ERP系统应用基础操作手册

ERP系统应用基础操作手册TOC\o"1-2"\h\u13535第1章系统概述与登录 416251.1系统简介 4325691.2登录与退出 4118761.2.1登录 4282761.2.2退出 413501第2章系统界面导航 4166122.1界面布局 4266482.2功能菜单 554902.3快捷操作 521170第3章基础信息设置 51203.1组织结构设置 5261853.1.1新增组织单元 5185233.1.2修改组织单元 512203.1.3删除组织单元 541223.1.4查看组织结构 6130743.2用户与权限设置 6100283.2.1新增用户 6286833.2.2修改用户信息 6126343.2.3删除用户 6141693.2.4设置用户权限 6119093.3基础数据维护 6145203.3.1新增基础数据 6269923.3.2修改基础数据 6199703.3.3删除基础数据 6199773.3.4查看基础数据 720205第4章销售管理 7273334.1销售订单处理 759864.1.1创建销售订单 7158804.1.2审核销售订单 7322104.1.3销售订单变更 7142624.1.4销售订单查询 784394.2销售报价与合同 7226204.2.1创建销售报价 7289014.2.2审核销售报价 7252364.2.3销售合同管理 7136544.3销售出库与发货 8308644.3.1销售出库 891054.3.2发货管理 838234.3.3销售出库与发货查询 826724第5章采购管理 8100565.1采购申请与审批 8284195.1.1采购申请 861645.1.2审批流程 8132575.2采购订单处理 953405.2.1采购订单 9108095.2.2发送采购订单 92125.2.3采购订单跟踪 9142425.3采购入库与验收 9100555.3.1采购入库 941875.3.2采购验收 104231第6章库存管理 10295586.1库存基础操作 1080006.1.1物料编码管理 10249116.1.2库存信息录入 10167216.1.3库存查询 1029246.1.4库存调整 1063106.2库存盘点 10288086.2.1盘点计划 10255086.2.2盘点执行 10280916.2.3盘点差异处理 11271696.2.4盘点报告 1156626.3库存预警与调拨 1169186.3.1库存预警设置 11277456.3.2预警处理 11102476.3.3库存调拨 11138606.3.4调拨跟踪 1161656.3.5调拨报表 117960第7章生产管理 11200927.1生产计划编制 11210467.1.1目的 11132567.1.2操作步骤 1185827.2生产任务下达 12222387.2.1目的 12228657.2.2操作步骤 12204717.3生产进度跟踪 124367.3.1目的 12154567.3.2操作步骤 1210727第8章财务管理 1284788.1应收账款管理 12293778.1.1客户信息管理 12133008.1.2发票管理 13312838.1.3收款管理 13177588.1.4应收账款查询与分析 1361048.2应付账款管理 1370238.2.1供应商信息管理 1368598.2.2采购发票管理 13196528.2.3付款管理 13315838.2.4应付账款查询与分析 13255758.3费用报销与审批 13182928.3.1费用报销单据填写 1358388.3.2费用报销审批流程 1316498.3.3费用报销查询 14315848.3.4费用预算控制 1431289第9章人力资源与管理 14105399.1员工信息管理 1432159.1.1功能概述 14311449.1.2操作步骤 14298879.1.3注意事项 14255399.2考勤与假期管理 