第六章日常事务文书

第六章日常事务文书第一节条据第二节介绍信和证明信第三节申请书第四节感谢信第五节慰问信第六节自荐信第七节个人简历第一节条据一、条据的概念、特点和分类

(一)条据的概念条据是人们在日常工作、学习、生活中，与他人发生事务或财务关系时常用的一种应用文体。

(二)条据的特点

1，一文一事。条据是应用文中最简单的一种。它的内容单一要求一文一事。一文两事、一文数事，都是不符合要求的。

2，简洁明快。条据的语言须简洁、明确，各种不同的条据对其特定的内容要索必须写清楚。(三)条据的种类条据按其内容和性质，分成两类:一类是说明性条据;一类是凭证性条据。下一页返回第一节条据二、说明性条据的写作

(一)便条便条是指为向他人传递某一信息而书写的，内容和形式都较为简便的条据。便条与书信的不同之处在于便条一般仅言一事，字数较少，且可不用封文。便条同一般书信相同，不写标题。其结构为:1，称谓。第一行顶格写称呼。

2，正文。第二行空两格，写需向对方传递的具体信息或内容。

3，结尾。写“此致敬礼”、“谢谢”等敬语或祝颂语。

4，落款。包括署名、署时两部分。在正文的右下方署上写便条人的姓名，并在署名的正下方写明具体的日期下一页上一页返回第一节条据

(二)留言条联系工作、交代任务、造访亲友末遇或事先有约但自己临时离开时，为留下要告知的信息而写的条据，叫留言条。留言条的内容单一表达直截了当，其结构一般由称谓、正文和落款构成。标题与结尾通常都无须写出。

1，称谓。第一行顶格写称谓。

2，正文。另起一行空两格，写留言意图及要求。

3，落款。包括署名、署时两部分。由于留言条的时限较短，日期部分一般不写年、月，但要写留言当天的日期，有时还要写上具体时刻下一页上一页返回第一节条据

(三)请假条因事、因病不能上学、上班或出席某项活动时，写给有关老师或负责人请假的字条，叫请假条。‘常见的请假条有事假条及病假条两种。请假条的结构一般由标题、称谓、正文、祝颂语、落款构成下一页上一页返回第一节条据三、凭证性条据单位之间、个人之间，或单位与个人之间发生财物子}来时，需要一方写给另一方字据作为凭证，这种字据叫凭证性条据，也叫单据。条据具有一定的行政约束力或法律效力，往往作为收支、报销、保存查考的根据。常用条据有借条、收条、领条、欠条等。

(一)借条借条也叫借据，是借到单位或个人钱物时，写给对方的一种条据。借条的结构由标题、正文、结语、落款组成。

(二)收条收条也叫收据，是收到单位或个人的钱或物时，写给对方的凭证。收条的结构由标题、正文、结语、落款组成下一页上一页返回第一节条据

(三)领条领条也叫领据，是个人或组织从有关机关、团体领取发放的钱物时，写给对方的凭据。

(四)欠条欠条也叫欠据，是交付预订物品或归还财物时，尚拖欠一部分而给对方出具的条据上一页返回第二节介绍信和证明信一、介绍信

(一)介绍信的概念和特点介绍信是机关团体、企事业单位介绍本单位人员前往其他单位联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动时使用的一种专用书信。

(二)介绍信的种类常见的介绍信有两种，一种是手写式，一种是印刷式。

(三)介绍信的写法

1，手写式。用一般公文便笺书写，由标题、称谓、正文、结语、祝颂语、落款、有效期等部分构成下一页返回第二节介绍信和证明信

2，印刷式。指通过印刷而成的有固定格式的介绍信，它比手写式介绍信的格式更规范统一分为带存根和不带存根的两种

(四)介绍信写作要求

1，内容真实，简明扼要。填写的姓名、身份等相关资料必须真实。介绍信常与被介绍人的其他证件如身份证、工作证等配合使用。所接洽办理的事情应简明扼要，一目了然。

2，格式完备，章法规范。标题、称谓、正文、结语、祝颂语、落款、有效期等特定因索齐全。此外，要求书写工整、字迹清晰，不得涂改，如确需涂改，须加盖公章。下一页上一页返回第二节介绍信和证明信二、证明信

