物业管理招投标工作指南

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--内页可以根据需求调整合适字体及大小--物业管理招投标工作指南(共43页)PAGE物业管理招投标工作指南第一章物业管理招标投标概述所谓物业管理，是指物业管理经营人受物业所有人的委托，依照国家有关法律和规范，按照合同或契约行使管理权，运用现代管理科学和先进维修养护技术，以经济手段对物业实施多功能全方位的统一管理，并对物业所有人和使用人提供高效、周到的服务，使物业发挥最大的使用价值和经济价值。随着我国物业管理行业的发展，一方面，大量物业管理企业相继涌现，物业管理市场已逐步建立、发展，并将日益完善起来，这在实践上为物业管理的市场化竞争提供了可能。另一方面，为了使物业管理企业真正走上企业化经营的道路，物业管理行业又必须开展市场竞争，只有这样，才能使业主和物业管理企业之间进行双向选择，实行优胜劣汰，才能为我国物业管理行业的发展创造出良好环境。由此看来，物业管理领域开展招标投标势在必行。1．1物业管理招标投标的概念在阐述物业管理招标投标的概念之前，先让我们了解一下招标投标的概念。所谓招标和投标，是一个过程的两个方面，是指由招标人发出招标公告或通知，由若干个投标人同时投标，最后由招标人通过对各投标人所提交的价格、质量、交割期限以及投标人的技术水平、信誉程度和财务状况等因素进行综合比较，确定其中条件最佳的投标人为中标人，并与之最终订立合同的过程。其中，招标是指招标人根据自己的需要，提出一定的标准或条件，向社会或几个特定的供应商或承包商发出投标邀请的行为；而投标则是指投标人在接到招标通知后，根据招标通知的要求编制投标文件，并将其递交给招标人的行为。招标投标作为一种特殊的交易方式和订立合同的一种特殊程序，与其他交易方式和订立合同程序相比，具有其自身的特点：(1)标价保密性。根据招标规定，投标者对自己的报价都高度保密，每个投标者在投标时都不可能知道其他投标者的报价。因此，投标者只能在不知竞争对手底细的情况下，按照招标文件的要求，根据自己所掌握的资料及以往的经验进行分析判断，确定自己的报价。(2)报价一次性。招标投标不存在也不允许讨价还价，每个投标者都只有一次投标机会。由于投标者报价都是在高度保密的情况下进行的，一次报价后，任何投标者都没有再次出价的机会，这就要求每个投标者都要一次性报出自己最优惠的价格。(3)法律约束性。投标报价是一种具有法律约束性的行为，投标者一旦向招标人递交标书和报价，该标书和报价即被视为在法律上有效。在国际惯例中，为保证投标报价的法律效力，投标者须在递交标书的同时递交一份投标保证书，并向招标者交纳一定的投标保证金。如果在投标有效期内投标者撤销其标书或报价，招标者则可按照惯例没收投标者交纳的投标保证金，以保证招标者的利益。招标与投标是市场经济和竞争机制发展到一定程度的必然产物，而物业管理招标投标作为招标投标方式在物业管理方面的应用，则是招标投标制度日趋成熟，并在各个领域得到广泛应用的产物。招标投标活动大约开始于18世纪末和19世纪的西方。早期的招标投标仅限于建筑工程和大型货物采购方面，近20年来，随着以服务业为主的第三产业的发展日益受到国际关注，招标投标活动在众多领域也得到了广泛应用并日臻完善，服务性项目招标投标现已成为招标投标交易方式发展的新趋势。所谓服务性项目招标投标，是指招标投标的客体并非有形的物体(如一座建筑物、一台设备)，而是一项服务，是无形的。物业管理招标投标便属于服务性项目招标投标。物业管理招标投标是指开发商或业主委员会为即将竣工使用或正在使用中的物业寻找物业管理企业而制订出符合其管理服务要求和标准的招标文件，向社会公开招聘，并采取科学方法进行分析和判断，最终确定物业管理企业的全过程。物业管理招标投标的产生和发展，是以物业管理的商品化和市场化程度高低为基础的。目前，在市场经济发达的国家和地区基本上都建立了物业管理招标投标制度。我国物业管理的市场化起步较晚，然而自20世纪90年代以来，在我国一些大城市中便有个别外商投资的物业率先实行了物业管理招标投标。近几年来随着我国房地产业的蓬勃发展，一些国内投资的大型建筑项目也开始采用招标投标方式进行物业管理。物业管理招标投标尽管在我国刚刚起步，不免出现无章可循、鱼龙混杂的局面，但是必须看到它所代表的方向却是喜人的。随着我国房地产改革的深化，大力推广和完善物业管理招标投标制度，现已成为培育和发展我国物业管理市场的迫切需要，主要体现在：(1)物业管理招标投标是发展社会主义市场经济的需要。随着社会主义市场经济的发展，物业管理作为一种服务性商品，也应当进入市场进行等价交换。而通过物业管理招标投标，评定其价值和价格在现行物业管理的市场价格水平下能否被接受，则是保证等价交换顺利进行的前提，从而也体现了价值规律的客观要求。(2)物业管理招标是房地产管理体制改革的需要。随着我国经济体制改革的不断深化，必须要对旧的管理体制进行根本性的改革，变原来的行政性管理终身制为企业经营型的聘用制。在这种新的体制下，开发商或业主委员会都应有权选择物业管理企业，此时，通过物业管理招标投标，可以解决开发商或业主与物业管理企业之间信息不相通的问题，使得开发商或业主可以自主选择符合自己管理服务要求和标准的物业管理企业。(3)物业管理招标是提高物业管理水平，促进物业管理行业发展的需要。要提高物业管理水平，促进物业管理行业的发展，就必须要有充满活力的市场竞争。由于物业管理招标投标导致物业管理企业与开发商或业主之间的双向选择，从而形成的竞争局面必将使物业管理企业为了在激烈的市场竞争中求得生存发展，努力提高自身的管理水平和服务质量，从而推动整个物业管理行业的健康发展。1．2物业管理招标的特点由于物业管理服务的特殊性，物业管理招标与其他类型的招标相比，有着自身的特点，概括起来就是其超前性、长期性和阶段性。1)物业管理招标的超前性物业管理招标的超前性是指由于物业管理超前介人的特点，决定了物业管理招标必须超前，即在物业动工兴建之前开发商就应进行物业管理招标。由于物业的质量、价格是由物业的工程质量和区域位置等决定的，而物业价值巨大和不可移动性的特点又决定了物业一经建造完成便很难改变，否则将会造成很大的浪费和损失，因此，物业的开发、设计和施工至关重要。开发、设计单位可能没有详细了解当地的地质、气候、风向、水质等各种自然环境条件，没有注意开发地区的综合配套，也不如物业管理企业更了解日后管理和住户的需要。如某些物业没有安排必要的管理用房、园林绿地、交通空间等，某些高档次的商业办公楼或公寓楼在建造时没有考虑足够的车位；又如有些开发商片面追求短期经济效益，或者在考虑设计规划时缺乏长期眼光；有些施工单位粗制滥造，不保证材料质量和技术质量等，这一切都会给日后的物业管理带来很大的问题和烦恼。因此，为了确保物业质量，遵循统一规划、合理布局、综合开发、配套建设和因地制宜的方针，也为了业主和住户的利益，物业管理必须超前介入，在物业管理规划设计时就应介入。在设计过程中，物业管理企业应从专业管理角度、从业主利益出发，运用以往的管理经验，监督设计方案是否合理。如果是住宅小区，就应注意生活网点要合理布局，生活服务车位尽可能预留，对生活设施的现代化进程都要统一考虑进去。在施工过程中，物业管理企业也应监督施工质量，对不完善的项目及时提出意见，督促整改或采取补救措施。这是便于日后物业管理企业完成招标中确定的目标所不可缺少的。既然物业管理的超前介入是必须的，这就决定了物业管理招标也具有超前性的特点。2)物业管理招标的长期性和阶段性物业管理招标的长期性和阶段性是指由于物业管理工作的长期性和多阶段性，针对不同的阶段和不同的服务内容，物业管理招标的内容要求和方式选择也有所不同。与一般的建筑工程和货物采购招标不同，物业管理招标并非是“一劳永逸”的，而是一项具有长期性和阶段性的工作。首先，由于开发商或业主在不同时期对物业管理有不同的要求，招标文件中的各种管理要求、管理价格的制定都具有阶段性，过了一段时间，为了适应各种变化有可能需要调整。