档案室管理制度

档案室管理制度

档案室管理制度1

第一条根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档

案法实施办法》的规定，为加强本中学校档案的科学管理，更好

地为教育事业服务，特制定本办法。

第二条档案工作是教学行政管理工作的重要组成部分，它是

为领导决策，为教育教学工作提供信息和依据，是提高教学行政

管理工作效率和工作质量的必要条件，是维护单位历史真实面貌

的一项重要的工作。

第三条坚持实行集中统一管理档案的原则，维护本单位档案

的完整与安全，实现档案的有效利用。

第二节档案工作体制、机构和干部配备

第四条各处室必须参与档案工作，配备兼职档案管理人员，

并制定岗位责任制。

第五条办公室负责本单位档案室工作，业务上受区档案局的

监督和指导。

第六条各处室的档案工作受办公室领导，并有一名处室同志

分管，与校档案室建立档案工作网络。

第七条档案干部要认真学习档案业务知识和教育专业知识，

不断提高业务素质，更好地开展档案工作。

第八条上级领导要支持和关心档案管理人员，在职称评定、

福利待遇等方面享受与其他专业人员同等待遇。档案管理人员要

相对稳定。对有档案专业职称的档案干部在调离档案工作岗位时,

应听取授予职称的档案业务管理机关的意见，同时档案干部调离

前应办理交接手续。

第三节档案工作的任务

第九条负责本单位党、政、工、团等组织和内部机构所产生

的全部档案，为本单位各项工作服务，并对各处室和部门执行制

度的情况进行监督和检查，确保档案完整准确。

第十条负责开发档案的信息资源，根据提供利用的实际情况

需要，编制各种检索工具和开展档案编研工作。

第十一条参加单位科研项目评审鉴定，工程项目竣工验收和

设备仪器开箱等活动。

第四节文件材料的立卷与归档

第十二条建立、健全文件材料的归档制度。凡工作活动形成

的具有保存价值的文件材料（包括党、政、团、教学、财会以及各

处室形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进行收集、整理、

立卷并定期向档案室归档。

第十三条档案室对归档档案的案卷应进行险查，对不符合归

档要求的案卷，应退回重新整理，以保证案卷的质量，便于保管

和利用。

第十四条各处室的档案一般应在第二年上半年统一向档案室

归档，交接双方应根据案卷目录，核对无误后履行签字手续。

第十五条科学技术研究活动中形成的科技文件材料在科研项

目评审鉴定后一个月内，由项目负责人按归档范围向档案室移交

归档。

第十六条基本建设活动中形成的科技文件材料，在基建项目

竣工验收后一个月内，由项目负责人按归档范围向档案室移交归

档。

第十七条凡价值一万元以上的仪器设备在购置、安装、使用

活动中形成的科技文件材料采取随时归档的方法，设备部门应通

知有关人员参加仪器设备的开箱验收活动。

第十八条财务管理中形成的报表、帐册、凭证等文件材料，

除帐册和凭证在财务部门保存两年后向档案室移交归档，其它文

件材料在次年的上半年向档案室移交归档。

第十九条各处室工作人员因公外出参观、学习、考察和参加

各种会议收集获得的文件材料，要按归档范围的规定，及时向档

案室移交归档。

第二十条凡归档的文件材料应经过整理和编目，做到字迹清

楚、签署完备，不能用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水笔书写，以利于

时处理，保证档案的安全。

第六节档案的提供利用

第二十四条档案室保存的档案主要供本单位和上级主管机关

利用，为本单位开展的各项工作服务。

第二十五条档案室应根据工作需要编制必要的目录、卡片、

索引等检索工具，积极主动开展档案利用工作，为本单位各项工

作服务，逐步提高档案利用效果。

第二十六条档案室应建立档案借阅制度，借阅档案必须严格

履行登记手续，写明借阅的目的，点交清楚，归还时要进行检查，

及时注销。

第二十七条借阅档案者要遵守借阅制度，不得在档案上圈点、

涂改、划道污损，如有违者，按《档案法》第二十四条规定承担法

律责任。

第二十八条借阅人因公出差、出国、调动、离退休等须将所

借档案归还，借阅的时间一般不超过半个月，必要时办续借手续。

第二十九条制发档案证明和答复函调（证明要注明出处和根

据，不得擅自解释）制发证明要仔细核对，经领导审阅后，加盖办

公室公章。

第七节档案的鉴定和销毁

第三十条档案室应根据1988年8号文件，市档案局转发国家

档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》、《关于机关档案保

管期限的规定》、《文书档案保管期限表》、《上海市中、小学校档

案管理暂行办法》，编制单位的文书档案保管期限表。

第三十一条档案室应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。