14162749.2.1功能概述 1452489.2.2操作步骤 14296519.2.3注意事项 15138159.3薪资福利管理 1581649.3.1功能概述 1579329.3.2操作步骤 15167099.3.3注意事项 1514634第10章系统维护与支持 151560010.1数据备份与恢复 15618910.1.1数据备份 15613710.1.1.1备份策略 152163210.1.1.2备份操作 152299910.1.1.3备份管理 16332510.1.2数据恢复 16364310.1.2.1恢复操作 161994110.2系统日志与监控 161904510.2.1系统日志 162082510.2.1.1日志查看 163131510.2.1.2日志清理 162773010.2.2系统监控 16723510.2.2.1监控设置 162165410.2.2.2监控查看 17136910.3帮助与支持 17391510.3.1在线帮助 172468610.3.1.1查看在线帮助 17538910.3.2技术支持 172465110.3.2.1联系方式 172449310.3.2.2问题反馈 17第1章系统概述与登录1.1系统简介本文档主要介绍企业资源计划（ERP）系统的基本操作。ERP系统为企业提供了一个集成的信息管理平台，涵盖了财务、人力资源、生产、供应链、销售等各个环节。通过使用ERP系统，企业可以实现对各项业务的高效管理，提高运营效率，降低成本。1.2登录与退出1.2.1登录启动ERP系统前，请保证已正确配置网络环境及系统参数。以下是登录ERP系统的具体步骤：（1）打开浏览器，输入ERP系统的访问地址。（2）在登录页面，输入用户名和密码。（3）“登录”按钮，进入ERP系统主界面。1.2.2退出当您完成工作并需要退出ERP系统时，请遵循以下步骤：（1）系统右上角的“退出”按钮。（2）在弹出的确认框中，“确定”，退出ERP系统。注意：退出系统前，请保证已保存所有修改过的数据，以免造成数据丢失。第2章系统界面导航2.1界面布局系统界面布局合理、清晰，便于用户快速熟悉并操作。主要分为以下几个部分：（1）标题栏：显示当前操作模块名称及系统相关信息。（2）菜单栏：包含系统所有功能模块的菜单项，用户可相应菜单项进行操作。（3）工具栏：提供快速访问系统常用功能的按钮，方便用户高效操作。（4）导航栏：展示当前模块下的功能子模块，用户可在此切换不同功能页面。（5）工作区：显示当前操作界面内容，如表格、表单等。（6）状态栏：显示系统运行状态、操作提示及用户相关信息。2.2功能菜单系统功能菜单包括以下几个部分：（1）文件：包含新建、打开、保存、打印、导出等功能。（2）编辑：提供复制、粘贴、剪切、撤销、重做等操作。（3）视图：用于切换界面显示样式，如列表、卡片等。（4）查询：提供条件查询、高级查询等搜索功能。（5）报表：并展示各种统计报表。（6）设置：对系统参数、用户权限等进行配置。（7）帮助：提供系统帮助文档、关于系统等信息。2.3快捷操作系统提供以下快捷操作，以提高用户工作效率：（1）快捷键：通过键盘快捷键执行常用操作，如CtrlC（复制）、CtrlV（粘贴）等。（2）右键菜单：在表格、列表等区域右键，快速访问相关操作。（3）工具栏按钮：工具栏中的按钮，快速执行对应功能。（4）导航栏：导航栏中的功能模块，快速切换至相应页面。（5）标签页：在多页面操作时，通过切换标签页快速访问不同页面。第3章基础信息设置3.1组织结构设置3.1.1新增组织单元登录ERP系统后，进入“基础信息设置”模块，选择“组织结构设置”子模块。“新增”按钮，弹出“新增组织单元”对话框。填写组织单元名称、上级组织单元、组织单元类型等信息，“保存”完成新增。3.1.2修改组织单元在组织结构列表中，找到需要修改的组织单元，“编辑”按钮，弹出“编辑组织单元”对话框。修改相关内容，“保存”按钮，完成修改。3.1.3删除组织单元在组织结构列表中，选中需要删除的组织单元，“删除”按钮，系统弹出确认删除提示框。