公司会议会管理制度

公司会议会管理制度第一章总则

为确保公司会议的规范化、高效化，提高决策质量和执行力度，制定本会议管理制度。本制度适用于公司各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会等。

一、会议目的

1.传达公司战略目标、政策方针及工作要求；

2.分析公司经营状况，协调部门间工作，提高工作效率；

3.研究解决工作中的重大问题，促进决策的科学化、民主化；

4.增进团队沟通与协作，提升员工凝聚力和执行力。

二、会议原则

1.减少无效会议，提高会议质量，严格控制会议规模和时长；

2.遵循事先预约、议题明确、议程紧凑、结果导向的原则；

3.尊重每位与会人员的意见和建议，充分发扬民主，集中智慧，形成共识；

4.坚持保密原则，会议内容、决议等涉及公司机密的信息，未经许可不得泄露。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定周期召开的会议，如董事会、总经理办公会、部门例会等；

2.临时会议：根据工作需要临时召开的会议，如专题研讨会、紧急协调会等；

3.外部会议：与外部单位或合作伙伴召开的会议，如洽谈会、协调会等。

四、会议组织与管理

1.会议的组织者负责确定会议主题、议程、时间、地点等，并提前通知与会人员；

2.会议主持人负责维护会议秩序，确保会议按照既定议程进行；

3.会议记录人负责记录会议内容、决议等，并在会后整理会议纪要；

4.各部门负责人对本部门会议的召开和执行负责，确保会议效果。

五、会议纪律

1.与会人员应按时参加，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假；

2.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，不得随意离开会场，不得打断他人发言；

3.会议内容、决议等涉及公司机密，与会人员应严格遵守保密规定；

4.会议结束后，与会人员应按照会议纪要的要求，认真落实各项工作。

六、本制度的解释权归公司董事会，自颁布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和修改。各部门应根据本制度制定相应的实施细则，并报公司董事会备案。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议类型和目的：根据公司工作需要，明确会议类型，如董事会、部门例会等，并确保会议目的明确；

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议目的，制定会议议程，包括议题、时间安排、参会人员等；

3.通知与会人员：提前向与会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等，并提供相关会议材料；

4.场地及设备准备：确保会议室环境舒适，设备齐全，如投影仪、音响、白板等。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员在会议开始前进行签到，会议记录人负责统计签到情况；

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和目的，强调会议纪律；

3.主题发言：各议题负责人对议题进行详细阐述，提供相关背景资料和数据支持；

4.讨论与发言：与会人员针对议题展开讨论，充分发表意见和建议；

5.形成决议：会议主持人汇总讨论意见，引导与会人员达成共识，形成会议决议。

三、会议记录与整理

1.会议记录：会议记录人详细记录会议内容、与会人员的意见和建议、形成的决议等；

2.整理会议纪要：会议结束后，会议记录人应及时整理会议纪要，明确责任人和完成时限；

3.会议纪要审批：会议纪要需经会议主持人或相关部门负责人审批，确保内容准确、完整；

4.发布会议纪要：将审批通过的会议纪要发送给与会人员，以便跟踪落实。

四、会议跟踪与落实

1.责任人跟进：会议决议中明确的责任人应按照会议纪要的要求，及时推进相关工作；

2.部门协同：各部门之间加强沟通与协作，确保会议决议的顺利实施；

3.进度反馈：责任人定期向会议组织者或相关部门汇报工作进度，及时解决存在的问题；

4.总结评估：会议组织者对会议效果进行总结评估，为今后会议的改进提供依据。

五、会议结束后，会议组织者应收集与会人员的意见和建议，不断优化会议流程，提高会议效果。各部门应按照会议决议和会议纪要的要求，确保各项工作落到实处。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.审批通过的会议纪要应在会议结束后的一定工作日内，由会议记录人通过邮件、公司内部通讯平台等方式发布给所有与会人员及相关部门；

2.会议纪要应明确包含会议时间、地点、与会人员、讨论的主要议题、形成的决议、责任人和完成时限等内容；

3.各部门负责人应确保会议纪要传达至每一位相关人员，并对其中的工作任务和责任进行明确。

二、责任人与任务分配

1.会议纪要中应清晰指出每项工作的责任人，确保每位责任人明确自己的任务和目标；

2.责任人接到任务后，应立即制定工作计划，并在规定时间内启动相关工作；

3.如有需要，责任人对任务进行分解，并指定具体的执行人员，同时将分解后的任务和责任明确记录在案。

三、进度监控与汇报

1.责任人应定期向会议组织者或指定负责人汇报工作进度，确保工作按计划推进；

2.会议组织者或指定负责人应建立进度监控机制，对会议决议的执行情况进行跟踪；

3.对于进度滞后或遇到困难的工作，应尽快分析原因，制定解决方案，并及时调整计划。

四、问题反馈与协调

1.在会议决议执行过程中，如遇到问题或障碍，责任人应及时反馈给会议组织者或相关部门；

2.会议组织者或相关部门负责人应积极协调资源，帮助解决实际问题，确保会议决议的顺利实施；

3.对于涉及多部门协作的问题，应召开协调会议，明确各部门职责，形成协同工作的机制。

五、总结与评估

1.会议决议执行结束后，责任人应对工作过程和结果进行总结，分析经验教训，提出改进建议；

2.会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行评估，包括工作完成情况、问题解决情况等，并向公司高层报告；

3.结合评估结果，对会议管理制度和流程进行优化，提高会议效率和决策执行力。

六、奖惩机制

1.对于按期完成会议决议的责任人，应给予适当的奖励和表彰；

2.对于未按期完成或执行不力的责任人，应视情况给予相应的处罚，并要求其在规定时间内整改；

3.建立和完善奖惩机制，激发员工的工作积极性和责任感，确保会议纪要的有效跟踪和落实。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门提交会议室申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等；

2.行政管理部门根据申请情况进行协调安排，确保会议室合理分配，避免冲突；

3.会议室预订应遵循先到先得的原则，特殊情况下，可根据公司战略需要或紧急会议需求进行适当调整。

二、会议室使用

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，不得随意挪动设备；

2.会议开始前，与会人员应确保手机静音或振动，遵守会议纪律，按时入场；

3.会议期间，未经允许，不得随意录音、录像或拍照；

4.会议结束后，与会人员应将座椅归位，清理垃圾，关闭投影仪、音响等设备。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由行政管理部门负责维护和管理，确保设备正常运行；

2.会议室设备使用前，责任人应进行功能检查，如有问题及时报修；

3.严禁私自拆卸、损坏会议室设备，如有违反，将追究当事人责任；

4.定期对会议室设备进行保养和更新，以满足公司会议需求。

四、会议室安全与保密

1.会议室应安装防盗、防火设施，确保会议安全；

2.会议室内禁止存放机密文件和资料，会议结束后，责任人应将相关材料带走；

3.会议涉及公司机密内容，与会人员应严格遵守保密规定，不得泄露；

4.行政管理部门应定期对会议室进行安全检查，发现问题及时整改。

五、会议室服务与支持

1.行政管理部门应为会议提供必要的服务和支持，如茶水、投影仪操作等；

2.针对公司重要会议，可根据需求提供专业的会务服务；

3.鼓励各部门提出会议室管理和服务的改进建议，持续优化会议室使用体验。

六、会议室管理规定监督与执行

1.行政管理部门负责监督会议室管理规定的执行，对违反规定的行为予以制止；

2.定期收集各部门对会议室管理和服务方面的意见和建议，不断完善管理规定；

3.强化员工对会议室管理规定的认识和遵守，提高会议效率，为公司创造良好的会议