鉴定档案必须在办公室负责人主持下，由档案部门和有关业务部

门组成鉴定小组对无保存价值的档案进行登记造册，经单位领导

人批准报上级部门审核后销毁。

第三十二条毁档案要明确销毁人和监销人，进行实地监销。

销毁后在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁的具体日期，并

签名盖章。

第八节档案的统计与移交

第三十三条档案室应建立档案的统计制度，对档案的收进、

移出、保管、利用等情况进行统计并按照规定分别向上级机关和

档案业务主管机关报送档案工作的基本情况统计表。

第三十四条各部室的档案由本单位档案室集中统一管理，根

据保管期限妥善保存。

第三十五条机构撤消、合并时，要在机构变动前组织专人整

理好档案，按规定向有关部门移交，并办理移交手续。

第九节附则

第三十六条本制度如与上级规定有抵触时，则依上级规定执

行。

第三十七条本办法自公布之日起施行。

第二章文书工作制度

第一节文书处理制度

1、严格执行《国家行政机关公文处理办法》，公文处理必须

规范化制度化。

2、公文必须按照行政公文写作规则和要求，用A4纸拟稿和

钢笔书写，正确应用文种，格式符合要求，请求应坚持“一文一

事”，避免请示与报告混杂。

3、发文必须按规定审批程序，经领导签发统一编号行文，并

做好发文登记。

4、收到外来文件后，必须先登记，传阅文件要合理安排、严

格管理，做到及时、准确、安全，并做好催传、催阅工作，以免积

压和散失。组织传阅，应本着先急后4、缓，先领导后一般，先主

办后协办，先办理后阅知的原则进行。

5、凡外出人员公务活动中形成的带回的文件，均应交办公室

签收、登记、归档，任何人不得据为已有拒绝归档。

第二节文书材料的立卷归档制度

1、在工作活动中形成的各类文件材料（文书、科技、声像，

会计等）均应及时收集、立卷归档。

2、立卷工作要做到年年清，不得借故拖延和积压，每年六月

底以前必须完成上一年度的文件材料的立卷工作。

3、坚持平时立卷和专题立卷，每办一件事，每开一次会或每

搞一项中心工作，要及时做好文件材料的收集、整理、立卷、归

档工作。

(1)归档的文件材耨，必须符合要求，用A4纸和钢笔书写，

正件原件齐全。

(2)卷内文件的排列，必须保持文件间的历史联系。

(3)卷内文件的排列，应坚持先近后远，先重点后次要，先批

复后请求的原则，并在每页的右上角编上页号。

(4)提倡立薄卷、专题卷，每一案卷的卷内文件一般不超过200

页。

(5)案卷标题要简明确切，符合“三要素”(作者、内容、文

种)要求。

第三节印章管理制度

1、公章和介绍信，由办公室专人保管。

2、严格执行审批制度，凡涉及到各处室的文件报表等，由各

部门核准，分管领导审批签名后加盖公章。

3、用印后必须登记。

4、严禁在空白介绍信、证明信、支票上预先加盖印章。

5、盖章时，注意收集具有保存价值的文件材料。

第三章档案工作制度

第一节档案库房管理制度

1、档案库房是保管档案的重要场所，非档案管理人未经许可,

一律不准入内。

2、严格加强档案库房管理，认真做好保密和防火、防盗、防

潮、防光、防尘、防蛀等保护工作。

3、档案库房内不得堆放其他物品，更不能堆放易燃物品和私

人物品，严禁吸烟。

4、库房门窗必须保持坚固，出入库房随手关门，确保库房安

全。

5、档案库房要定期做好通风降温和卫生工作。

6、定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。

第二节档案保密制度

1、严格执行国家保密法的规定，经常开展保密工作的学习和

活动，提高贯彻保密法的自觉性。

2、档案工作人员对所保管的档案必须严格保守机密和安全,

严格遵守档案室工作规则，做到手续清楚，不发生差错和文件遗

失。

3、档案工作人员不与无关人员在任何场所谈论档案工作，模

范遵守制度。

4、对机密档案要严格控制调阅范围，依照制度提供利用，不

私自带回家中。

5、保密文件未经上级机关批准，不得复制和摘抄。

第三节档案利用借阅制度

1、借阅档案者必须严格国家保密法，以保证档案的绝对安全,

维护国家机密。

2、档案室保存的档案主要为本单位服务，如借阅对象和范围

超出本单位人员或部门业务范围，需征得本单位及档案形成部门

领导的同意。

3、查阅绝密级档案应经总支书记、校长批准，机密级和密级

要经主管主任的批准。

4、查阅档案应在档案室指定地点。对档案要爱护，不得任意

涂改、损撕文件材料，如有上述行为，一经查实要即上报，依法

追究责任。

5、归还时借阅人应向档案室工作人员清点所借档案，经核实

收回借阅单后才能离开。

6、摘录、复制档案需经档案管理人员同意，复制档案还需填

写申请单，摘录件、复制件经档案管理人员核对（内容、页数、份

数）无误后由档案室盖章后方有效。

第四节档案的保管制度