确认无误后，“确定”按钮，完成删除。3.1.4查看组织结构在组织结构列表中，可以查看当前系统中所有组织单元的层级关系。某个组织单元，可以查看其下级组织单元。3.2用户与权限设置3.2.1新增用户进入“基础信息设置”模块，选择“用户与权限设置”子模块。“新增用户”按钮，填写用户基本信息，包括用户名、密码、姓名、联系方式等，“保存”完成新增。3.2.2修改用户信息在用户列表中，找到需要修改的用户，“编辑”按钮，修改用户信息，“保存”按钮，完成修改。3.2.3删除用户在用户列表中，选中需要删除的用户，“删除”按钮，系统弹出确认删除提示框。确认无误后，“确定”按钮，完成删除。3.2.4设置用户权限在用户列表中，找到需要设置权限的用户，“权限设置”按钮，进入权限设置页面。根据业务需求，为用户分配相应的权限，“保存”按钮，完成权限设置。3.3基础数据维护3.3.1新增基础数据进入“基础信息设置”模块，选择“基础数据维护”子模块。“新增”按钮，填写基础数据相关信息，如数据名称、数据编码、数据类型等，“保存”完成新增。3.3.2修改基础数据在基础数据列表中，找到需要修改的数据，“编辑”按钮，修改相关内容，“保存”按钮，完成修改。3.3.3删除基础数据在基础数据列表中，选中需要删除的数据，“删除”按钮，系统弹出确认删除提示框。确认无误后，“确定”按钮，完成删除。3.3.4查看基础数据在基础数据列表中，可以查看当前系统中的所有基础数据。某个基础数据，可以查看其详细信息。第4章销售管理4.1销售订单处理4.1.1创建销售订单登录ERP系统，进入销售管理模块，选择“销售订单”功能，“新建”按钮，填写订单相关信息，包括客户名称、联系人、联系电话、销售产品、数量、价格等，确认无误后保存。4.1.2审核销售订单销售订单创建后，需进行审核。在销售订单列表中，找到待审核的订单，“审核”按钮，对订单信息进行核对，确认无误后通过审核。4.1.3销售订单变更如需对已审核的销售订单进行修改，可在订单列表中找到相应订单，“变更”按钮，修改相关信息，并重新提交审核。4.1.4销售订单查询销售订单查询功能支持按订单号、客户名称、订单状态等多种条件进行查询。输入查询条件，“查询”按钮，系统将展示符合条件的结果。4.2销售报价与合同4.2.1创建销售报价进入销售管理模块，选择“销售报价”功能，“新建”按钮，填写报价单相关信息，包括客户名称、产品、数量、价格等，确认无误后保存。4.2.2审核销售报价销售报价创建后，需进行审核。在销售报价列表中，找到待审核的报价，“审核”按钮，对报价信息进行核对，确认无误后通过审核。4.2.3销售合同管理销售合同是销售业务的正式文件，需在ERP系统中进行管理。在销售管理模块，选择“销售合同”功能，可进行合同的创建、审核、变更等操作。4.3销售出库与发货4.3.1销售出库销售订单审核通过后，进入库存管理模块，选择“销售出库”功能，根据销售订单信息，进行出库操作。4.3.2发货管理发货管理包括对销售订单的物流信息进行跟踪。在销售管理模块，选择“发货管理”功能，填写发货信息，包括物流公司、运单号等，保证货物顺利送达客户手中。4.3.3销售出库与发货查询在销售管理模块，选择“销售出库与发货查询”功能，可按订单号、客户名称、出库日期等条件进行查询，以便跟踪货物状态。第5章采购管理5.1采购申请与审批5.1.1采购申请采购申请是采购管理流程的起点。用户需登录ERP系统，进入“采购申请”模块，根据实际需求填写以下信息：（1）申请部门；（2）申请人；（3）申请日期；（4）物品名称；（5）规格型号；（6）数量；（7）预算单价；（8）预算总价；（9）需求日期；（10）采购原因及用途。5.1.2审批流程提交采购申请后，系统将自动发送审批请求至相关部门负责人。审批流程如下：（1）申请人所在部门负责人审批；（2）财务部门审批；（3）采购部门审批；（4）总经理审批。审批通过后，采购申请将自动进入采购订单处理环节。