备件退库管理规定细则备件退库要求、包装及运输规范

备件退库管理规定

1、目的

为规范服务商备件退库管理，提高服务满意度，同时也为了保障AA公司（下称

公司）及服务商的利益，明确各自职责，特制定本规定。

2、适用范围

适合AA集团下属各服务商针对公司指令性退库、关爱升级活动退库、质量问题

件退库、料号告知错误退库和错发件退库以及实物与料号不符等退库工作。

3、名词解释

3.1公司指令性退库：是指备件中心由于产品质量、厂家切换或技术改进等原

因向各服务商提出所需备件的退库指令，指令性退库包含关爱升级活动退库。

3.2质量问题件退库：是指各服务商针对所订购的备件在收货入库环节发现产

品自身存在的外观质量瑕疵而提出的退库申请。

3.3料号告知错误退库：是指由于各服务商在订购备件的时候由于公司原因技

术咨询错误并能提供相应证据的退库申请。

3.4错发件退库：是指各服务商因备件中心错发原因导致备件到货后无法使用

而提出的退库申请需求，因代理库错发的应由服务商联系代理库处理。

3.5实物与料号不符：是指各服务商针对所订购的备件在收货入库环节发现备

件实物与所贴标签的物料号不相符而提出的标签补发或退库申请。

4、退库要求

4.1退库备件除质量原因以外，必须保证所退备件能符合备件中心相关规定要

求，并保证能作为二次销售的合格备件。

4.2所退备件必须保留原厂包装且外包装完好，同时外包装上需贴有原厂标

签；

4.3所退备件已经使用过或能明显看出使用痕迹的不允许退库。

4.4已经申请过修复索赔处理的，不允许再做正常件申请退库。

4.5服务商须在到货后的5个工作日内，对检验后存有发错、实物与料号不符

等问题件向备件中心物流部运输科反馈（联系电话0576-略）。

4.6质量问题、错发、实物与料号不符等非常规退库件退库申请必须附有相关

依据（外包装及实物照片，销售单号，批次号等）。

4.7服务商因自身原因导致的订错不允许退库。因备件公司热线支持岗人员料

号告知错误导致的订错，服务商在申请退库时需提供咨询人姓名、咨询日期等

信息，如无法提供充分依据将不予处理。

4.8服务商在接到公司DCS系统的终审后的要求在规定时间内将备件寄往指定

地点，逾期不予受理，所造成的损失由服务商自行承担。

4.9服务商在关爱升级活动时间结束后的一个月内可自行向备件销售部提出退

库申请，到时不再另行通知，逾期视为放弃，所造成损失由服务商自行承担。

5、退库渠道

公司指令性退库、订错件、质量问题件退库、错发件、实物与料号不符退库，

统一在DCS中上传退库订单进行审核，备件中心终审后服务商把配件退回到指

定地点。

6、退库件包装、运输

经公司终审后，为避免运输过程中货损、货差等问题请严格按以下要求进行操

作：

6.1包装备件时应检查备件质量，严禁对划伤、损坏、有灰尘的备件进行包

装发运。

6.2备件装箱清单装于第一箱内，清单内容必须与实物相符，并请在外包装

箱外及装箱清单上注明网点名称，以及联系电话、联系人；

6.3不同类型的备件不能混装，如铁件、塑料件、橡胶件、电子电器和玻璃

等不同类型的件不能装在同一个箱子里。

6.4同一料号的备件不允许分散包装，如无法在一个箱子内包装也需在清单

箱号栏内注明。

6.5不允许出现裸包装现象，除紧固件、卡扣外，件与件之间不能直接接

触，需有防护隔离措施，且备件表面不能外露。

6.6非打托运输的单箱备件主要应控制在25公斤以内。

6.7包装顺序应以“先整后散，先大后小”为原则。

6.8备件应直立包装，以减少件与件之间的堆压，提高承压力。

6.9尖角部位应有角衬，以减少压强，防止戳破包装。

6.10贵重件及易损件尽量单独包装并在外包装箱注明“勿压、轻放”等字样，

同时须在包装箱内添加气泡袋或气泡纸等缓冲物。箱内备件不能松动相撞，填

充物必须饱满。

6.11将易变形或是易碎件用木条或是硬度较大的纸板来加以保护（如保险杠、

仪表台等）。

6.12车身外覆盖件，如侧围、机盖、顶盖、车门等易损件请务必妥善包装（采

用木框进行包装），不允许出现变形、碰划伤、凹坑、掉漆等问题。

6.13对发动机及变速器包装必须使用木箱，同时需用塑料袋包裹，防止泡沫或

灰尘进入缸体和水道，木箱上、下、四壁都必须填充缓冲物防止磕碰。

6.14装车过程中应遵循重不压轻、大不压小的原则进行，严禁踩踏配件。

6.15装运过程中严禁投掷配件，对贴有易损标签的纸箱应轻拿轻放。

6.16运输方式不限（建议用邮政物流），但要求送货上门，备件中心不负责上

门取货。

7、不合格件处理