其次，物业管理企业即使中标，并不意味着可以高枕无忧，长期占据这一市场份额，因为一方面，随着时间的推移，可能会有更好、更先进的物业管理企业参与竞争；另一方面，也可能由于自身的管理服务技术水平低下，企业内部建设和管理松懈而遭淘汰。所以，物业管理招标具有长期性和阶段性的特点。过了委托管理期限，可由业主委员会根据其管理服务业绩，通过决议决定是否续聘原物业管理企业。若续聘则要重新签订合同；若不续聘，则由业主委员会重新向社会公开招标。当然也可能未到委托管理期限，但由于原中标的物业管理企业未能很好地履行合同中的责任和义务而遭解聘，由业主委员会重新招聘物业管理企业。1．3物业管理招标投标的原则1．3．1物业管理招标的原则物业管理招标作为推动物业管理企业朝竞争性方向发展的重要手段，只有在一定的原则下进行才能真正体现其优胜劣汰的功能。物业管理招标的目的是要通过竞争性招标，从中找到自己最理想的物业管理企业。由于招标投标领域一般都是买方市场，在买方市场中，市场竞争是一种对买方(招标人)有利的竞争，在合理的范围内竞争程度越高，对买方越有利，因此扩大竞争范围可以使买方(招标人)获得更充分的市场利益。所以，开发商或业主要想在竞争性招标中获取充分利益，就应吸引尽可能多的物业管理企业参与投标。而要做到这一点，除了一方面应增加标的项目自身的吸引力外，另一方面是对所有参加投标者要尽可能做到公开、公平、公正和诚实信用。也就是说，物业管理招标应当遵循公平、公正、合理的原则。1)公平原则所谓公平原则，是指在招标文件中向所有物业管理企业提出的投标条件都是一致的，即所有参加投标者都必须在相同的基础上进行投标。由此可以看出，公平原则的关键是要体现出投标的起点公平。而要做到起点公平，在招标过程中应当注意以下几点：(1)应采用统一的招标方式招标。目前物业管理招标的方式主要有公开招标、邀请招标和议标(详细介绍参见第2章)。由于后两种方式是由招标者凭主观判断而预先选定一定数量的合格投标者进行投标，其招标过程带有很大的主观性，从而自然降低对这些投标者审查的要求。如果与此同时实行公开招标，对其他投标者进行严格的资格审查，显然，这种混合的招标方式在一开始就违背了起点公平原则。另外需特别指出另一种情况，当招标者采用公开招标的同时，又邀请几家其主观上看好的物业管理企业进行议标，这必然使得那些参加议标的物业管理企业能够先于其他通过公开招标取得招标文件的投标者了解招标项目的具体情况，甚至抢先一步摸清招标者的“底牌”，这就使得整个招标程序在时间上违背了起点公平原则。综上所述，招标者应采取统一标准的招标方式，即采取单一的公开招标，或邀请招标，或议标。(2)招标文件对所有的投标者要求都应一致，即要做到“一视同仁”。首先，实行公开招标的招标文件应在同一时间、同一地点公开发售，并且在这之前的招标通告中予以标明。其次，全部招标文件的条件、要求均应一致。例如，若需要进行资格审查，那么所有的物业管理企业都应按要求进行审查；若需要提交投标保证书，那么对所有的物业管理企业都应有这一要求。(3)招标者对招标文件的解释说明应在同一时间，针对所有参加投标的物业管理企业公开进行。例如，应在统一时间组织所有投标人对招标物业实地考察。另外，招标机构通常在投标者购买招标文件后安排一次投标者会议，即标前会议，目的是公开澄清投标者提出的各类问题。再如，《招标投标法》第二章第二十三条规定：“招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少十五日之前，以书面形式通知所有招标文件收受人”。2)公正原则所谓公正原则，是指投标评定的准则是衡量所有投标书的尺度，即在所有投标者起点公平的基础上，在整个投标评定中所使用的准则应具有一贯性和普遍性。一贯性是指招标者在实施投标评定过程中所采用的评标准则应与招标者预先在招标文件中所注明的评判准则相一致，也就是投标前后，其评判准则必须一致、公开。任何招标者私自修改已经在招标文件中公布的评判准则都属违背招标惯例的行为。例如，某物业管理招标文件中已注明对投标者资格审查的准则行为，根据已知的得分标准取最低得分以上的投标者进行正式投标。根据该准则进行评审后在设定最低分以上的投标人共有12位。这时，招标者考虑到合格的投标者数量过多，为了减轻招标工作量，招标人私下将评定准则修改为取最高分的前6位投标人参加正式投标，导致其余6位本来可以取得投标资格的投标人被淘汰。这个例子典型地反映了违反一贯性原则的情况。普遍性是指用于投标评定的准则应该具有普遍性，即能客观地衡量所有的投标书。这就要求评标委员会所采用的评定准则应具有很强的综合性和客观性。根据国际惯例，一般在评标时采用综合打分法，因为打分法最大的优点就是可通过采用专家打分、加权计分的科学办法，防止“拍脑袋”的武断行为出现。另外，为表明评定准则的客观性，还可对中标者的最后选定在招标文件的选定准则中加以客观的详细说明，使未中标者明白自己的差距和不足，以示公正。3)合理原则所谓合理原则，是指选定投标的价格和要求必须合理，不能接受低于正常的管理服务成本的标价，也不能脱离市场实际情况，提出不切实际的管理服务要求。由于物业管理服务所包含的技术风险并不高，因此在物业管理招标投标中，投标人的报价往往决定了其投标书的竞争力，即中标人往往也就是报价最低的投标人。这样就容易导致有些投标人为了中标而将管理费标价压得很低，甚至低于成本价的情况发生，这显然是不合理的。如果将物业交给这样的物业管理企业来管理，势必造成日后或者管理不到位，或者赔本破产无法继续履行合同的局面。此外还存在另外一种情况，有的物业管理费的标价虽然很合理，但投标的物业管理企业的资本、管理服务人员与技术力量却不令人满意，这样的物业管理企业实际上日后也难以胜任物业管理工作。为了贯彻合理原则，避免上述不合理现象的发生，招标人应当在招标文件中按照国际惯例，申明“业主不约束自己接受最低标价”这一条。其含义是，开标后，开发商或业主有权选择任何价格的投标书。有了这样的申明，对开发商或业主而言，便可选择管理费标价合理且资信条件较为可靠的物业管理企业。1．3．2物业管理投标的原则如果物业管理招标的公平、公正、合理原则是基于国际惯例的一种准则，那么物业管理投标所遵循的便是一种自律性的原则。物业管理投标应贯彻的原则是真实性原则和合理竞争原则。实际上，真实性原则和合理竞争原则是基于物业管理招标的三个原则而衍生出来的，是公平、公正、合理原则最终的目标取向，也是该三原则对投标行为的基本要求。1)真实性原则所谓真实性原则，是指投标人在其投标书中所阐述的所有内容均是真实反映了投标人的投标意愿、经营能力和技术水平，投标人应对其标书的内容做到“言出必行”。要保证投标书内容的真实性，实际上主要取决于投标人自身的素质和物业管理行业的自律约束。在物业管理市场较为发达、物业管理企业自身的素质和资信较高的情况下，真实性原则一般都能够保证。此外，招标人还可在招标文件中提出一些对投标书真实性具有法律约束的原则。例如，招标人可在招标文件中注明投标人必须出具投标保证书，并交纳一定的保证金。如果投标人在投标过程中中途退标或由于违反真实性原则，虚假陈述标书而被取消投标资格，投标保证金将予以没收。这样就使得标书不再是简单的出价或发盘，而是具有法律效力和责任所约束的，从而使得真实性原则具有了一定的法律基础。2)合理竞争原则所谓合理竞争原则，是指投标人应凭自身的经营实力、管理水平和服务质量通过良性竞争优胜劣汰而取胜。合理竞争的反面有两个，一是投标人之间相互勾结，形成垄断联盟；二是投标人之间形成不合理竞争，甚至恶性竞争。这两个反面都是违背合理竞争原则，严重损害招标人利益的。首先，如前所述，招标投标方式最大的优点便是通过投标人的充分竞争，使得招标人能获得最大的市场利益。然而投标人相互勾结后，就会统一提高报价，使得招标人获得的利益大大减少。为了避免这种暗中勾结，哄抬标价的行为发生，一种行之有效的办法，就是在正式招标之前计算出一个合理的标底，当所有投标报价大大超过标底时，招标人有权取消本次招标。其次，对于不合理竞争，行之有效的办法便是前文提到的招标人关于“不选择最低标价”的申明。