兼职档案员操作手册

兼职档案员操作手册

1.系统登陆

由于南大之星档案管理系统是B/S架构的系统，客户端只要通过浏览

器就可以登录档案系统。在浏览器的地址输入框中输入档案系统的

IP地址或域名，我校档案系统登录的地址为：

在浏览器的选择上建议使用最新的IE浏览器。登陆系统的界面如下

图。

在此处输入登录的账号密码即可登录档案系统，如果点击登陆之

后浏览器没有反应，看是不是有安全软件阻止档案系统登陆的弹出窗

口，或者在浏览器设置里添加“兼容性视图设置具体操作方法如

下：

添加兼容性设置

IE浏览器：打开顺序：IE一设置一兼容性视图设置一添加一关闭，

如下图顺序

在兼容性视图设置中输入档案系统的地址192.168.234.149点击添

加，关闭页面。

添加信任站点

打开顺序：IE设置一Internet选项一安全一站点一添加档案系统地址关闭一

应用，如下图

夕O合Dh【lD：〃49/

噎Internet屋性飞六

I..一.一----------------F标三更x+

Acticex插件设置

打开顺序：IE设置一Internet选项一安全，点Internet一自定义级别一ActiveX

控件和插件三个选项选择启用，如图

将以下“下载ActiveX”的三个选项也启用，最后点确定按钮，如图

2.录入档案目录及修改

档案管理员要向下属部门的用户授权后，该部门的兼职档案员进

入系统才可以看到“归档指导库”下所对应的临时档案，如：王老师

要给环工学院授权，操作如下：王老师进入其账户一归档指导库一教

学本科一修改

日短毒号库

（归依描写）学本科船京常王R东打开

，，口w

点击用户授权一添加用户一下拉框选择用户并授用户权限。

(♦)•包卜F〃2W.U7.64J37$<%«^.»jp油=q,

档案表［（归档指导）教学本科］的授权

表

添力口-WindowsInternetExplorer

\(jDv202.117.64.137/'；Ir/ud-i

用户权限

用户

读写涉密程度记录级

印文像体

环工字院G不工享M二P*B厂内部▼裘皴

5后的狗究生GV

机关党委（机关党委

机糠学院（机械学院

兼职档案员进入其账户，如环工学院进入，点击进入归档指导库

点击“添加案卷”或“添加文件”按钮，其中案卷是根据文件的

来源、时间、内容而外形上的异同点和联系组成的，包括案卷封面、

卷内文件目录、卷内文件、卷内备考表等几部分。一般在归档指导老

师的指导下进行添加。

录入：点击添加文件后会弹出下图所示的添加页面，兼职档案员

需要录入的信息都已经用红色框标注出来。录入完以上信息点击下边

的“添加”按钮，系统会有弹出窗口提示录入成功，该页面会自动跳

转到你需要录入的第二份文件录入页面，上次所有的录入信息原样保

留文件件号会自动加1.

南大之星网址：

录入说明：图例中红色为必填项，黄色为选填项，白色为不填项。

@绸辑案卷-InternetExplorer

案卷录入：

(1)一级目录：年份：如2016。

(2)二级目录：分类号：如JX12,CK12o

(3)三级目录：依据需要而定，现为空，不填。

(4)信息分类号；依据需要而定，现为空，不填。

(5)馆室代号：保管卷号,如57X1.2-01,5-00.2-01,现为空，不填。

(6)全宗号：学校分类代码：长安大学为5。

(7)缩微号：单位文书处理号：如财2016-1,校办2016-12

(8)实体分类号：由一级类目代码和二级类目代码组成如2016-JX12、2016-CK12,代码要

求为大写字母。

(9)案卷/盒号：该卷档案的案卷号。

(10)保管期限：下拉菜单选择永久、长期、短期、10年、15年、30年。

(11)密级：有保密要求对，按要求进入选择，系统默认为内部。

(12)正题名：一般情况下，按照原文题名录入，如原文没有题名或者题名不完整时，需

要专兼职档案人员另拟提名，并在该题名前后加［L

(13)副题名：原文件有此项时录入，没有时则不录入。现为空，不填。

(14)附注：针对此卷需要特别说明的内容录入在此项。

(15)第一责任者：文件落款单位名称，有几个单位时，名称之间加空格。如长安大学

(16)其他责任者：联合发文单位的其他单位名称。

(17)页数：页数总和(包含文件阅办单、草稿等)

(18)规格：此项空，不填

(19)起止时间：指文件的落款时间，八位数字组成(珞式)|__________________________

(20)归档单位：处(室)、中心、学院(系)等归档单位的名称。注意不是文件的落款单

位。请注意区分。如：计财处、基建处等。

(21)存址：此项空，不填.