(一)证明信的概念证明信是以组织或个人的名义，证明某人的身份、经历或其他有关事宜的真实情况的一种专用书信。证明信一般由机关团体、企事业单位出具，有时也以个人的名义书写证明信具有凭证作用。

(二)证明信的种类1，以组织名义所发的证明信。该证明信主要是证明曾在或正在本单位工作人员的身世、经历或本单位有关事件，材料多来自档案或调查研究，其可靠性和准确程度都较高。

下一页上一页返回第二节介绍信和证明信2，以个人名义写的证明信。它所依据的材料通常是个人的回忆，也有些是书面材料(如日记)，因此不一定完全准确。其可靠性需要加以分析鉴另外并综合参考其他材料才可以确定。这种证明信内容由个人负责，但须由所在单位签署意见，并加盖公章，方能起到证明的作用(三)证明信的写法证明信由标题、称谓、正文、结语、落款、有效期等部分组成下一页上一页返回第二节介绍信和证明信

(四)证明信的写作要求

1，内容真实。证明的内容应力求真实、可靠。写信人要有认真负责、实事求是的态度，一就是一二就是二，言必有据。

2，用语准确。证明信用语不能含糊其辞，模棱两可3，不能用铅笔或红笔书写如有涂改，必须在涂改处加盖公章上一页返回第三节申请书一、申请书的概念申请书是单位或个人因某种需要，向有关部门、组织、社会团体提出书面请求的专用书信。二、申请书的特点(一)请求性(二)单一性三、申请书的种类按申请的主体分，申请书有个人申请和单位申请两种。按内容分，申请书有人党申请书、人团申请书、人会申请书、开业申请、调动申请、令利申请等按形式分，申请书有文章式和表格式两种下一页返回第三节申请书四、申请书的写作方法(一)标题第一行居中写标题。申请书的标题有三种写法:1，只写“申请书”三个字。2，内容十申请书3，关于十内容十申请书(二)称谓(三)正文主体部分，包括申请事项、申请理由、申请态度三项内容下一页上一页返回第三节申请书

(四)结语申请书可以有结语，也可以没有。结语一般写“此致敬礼”类敬语或“请组织考察”、“请领导批准”等希望用语。

(五)落款落款包括署名署时两个部分。署名前写“申请人”，署名的下行署时。单位的申请书要加盖公章五、申请书的写作要求(一)意愿明确，理由充分(二)把握分寸，突出重点(三)语言准确，文字朴实上一页返回第四节感谢信一、感谢信的概念感谢信是单位或个人用书面形式对对方的关心、支持、帮助表达诚挚谢意的书信。二、感谢信的特点(一)感激性(二)表扬性(三)翔实性下一页返回第四节感谢信三、感谢信的写作方法

(一)标题第一行居中写“感谢信”、“致XXX的感谢信”或”XXX致XXX的感谢信”等。如果是写给个人，可不写标题。

(二)称谓第二行顶格，写对方的单位名称或个人姓名及称谓

(三)正文另起一行空两格。

1，简述缘由，揭示意义。简述事情的前因后果，叙述时重点写清对方支持与帮助的背景及过程，并在此基础上，揭示对方的关心和支援对整个事情的重要性及所产生的客观影响和社会效果。

