2024年备品备件采购管理制度范文（二篇）

第5页共5页2024年备品备件采购管理制度范文1.4工程部需在每月特定日期前，对各部门的“备品备件采购计划表”进行详细审核，确保无误后，整合为“公司月度备品备件采购计划”。此计划需提交生产部的综合库库管员确认库存情况，随后由仓储部主管部长审批。最后，该计划的纸质版和电子版需经过主管领导、财务部、总会计师和总经理的签字批准，交予生产部。3.1.5生产部采购员在完成询价和比价后，应打印采购计划并由生产部部长、工程部、财务部、主管领导、总会计师、副总经理和总经理签字审批。所有流程需在每月特定日期前完成。3.1.6通常情况下，不接受紧急采购计划。然而，若设备出现意外故障，确实需要紧急采购时，可提交紧急计划（按照标准模板）。同时，需提交一份紧急计划申请，经分管领导、副总和总经理签字后，交由工程部备案，由生产部执行紧急采购。3.2详细的采购申报流程图请参考附图。4、采购管理4.1各部门不得擅自采购备件，如发生此类情况，需自行处理，且月度计划不得补报。4.2每年初，需与各备件供应商签订备品备件采购合同，以规范双方行为，防范潜在风险。4.3采购计划确定后，需向合适的供应商进行询价和比价。4.3.1对于生产运营必需品，应有两家或以上供应商作为备用，以确保供应渠道畅通。同类型产品的供应商越多，选择最佳供应商的机会越大。4.3.2从供应商的经营状况、供应能力、技术能力、品质能力等方面进行年度评估，综合考虑质量、运输、价格、逾期率、配合度等因素，确定最合适的供应商。4.3.3对于未通过招标确定价格的物品，单次采购金额超过特定金额，需三家以上供应商提供报价。在评估质量、价格、交货时间、售后服务、资信和客户群等因素后，与供应商协商确定最终价格。单价超过特定金额的备件，必须签订采购合同。5、交货验收及财务5.1采购的备品备件到厂后，生产部需通知相关部门，包括设备工程师、综合库库管员和财务部，要求他们在规定时间内到场验收。验收内容包括核对型号、检查质量，确认与申报计划是否一致。验收合格后，需签字确认。未按时到场的部门，其负责人将被罚款。若备件管理人员不在，可由其他相关人员代替验收。验收合格的备件办理入库手续，不合格的则退回供应商。5.2收到货物后，应及时与供应商沟通开具发票，收到发票后立即向财务部报账。5.3每月根据财务挂账额和可付额度制定付款计划，计划批准后，需填写付款申请单并提交审批。6、库房管理6.1货物到库后，应立即办理入库手续，遵循“先入库后出库”的原则。对于已到库未入库的备件，将对库管员进行考核。督促采购员对临时采购的未下订单商品及时下订单，以便完成入库。6.2根据出库类别（月度维修、大修和技改）将备件分发至相应账户。若需出库，需及时办理手续，无出库单的，综合库有权拒绝出库。对于未下订单的紧急出库，需先出库并随后补办出库手续，以保持账物平衡。6.3如需领用其他部门的备件，需与相关部门沟通并获得同意，同时在下月计划中补充相应备件。6.4综合库负责监督备件领用，对质保期短的备件，严格控制采购量，防止备件因库存时间过长而失去价值。相同备件遵循先进先出原则，先采购的备件需在出库完毕后，才可允许车间出库后采购的备件。6.5对于需要领用其他部门备件的情况，需与相应部门沟通并获得许可后方可出库，并在下月计划中补充相应备件。7、备件库存额度规定7.1考虑到榆林市的偏远地理位置和交通条件，根据各车间的固定资产和设备运行状况，规定综合库备件库存总额不得超过特定金额，以保证生产的连续运行。7.2各部门需具备经营意识，根据各自备件库存额制定月度计划，确保计划的全面性和2024年备品备件采购管理制度范文（二）第一章总则备品备件的采购工作是采购供应部的核心职责之一，该部门主要负责公司所属生产企业所需国内外备品备件的全面采购与供应流程，涵盖申购计划的系统整理与归类、采购任务的精细安排、供求信息的广泛收集与整理，并确保及时、准确地向申购单位、部门经理及分管副总裁反馈与汇报相关信息。同时，负责与供应商进行深入谈判、签订合同，并全程跟踪收货与质量，建立健全的反馈档案管理体系。第二章岗位设定采购岗位专门负责集团公司生产所需备品备件的采购工作，确保采购流程的顺畅进行。采购内业岗位则专注于备品备件申购单的汇总、细致分类与整理，负责备品备件申购台账的登记，严格审核相关发票，并按时编制采购的月、季及年度报表，为管理决策提供有力支持。第三章工作任务1.采购供应职责：负责备品备件的全面采购与供应工作，密切关注市场动态，广泛收集并整理供应商信息，不断拓展供应渠道。同时，建立并维护供应商档案，以备后续使用。2.专业知识与采购标准：加强学习，深入了解公司各类生产设备及其所需备品备件的功能、物性指标、性能与质量要求，确保采购的备品备件适价、适质且符合设备技术要求。3.申购单审核与供应商选择：认真审核、汇总、分类各公司递交的申购单，核对备品备件库存情况。严格按照采购程序查询申购备品备件的型号、货期、价格等信息，并及时向申购单位、部门经理及分管总裁反馈查询结果。在此基础上，合理选择合格的分承包方。4.采购审批与备案：严格执行备品备件的采购审批及备案程序，确保采购的合法性与规范性。备品备件的型号、货期需经申购单位确认，价格需经部门经理及分管总裁审批。签订的合同需自行建档并送财务部备案。5.国内外采购策略：根据备品备件的使用功能、设备要求及价格因素等，灵活确定国内采购或国外采购方案。国外采购需按国外采购程序进行，国内采购则按既定程序执行。6.全程跟踪与质量管理：对已签合同或已开证的备品备件进行全程跟踪，包括生产、发货等环节。配合仓库清点到货数量，配合质检部门进行验货。对不合格品按合同规定与客户协商处理，对合格品则负责向财务部申请对外付款。7.档案管理与报表编制：及时整理、归类业务档案，以备检查。按时按质地编制采购报表，为管理层提供决策依据。8.跨部门协调与汇报：积极协调与相关部门的工作联系，主动向部门经理及分管副总裁汇报工作进展与问题，诚恳接受检查与指导。对重大问题应请示部门经理及分管副总裁核决。第四章权限1.分承包方选择权：有权选择合格的分承包方，并送部门经理及分管总裁核定。2.申购单审核与调配权：有权根据备品备件库存情况对配件进行合理调配。对有疑意的申购单可提出异议，送部门经理及分管副总裁审批后可拒绝采购。3.合同签订与审批权：对外签订合同金额在一定限额以下由部门经理审批；超过限额需送分管副总裁审批签名。4.付款审批权：对外付款、承兑货款时，需附仓库验收单和质检部门检验报告单，经财务部审核数量无误、经办人确认价格后，报部门经理及分管副总裁签名批准方可付款。第五章职责1.采购供应责任：对备品备件采购供应不及时导致生产设备故障未能及时维修负责。2.品种规格质量责任