合同管理办法

合同管理办法第一章

总则第一条

制定目的为规范交易行为，防范合同风险，明确职责分工，维护合法权益，根据集团合同管理相关制度，结合山东大区管理实际，制定本办法。第二条

适用范围本办法适用于山东大区所辖各地市公司（以下称公司或各公司）的合同管理。劳动合同管理不适用本办法。第二章

管理模式与职责第三条

管理模式山东大区按照“归口管理、管办分开、监管分离”的模式，对合同选商、签订、履行等各环节实行全过程规范化管理。归口管理：明确各公司办公室是各公司合同的归口管理部门，实现合同在公司层面的统一管理；管办分开：明确各公司的业务部门是各类型合同的具体经办部门，经办部门负责合同的具体选商、签订、履行，并接受所在公司办公室的业务指导和管理，实现具体办理与合同管理的分开；监管分离：明确山东大区法务部是各公司合同管理的监督指导部门，法务部统筹指导、监督、协调各公司的合同管理工作，实现合同在山东大区层面的统筹管理。第四条

合同管理部门职责（一）负责贯彻执行集团总部和山东大区合同管理制度；（二）负责所在公司合同管理细则的修、制定和组织实施；（三）负责对所在公司合同经办部门进行业务指导、检查、考核；（四）负责合同初步审查，指导业务人员提报流程；（五）负责合同编号管理，贯彻集团合同管理编号规则；（六）负责合同档案管理，建立、健全所在公司的合同台账；（七）负责所在公司签约授权的办理，建立、健全授权台账；（八）负责跟踪、监督重大合同的履行；（九）负责指定合同管理员，对接山东大区法务部，接受山东大区合同管理方面的监督和指导。（十）其它属于合同管理的事项。第五条

合同经办部门职责（一）负责交易对象的选择；（二）负责经办合同的草拟；（三）负责经办合同的商务及技术可行性、合同版面及表述方面的初步审查；（四）负责签约手续的办理；（五）负责指定每个合同的具体经办人，具体经办人同时是合同具体履行的责任人；（六）负责合同履行异常的初步处理；（七）负责本部门合同管理台账的建立健全。（八）负责接受所在公司合同管理部门的合同管理方面的业务指导。第六条

合同监督部门职责（一）负责制定或修订山东大区合同管理制度，贯彻执行集团总部合同管理制度和要求；（二）负责做好山东大区法律风险防范工作，协助法律事务部开展法律风险防控机制建设；（三）负责统筹、指导、监督、检查山东大区的合同管理工作，推进合同文本和合同管理的标准化；（四）会同各公司做好合同纠纷处理工作；（五）根据山东大区领导的安排，参与各公司重大项目的法律论证和合同谈判；（六）负责山东大区法律、合同方面的培训工作，解答各公司的法律咨询；（七）负责承办山东大区领导安排的其他工作；（八）负责承办总部法律事务部安排的其他工作。第七条

财务管理部门职责（一）负责按照合同审查的分工参与合同的审查；（二）负责从收付款的角度对合同的履行进行监督；（三）负责承办山东大区领导安排的其他合同管理相关工作。第三章

管理要求

第八条

合同内容签订合同应当按公平原则确定各方的权利和义务，合同主体、内容、形式、程序应当合法，合同条款应当齐全、具体、准确，并应在交易行为实施前签订。第九条

合同形式标的额一万元及以上的项目，合同一律采用书面形式；标的额一万元以下的项目，除即时结清外，原则上采用书面形式，经财务部门同意，可不签订书面合同。第十条

合同签字人合同签字人应满足下列条件之一（一）公司法定代表人；（二）取得公司法定代表人书面授权的代理人，即受托人。受托人应在授权期限与授权范围内代表公司对外签订合同。第十一条

签约依据发起或签订支出类（非业务类）合同必须具备有效的签约依据，呈批方案、采购计划、预算、书面请示等均可作为支出类合同的签约依据；供应链和运输总分包业务等应有呈批方案作为签约依据；没有签约依据的合同，不予审查或起草。第十二条

标准文本使用签订合同原则上应使用集团总部法律事务部或山东大区法务部发布的合同示范文本（无示范文本除外）。在提交OA流程审查之前，对合同标准文本中的基本条款和共性条款进行增加或删改的，需征求山东大区法务人员的意见。第十三条

合同编号执行集团《合同编号管理手册》。第十四条

禁签的合同山东大区原则上不允许签订如下合同：（一）无签约依据的支出类合同、供应链类合同、运输总分包类合同；（二）事后合同，即履行日期早于合同生效日期的合同；（三）未按规定程序审查审批的合同；（四）为规避审查、审批而拆分、变通的合同；（五）未授权或超越授权范围、期限的合同；（六）未按规定程序确定交易对象或交易对象不具备相应资格的合同；（七）以其它印章代替合同专用章或公司公章而订立的合同；（八）其它违反公司规定的合同。山东大区绝对禁止签订如下合同：（一）虚假合同，即没有真实业务背景的合同；（二）内容违法的合同。第四章管理程序第十五条