2，颂扬品德，表示决心。怀着感激的心情赞颂对方的好品德、好作风，并表示向对方学习的态度与决心。下一页上一页返回第四节感谢信

(四)结语写表示诚挚谢意与良好祝愿的话。如:“此致敬礼”、“再次表示诚挚的谢意”或“特此鸣谢”等

(五)落款落款包括署名与署时两项内容。以组织名义写的感谢信，要写明单位、团体的全称;以个人名义写的感谢信，要在姓名前写自己的工作单位或有关地址署名正下方写具体年、月、日四、感谢信的写作要求(一)内容真实，叙述清楚(二)感情真挚，语言得体(三)以说明为主，力求短小精悍上一页返回第五节慰问信一、慰问信的概念慰问信是以组织或个人的名义向在某方面做出特殊贡献或遭遇灾难损失的有关单位、个人，表示关怀致意、慰藉问候的专用书信慰问信使用范围很广，主要有以下三种情况:

(一)表彰慰间向做出贡献的有关单位或个人表示慰问，鼓励他们戒骄戒躁，继续前进。如慰问在抗震救灾等重大事件中做出卓越贡献的人民解放军、公安干警等，并表彰其英勇行为和先进事迹。

(二)安抚慰间向由于自然灾害、事故伤亡等原因而遭受重大损失或巨大困难的人们表示同情和安抚，鼓励他们战胜暂时的困难，加倍努力，迅速改变现状。对亲友的伤病等慰问也属这种情况。

下一页返回第五节慰问信(三)节日慰间在重大的节日前，向有关的人员表示节日的慰问，肯定他们过去做出的贡献，鼓励今后继续努力，取得新的成绩二、慰问信的特点(一)针对性(二)鼓动性(三)亲切性三、慰问信的格式

(一)标题第一行正中写“慰问信”或“XXX致XXX的慰问信”或“给XXX的慰问信”等字样下一页上一页返回第五节慰问信(二)称谓第二行顶格写单位名称或个人姓名

(三)正文第三行空两格。不同的慰问信有不同的内容。

1，表彰慰问信:(1)交代慰问的背景和原因;C2)陈述表彰事迹;(3)表示感谢和慰问;(4)希望和鼓励。

2，安抚慰问信:(1)交代慰问的背景和原因;(2)安抚劝勉、表示同情;(3)希望和鼓励

3，节日慰问信:(1)交代慰问的背景和原因;C2>lul顾过去的贡献，给子热情赞颂;(3)展望末来，提出新的希望。下一页上一页返回第五节慰问信

(四)祝颂语根据慰问内容有钊对性地选用祝颂语。如“敬祝”，“节日快乐”，“身体健康”，“家庭幸福”等。

(五)落款落款由署名、署时两部分组成，按一般书信格式署上写慰问信单位名称或个人姓名，正下方署上年、月、日下一页上一页返回第五节慰问信四、慰问信的写作要求

1，对象明确。不同的对象，慰问内容和重点不同。如写给灾区的人民、干部及灾区抢险救灾的解放军指战员，侧重点应有不同。

2，感情真挚。适当运用抒情的表达方式，使受慰问者充分感受组织的温暖、同志的关心，在精神上得到安慰和鼓励，从而增强克服困难的勇气和信心。

3，力求短小精悍，真切动人上一页返回第六节自荐信一、自荐信的概念自荐信是求职者向用人单位介绍、推荐自己以谋求职业的书信二、自荐信的特点(一)自荐性(二)真实性三、自荐信的结构

(一)称谓首行顶格写单位名称或个人姓名、称谓。

(二)间候语用“您好”等问候语表示对收信人的礼貌。

(三)正文正文包括求职意愿、自我推介、表示愿望及结束语四个部分下一页返回第六节自荐信

(四)祝颂语自荐信的祝颂语大多使用较为亲近的富人情味的话语。如“祝事业发达鹏程万里”“即颂大安”“此致敬礼”等。

(五)落款写求职者的姓名、时间、联系地址、邮政编码、联系电话。姓名前不必加谦称的限定语，以免有阿谀之嫌。

(六)附件指对求职者有用的材料，如个人自传或简历表、毕业证复印件、主要论文篇目、获奖证书复印件等下一页上一页返回第六节自荐信四、自荐信的写作要求(一)突出优势，展示才能(二)重点明确，措辞得体(三)凸显个性，巧妙包装上