服务商退库件经备件中心鉴定后不符合退库要求时，针对损坏件可委托备件中

心协助修复处理，备件中心将视损坏情况进行修复处理。若通过修复可作为合

格品入库的，由备件中心负责修复，修复产生的费用由服务商承担；若不能修

复或无修复价值的，服务商也可委托备件中心代报废处理，需提交《不合格件

代处理委托函》（附表一），备件中心将一个月内邀请备件销售部人员共同监

督就地销毁。

8、返款、运费

8.1原则上批量更换退库件及非常规退库件（指质量原因退库），在一个月内

处理完毕并提交返款，除此以外的常规退库件在七个工作日内处理完毕并提交

返款。

8.2退库合格备件的返款工作由公司财务统一在备件中心提交返款流程后的次

月进行结算，并将货款通过代理库转账做为备件款，服务商需及时对返款情况

进行跟踪（备件中心退库检科将按月将退库处理情况反馈备件销售部，由备件

销售部统一发布），服务商可向所属代理库查询配件款情况。

8.3退回备件所产生的运费需要由服务商先行支付，备件中心按季度向公司财

务提报运费返款流程，为了避免重复开票，运费同备件销售部半年一次备件销

售奖励或每季度一次备件管理考核奖励一起返给各网点。

8.4由于公司指令性退库的，包括因AA公司原因导致的质量问题、包装与实物

不相符、错发等问题导致需退库的运费由公司承担，退库运费结算标准：退库

备件总金额低于500元的，运费按40元结算给服务商；金额高于500元的，按

金额的8%结算给服务商。

8.5不合格件返回服务商所产生的运费，先由公司统一垫付，再按季度统一提

报扣回相应运费，并在需给服务商返回的运费中进行抵扣。扣回运费标准：按

退库备件总金额低于500元的，运费按40元扣回；金额高于500元的，按金额

的8%扣回。

8.6批量更换的不合格件，服务商除承担不合格件退库运费外还将承担不合格

件返回的运费。

9、退库管理规定细则

9.1公司指令性退库

9.1.1服务商在接到公司指令性退库的通知后，按通知要求将符合退库要求的

备件进行统计，并在DCS中上传退库订单，经备件销售部及备件中心审核后，

发放退库地址。

9.1.2服务商在DCS系统中查询审核进度，经备件中心终审后按包装、运输等

要求在七个工作内将备件寄往指定地点，如不按规定要求进行退库或逾期的直

接将备件返还，运费由服务商承担。

9.1.3退库备件的随货清单内容需包含服务商名称、电话、备件名称、物料编

码、退库数量等信息，因没有随货清单导致无法返款的损失由该服务商自行承

担。

9.1.4备件中心退库检验岗人员在接收货物后按清单内容进行核实，凡与申请

内容不相符或不经申请直接将货物退回的一概不予受理，同时将货物做返还处

理，运费由服务商承担。

9.1.5备件中心退库管理岗在接到服务商退回的货物后，需在一个工作日内给

各服务商回复到货信息，并从接到备件的七个工作日内处理完毕将处理结果告

知服务商，如属批量退库件在通知下发后的一个月内处理完毕。因物流原因导

致延误处理周期的，各服务商应找相应物流公司承担损失。

9.2质量问题件退库

9.2.1服务商在接收到有质量问题件时，需在收到货的五个工作日内在DCS中

提出申请，逾期不予受理，提出申请的同时需详细说明原因，另提供包装照

片、实物照片和订货单号等依据。

9.2.2退回件原因必须是与实物相符的，如不相符将备件退回处理，运费由服

务商自行承担。

9.3料号告知错误退库

9.3.1服务商因自身原因导致的备件订错不允许退库。因备件公司热线支持岗

人员料号告知错误导致的退库，服务商需在接收货物后的五个工作日内向备件

销售部提出退库申请，申请同时需提供咨询人姓名、咨询日期等信息，如无法

提供充分依据将不予处理。

9.3.2退回件原因必须是与实物相符的，如不相符将备件退回处理，运费由服

务商自行承担。

9.4错发件、实物与料号不符退库

9.4.1服务商在接收到有错发、实物与料号不符的备件时，需在到货的五个工

作日内向备件中心物流部运输科提出申请（走仓库信息调查表），待审批完毕

后在DCS中上传退库申请并且备注已走《仓库信息调查表》，逾期不予受理，

因此产生的损失由服务商自行承担。提出申请同时需详细说明原因，另提供实

物照片和订货单号及《备件发运单》等依据。

9.4.2订购料号与实物相同，而与外包装标签料号不相符的，可向备件中心物

流部运输科申请补发标签。

9.4.3针对错发、实物与料号不相符原因申请退库的，由备件中心对此原因展

开调查，调查结果确属公司责任的，运费由公司承担，但服务商需保证退回件

实物完好、附件齐全、与申请原因相符。