合同选商（一）合同经办部门应对交易对象的资质和信誉进行审查，并提供相关证明文件，确保签约主体的资格合格，审查后要求对方提供一套盖章确认的复印件（自然人的应提供签字捺印的复印件），经办人核实无误后应在复印件上注明“与原件核对无误”的字样并签字；合同报审时随合同文件一并提交；（二）交易对象只能由委托代理人代签的，合同经办人应让对方代理人提供授权委托书原件并留存；对代理人的身份证明审核原件后留存其签字的复印件。第十六条

合同起草合同经办部门确定交易对象之后，根据合同谈判的内容，结合总部法律事务部及山东大区发布的合同示范文本，负责合同的起草或初审交易对象起草的合同。合同承办部门如需山东大区法务人员协助起草合同的，应预留至少3个工作日供法务拟定合同文本；在拟定合同文本前，应将谈判情况告知法务，法务要求补充其他材料的，经办部门应当补足。第十七条

合同审查合同签订前，应按照集团事先设定的线上流程进行审查审批，各部门审查分工如下。（一）经办部门初审的内容1.审查业务的必要性和可行性(包括经济利益、技术条件与安全保障)，审核本项合同业务对公司利益的综合影响；2.审查合同交易对象的主体资格和资信。3.对合同中涉及的专业技术条款、技术协议的全面性、准确性、合理性进行审查；4.对合同中涉及的商务条款的可行性及是否能实现己方商业目的进行审查；5.对合同中涉及的其他技术和商务问题进行审查。（二）财务部门审查的内容1.合同中有关价款、预付款、付款进度、结算办法、保证金及发票条款的合法性、适当性及对我方的影响；2．公司资金使用和资产动用审批手续的完备性和合法性；3．合同中关于审计等条款的合法性、适当性；4．对合同的签订及履行是否涉及税费及税费如何承担进行审查；5．采购类合同还应审查是否列入了采购计划或财务预算。6．对合同中涉及的其他财务条款进行审查。（三）

法务部门审查的内容1．对合同主体、企业资质的有效性与合法性进行复审；2．合同、合同附件、补充协议、变更协议之间的关联性；3．合同标的物的合法性；4．合同条款的合法性、完备性及存在的法律漏洞；5．对合同双方的权利义务、保证、违约责任等专项条款进行审查；6.站在我方的立场上，识别法律风险，提出具体的防范措施；7．除经办部门和财务部门审查以外的与合同业务有关的其他法律问题。（四）时间要求及协商机制1.

合同审查一般应在36个小时之内完成，特殊、重大、复杂的合同，可在48个小时之内完成审查；合同经办部门可通过提前沟通或并行送审等方式，缩短审查时间。2.经办部门对审查意见有异议的，应与审查部门协商解决，协商不成的，报请合同最终审批人决策，经办部门不与审查部门主动协商或不主动报请审批人决策，造成工作延误的，自行负责。第十八条

合同审批合同审批权限执行集团总部的相关规定，由总部直接设定流程，实行线上审批。第十九条

合同签订（一）合同签订之前应当履行完毕审查审批程序。（二）合同专用章用印之前，应确保合同审查审批手续已履行，我方已对合同编号，合同交易对象已签字盖章，我方法定代表人或其授权代表已签字，否则，合同专用章保管人不得盖章。（三）单份合同文本达两页以上（含两页）的须加盖骑缝章。（四）合同文本原件我方至少保留二份，经办部门与管理部门各保存一份。第二十条

合同归档合同签订之后，应将签约依据、合同文本原件、附件、交易对象的营业执照、相应资质文件、授权委托证书以及其他与合同有关的全部资料一并存档。各公司合同管理部门指定专人对合同档案进行管理，建立健全合同管理台账。第二十一条

合同履行（一）合同经办部门是合同履行的主责部门，应建立健全合同履行台账，经办部门对某些合同条款不具备履行能力的，应报经公司总经理指定相关部门配合履行；（二）合同经办部门在履行合同的过程中应有证据意识，应收集和保管合同履行、变更、解除有关的全部文件资料，以备纠纷发生之时作为证据使用；（三）大区法务部不定期对合同履行情况进行检查或抽查，对于发现的问题，有权责令经办部门予以改正；（四）财务部门依据合同约定进行收付款工作，亦有权监督合同的履行情况。（五）合同监督部