由于评标的尺度越单一，就越容易被投标人所操纵，因而在国际惯例中，评标的尺度一般都采用价格和其他因素的加权计分法。采用了多指标体系进行评标，恶性的“价格战”现象就可有效地得到避免。综上所述，为了真正贯彻物业管理招标投标原则，离不开法律规范和行业自律相辅相成的招标投标制度。综观国外，大多数物业管理市场发达的国家都有一个国家法律和行业自律相结合的招标投标制度。只有两者实现紧密结合，做到招标人依法公平、公正、合理地招标，投标人自觉地遵守真实性和合理竞争原则进行投标，才能真正搞好物业管理工作，才能真正体现公平竞争、优胜劣汰的市场经济规律。1．4物业管理招标投标的组织机构1．4．1物业管理招标的组织机构根据招标投标国际惯例，任何一项招标都要有一个专门的招标机构，并由该机构全权负责整个招标活动。物业管理招标也不例外。通常招标机构的主要职责是：编制招标章程和招标文件；组织投标、开标、评标和定标；组织与中标者签订合同。招标机构的设立有两种途径：一是招标人自行组织成立招标机构；二是招标人委托招标代理机构招标。根据我国《招标投标法》第二章第十二条的规定，“招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。任何单位和个人不得以任何方式为招标人指定招标代理机构。招标人具有编制招标文件和组织评标能力的，司以自行办理招标事宜。任何单位和个人不得强制其委托招标代理机构办理招标事宜”。对于自行设立招标机构的，通常是在招标人所在单位下属设立一个招标委员会或招标工作组，全权负责招标事宜。这种招标机构一般随招标项目的产生而产生，也随招标活动的结束而解散，因而属于非常设性机构。而对于后者，即招标代理机构，是依法设立，从事招标代理业务并提供相关服务的社会中介组织，属常设性的经营实体。以下就上述两种成立物业管理招标机构的途径分别予以详述。1)自行设立招标机构根据物业管理项目招标主体的不同，分为开发商自行招标和小业主自行招标。(1)开发商自行招标开发商自行招标是指开发商通过在其所在单位的董事会下设专门招标委员会或小组进行招标。具体做法是：开发商董事会挑选代表组成招标委员会，这些代表通常包括分管项目工程建设部门的董事、相关职能部门的代表以及小业主的代表等。招标委员会是招标工作的最高权力机构，下设秘书处和专业技术部。其中专业技术部的职能是聘请有关专家和本单位的技术人员参与招标文件的编制工作，并组织评标委员会或小组进行标书的评审工作，最后向招标委员会提交评价报告和中标推荐人名单(仅供参考)。招标委员会可以采纳专业技术部所提供的方案，也可完全拒绝而自行作出裁标决定。招标委员会在裁标时通常采用投票的方式决定，一般三分之二的票权赞成即可授标，并由招标委员会派代表与中标人签订合同。非常设性招标委员会的特点之一便是其开放式的组织机构，即招标委员会的主要工作人员都非正式编制，而大多数是通过向外聘请或通过内部调用，具有很强的灵活性和流动性。通常物业管理招标委员会向外聘请的专家主要有工程技术、房地产、市场营销、法律以及财务等方面的专门人员。开发商自行招标的机构设置如图1．1所示。开发商董事会开发商董事会招标委员会秘书处专业技术部工程技术房地产市场营销法律财务图1．1开发两目行招标的机构设置(2)小业主自行招标所谓小业主是指相对于大业主(即开发商)而言的住户及租户。由于通常情况下小业主数量都很大，且没有严格的组织，因此，往往是由业主委员会代表小业主组织招标。业主委员会是由业主(代表)大会选举产生的，代表全体业主行使权力的常设机构，是物业实行自治管理的充分体现。业主委员会委员由热心公益事业、责任心强、有一定的组织能力和必要的工作时间的人士担任。业主委员会行使以下职权：①召集和主持业主(代表)大会，向业主(代表)大会报告工作。②采取公开招标或其他方式，聘请物业管理公司对辖区内物业进行管理并与其签订委托管理合同，解聘不称职的物业管理公司。⑧审议物业管理公司制订的对本辖区内物业的年度管理计划，以及财务预决算和执行情况。(垒)审议、决定物业维修基金和公用设施专用基金的使用。⑤审议、决定物业管理服务费用的标准和使用。⑥对物业辖区内公共设施的兴建、更改、扩充、改善以及房屋的维修等与业主利益有关的事宜作出决议。从以上可以看出，业主委员会的职权之一便是有权代表全体业主通过公开招标方式聘请物业管理公司。与开发商自行招标的做法一样，业主委员会也是通过其下设的一个招标委员会或招标工作组来全权负责招标工作事宜，其招标委员会的具体组织结构与开发商董事会下属的招标机构设置大致相同。2)委托招标代理机构招标招标代理机构是专门从事招标代理业务的社会中介组织。与非常设性招标机构最大的区别在于，招标代理机构是依照《公司法》设立，并完全按照《公司法》规定进行运营的经营性法人组织。正如我国《招标投标法》所规定的，招标代理机构应当有从事招标代理业务的营业场所、组织机构和相应资金。因此，招标代理机构的组织机构与其他经营性法人组织无异。例如招标代理机构同样要求所有权与经营权相分离，通常采用经理制，设总经理、副总经理；经理层下设市场部、技术部、财务部、行政管理部等常见的职能部门，分设部门经理等，如图1．2所示。总经理总经理副总经理项目部总经理市场部技术部财务部行政管理部其他职能部门图1．2招标代理机构的组织机构招标代理机构与其他非常设招标机构的区别之一便是招标代理机构中的技术部门其主要工作人员都采用合同制定编，而不是像非常设的招标机构那样采用临时外聘制度。招标代理机构与编制招标文件和评标所需的各种技术、经济专家建立长期的合同关系，从而形成专业能力强大的专家库。专家库的规模和质量往往成为评定招标代理机构等级的重要依据。然而，需要指出的是，尽管招标代理机构全权代理委托人的招标工作，但是招标代理机构并非是招标活动的最高权力机构。招标代理机构在评标后，向委托招标人提交评标报告和中标候选人名单，由招标人(开发商董事会或业主委员会)自行进行最终裁标，招标代理机构无权强制要求委托招标人接受中标推荐。完成代理招标工作后，招标代理机构向委托招标人收取一定的服务费或佣金。1．4．2物业管理投标的组织机构要了解物业管理投标的组织机构就要先了解物业管理企业的组织机构。物业管理企业一般采用经理负责制，经理对整个企业负责，在经理层以下通常设有办公室、开发部、财务部、业务管理部、工程部、经营服务部，各部门再根据企业所管理的物业分设各小区或大厦管理处(如图1．3所示)。经理室经理室办公室开发部财务部业务管理部工程部经营服务部各小区或大厦管理处图1．3物业管理企业的组织机构基于物业管理投标过程中，大量的信息需要在短时间内进行快速的交流和积聚，因此物业管理项目投标工作，通常由投标的物业管理企业内部组织专门部门来全权负责整个投标活动。在物业管理企业中，与物业管理投标活动密切相关的有开发部、财务部、工程部三个部门，其具体职能分别如下：(1)开发部：开发部是在经理领导下专职于物业管理业务开发的部门。其主要职责是确定目标，选择物业，进行投标，参加市场竞争。无疑，开发部是物业管理投标工作的核心。(2)财务部：财务部是经理领导下的经济管理部门，负责财务、计划、经济核算和各类收费工作。该部门的主管一般都为总会计师，具有资深的项目财务评价能力。(3)工程部：工程部是经理领导下的技术管理部门，主要负责工程预算，负责房屋、设备及公共设施的管理、维修和保养，以及负责工程技术方面的咨询和研究工作。在物业管理投标过程中，开发部始终担任着主要角色。首先，开发部根据本公司的市场定位，选择与之相称的物业管理招标项目，进行投标。其次，由于编写投标书过程中最重要的两个难点是管理方案的设计和标价的计算，因此，在这些关键环节上，开发部通常都会在专门部门的专家协助下进行。在管理方案的设计上，开发部会向工程部咨询设计方案技术上的可行性；而在标价的计算方面，开发部也会征求财务部总会计师关于设计方案在财务上的可行性的意见。通常在投标书完成时，应得到总会计师和总工程师的签字认可。最后，开发部完成投标书后，经过总经理签字授权，即可代表物业管理企业向招标单位进行投标。