10、附表

附表一《不合格件代处理委托函》

附表一

不合格件代处理委托函

AA备件中心：

经贵公司检验完毕后，以下是属于检验不合格的备件，考虑到该

批不合格件已没有实际使用价值，如退回还将产生额外的费用，特

委托AA备件中心退库检验科代为报废处理，特此证明！

序号备件料号备件名称数量备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

委托方：网点名称（需盖章）

日期：

受委托方：备件中心退库检验科

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标准化工作管理制度

一.总则：

标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，推行标准化是一

项重要的技术经济政策，对于合理利用资源，提高产品质量，发展品种，扩大产品销

售，提高经济效益等都有重要作用，全公司各部门都必须严格遵守本公司的各类技术

标准及管理标准。

二.本公司贯彻的标准包括国家标准，部颁标准和企业内控标准。企业内控标准不得低于国

家标准和部颁标准的有关规定。

三.本公司生产的产品，精度标准和“制造与验收技术标准”都应遵照有关的国家标准，部

颁标准严格执行，尚无国家标准和部颁标准的，在产品正式投产前，必须由工程部组

织制订产品企业标准，经标准化人员审核，并报上级主管部门批准备案后执行。

四.本公司标准化工作实行统一归口，分级管理的原则。全公司标准化工作由管理者代表领

导，在工程部设专职标准化管理员，统一归口管理全公司标准化工作。

五.部门根据需要可配置一名兼职标准化管理员。

六.标准化管理员职责：

1.宣传贯彻上级的标准化工作方针政策。根据本公司生产技术的发展要求，收集国家

标准、国际标准和国内外先进标准资料。负责编制本公司标准化工作年度计划，经管

理者代表批准后组织实施和进行检查。

2.宣传贯彻上级颁发的各类有关标准，随时掌握上级有关标准的新增、修订、换版、

废止等动态，检查、总结有关标准的贯彻情况，对标准中不够明确的内容，经咨询后

用“彪福标解”的文件形式作出补充规定。“彪福标解”必须经管理者代表批准。

3.组织制订或修订企业内控标准及指导性技术资料，转发上级颁发的各类标准，颁发

产品的编号办法，负责组织制订产品的技术要求及产品质量分等规定。

4.负责编制公司的产品标准化审查报告。

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5.检查公司各部门标准化工作实施情况。

6.对产品的标准化程度进行统计，分析标准化经济效果，督促各有关部门提高产品标

准化、通用化、系列化程度。

7.对产品图纸及技术文件进行标准化审查，对违反标准的图纸及技术文件有权拒签。

未经标准化审查和签署的产品图纸和技术文件，技术资料管理员不得接受存挡，及用

于生产。标准化检查的内容包括：

a.图纸及技术文件的齐全、统一、正确、清晰；

b.型式检验或试验标准；

c.制造与验收标准；

d.产品型号、名称、规格、设计参数；

e.图纸及技术文件的格式、幅面及编号符合有关标准的规定；

f.机械制图、公差配合、形位公差、符号、代号、计量单位等符合有关标

g.准规定；

h.结构要素符合有关标准规定；

i.材料牌号、标准零件、通用部件等的规格检查；

j.技术名词、术语的统一。

七.上级标准的贯彻：

1.上级标准可以采取以下两种形式进行贯彻：

a.直接转发上级标准，加盖“受控”章由工程部统一发放，并由工程部注册，

编号做好记录工作。

b.结合我公司实际情况，将上级标准简化、或对质量及技术要求等进行补充提

高，以企业标准形式颁发。

A.企业标准的制订：

1.制订标准的原则:

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a.质量标准不得低于相应的国家标准或行业标准；

b.根据现有生产技术水平、结合用户要求制订；

c.了解行业情况、力求先进，要提高技术经济效果；

d.随着质量的提高及技术的发展，应对标准不断更新，避免标准落后于技术的

发展水平。

2.制订标准的方法：

a.进行调查研究、充分掌握本公司生产实践经验，收集和分析国家标准、国际

标准、国外工业先进国家标准和国内其他企业的同类标准，有关产品验收标

准还应征求用户意见，属于外购外协件的，还应了解供应或协作单位的生产

技术和质量管理情况。

b.进行必要的科学试验，掌握标准的理论基础、