办公自动化高级应用案例教程-员工档案资料表的制作

5.1员工档案资料表的制作•精品课件预备知识•精品课件数字文本的输入自定义数字格式快速输入相同数据数字文本的输入•精品课件方法一:先输入一个英文标点符号状态下的单引号，然后输入数字，数字即转换成文本格式。方法二:选定单元格或单元格区域，执行“格式|单元格”菜单命令，在“数字”选项卡中选中“文本”格式，单击“确定”按钮即可。小技巧:按组合键Ctrl+1可以快捷地打开“单元格格式”对话框。自定义数字格式。 当需要给输入的数值加上单位（如“元”等）时,少量的可以直接输入,而需要大量输入时,可以通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的设置后,在上述单元格中输入数值,单位“元”会自动加在数值的后面。•精品课件快速输入相同数据•精品课件1.单元格区域连续利用鼠标拖动“填充柄”来实现快速输入。2.单元格区域不连续用组合键Ctrl+Enter在多个单元格中输入相同内容。 按Ctrl键选定要输入相同数据的多个单元格区域后，输入需要输入的信息（可以是文本，也可是数值或公式），然后按组合键Ctrl+Enter，那么所选区域的所有单元格中就都输入相同信息。学习案例制作如下图所示的员工档案资料表。•精品课件操作步骤步骤1．新建工作簿文件。步骤2．输入标题并设置格式。 （1）在B1单元格输入表格标题文字“员工档案资料表”。 （2）选中该单元格，利用格式工具栏设置字体字号等（隶书、20号、加粗）。 （3）选中单元格区域B1:I1，按组合键Ctrl+1，打开“单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡中，设置水平对齐方式为“跨列居中”，如右图所示，其他默认，单击“确定”按钮。 （4）在B2:I2单元格依次输入编号、姓名、部门等表格列标题，并设置加粗格式。注意事项:在设置表格标题格式时，往往需要将标题置于表格上方中央，在Excel中可以使用单元格合并居中或跨列居中实现，两者在打印效果上一致，但在表格管理中使用跨列居中更为实用。因为跨列居中仅仅使标题在所选的几列居中对齐，不合并单元格，而合并居中则同时实现合并单元格和数据居中对齐功能，在之后的表格管理操作中变得复杂。•精品课件操作步骤•精品课件步骤3．录入编号。 将其转换为文本格式，先选中所有需要输入前面带0数字的单元格区域，再按组合键Ctrl+1，在“数字”选项卡中选中“文本”格式，单击“确定”按钮后依次输入即可；或者在输入数据时先输入单引号“’”（注意是英文标点符号状态下的单引号），再输入前面带0的数字串，也可以完整地将其显示出来，如要输入“001”则在单元格内键入“’001”即可。（1）按上述任一方法填充B3和B4单元格内容分别为001.002。 （2）选中单元格区域B3：B4，将鼠标移至选定区域的右下角填充柄处，指针变成实心细十字形状，然后拖动鼠标左键至B14单元格即可依次填充以下编号。注意事项：细心的读者会发现，已输入编号内容的单元格左上角都有一个绿色的三角形标志，因为系统会认为你可能要输入的是数字而不是文本。如果鼠标单击该单元格，其左侧会出现叹号，单击它出现一些选项，但不影响表格内容和打印。探索实践：思考是否还有其他方法，并尝试。操作步骤•精品课件步骤4．输入姓名、部门、性别等信息。 在输入部门、性别等内容时，可以使用快速输入相同数据的方法，即先选中需要输入相同内容的单元格（可以是连续的或不连续的），如选中D3:D4，输入内容“行政部”，然后按组合键Ctrl+Enter确定，则所选区域的所有单元格中都输入了相同内容，类似地依次输入其他信息。步骤5．录入身份证号码。 对于超过11位的数字如输入18位身份证号码时，Excel会自动以科学记数法显示，而无法正确显示身份证号码，解决的办法同样是把它转化为文本格式输入，具体方法同上所述。操作步骤•精品课件步骤6．录入“参加工作时间”信息。 这一列数据是日期类型，格式为“*年*月*日”形式，录入时可以先以“*-*-*”或“*/*/*”格式输入，如输入“1995-10-5”、“1999/7/6”等，在数字小键盘中较快地完成，然后再选定日期型数据的单元格区域，设置单元格数字格式为“日期”分类中的“*年*月*日”格式即可。操作技巧:也可以事先设定单元格区域数字格式为相应的“*年*月*日”日期格式，然后输入“1995-10-5”、“1999/7/6”等形式的日期，输入完成后系统自动转换成所设置的日期格式。使用组合键Ctrl+;和Ctrl+Shift+;可以分别快速键入系统当天日期和当前时间。操作步骤•精品课件步骤7．录入家庭住址信息。 先将需要添加统一前缀的地址数据单元格全部选中，然后按组合键Ctrl+1，选择“数字”选项卡的最后一个“自定义”分类，接下来在右侧“类型”中会显示默认的“G/通用格式”，将其删除，并用键盘输入“"余姚市"@”内容，单击“确定”按钮返回Excel数据表后，在H3单元格输入“世南路500号”，输入确认后系统自动添加前缀“余姚市”，显示完整的地址信息，依次输入单元格区域H4:H14的具体地址，完成住址信息的录入。注意事项:自定义单元格数字格式可以事先设定，也可以在输入内容后设定。设定时，其中的文本如“余姚市”两侧的引号要用英文标点符号状态下输入，或者也可以省略，“@”表示文本，所以“"余姚市"@”就表示在文本前添加固定前缀。操作步骤•精品课件步骤8.录入联系电话。 与步骤7类似，先观察联系电话列数据，发现也都有固定前缀“0574-”，只是这里是数字前缀，但也可以用类似的方法设置，在单元格格式对话框自定义类型文本框中输入“"05