公司来宾接待管理制度

公司来宾接待管理制度相关推荐公司来宾接待管理制度在发展不断提速的社会中，制度的使用频率呈上升趋势，制度就是在人类社会当中人们行为的准则。制度到底怎么拟定才合适呢？以下是小编整理的公司来宾接待管理制度，欢迎阅读与收藏。第一条对外接待原则接待工作应遵循'平等、对口、节约、周到、保密'的原则,使客人高兴而来、满意而归。1、平等原则:对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。2、对口原则:公司接待任务原则上由各业务对口部门负责。重大接待工作和活动,由行政部协助完成。3、节约原则:内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费。4、周到原则:接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。5、保密原则:向来宾介绍情况时,应注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。第二条来宾接待流程(一)确定来访人员及行程1、行政部接到接待任务后,应尽快确定来访人员的名单,包括人数、姓名、性别、年龄、单位、职位(级别)(如有必要,还需了解对方健康状况)等,确定我方接待人员名单,并明确双方主要联系人及联系方式。2、根据客人的来访时间安排,拟定相应行程。(二)来宾接待包括:用车安排、住房安排、就餐安排、会议安排、参观安排等,并明确我方陪同人员,做好随行摄影保障工作。1、用车安排:根据客人的级别、人数确定车辆安排,并在车内准备矿泉水以方便客人饮用。2、迎接工作:根据来访人员人数、出发时间、地点、飞机或火车的班次,到达目的`地的时间、地点,我方人员需提前十五分钟到达接待地点迎接,并准备好标有集团logo的接待牌,视来访人员重要程度准备鲜花、横幅,客人到达后,我方接待人员应主动上前帮忙搬运行李。3、住宿安排:视具体情况预定不同标准的酒店,合理安排客房。提前了解所预定酒店房间的口碑与服务质量、周边环境。我方人员提前帮来访客人拿好房卡,在房间内布置水果、欢迎卡片、公司介绍及住房安排表,表中需注明入住人员姓名、房间号、房间电话、酒店总机号及近几日城市天气预报。安排妥当后,待来访客人到达时将房卡转交,并告之早餐用餐时间和地点。4、餐饮安排:可根据来访人员的停留时间提前安排不同的酒店就餐,体验不同的餐饮特色。也可根据来访人员的喜好预定各种形式的餐会,包括:西餐、中餐、自助餐等(具体事项见宴会接待流程)。5、会议安排:明确会议时间、地点、参会人员名单等(具体事项见会议接待流程)。6、参观安排:根据来访人员的停留时间,拟定相应参观路线。重点参观我公司食品总部、在宁楼盘及南京着名景点、新建城区等。参观我公司食品总部、在宁楼盘需提前联系好项目负责人,做好讲解工作;参观着名景点我方人员需提前联系好景点导游。我方人员还需准备好参观单位的书面材料,以便客人在参观时详尽地了解参观单位概况。来访人员中若有外宾,需提前安排好翻译人员,便于更有效地沟通。7、礼品安排:根据来访人员的身份、级别、喜好、民族习惯选择合适的礼品,在适当的时候送给来访人员。8、临送安排:(1)了解来访人员返程时间,提前为其预定飞机票或者火车票,制定返程人员名单、日期、班次及到达目的地时间的表格。(2)提前将飞机票或者火车票送交来访人员,并且根据重要程度安排好vip通道。(3)安排我方接待人员去飞机场或者火车站欢送来访人员。(4)告知来访人员返回地天气预报,方便提醒添减衣物,并欢迎来访人员下次来访。(5)在来访人员返回目的地后,打电话进行确认。(三)其他事项:1、接待任务完成以后,做好后期工作。例如:发送接待行程照片、做后期的沟通交流等工作。2、做好接待行程总结,由行政部秘书处工作人员填写《来访人员登记表》,将来访人员名单、来访具体事项、入住酒店及房型、用餐、准备礼品等具体情况详细记录,作为档案资料进行保存,以便客人今后来访备查,并总结经验、改进后续工作。第三条其他(一)重要来宾接待需做好必要的安全保障工作。(二)接待人员需着正装,男士应穿西装、打领带,女士应着正规套装、化淡妆。接待人员在接待过程中要注意个人言行举止及仪表。第四条会议接待工作流程(一)会前准备:1、会议策划:根据参会人员级别、人数,灵活掌握会议规模,预定适合的会议室。2、会前通知:行政部秘书处接到会议通知后,应主动了解会议名称、时间、地点、参会人员情况及会议接待要求等,并准确传达会议信息,以便做好会议接待的准备工作。3、准备会议资料、用品、饮品及礼品。重要客人需在会议室摆放鲜花、水果等。4、会议酒店预定、用餐安排、车辆安排等。(二)会场布置:会场布置工作务必在会议开始十分钟前完成,主要从会场环境、会议所需物品的准备及摆放、所需设备调试着手。1、会场环境:确保会议室内空气流通、清新,温度、光线适宜,桌椅整洁。2、物品准备及摆放:根据会议需要准备好白板、纸、笔等会议所需物品,要求摆放整齐有序、方便、美观。3、设备调试:按会议需要做好投影机、幻灯机、麦克风等设备调试工作。(三)过程服务:1、开会前十分钟,我方参会人员做好会前迎接准备工作。2、由秘书处人员做好会议资料收集、整理、会议记录等相关秘书事务服务及翻译服务。3、会议期间由前台人员每隔十五分钟添加茶水一次,如遇会间休息,应尽快整理会场,补充并更换各种用品。4、秘书处根据客人需求,做好各地返程飞机票、汽车票、火车票的预定服务。5、会议结束必要时,拍照留念。会议结束后,安排车辆欢送客人。(四)会后整理:1、会议结束后,仔细检查会场,看是否有遗忘的东西和文件等;设备设施是否有损坏,做好相应记录,以便及时维修。2、使用器皿需及时撤下清洗并消毒。清理会议室卫生,恢复会议室环境干净、整洁。3、理好设备,并关闭相关电源,确保安全工作。4、秘书处人员于会后做好会议纪录整理工作,并做好会议纪录及会议照片存档工作。第五条宴会接待流程(一)人员确定:根据客人和公司领导的双方安排,确定安排宴会的人员名单，地点、时间。(二)宴会地点确定:我方人员需提前安排好宴会地点,并提前通知客人。(三)迎接工作:我方需根据客人不同的级别安排车辆,事先迎接。(四)时间安排:我方时间安排需衔接准确,提前到达宴会厅,如有特殊情况不能及时