大型物业管理企业的开发部一般都实行项目经理负责制，以项目小组为单位，分管具体项目的投标工作，以及中标后的合同签订工作；中小型的物业管理企业则大多由经理亲自对各项目的投标工作负责。第二章物业管理招标的范围、方式和内容2．1物业管理招标的范围2．1．1确定项目是否应该招标的原则在阐述物业管理招标范围之前，有必要先对招标范围的概念予以说明。招标的范围是指哪些项目必须要招标；哪些项目可以招标也可以通过其他方式指定承包商；哪些项目不适于招标。根据我国《招标投标法》第一章第三条的规定，在中华人民共和国境内进行下列工程建设项目，必须进行招标：(1)大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目；(2)全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；(3)使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。根据以上对必须招标的项目的界定，我们可以看出，对于一些影响力较大，特别是一些影响到公众利益、国家利益和国际声誉的项目，必须实行公开招标。其目的在于，通过公开招标方式，以较为符合市场规律的合理价格获取高素质、高信誉的承包商的服务，从而有效地保证工程质量，维护国家和公众利益。对于不适于招标的项目，国家有关法律也作了规定，主要是一些关系到国家安全和属于军事机密的项目，这些项目一般都不公开招标。这是因为：①公开发布的招标文件中有可能涉及到与国家安全或军事有关的机密；②一些不法分子有可能会借投标之名，趁机窃取国家机密。因此，对于这类项目，一般由国家指定的工程单位和物业管理单位进行建设和管理。综上所述，根据国家有关法律的规定和精神，我们可以总结出判断某项目是否应该实行招标的三个原则：①是否与社会公众利益密切相关；②是否关系到国家利益(即是否使用了国有资金投资)；③是否涉及国家安全或军事机密。以上三原则同样也体现了国际招标惯例，具有普遍性。物业管理招标投标同属招标投标的一部分，理应遵守《招标投标法》的规定，因此，该三原则也同样适用于界定物业管理招标的范围。2．1．2物业管理招标的具体范围由于我国的物业管理招标事业起步较晚，到目前为此，关于物业管理招标投标的具体法规和条文尚未出台。另外，对于招标范围的规定，《招标投标法》也只限于对工程建设和货物采购招标的范围作出规定。因此，从严格意义上讲，物业管理招标的范围在我国尚未从法律上界定。即法律没有规定，在我国哪些项目其物业管理必须要实行招标，哪些不适于招标。然而，如前文所述，《招标投标法》对招标范围的规定所体现的精神参照了国际惯例，具有普遍性；同时，针对目前在我国刚兴起不久的物业管理招标投标的大多数做法都与上文所提到的“三原则”不谋而合，这使我们有足够的理由相信，“三原则”是我国物业管理招标范围发展的方向和趋势，用它来指导界定物业管理招标范围具有合理性和现实意义。首先，根据“是否与社会公众利益密切相关”的原则，大型基础设施(如机场、火车站、地铁等)和一些公用物业(如图书馆等)其物业管理都应实行招标。由于这些物业所承载的人流量巨大，其物业管理好坏直接关系到公众的利益，甚至人身安全，因此，这些项目的物业管理一般都应实行招标。事实上，对于这类项目，往往从项目的勘察、设计、施工开始就已经实行了全套的招标，物业管理招标不过是其中的一部分而已。另外，对于一些大型的物业小区也应该实行物业管理招标。因为，对于生活着数万居民甚至10万居民以上的大型楼盘和小区来说，无疑是一个“小社会”，其管理好坏，居民是否安全、舒适，是直接关系到千千万万居民切身利益的，其社会影响力丝毫不亚于一个飞机场或一座火车站。因此根据第一个原则，该类楼盘的物业管理也属于应该招标甚至必须要招标的范围内。其次，根据“是否关系到国家利益”的原则，除了上述大型的基础设施和公用物业外，其他使用国有资金投资或国家融资建造的公用物业，其物业管理一般也应实行招标。这是因为国家利益是群众利益的代表，损害国家利益就等于损害社会公众的利益，因此应对国家利益负责。近几年来，一些由国家专项投资或专项贷款，特别是与外国联合贷款兴建的物业从设计施工到物业管理都采用了招标方式，并取得了良好的效果。然而，根据“是否涉及国家安全或军事机密”的原则，一些由国家投资兴建的用作军事和行政用途的物业，就不适合采用公开招标方式，如国家政府部门和机要部门的办公大楼等。事实上，这一类物业都有国家专门指定的单位对其进行物业维护和管理。由此看来，物业管理招标范围已经有了较为清晰的界定。而对于那些在《招标投标法》中没有规定的，可以实行也可不实行物业管理招标的项目，在实际操作中，主要取决于开发商和业主委员会的意见。不过，随着业主对物业管理的要求不断提高和业主自主管理制的广泛应用，物业管理招标的范围将会不断扩大。目前关于物业管理招标范围的界定尚未法律化，也有待完善。2．2物业管理招标的方式根据招标项目不同的特点，招标人有权选择不同的方式进行招标。现行国际市场上通用的物业管理招标方式大致可分为三种：公开招标、邀请招标和议标。但我国自2000年1月1日施行的《招标投标法》只把招标方式分为公开招标和邀请招标两种，没有将议标纳入。然而，考虑到物业管理招标在我国刚刚起步，议标作为一种简单、便捷的方式目前仍被我国大多数开发商所采用，对我国的物业管理招标投标事业有着一定影响，笔者按照国际惯例仍将议标作为物业管理招标的一种方式与前两种方式一并向读者介绍。2．2．1公开招标公开招标是指招标人(业主或开发商)通过报纸、电视及其他新闻渠道公开发布招标通知，邀请所有愿意参加投标的物业管理企业参加投标的招标方式。公开招标最大的特点是招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。公开招标是国际上最常见的招标方式，其优点是最大程度地体现了招标的公平、公正、合理原则，因此，我国大型基础设施和公共物业的物业管理一般都采用公开招标方式。需指出的是，由于物业管理具有长期性和区域性的特点，因此，除国家级重点项目(如三峡工程)以外，对于地方性的重点项目(如地方的大型基础设施和物业)一般都采用地方公开招标方式招标。地方公开招标，就是指通过在地方媒体刊登招标广告或在招标广告中注明只选择本地投标人进行投标。由于物业管理自身的特点，对于一些不可能也不适宜吸引全国各地物业管理企业的项目，通过地方公开招标，既节省了招标人的招标成本，又不影响公开招标的公平性和有效性，不失为一种较为经济有效的招标方法。公开招标方式要求招标人严格遵守公平、公正、合理的招标原则，这具体体现在：在公开招标中，招标方首先应依法发布招标公告。凡愿意参加投标的单位，可以按通告中指明的地址领取或购买较详细的介绍资料和资格预审表，并将资格预审表填好后寄送给招标单位。招标单位对所有申请资格预审的单位进行审查，经审查合格者可向招标单位购买招标文件，参加投标。公开招标方的招标文件必须规定开标日期、时间和地点。开标必须在招标机构的所有决策人员和投标人在场的情况下当众进行。开标后，出席开标的招标机构所有决策人员应在各投标单位的每份标书的报价总表上签字，这意味着所有报价从即时起到授标前均不得更改。另外，按照国际惯例，标书应规定不允许更改的技术要求与财务条件，任何投标单位都必须按这些条件投标报价。这些条件只有在开标后的议标阶段才可商谈更改。在实行公开招标时，评审标书和报价都是在严格保密中进行的。评标时，招标机构可以要求投标人回答或澄清其标书中的某些含糊不清的问题，但无权要求或接受投标人调整价格。一般而言，公开招标项目合同应授予报价最低者，但在以下情况可另作考虑：①招标文件中另有规定；②投标文件违反有关国际惯例或招标文件的有关规定；③最低报价明显不合理。实行公开招标，可以使投标人充分获得市场竞争的利益，同时又实现了公平竞争，大大减少了偷工减料的舞弊现象，是最系统、最完整和规范性最好的招标方式，因而成为其他招标方式主要的参照对象。不过，公开招标方式也有招标时间长，招标成本较高的不足之处。2．2．