（22）主题词、出版项、奖励名称、奖励等级、获奖时间：根据案卷情况选填。

（23）接收人：归档指导人员姓名。

（24）移交时间：案卷移交时间。

（25）移交人、输入员：移交、输入人员姓名全称。

（26）全文、图像、视频音频：稍后电子档案上传一节做详细讲解。

文件录入：

（1）一级目录：年份：如2016。

（2）二级目录：分类号：如JX12,CK12o

（3）三级目录：依据需要而定，现为空，不填。

（4）信息分类号：依据需要而定，现为空，不填。

（5）馆室代号：保管卷号，如5-JX1.2-01,5-CK1.2-01,现为空，不填。

（6）全宗号：学校分类代码：长安大学为5。

（7）缩微号：单位文书处理号；现为空，不填

（8）实体分类号：由一级类目代码和二级类目代码组成如2016-JX12、2016-CK12,代码要

求为大写字母。

（9）案卷/盒号：该卷档案的案卷号，如1.2.3。

（10）件号：文件在每卷中的排序，如1、2、3.

（11）保管期限：下拉菜单选择永久、长期、短期、10年、15年、30年。

（12）密级：有保密要求对，按要求进入选择，系统默认为内部。

（13）正题名：一般情况下，按照原文题名录入，如原文没有题名或者题名不完整时，需要

专兼职档案人员另拟提名，并在该题名前后加

（14）副题名：原文件有此项时录入，没有时则不录入。现为空，不填。

（15）附注：针对此文件需要特别说明的内容录入在此项u如：无批复、无附件等。

（16）第一责任者：文件落款单位名称，有几个单位时，名称之间加空格。如长安大学

（17）其他责任者：联合发文单位的其他单位名称。

（18）页数：该份文件的起始页码，如1、12。每卷最后一份文件填写起止页码，如55/60。

（19）规格：此项空，不填

（20）文件时间：指文件的落款时间，八位数字组成（珞式）

（21）归档单位：处（室）、中心、学院（系）等归档单位的名称。如：计财处、基建处等。

（22）存址、主题词：不填为空。

（23）出版项、奖励名称、奖励等级、获奖时间：此项选填。

（24）文号、图号：文件妁行文编号，如校办发（2006）7号。此项选填。

（25）载体、文本、文种：按文件类型下拉菜单选择或系统默认。

（26）归档份数：按文件份数填写，如1.

（27）附件题名/电子文作编号：此项空，不填。

（28）输入员：填写输入员姓名。

打印目录

（1）选择“打印当前”

