有库存数量，则材料采

购数量也不一定要等与根据用料清表所计算的材料需用量。因此，必须建立物料的存量管制

卡，以表明某一物料目前的库存状况；再依数量，然后才开具请购单，进行采购活动。

兹将采购数量之决定过程，归纳为如图所示：

月份材料材料ABC分析

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二.采购预算

为了使预算对实际的资金调度具有意义，采购预算应以现金基础编制，而非采用传统上的

应计基础：也就是说，采购预算应以付款的金额来编订，而不以采购的金额来编订。

三.采购计划与预算之影响因素

影响采购计划与预算的准确性的要素，有下列各项：

（一）年度行销计划

除非市场出现供不应求的状况，否则企业年度的经营计划多以行销计划为起点；而行销计

划之拟订，又受到销售预测之影响。销售预测的决定因素，包括外界的不可控制因素，如国

内、外经济发展情况（GNP、失业率、物价、利率等）、人口成长、政治体制、文化及社会环

境、技术发展、竞争者状况等；以及内部可控制因素，如财务状况、技术水准、厂房设备、原

料零件供应情况、人力资源及公司声誉等。

（-）年度生产计划

一般而言，生产计划根源于行销计划，行销计划过于乐观，将使产量变成存货，造成企业

的财务负担；反之，过度保守的行销计划，将使产量不足以供应顾客所需，丧失了创造利润的

机会。因此，生产计划常因行销人员对市场的需求量估算失当，造成生产计划朝令夕改，也使

得采购计划与预算必须经常调整修正，物料供需长久处于失衡状况。

（三）用料清表

特别在高科技行业，产品工程变更层出不穷，致使用料清表难做即时之反映与修订。以至

根据产量所计算出来的物料需求数量，与实际的使用量或规格不尽相符，造成采购数量过于不

及，物料规格过时或不易购得。因此，采购计划之准确性，有赖维持最新、最正确的用料清

表。

（四）存量管制卡

由于应购数量必须扣除库存数量，因此，存量管制卡之记载是否正确，将是影响采购计划

准确性的因素之一。这包括料账不一致，以及物料存量是否全为良品。若账上数量与仓库架台

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上的数量不符：或存量中并非全数皆为规格正确之物料；这将使仓库的数量低于实际上的可取

用数量，故采购计划中的应购数量将会偏低。

（五）物料标准成本之设定

在编订采购预算时，对将来拟购物料之价格预测不易，故多以标准成本替代之。若此标准

成本之设定，映乏过去的采购资料为依据，亦无工程人员严密精确地计算其原料、人工及制造

费用等组合或生产之总成本，则其正确性不无疑问。因此，标准成本与实际购入价格的差额，

即是采购预算准确性的评估指标。

（六）生产效率

生产效率的高低，将使预计的物料需求量与实际的耗用量产生误差。产品的生产效率降

低，会导致原物料的单位耗用量提高，而使采购计划中的数量不够生产所需。过低的产出率，

亦会导致经常进行修改作业，而使得零组件之损耗超出正常需用量。所以，当生产效率有降低

趋势时，采购计划必须将此额外的耗用率算计进去，才不会发生原物料的短缺现象。

（七）价格预期

在编订采购预算时，常对物料价格涨跌幅度、市场景气之荣枯、乃至汇率变动等多加预

测，甚至列为调整预算之因素。不过，因为个人主观之判定与事实的演变常有差距，亦可能会

造成采购预算的偏差。

由于影响采购计划与预算的因素颇多，故采购计划与预算拟订之后,必须与产销部门保持

经常的联系，并针对现实的状况做必要的调整与修订，才能达成维持正常产销活动的目标，并

协助财务部门妥善规划资金的来源,

二十五、采购方式

一.合约采购

原辅材料之采购，供应部应事先选定厂家，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确

保料源，简称采购作业。

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二.一般采购

供应部依“请购单”逐案办理询价、议价作业。

二十六、询价报价成本分析

一.询价

欲有效地执行采购作业流程中之询价工作，则其首要之途乃在寻求合格的供应商。因为合

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