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文档简介

非营利组织档案管理制度制定非营利组织档案管理制度第一章总则非营利组织在其发展过程中，档案管理起着至关重要的作用。为推动组织的健康发展，确保档案的安全、完整与有效利用，特制定本档案管理制度。本制度旨在规范档案的收集、整理、保存、利用与销毁等各项工作，确保档案管理符合国家法律法规及组织内部规范，促进组织的信息化、科学化管理。第二章适用范围本制度适用于非营利组织内部所有部门及相关人员的档案管理工作，包括但不限于财务档案、项目档案、行政档案、人事档案等。所有参与档案管理的工作人员均应遵循本制度的相关规定。第三章档案管理目标本制度的主要目标包括：1.确保档案的完整性和准确性，维护档案资料的真实性。2.提高档案管理的效率，实现档案信息的快速检索和有效使用。3.保障档案的安全性，防止档案丢失、损毁或被非法利用。4.促进档案管理的规范化，提升组织的信息管理水平。第四章档案的收集与整理档案的收集由各部门负责人负责，内容包括：项目申请书、合同、财务报表、会议记录、工作计划、考核材料等。所有档案材料应在事后及时收集，确保信息的完整性。整理工作由专门的档案管理员负责，所有档案材料应分类归档，必要时进行编号，并附上索引，以便于日后的查阅。第五章档案的保存档案保存分为实体档案和电子档案两部分。实体档案应存放在专用档案室内，档案室需定期检查，确保温湿度适宜，防止潮湿、虫害等对档案的影响。电子档案应定期备份，并存储在安全的服务器或云端，确保数据的完整性与安全性。所有档案在保存期间，须定期进行清理与复查，确保档案的有效性与时效性。第六章档案的利用与查阅档案查阅应遵循“谁使用，谁负责”的原则。查阅人需向档案管理员提出申请，并说明查阅目的。档案管理员应对查阅人员的身份进行审核，确保查阅过程的合规性。查阅过程中，查阅人不得对档案进行涂改、损毁，需在档案管理员的监督下进行。对于涉及保密的信息，查阅人须签署保密协议，以确保档案信息的安全。第七章档案的借用档案借用须由组织内部相关负责人批准，借用人需填写借用登记表，注明借用目的、时间及归还日期。借用档案后，借用人需妥善保管，确保档案的完整性与安全性。借用期满后，借用人须及时归还档案，并接受档案管理员的检查。如档案在借用期间损毁或丢失，借用人应承担相应的责任。第八章档案的转递与销毁档案的转递应由档案管理员负责，转递过程中应填写转递单，注明转递目的地、内容及接收人。转递档案应密封，确保信息不被泄露。对于不再需要的档案，需经过审查后方可销毁，销毁前须确保档案内容不再具有使用价值。档案销毁时应采取安全措施，防止信息泄露。第九章监督与评估机制为确保制度的有效实施，组织应建立档案管理的监督机制。定期对档案管理工作进行检查与评估，发现问题及时整改。档案管理员应定期向组织汇报档案管理工作情况，提出改进建议。组织可适时召开会议，交流档案管理经验，提升整体管理水平。附则本制度由非营利组织档案管理委员会负责解释，自颁布之日起实施。根据组织的发展与需求，本制度应定期进行评估与修订，以确保其适应

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