流加案卷］添加文件|上传文件打叩当前|打印所有打印队列借档着单

第一员口上一页下一页口用天仁【当前页：1SJ科骷到第：2页

移送目筹卷文号档号全图婵

翘名美任者页次密皴保管期编辑删除借问

动择俅卷号,________又像体

口13no3-2001-长安大学雁堤校区6号学生公里爆内部永久

2JJ1S.18-1核前期准皆文件〈沉降观则记录4

表）璘0000X

3-JJT03-2004-

□-长大后关于津设学生公里楂工程立项的长安大1内部永久国

字200JJ15.18-宿示学园毡

20Xo

：1二号1.0001000

美于长安大学建设字生公里的比永久

□33-JJ-«0陕敦发3-2004-敦音厅3内部圉

2(200JJ15.18-复曲温

0000XQ

1)66号1.0002

学生公主联建台同书正大建

□43-JJ-603-2004-4内部永久留

2JJ1S.18-设后温X

1.00030000

（2）打印卷内目录选择“全引目录”，打印移交目录选举“移交目录”：

“案卷列表”黑色三角上，下拉菜单选择需打印案卷

目录打E口

自叁刈印目录节人打印目录

策叁移交目录横向而I一0全引自豪1

。发文登记簿0案卷封面二*

O收文登记簿0案卷封面IICA4）

目录（A-i纵向）0备考表A4}

。案卷目录（A4横向》案卷背者'；I默认亮度136像江，J

O归档文件目耒（A-i纵向）

O卷内目录（A4纵向）

自

封面、•&畤哀、案卷背.脊打印设罡：

选择打印%@^二匚］自动计苴天数巨1显示封面边把

。文件。舞卷＜S＞卷内文件G所有文件案卷案誉剖面阮时长安大学

」案卷列表：3-2004-"15.187▼|

OTPg5gg%S

。打印所有案卷土仪打印所选案卷迭提维弓长|捻；纵向L3

□转换天数为天次选择行高2。像聿标频栏高;5°像聿

左边距：2°交米右边距二11°交米

包含序号栏：O是⑥否

上边距：1°室未下边距：：1°壹米

目录外标：。加粗。注通。无根

□在页面顶不显示文字浏生器边痈单位：!全米上如何设罡边距单位?I

显示内音：I档号三I页码t殳是1===不显示页—==y

E自动设市也距

如不能正党生成打印目录，请勿便用自动设孟

打「mm七退出

（3）选择“打印预览”，出现目录，在浏览器中选择打印即可。

移交FI录：

力亘,球■:K1X

|®http：.';49•>：:…"…printa>'=OFF&od=&prrchg=08L><hch=0&ufl=&pt：jn&bk=8^>a9c^e，>9^t=^^^cro**ie*9^=^®®trr¥E★C

长安大学档案移交目录/

立春单位，后勤集团年度，

起止

文书处理保管

日

档号案卷期名期页数备注

号期限

长安大学雁塔校区8号学生公雳捺前期准备文件（沉降观测记录2001.03.01-2

3-20O4-JJ15.18-166永久

表）002.04.01

长安大学雁塔校区8号学生公寓楼土建工程（施工技术点备文2001.10.01-2

3-2004-JJ15.18-280永久

件）002.08.01

2002.08.31-2

3-20O4-JJ15.18-3长安大学懵塔校区8号学生公寓楼施工组织设计69永久

002.08.31

长安大学雁塔校区8号学生公寓楼土建工程（地基处理i己录2001.11.05-2

3-20O4-JJ15.18-4102永久

1/2、人工地基检测报告、电梯质煲、检验、蕤收文件）002.09.01

卷内目录:

印-InternetExploi

即▼第49/file/print/qymlt：jll=OFF&prnc卜g=O&yhch;O&url=&pt=jrg

档案全引目录

3-2004-JJ15.1S-1

实体分类号2004-JJ15.18案卷号1密级内部保管期永久存址

长安大学雁塔校区8号学生公寓楼前期准备文件2001.03.01-

案卷题名起止日期

（沉降观测记录表）2002.04.01

文号责任者题名日期页次备注

长大后字（200关于建设学生公寓楼工程

1长安大学200104241

1）147号立项的请示

陕教发（200关于长安大学建设学生公

2教育厅200105093

1）66号寓的批复

3正大建设学生公寓联建合同书200103034

建筑工程施工图设计审查

47

IE*建设合同20010303

国有土地使用证［雁塔跖4

5正大建设2001030314

号雁塔校区学生公寓楼：

打印插件的安装

按照上面的步骤设(打中根板-Windows;Intexn»tExplorer

r-htlp://1270.0.1/fila/prin«2.kxp?o4=&prnchg=0Ayhch=0Aurl=Apl=jnAnli>&jh="l&bk=Ap*f：«h«

置完成后点击“打印•e中坦打技演示版-南大之©打印国泰右打EP球板

“此网站需要安装以下M戴项：“南大之星者案甘理软件”中的“南大之星档案首理软件EEXut”mjnrtr2aHim"句该加

预览”，如果是第一--------------------------------------------------------------------------------------安聚ActivtX及件UJ・・・-----

有何风险«）?

次在你的计算机运行评部信息a）

南大之星打印则会出

如下图界面点击“安正在生成目乘，iiWtt..

装ActiveX控件”出

InternetExplorer-安全警告

现如下图提示点击

然想安装此软件,？

“安装”完成后自动名称：南大才星档案管理软件打EP插件

根据打印模版的设置发行者南行才星担大育理软件

［司更多选项（Q）安装QJ］f-不安装谢一1

来自Internet的文件可能对您有所帮助，但此文件类型可能危害您的

计算机.请仅安装来自您信任的发行者的软件.有何风险，

出现打印目录

3.电子档案上传

档案目录录入完成如果有电子档案需要上传，通过目录后边的全

文、图像、媒体上传按钮上传电子档案。一般文档文件选择全文上传、

图像文件选择图像上传、音视频文件选择媒体上传。

档案网络辟理系统

■■■■・阳

档案文件信息管理

电邳5上传

4前共白加15，*I9*19.1案卷记诩，。文件记知，I1

•太内食有

-融文件分典目城,更多做

®-J2015MM曲政.I上”.Inwa・|mm|EUII

*IuIB-JI。上一页下一JU・员工【刍的1•I1]加到第.17

，vnwwx

・柚文恤He9际馆分宾号

3B-Jiax-IlT-RflAX£MM。，[i]MHMI.1。

电子档案的上传按

照文件的多少分为两种

上传途径，单个电子档

案用上图下部红色框中

的浏览上传方式，点击

右侧的“浏览”按钮，

用户可以查找本地计算

机以及局域网上所要上

载的电子档案，其他选

项建议与上图示例中设

置保持一致。

宣安装以下加载项“南大之星档案

档案网络管理系

InternetExplorer—安全警告冈

您想安装此软件吗？

—»=|名称：南大才星档案管理软件上之死件

_____I发行者：南大之一档案首理软件

叵I更务选项@>I安装Q）]E不安装?