2邀请招标邀请招标是指不公开刊登广告而直接邀请某些单位投标的招标方式，其主要特点是以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。邀请招标主要适用于标的规模较小(即工作量不大，总管理费报价不高)的物业管理项目。由于公开招标方式工作量大、招标时间长、费用高，邀请招标有的地方弥补了公开招标方式的不足，成为公开招标不可缺少的补充方式，并由于其节省招标时间和成本的优点，深受一些私营业主和开发商的欢迎。目前，邀请招标方式在物业管理招标中亦颇受欢迎，特别为一些实力雄厚、信誉较高的老牌开发商所经常采用。究其原因，首先，由于物业管理具有地域性的特点，开发商主要在当地选择投标单位，而当地的投标人数量本身就不大；其次，由于开发商的市场经验较丰富，能及时掌握各类物业管理企业的经营情况和服务质量情况，使其有能力挑选出一批素质上乘的物业管理企业参加投标，既节省了成本，又不失效果。邀请招标在“省时省钱”的优点十分鲜明的同时，其缺点也十分突出。由于邀请招标是由招标人预先选择了投标人，因此可选择范围无疑就缩小了，这容易诱使投标人之间产生不合理竞争，容易造成招标人和投标人的作弊现象。因此，邀请招标是否成功最关键的就是在选择范围缩小的情况下，如何防止不合理竞争和作弊行为。我国《招标投标法》对邀请招标方式有明确规定：“招标人采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书”。该规定就是为了防止投标过少而导致投标人相互勾结，哄抬标价，损害招标人的利益。另外，笔者建议招标人在挑选投标人时可参考以下的选择条件：①投标单位当前和过去的财务状况必须良好；②近期内承担过类似的物业管理工作，具有丰富的经验；③在本地区具有较高的信誉；④对该项目的物业管理工作有足够的能力承担。可以看出，招标人只有对投标人在数量上和质量上进行合理的筛选，才能确保邀请招标的最终成功。邀请招标具有节省时间、减少招标费用的优点，但这种招标方式也有其弊病，那就是再好的筛选，也有可能遗漏一些合格的、有竞争力的物业管理企业；另外，在评标中可能会歧视某些投标人等。尽管如此，邀请招标仍作为一种重要的招标方式被广泛使用。2．2．3议标议标又称谈判招标，是指开发商或业主不必公开发布招标公告，而是选择其认为有能力承担或获标的物业管理企业，邀请其投标，然后通过平等协商，最终达成协议。议标实质上可以看作是更小范围的邀请招标。议标目前在我国中小规模的物业管理招标项目中较为常见。这是因为，一方面，该类物业的工期较紧，标的总价较低，短时间内难以吸引足够数量的物业管理单位进行投标。事实上该类项目(也就是我们常见的中小楼盘和物业)很少是实行超前招标，让物业管理企业介入其设计施工阶段的，大多数情况是开发商等物业完工后才去选择物业管理企业。由于这时工期紧，开发商往往采用议标方式，同时找几家物业管理企业到现场考察，然后同时进行谈判协商，最终选定符合要求的物业管理企业。另一方面，开发商本身对物业管理企业的情况较为了解，且所需管理的物业技术性和专业性不强，对管理的要求不是非常严格。此时在投标人竞争范围缩小的情况下，并不影响物业管理服务的质量。因此，议标方式常常更适合经验丰富的开发商所采用，业主委员会也可通过委托招标机构采用议标方式进行招标。议标又称谈判招标，顾名思义，其最大的特点在于招标人与投标人之间可以相互协商，投标人通过不断地修改标价来与招标人取得一致。这种方式更加接近传统的商务方式，是招标方式与传统商务方式的结合，兼顾两者的优点，既节省了时间和招标成本，又可以获取有竞争力的标价。然而，有利就有弊。由于招标人同时与几个投标人进行谈判，这就使投标人之间更容易产生不合理竞争，使得招标人难以获取有竞争力的标价。可以看出，议标方式对招标人的要求很高，要保证议标的成功通常都要求招标人对物业管理行业和物业管理企业的情况要有充分的了解。因此，一般对于较大型的或较复杂的物业，或者是由缺乏经验的开发商和业主自行进行招标的情况，都不宜采用议标方式。而对于复杂的传统招标项目，如工程承包和设备采购等，就更不采用议标方式了。这也是为什么我国《招标投标法》不将议标作为一种招标方式的原因。然而，议标在我国新兴的物业管理招标中却有着用武之地，尤其是针对广大的中小房地产开发商，议标为物业管理招标投标事业在我国的发展壮大起到了先锋作用。因此，如何规范和完善议标的法律地位，是一个值得研究的问题。2．3物业管理招标的内容物业管理的具体内容十分繁琐，因此，物业管理招标通常都采用“一揽子”方式，也就是将所有与某物业有关的管理项目“捆绑”起来，形成“项目包”，再将其作为标的进行招标。另外，从纵向来看，由于物业管理具有超前介人的特点，物业管理的内容应包括从开发设计期间到物业竣工验收前的管理顾问服务以至到用户人住后的管理运作服务。一般来说，几乎所有的物业管理内容都可以进行招标，但并非所有的物业管理内容都适合招标。这是因为，“一揽子”的物业管理招标方式，使得“项目包”中的内容均可以一定的标准进行统一衡量，形成一个总标价，以便于招标人进行评价。而有些物业管理内容，既不能以价格将其统一，又难以用打分法评价其得分高低。对于这些服务内容，一般就不被纳入招标的内容。这些物业管理内容主要是一些衍生的优化性服务，如小区内的精神文明建设、办公楼的市场形象塑造等，由于这些内容所花费的工作量以及所产生的效果均难以计量，通常不列入物业管理招标的内容。简单地说，物业管理招标的内容主要包括两部分，即前期顾问服务和实质管理服务。根据物业性质的不同，这两部分的内容也不同，具体可分为非经营性物业管理招标内容和经营性物业管理招标内容。2．3．1非经营性物业管理招标的内容非经营性物业是指住宅小区等主要以居住为目的的物业。非经营性物业管理的目标在于为居民创造一个安全、舒适、优美的居住环境，因此，非经营性物业管理招标的目的在于以经济合理的价格为住户提供良好的居住环境。非经营性物业管理招标的内容如前所述分为前期顾问服务和实质管理服务两个部分，各部分的具体服务内容如下：1)前期顾问服务内容(1)开发设计建设期间提供的管理顾问服务由于物业具有不可移动性，一旦建成则很难改变，因此物业的开发设计和施工是至关重要的。如果在开发设计阶段没有考虑到以后物业管理的问题，那么日后这些疏忽往往会成为物业管理的难题。如某些物业没有安排必要的管理用房、园林绿地、交通空间等，给日后物业管理带来很大的烦恼。因此，在开发设计建设阶段引入物业管理企业的管理顾问服务是十分必要的。具体的服务内容有：①对投标物业的设计图提供专业意见。②对投标物业的设施配备及建筑材料选用提供专业意见。③对投标物业的建筑施工提供专业意见并进行监督。④提出本投标物业的特别管理建议。(2)物业竣工验收前的管理顾问服务①制订员工培训计划。对于不同类型的物业小区，物业管理员工如果要做到服务细心、熟练、周到，必须要经过物业管理企业的专门培训。②列出财务预算方案。编列财务预算方案的目的在于体现保本微利、量人为出的物业管理原则，另外也为物业管理所需的第一笔启动资金的筹集提供依据。(3)住户人住及装修期间的管理顾问服务①住户人住办理移交手续的管理服务。②住户装修工程及材料运送的管理服务。③迁入与安全管理服务。前期顾问服务主要是应开发商的要求为其提供的，所需费用也通常向开发商而非小业主收取。2)实质管理服务内容住户人住后的实质管理服务是直接与住户日常生活密切相关的，具体内容包括：(1)物业管理的人力安排。即根据物业管理的工作量安排物业管理人员，以达到既经济、又高效地进行物业管理工作。(2)保安服务。(3)清洁服务。(4)房屋及设施的维修保养服务。(5)财务管理服务。(6)绿化园艺管理服务。(7)其他管理服务。如车辆管理及上门特约服务等。由于实质管理服务与小业主的利益关系最密切，其物业管理费也主要向小业主收取，因此这部分服务内容招标时，应选择服务周到、服务质量高且价格合理的物业管理企业。2．3．2经营性物业管理招标的内容经营性物业是指以经营性房屋为主体的物业，如酒店、写字楼、零售商业中心、工业厂房、货仓等。