5.2采购订单处理5.2.1采购订单采购申请审批通过后，系统将自动采购订单。采购部门需对采购订单进行以下操作：（1）确认订单信息；（2）选择供应商；（3）填写采购单价、总价；（4）确定交货日期。5.2.2发送采购订单确认采购订单无误后，采购部门需将采购订单发送至供应商。发送方式包括：（1）系统内发送；（2）邮件发送；（3）纸质版邮寄。5.2.3采购订单跟踪采购部门需对采购订单进行实时跟踪，保证供应商按时按量交货。跟踪内容包括：（1）订单状态；（2）交货进度；（3）供应商反馈。5.3采购入库与验收5.3.1采购入库当采购物品到达企业后，仓库部门需进行以下操作：（1）核对物品名称、规格、数量；（2）检查物品外观、质量；（3）办理入库手续；（4）更新库存信息。5.3.2采购验收采购验收是保证采购物品符合企业需求的重要环节。验收流程如下：（1）采购部门、使用部门、仓库部门共同参与验收；（2）验收人员对物品进行逐一检查，确认无误后签字确认；（3）验收合格后，物品投入使用；（4）如有质量问题，及时与供应商沟通，办理退货或换货手续。通过以上环节，企业可实现对采购管理的有效控制，保证采购活动的顺利进行。第6章库存管理6.1库存基础操作6.1.1物料编码管理物料编码是库存管理的基础，需保证每项物料的编码准确无误。系统支持物料编码的创建、修改及查询。6.1.2库存信息录入用户需在系统中录入物料的入库、出库、退货等信息。录入时需选择相应的物料编码、数量、批次等，保证信息准确无误。6.1.3库存查询系统提供库存总览、库存明细、库存动态等多种查询方式，便于用户实时了解库存状况。6.1.4库存调整针对库存异常情况，用户可进行库存调整，包括增加或减少库存数量。调整时需填写调整原因及审批流程。6.2库存盘点6.2.1盘点计划制定盘点计划，包括盘点周期、范围、负责人等。系统支持自动盘点计划。6.2.2盘点执行在盘点周期内，对库存进行实地盘点，录入盘点数据。系统支持移动端盘点，提高盘点效率。6.2.3盘点差异处理对比系统库存与实际盘点数据，对盘点差异进行分析和处理。根据差异原因进行库存调整或修正。6.2.4盘点报告系统自动盘点报告，包括盘点结果、差异分析、处理建议等，为管理层提供决策依据。6.3库存预警与调拨6.3.1库存预警设置根据物料的安全库存、订货周期等因素，设置库存预警阈值。系统实时监控库存状况，达到预警阈值时自动提醒。6.3.2预警处理对库存预警进行分析和处理，包括调整订单、加快采购进度、进行库存调拨等。6.3.3库存调拨根据实际需求，进行库存的内部调拨。系统支持跨仓库、跨部门调拨，并记录调拨过程。6.3.4调拨跟踪跟踪库存调拨的执行情况，保证调拨物料按时到位。对调拨过程中的问题进行记录和处理。6.3.5调拨报表系统自动库存调拨报表，包括调拨申请、执行情况、问题处理等，为库存管理提供数据支持。第7章生产管理7.1生产计划编制7.1.1目的生产计划编制旨在合理安排生产任务，保证生产活动有序进行，提高生产效率，降低生产成本。7.1.2操作步骤（1）登录ERP系统，进入生产管理模块。（2）生产计划编制功能，进入生产计划编制界面。（3）根据销售订单、库存、产能等因素，制定生产计划。（4）确认生产计划无误后，保存并提交。7.2生产任务下达7.2.1目的生产任务下达是将生产计划具体分配到各个生产部门，保证生产活动按计划进行。7.2.2操作步骤（1）在生产管理模块中，找到生产任务下达功能。（2）选择已编制的生产计划，将其分解为具体的任务。（3）将生产任务分配给相应的生产部门。（4）确认生产任务无误后，下达生产任务。7.3生产进度跟踪7.3.1目的生产进度跟踪是为了实时掌握生产任务的完成情况，保证生产活动顺利进行。7.3.2操作步骤（1）在生产管理模块中，生产进度跟踪功能。（2）查看各生产部门的生产进度，了解任务完成情况。（3）对进度滞后或异常的生产任务进行原因分析，并提出解决措施。（4）根据生产进度，调整生产计划，保证生产活动按计划进行。注意：在生产管理过程中，请保证数据准确、操作规范，以便提高生产管理的有效性。