（；7来自Internet的文件可能对您有所帮助，但止匕文件类型可能危害您的

计篁机-谓仅安装来自您信任的发行者的软件.育向风窿?

多个电子档案上传可选择上图中间红框中的“电子文件上传“，计

算机首次使用该功能会提示安装一个插件（见上图），点击同意安装

过几秒钟会弹出窗口图下图所示

£电/文flltht高速上传XI

左侧浏览本地硬盘及文件夹，右

选择上传文件

关于

并

参

业务

S中

南京

侧为当前文件夹下详细文件列de:[WindoisS.OS]中1

而建

作

MT.pp1工

表，鼠标下拉多选或者鼠标Q|C:\生于EXce97-2(

Ctrl+Risers.X

n李陆军

左键多选，其他设置建议与示例&Deskt,

保持一致，点击“上传”按钮完

成。

4.档案目录辅助组卷

•辅助组卷

提取全文Ic不提取全文r提取并苦换S提取井追加

如右图点击辅助组卷按钮就可以

上传6）

显示出辅助组卷中妁内容。用户

可以将需要归入一卷（盒）的文

件选中,然后在操作界面内的实体分类号输入框中输入相应的实体分

类号，在盒/案卷号输入框中输入相应的案卷（盒）号，点击提交按

钮，则系统会自动将所选中的文件归入指定的案卷（盒）中。若想把

几条记录的实体分类号改成jxll,案卷号改为1,直接键入提交即可。

两项务必同时输入，如下图图。

显示设置鉴定销毁辅助组卷数据整理

辅助组卷豺比量数据修改

辆助二卷

实体分类号盒/案卷号〔话给入整数）

I-II-I提交I

.发赏曾修改为：

案卷号/盒号三|□修改|

G所选捋的文件「当前类目或检索结果「表内所有文件

批量数据替换

替换项目将以下内容二替换为何以为空）：

信息分类号卜一||替换|

行所选择的文件「当前类目或检索结果「表内所有文件

辆助一春

实体分类号盒/案卷号（话总入整数）

JX111|I提交|

1

全愀除

编辑惜阅

HI文1Q

♦Jr11I内部南京大学硕士生学籍登记表——信AA4

|1.00011息管理与信息系统圄X

2jxll-内部南京大学取士生学籍登记表——信BB

♦」L圜X4

♦11.0002息管理与信息系统

3jxll-内部南京大学硕士生学籍登记表——信CC

句r-圜强X4

♦11.0003息营理与信息系统目

•数据批量修改及数据批量替换

批量修改是针对具体的档案著录项目而言的，如实体分类号、题

名、密级、保管期等进行批量修改。该功能为批量数据修改提供了一

个便捷的途径。若为指定的几条记录修改密级为“秘密”，则还是先

选中要修改的文件，后在下拉框中选择密级，再键入“秘密”，点击

修改，出现确认提示，如果继续执行，点“确定”即可。如下图：

以上是整个字段的内容被真个替换，还可以实现一个字段的内容

被部分替换。

r•粕助姐卷31t盘数据修改--------------------------------------------------------------

辅助期我

实体分类号金/案卷号（话。入至顺）

II提交I

修改项目修改为：

I赛本号/含号3L修改I

G所选提的文付C当前类目岐核案结果C表内所仃文件

批味敷舞皆投

耕换项目将以下内容:售换为ET以为空）：

|信息分类号~~3]II―一］

尸厮选里的文件「当前类目或检亲结果「表内所有豆件

•在批量数据修改中有一样比较特别，即批量修改“文件件号”,

在下拉框中成为蓝色。它不是将文件件号修改成什么，而是将文件件

号批量加几或减几，需要在“修改为”框中填入正数（加）或负数（减）,

点击“修改”后系统将所选择记录批量加几或减几。这项功能适用于

卷内文件插号时，可以先将所选择记录批量加几或减几留出位子，然

后插入文件。

5.档案检索

表内检索：在用户打开某一个档案表后，利用该查询接口，用户

可以