经营性物业最重要的特点就是具有商业特性，即开发商的目的在于从经营性物业所获得的利润最大化。因此经营性物业物业管理的一个主要目标便是利润目标，即物业管理企业通过有效的经营管理服务，充分合理、最大限度地发挥物业功能，提高物业出租率、出售率及营业收入，促使物业保值增值，提高租金收入，从而满足委托方的盈利目标要求。经营性物业的这一特性使物业管理超越了原有的交换式劳动范畴，成为一种创造性的附加劳动。因为在经营性物业出租后，由于物业管理的追加，而使物业的使用期限和使用功能大大提高，也会招引更多的租户和顾客，从而提高物业的营业收入，创造更多的价值。这时，物业管理就成为了凝结在物业价值中的物化劳动，是一种可资本化的劳动，能够创造新的价值。经营性物业管理招标的内容同样分为前期顾问服务和实质管理服务。经营性物业管理的前期顾问服务内容与之前介绍的非经营性物业管理的前期顾问服务大致相同。不过，物业管理企业在经营性物业竣工验收前新增的一项重要服务内容便是代开发商制订物业的租金方案和租赁策略，以及进行广告招租宣传，最大限度地提高该物业出租率，增加租金收入。这正是经营性物业商业性的体现。而在实质管理服务中，经营性和非经营性物业管理的内容也大致相同，如同样有保安、清洁、绿化和房屋设备维护等基本项目。但有所不同的是，经营性物业管理的服务是一种创造性的附加劳动，其管理目的不是维持物业的基本使用功能，而是不断保持物业使用功能上的先进性，因此经营性物业管理企业除了要经常对物业进行高标准的维护之外，还要经常更新物业的设施和使用功能，以保持物业设施的先进。另外，经营性物业的实质管理服务还应增加租赁管理服务的内容等。综上所述，无论是非经营性物业，还是经营性物业，其招标的内容都主要为前期顾问服务和实质管理服务。由于这两种服务的性质不同，因此在招标中的规定也不同。前期顾问服务方案的好坏对整个物业的价值至关重要，而顾问服务的工作量又难以进行定编计算，因此在评标时，应该主要侧重于对顾问服务方案的评价。与之相对的实质管理服务，由于服务内容已逐渐标准化，易于定编计算工作量，因此在评标时对于这部分的内容，应将报价作为主要考虑因素。第三章物业管理招标程序物业管理招标过程中涉及大量的人力物力，因此应严格根据程序按部就班地完成。本章参照国际招标投标惯例，按时间先后顺序将整个招标程序划分为招标的准备、招标的实施和招标的结束三个阶段。以下分别对每一阶段的程序和内容进行详细介绍。3．1招标准备阶段招标准备阶段是指从开发商或业主决定进行物业管理招标到正式对外招标即发布招标公告之前的这一阶段所做的一系列准备工作。根据国际惯例，这一阶段的主要工作有：成立招标机构；编制招标文件；确定标底。3．1．1成立招标机构任何一项物业管理招标，无论是开发商还是业主委员会，都需要成立一个专门的招标机构，并由该机构全权负责整个招标活动。招标机构的主要职责是：拟定招标章程和招标文件；组织投标、开标、评标和定标；组织签订合同。可见招标机构一旦成立，其职责将贯穿整个招标投标过程。成立招标机构主要有两种途径。一种是开发商或业主自行成立招标机构，自行组织招标投标工作；另一种是开发商或业主委员会委托专门的物业管理招标代理机构招标。两种途径都符合我国《招标投标法》的规定，并各有特点。对于开发商或业主委员会自行成立招标机构，我国《招标投标法》规定：“招标人具有编制招标文件和组织评标能力的，可以自行办理招标事宜。任何单位和个人不得强制其委托招标代理机构办理招标事宜”。考虑到招标是一项较为复杂和繁琐的工作，其中在编制招标文件和组织评标方面有较强的专业性，对招标人能力的要求也较高，因此，招标人应根据自己的实际情况，量力而行。如招标人为实力雄厚的大型开发商或联合开发机构，有能力从物业的设计、施工监理到验收，整个开发的过程都统一自行成立招标机构，包揽其“一条龙”的招标工作，这时该物业管理招标也理应由开发商自行成立的招标机构来完成。再如，对于采用小范围邀请招标或议标方式的小规模物业管理项目，由于招标工作量不大，专业性不强，开发商一般都能够自行编制招标文件和组织评标，这时，招标人自行成立招标机构招标也较为适宜。自行招标的开发商或业主应按照惯例在开发商所在单位或业主委员会下设“招标工作委员会”或“招标工作组”等非常设的招标机构。其具体的组织机构设置本书第1章已作详细介绍，在此不再赘述。对于招标人委托招标代理机构招标，我国《招标投标法》规定：“招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。任何单位和个人不得以任何方式为招标人指定招标代理机构”。采用委托招标代理机构招标的最大优点在于招标机构与投标人之间做到信息充分对称，使得在招标项目专业性较强或开发商和业主信息不充分的情况下，招标得以顺利完成。要做到这一点，开发商或业主在选择招标代理机构时应注意以下问题：首先，招标人应根据自己的意愿和自身情况选择招标代理机构，任何个人和单位都无权强行指定招标代理机构给招标人。而且，招标代理机构与招标人之间仅限于委托代理的关系，招标代理机构无权将招标结果强加于招标人，招标人应是是否中标的最终决定者。特别是国有房地产开发商在委托招标代理机构招标时，应避免选择与自己有上级关系的招标代理机构。其次，招标人应根据自己标的的规模大小，选择不同等级的招标代理机构进行招标。我国《招标投标法》对招标代理机构的资格和等级划分，主要依据招标代理机构所具备的两个条件：一是代理招标经历达到一定的年限，且连续几年招标金额达到一定等级；二是编制招标文件和组织评标的专业能力和技术力量，也就是配备的专家人才库的规模大小和专家素质的高低。招标人应根据自身对物业管理的要求及标的的规模大小选择相称的招标代理机构，在委托价格合理的情况下，应选取具有较高等级的代理机构进行招标。招标人委托招标代理机构进行招标的方式常用于公开招标和一部分大范围邀请招标。事实上，对于一些大型的项目，开发商往往委托一家招标代理机构包揽该项目所有的招标工作；另外，业主委员会进行物业管理招标时，通常也采用委托招标代理机构招标的方式。3．1．2编制招标文件编制招标文件是招标准备阶段招标人最重要的工作内容。招标文件是招标机构向投标者提供的为进行招标工作所必需的文件。招标文件的作用在于：告知投标人递交投标书的程序；阐明所需招标的标的情况；告知投标评定准则以及订立合同的条件等。招标文件既是投标人编制投标文件的依据，又是招标人与中标人两定合同的基础，因此它是对招标机构与投标人双方，以及招标人(开发商或业主)与中标人双方都具有约束力的重要文件。招标人应十分重视编制招标文件的工作，并务必做到条款严密、周到，内容明确，合理合法。物业管理招标文件的内容格式根据招标项目的特点和需要而有所不同，但任何招标文件都应当依据法规和惯例编写其基本的内容。我国《招标投标法》规定：“招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款”。根据这一规定和国际惯例，物业管理招标文件的基本内容可概括为三大部分：1)投标人须知投标人须知是招标文件的重要组成部分，它是业主或招标机构对投标人如何投标的指导性文件，其内容包括投标的条件、有关要求及手续。(1)投标的条件招标文件所以要对投标的条件进行说明和规定，其目的是为了保证投标人的合格性和投标的真实性。为了保证投标人的合格性，招标机构有必要对潜在的投标人进行投标资格预审，招标文件在这一部分规定参加资格预审的投标人须递交的证明资料及其格式，以便统一进行审查。为了保证投标的真实性，招标人往往还要求投标人必须交纳投标保证金，招标文件中规定了投标保证金的比例、交纳方式以及保证书的格式等。(2)对投标文件的要求如果说投标的条件侧重于对投标人的要求，则该部分侧重于对投标文件的要求。由于招标机构在接受投标书时，通常会检查投标书的制作和封送是否合乎程序，招标文件必须在这一部分中写明对投标文件编写的统一要求(通常提供统一的投标文件格式)以及对投标文件封存和递交的规定，以便于开标和评标工作。(3)对招标程序的说明由于整个招标过程应体现出公平、公正、合理的原则，而要体现公平、公正原则，重要的一条便是招标程序的公开化，以增加招标活动的透明度。