如有疑问，请及时与相关人员沟通。第8章财务管理8.1应收账款管理8.1.1客户信息管理登录ERP系统，进入“财务管理”模块，选择“应收账款管理”子模块。在“客户信息管理”页面，可进行新增、修改、删除客户信息操作。保证客户信息的准确性和完整性。8.1.2发票管理在“发票管理”页面，对销售业务产生的发票进行新增、修改、删除操作。系统支持批量开具发票，同时支持发票打印和导出功能。8.1.3收款管理在“收款管理”页面，对客户付款进行登记，系统将自动核销相应的应收账款。支持多种收款方式，如现金、银行转账等。8.1.4应收账款查询与分析通过“应收账款查询与分析”功能，可查看各客户的应收账款余额、逾期情况等。系统提供多种分析报表，帮助管理者了解应收账款状况，及时采取措施。8.2应付账款管理8.2.1供应商信息管理在“应付账款管理”子模块中，首先进行供应商信息的新增、修改、删除操作。保证供应商信息的准确性。8.2.2采购发票管理在“采购发票管理”页面，对采购业务产生的发票进行新增、修改、删除操作。系统支持批量导入发票，提高工作效率。8.2.3付款管理在“付款管理”页面，对供应商付款进行登记，系统将自动核销相应的应付账款。支持多种付款方式，如现金、银行转账等。8.2.4应付账款查询与分析通过“应付账款查询与分析”功能，可查看各供应商的应付账款余额、逾期情况等。系统提供多种分析报表，便于管理者掌握应付账款状况，合理安排资金。8.3费用报销与审批8.3.1费用报销单据填写在“费用报销与审批”子模块中，员工可填写费用报销单，包括费用类型、金额、报销事由等信息。8.3.2费用报销审批流程提交费用报销单后，系统将按照预设的审批流程进行逐级审批。审批通过的费用报销单将自动进入财务支付环节。8.3.3费用报销查询员工可在“费用报销查询”页面查看自己的报销单状态，了解报销进度。8.3.4费用预算控制系统支持费用预算控制功能，对各部门、各项目的费用进行实时监控，保证费用支出合理、合规。第9章人力资源与管理9.1员工信息管理9.1.1功能概述员工信息管理模块主要用于维护企业内部员工的个人基本信息、工作经历、教育背景等相关资料，便于企业进行人力资源的规划与管理。9.1.2操作步骤（1）新增员工信息：输入员工基本信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号等，并保存。（2）修改员工信息：在员工信息列表中找到需要修改的员工，进行编辑并保存。（3）删除员工信息：在员工信息列表中选择需删除的员工，确认删除操作。（4）查询员工信息：通过姓名、工号等关键词进行员工信息检索。9.1.3注意事项（1）保证员工信息准确无误，避免因信息错误导致的人力资源管理问题。（2）严格保护员工个人隐私，防止信息泄露。9.2考勤与假期管理9.2.1功能概述考勤与假期管理模块主要用于记录员工考勤情况、请假、调休等假期信息，便于企业进行考勤统计和假期管理。9.2.2操作步骤（1）考勤记录：每日对员工进行考勤签到、签退，系统自动考勤记录。（2）请假申请：员工提交请假申请，审批通过后，系统自动扣除相应假期。（3）调休申请：员工提交调休申请，经审批通过后，系统自动调整考勤记录。（4）假期查询：员工可查询自己的假期余额、请假记录等信息。9.2.3注意事项（1）请假、调休等操作需及时审批，保证考勤数据的准确性。（2）定期对考勤数据进行统计和分析，以便于企业人力资源规划。9.3薪资福利管理9.3.1功能概述薪资福利管理模块主要用于计算员工工资、福利待遇等，保证企业薪酬体系的合理性和公平性。9.3.2操作步骤（1）设置薪资结构：根据企业薪酬政策，设置基本工资、岗位工资、绩效工资等薪资项目。（2）工资计算：系统自动根据考勤、请假等数据计算员工当月工资。（3）福利管理：设置员工福利项目，如五险一金、年终奖等，并自动计算。（4）工资发放：确认工资无误后，进行工资发放。9.3.3注意事项（1）保证薪资福利政策的合规性，避免法律风险。（2）定期对薪