招标文件这一部分的内容便是通过将开标、评标和定标的规划等招标过程的关键内容予以公开，从而体现了整个招标工作的公正透明。2)合同条款合同条款的目的在于将中标后所要签订的合同的内容规范化和公开化，这也是招标公平、公正原则的具体表现。合同的条款分为一般性条款和特殊性条款。前者通常是物业管理招标的行业性的约定俗成，对于不同的物业管理项目均具有一般性，通常由技术条款、商务条款和法律条款组成；后者则是针对每个具体不同的物业管理项目自身的特点而度身定造的个性化条款。按照个性包括共性的道理，在合同条款中，特殊性条款也就优于一般性条款，在两者发生不一致时，合同应以特殊性条款为准。3)技术规范技术规范是详细说明招标项目的技术要求(如物业管理项目的服务标准、具体工作量等)的文件，当属招标文件的重点之一。技术规范通常是以技术规格一览表的形式进行说明，另外还需附上项目的工程图纸等作为投标人计算标价时的依据。考虑到招标文件的编制对整个招标活动的影响举足轻重，下一章将专门就招标文件的编制进行详细介绍，在此不再赘述。最后谈一谈制定招标文件的时间。何时制定招标文件是由物业开发建设程序决定的，我国目前大多数物业管理招标均是在物业开发建设的后期。然而，随着开发商对物业管理的要求不断提高，物业管理“超前招标”已屡见不鲜。“超前招标”在我国即为在荐目立项阶段，用地申请得到批准后即可进行物业管理招标工作、制定招标文件。超前实行物业管理招标确实有其优点，然而过早地制定招标文件，加之此时存在大量的不确定因素会使得招标文件编制难度加大，可靠性降低。因此，应注意把握招标文件制定的时间，使编制出的招标文件内容既严密明确，又不失前瞻性。3．1．3制足标底制定标底是招标的一项重要的准备工作。按照国际陨例，在正式招标前，招标人应对招标项目制定出标底。标底是招标人为准备招标的内容计算出的一个合理的基本价格，即一种预算价格，它的主要作用是作为招标人审核报价、评标和确定中标人的重要依据。因此，标底是招标单位的“绝密”资料，不能向任何无关人员泄露。特别是我国国内大部分项目招标评标时，均以标底上下的一个区间作为判断投标是否合格的条件，标底保密的重要性就更加明显了。由于标底是衡量投标报价竞争力的一把尺子，标底制定的好坏，直接影响到招标工作的有效性。标底定的过高，进人合格范围内的投标人数量太多，就会使评价的工作量和难度大大增加；标底定得过低，又容易使所有的投标人都落空，从而导致招标失败。因此，标底制定得好，可以说是招标工作成功的一半，而编制一个先进、准确、合理、可行的标底需要认真细致，实事求是。首先，标底的制定与招标文件的编制有着密不可分的关系。标底制定得是否正确很大程度上取决于招标文件中对项目工作量的说明是否正确，因此招标文件对项目的工作量进行说明时应尽量减少漏项，同时将工作量尽可能算准确，力争将招标文件中计算出的工作量与实际量的误差控制在5％以内。其次，标底的制定应建立在一个比较先进的物业管理方案基础上，这样编制出的标底才切合实际。如果开发商或业主属自行招标，则可参照相关物业近年来国内外先进的物业管理方法，或者开发商或业主可以委托招标代理机构制定标底。3．2招标实施阶段招标实施阶段是整个招标过程的实质性阶段。招标的实施主要包括以下几个具体步骤：发布招标公告或投标邀请书；组织资格预审；召开标前会议；开标、评标和定标。3．2．1发布招标公告或投标邀请书我国《招标投标法》和国际惯例都规定，招标人采用公开招标方式招标的，应当发布招标公告；招标人采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或其他组织发出投标邀请书。无论是招标公告还是投标邀请书，其目的是一致的，都是为了向尽可能多的潜在投标者提供均等机会，让其了解招标项目的情况，并对是否参加该项目投标进行考虑和有所准备。两者的区别在于对公开招标公告的要求更为严格。以下对发布招标公告的渠道和时间安排、招标公告的内容和格式等进行详细介绍。1)发布招标公告的渠道发布招标公告应根据项目的性质和自身特点选择适当的渠道。国际惯例中常见的招标公告发布渠道有：指定的招标公报、官方公报、本国报纸、技术性或专业性期刊以及信息网络等其他媒体。一般来说，一些必须招标的大型项目的招标公告都应在指定的刊物上刊登。如实行国际竞争招标的公告的指定发布刊物为联合国出版的《发展商务报》(DevelementBusiness)；必须实行国内公开招标的项目的招标公告指定必须在我国出版的《中国招标》期刊上刊登。除了必须在指定的刊物上刊登以外，此类项目还可以在官方公报上刊登招标公告，使投标具有广泛性，如在我国还主要刊登在《人民日报》、《中国日报》上。对于大多数中小规模的物业管理招标项目，其招标公告一般选择在国内广泛发行的一种报纸上刊登。如果是实行地方性公开招标的项目，其招标公告应选择在本地的官方公报或本地区广泛发行的一种报纸上刊登。另外，还可以选择在一些专业类期刊上刊登，如房地产、物业管理专业期刊等。实际上，除了一些必须要在指定刊物刊登的招标项目外，国际惯例对招标公告的发布一般只要求符合信息广泛性原则。因此通常情况下，一项招标项目往往同时通过几种渠道发布其招标公告，而不拘泥于某一种渠道，比如在当今的信息网络刊登招标公告。2)发布招标公告的时间安排为使潜在的投标人对招标项目是否投标进行考虑和有所准备，招标人在刊登招标公告时，在时间安排上应考虑两个因素：(1)刊登招标公告所需时间。各类刊物从接受广告申请到刊出广告需要一定时间，如果没有充分地考虑，招标公告可能会在投标截止日期之后才能刊登出来。另外，如果要通过几个渠道发布招标公告，要考虑到各类渠道的出版周期(如报刊的出版周期显然要比网络媒体长)，以便能让招标公告基本在同一时间刊登出来。(2)投标人准备投标所需时间。这一时间应从招标公告预计发布日期开始计算。投标人申请投标一得到招标文件一准备投标一递交投标书需要有足够的时间。按照国际惯例，从招标公告发布之日算起，应让投标人至少有45天(通常有60～90天)来准备投标和递交标书。3)招标公告的内容和格式招标公告应以简短、明了和完整为宗旨。通常情况下应包括以下内容：①招标单位(业主或开发商)名称；②项目名称；③项目地点；④项目资金来源(物业管理资金来源，如业主分摊或开发商预付等)；⑤招标目的(邀请资格预审还是邀请投标)；⑥项目要求概述(项目性质、规格及管理要求)；⑦购买招标文件的时间、地点和价格；⑧接受标书的最后日期和地点；⑨开标日期、时间和地点；⑩如果需要，规定资格预审的标准，以及提供资格预审文件的日期、份数和使用语言；⑩必要时规定投标保证金的金额；⑩招标单位的地址、电话等联系方法。招标公告的具体内容和格式可以根据招标人的具体要求进行变通，然而招标公告的基本内容，如招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间，以及获得招标文件的办法等关键事项，按照我国《招标投标法》规定必须载明。至于投标邀请书的内容和格式与招标公告大致相同，在此便不再重复了。3．2．2组织资格预审资格预审是招标实施过程中的一个重要步骤，特别是大型的项目，资格预审更是必不可少。资格预审是对所有投标人的一项“粗筛”，也可以说是投标者的第一轮竞争。资格预审可以起到以下作用：首先，资格预审可以减少招标人的费用。因为投标人数量过多，招标人的管理费用和评标费用就会大大提高，通过资格预审淘汰一部分竞争者则可以减少这笔费用。其次，资格预审还可以保证实现招标目的，选择到最合格的投标人，此投标人不仅报价最低或较低，而且他的报价是以其技术能力、财务状况及经验为基础的，防止了一些素质较低的投标商以价格进行恶性竞争。此外，资格预审能吸引实力雄厚的物业管理公司前来投标，招标人还可以通过资格预审了解投标人对该项目的投标兴趣大小。若招标物业预计投标公司的数目众多，可预先对各投标公司进行资格预审，剔除资信较差的公司，重点选择6-10家申请者参与投标，这就是所谓早期预审；若投标公司数量较少，则可待投标机构已递送标书且开标之后进行资格预审，这也就是所谓后期预审。无论资格预审在何时进行，其审核程序和要求投标公司递交的文件都大致相同。1)资格预审的程序资格预审包括以下三个步骤：(1)发出资格预审通告或资格预审邀请书。发布资格预审通告通常有两种做法，一种是在前述的招标公告中写明将进行资格预审，并通告领取或购买资格预审文件的地点和时间；另一种做法是在报纸上另行刊登资格预审通告。资格预审通告的主要内容包括：招标项目简介；项目资金来源；参加预审的资格；获取资格预审文件的时间、地点以及接受资格预审申请的时间和地点。按照惯例，从刊登资格预审通告的日期到申请截止期应不得少于45天。资格预审通告格式如表3．1所示。表3．1资格预审通告格式××物业管理招标中心关于××物业管理项目投标资格预审通告编号：(招标机构名称)受(招标人名称)的委托，邀请合格物业管理承包商(以下称“承包商”)参加(项目名称及简要说明)的投标资格预审。该项目(项目的规模、工作内容、工作要求、工作量的简要说明)。凡符合《中华人民共和国招标投标法》规定的一切合格的承包商可以参加该项目的资格预审。凡在物业管理方面有丰富经验并对该项目有兴趣的承包商，请按下列地址与(招标机构名称)招标部联系并申请资格预审，资格预审文件将从年月日开始，每天上午点至点出售(星期日和节假日除外)．该文件每册售价人民币元或美元，收款概不退还。接受资格预审申请的截止日期为年月日上午／下午点，超过该期限恕不接受。招标机构名称：地址：电话：传真：(2)出售资格预审文件。资格预审文件应提供招标人及招标项目的全部信息，并且其内容应比资格预审通告更为详细，如对若干物业管理企业组成联合体投标的要求等。此外，资格预审文件中还可规定申请资格预审的基本合格条件，或对外资物业管理企业单独或联合投标的一些规定，以及申请投标资格预审的一些基本要求，例如从事该行业至少已达若干年以上，承担过类似的物业管理项目等。最后，招标人还应在资格预审文件中规定资格预审申请表和资料递交的份数、时间和地点及文件所使用的语言等。(3)评审。资格预审申请书的开启不必公开进行，开启后由招标机构组织专家进行评审。如有必要，还可召开资格预审准备会议，以便申请人取得有关项目情况的第一手资料。2)资格预审文件样本资格预审文件一资格预审申请书申请人：物业管理公司地址：中国市区街号邮政编码：电话：传真：致：XX招标公司中国市街号大厦层室先生：1．经授权作为代表，并以物业管理公司(以下简称“申请人”)的名义，同时基于对资格预审资料做了检查和充分的理解，下述签字人在此以物业下列合同的投标人身份，向你方提出资格预审申请(表3．2)。表3．2物业合同一览表合同号合同名称①②③④⑤注：申请人应注明他所希望申请资格预审的合同组合。2．本函后附有关以下内容的正本文件的复印件：(1)申请人的法人地位；(2)业务总部所在地；(3)总公司所在地(适用于申请人是集团公司的情形)，或所有者的注册地和国籍(适用于是合伙或独资公司的情形)。3．我方授权你方代理及其授权代表调查、审核我们递交的与此申请相关的报告、文件和资料，并通过我们的银行和客户澄清申请文件中有关部门财务和技术方面的问题。该申请书还将授权给与申请有关的任何人或机构及其授权代表，按你方代表的要求提供必要的相关资料以核实本申请中提交与申请人的资金来源、经验和能力有关的报告和资料。4．你方代理及其授权代表可通过下列人员得到进一步的资料：(1)一般咨询和管理方面的质询：联系人l：电话：联系人2：电话：(2)有关人员方面的质询：联系人l：电话：联系人2：电话：(3)有关服务方面的质询：联系人l：电话：联系人2：电话：(4)有关财务方面的质询：联系人1：电话：联系人2：电话：5．本申请充分理解下列情况：(1)资格预审合格申请人的投标，必须以投标时提供所有资格预审材料的更新为前提。(2)你方代理保留如下的权力：①更改本项目合同标的的规模和金额，在这种情况下，投标仅面向资格预审合格且能满足变更后要求的投标人：②废除或接受任何申请，取消资格预审和废除全部申请。(3)你方代理将不对其上述行为承担责任，亦无义务向申请人解释其原因。6．申请人签字确认，本申请满足国内优惠的资格要求，并请求据此进行评审。7．下述签字人在此声明，申请文件中所提交的报告和资料在各方面都是完整的、真实的和准确的。签字：姓名：兹代表物业管理公司资格预审文件二概述所有独立申请人和联合体成员都必须填写此表(表3．3)，如果是合伙公司或私有公司须提供全部所有者的国籍。如果申请人准备在物业的关键部分有承包给他人的打算或欲将整个物业总额的10％以上部分分包出去，则这些专门分包人也应提供以下资料。表3．3申请人概述企业名称：物业管理公司总部地址：市区街号当地代表处地址(如有)：市街号电话：联系人：传真：邮政编码：合营／注册地：合营／注册年份：主营范围：可承担各类型(住宅、办公楼宇、小区等)的全方位物业管理资格预审文件三年营业额数据表申请人或联合体成员名称：所有独立申请人和联合体成员均须填写此表(表3．4)，所填的年营业额应为该申请人(或联合体每个成员)每年在已接管物业中从各业主那里得到的全部费用及其他服务项目收入总和(若是国际投标，该金额应按其各财务年度末的汇率折算成美元)。每个联合体成员要分别单独具表，格式如下：表3．4年营业额数据表过去三年的年营业额(包括所收取的所有费用)财年营业额换算成美元金额年年年资格预审文件四目前所管理物业一览表申请人或联合体成员名称：申请人和每个联合体成员都应提供有关以下方面的资料：(1)所有已接管物业的授予合同：(2)收到的授标意向书或委托书；(3)已中标，且接近完工，但尚未签发最终竣工证书的物业管理合同。表3．5目前所管理物业一览表物业名称标书金额(按现行汇率折算成美元金额)接管日期资格预审文件五财务状况表申请人或联合体成员名称：——申请人包括每一个联合体成员应提供财务资料来证明达到资格预审的要求。每个申请人和联合体成员都要填写此表，分不同的袁提供完整的银行信息(表3．6)，并附上最近3年经过审计的逐年资金平衡表(表3．7)。表3．6银行信息一览表银行名称：中国银行支行银行银行地址：市区街号电话：联系人及职务：传真：邮政编码：表3．7最近3年逐年的实际资产与负债一览表(按每年年末汇率换算成美元)财务状况(单位：美元)年年年①总资产②流动资产③总负债④流动负债⑤税前利润⑥税后利润为满足本项目现金流量需要提出的信贷计划，填写信贷资金来源表(表3．8)。表3．8信贷资金来源表信贷来源信贷金额(美元)①②③资格预审文件六类似物业管理合同经验申请人或联合体成员名称：每个合同须单独具表(表3．9)，若有有关物业竣工的证明文件，请附上。表3．9类似物业管理合同经验一览表合同号：合同名称：国家：中国业主名称：业主地址：与申请人所申请合同类似的物业性质和特点：合同身份(注明其中之一)：□独立承包□分包人□联合体公司合同总价(按合同涉及物业竣工时，或对于现行合同按合同授予时所定币种计)：币种：人民币万元折合成美元的金额：合同授予时间：年月合同终止时间：年月合同期限：年特殊要求：资格预审文件七拟派本物业管理人员表申请人或联合体成员名称：对有关合同执行的关键职位，申请人应提供至少两个能满足规定要求的候选人姓名，其经验应依据下表(表3．10)对每个候选人单独具表。表3．10拟派本物业管理人员表职位名称：项目经理主要候选人姓名：替补候选人姓名：职位名称：项目副经理主要候选人姓名：替补候选人姓名：职位名称：项目总工程师主要候选人姓名：替补候选人姓名：资格预审文件八拟派本物业管理关键人员的经验简历申请人或联合体成员名称：表3．1l拟派本物业管理关键人员经验简历职位：项目经理候选人□主要□替补候选人资料候选人姓名：出生日期：专业资质：物业管理雇主名称：雇主地址：目前受雇情况电话：联系人：传真：邮政编码：候选人职位：一级项目经理为现雇主工作年限：依从今往前的时序，汇总候选人在过去20年中的专业经验，特别注明其在物业管理方面与本物业相类似的特殊经验(表3．12)。表3．12候选人过去20年专业经验汇总表自至公司／物业名称，职务，有关技术及管理经验资格