1、单位党、政、工、团、教学、会计等档案实行集中统一管

理。

2、每年档案按要求分类整理，编好案卷归档号。

3、档案按类、年分别排列入架。

4、档案资料的收入和移出要有登记和统计，并按规定向上级

报告档案工作的基本情况。

5、借阅档案要有登记。

6、定期检查档案保管状况，对永久、长期档案已破损、退色

的要及时进行修复。

第五节档案统计制度

1、档案统计工作必须做到准确、及时、科学。

2、档案统计数字要实事求是，如实反映情况，防止弄虚作假。

3、按时按规定向上级机关报送《档案工作基本情况统计表》。

4、档案统计资料要妥善保存。

5、做好档案利用效益的统计，凡获有一定经济效益、社会效

益的利用情况，要填写档案利用情况登记表。

第六节档案移交制度

1、移交文件材料必须填写《档案材料移交清单》一式两份,

双方各执一份。

2、档案管理人员变动时，要做好档案的移交工作，认真办理

交接手续。

第七节档案鉴定销毁制度

1、档案鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，全面地考

察档案的价值，正确地制定档案保管期限，确保档案的质量。

2、鉴定工作必须有组织、有领导地进行，由办公室主任主持

该项工作，由分管领导负责，由档案部门组成鉴定小组。

3、鉴定人员直接地具体地审阅每个案卷的内容，重要的案卷

还要求一页一页地审阅文件内容，判定档案价值，确定存毁意见。

4、销毁失去保存价值的档案，应逐页登记造册，经分管领导

批准、上级部门审核后才能进行。

5、销毁文件档案，必须依规定在指定的地点进行。

6、销毁档案必须有2人以上监督销毁，防止丢失泄密。

7、监销人员监销后在销毁档案清册上注明销毁日期并签名盖

章。

第八节档案的预立卷制度

学校档案预立卷是学校档案管理的基础工作之一，是学校实

行部门立卷制度的一个重要环节。规范我校的答案预立卷工作，

对做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归目前的查利用具有

重要作用。

为了促进我校档案管理水平的整体提高，现就加强我校档案

预立卷工作提出如下条例：

1、确立和坚持平时归卷制度，做好收集、整理，并按类目归

卷，便于查找利用。

2、建立规范的预立卷类目表，并依次设置条款编号。

3、立卷部门可根据工作实际向档案室提出对预立卷类目进行

调整建议。

4、明确预立卷工作职责，档案室人员负责对立卷部门的预立

卷工作进行业务指导并检查平时归卷情况。

第四章各级各类档案工作职责

第一节档案工作分管领导职责

1、分管校长职责：认真贯彻《档案法》，规划本校的档案工

作，并把档案管理工作落在实处，加强档案管理的教育，增强全

体教职工的档案意识，努力创造条2、件，不断促进本校档案工作

发展。

3、办公室主任职责：领导档案室工作，认真贯彻宣传《档案

法》，强化档案工作，积极开发档案信息资源，为本校各项工作提

供服务。

4、各处室主任：落实本处室兼职档案员，加强对处室档案员

考核，以确保处室的材料收集齐全、整理规范、按时归档。

5、对网络人员工作进行年度考核，实行奖惩办法，鼓励先进，

促使档案纳入学校考核范围。

第二节文书工作人员职责

1、必须严格执行《国家行政机关公文处理办法》，文书处理

必须做到准确、及时、安全。

2、负责公文的收发、公办、用印、立卷、归档，上级来文和

部门的文件材料必须分类登记，专柜保存。

3、严格执行保密制度，不得将文件随意乱放、折叠、丢失或

带回家，调借阅文件材料发须登记。

4、按公文写作的规定和要求，认真做好公务文书的拟写、校

对工作和发文登记。

5、参加校内召开的各类会议时，认真做好出席统计和会议记

录。

6、坚持平时立卷，按时完成每年的立卷归档任务。

7、认真做好文件清退工作。

第三节档案工作人员职责

1、严格按照《档案法》集中统一管理本校各类档案，为教育

科研、教学等工作服务。

2、要忠于职守、刻苦钻研业务知识，严格执行档案工作制度。

3、认真做好各类档案的接收、归档工作，把好案卷质量关,

对各处室归档的案卷，逐一审查、登记，对不符合要求的坚决退

回，及时改正。

4、凡设备开箱、基建项目竣工，档案人员必须到现场收集有

关资料。

5、做好督促、指导工作，定期召开档案网络人员会议，进行

业务指导。

6、定期核对清点档案，保持帐物相符。

7、定期检查档案库房，严格“八防”措施。维护档案的完整

与安全，如发现案卷污损应及时修补。

8、在每年6月底和12月底以前做好上一年度档案的排列入

库工作，编制案卷目录，并及时向上级机关报送《档案工作基本

情况表》。

9、积极主动开展档案提供利用服务，做好编研工作。

第四节档案网络人员职责

1、严格遵照《档案法》实行档案集中统一管理的原则。

2、负责收集、整理、保管本部门本年度所形成的文件材料。

3、本部门形成的文件材料不得用圆珠笔、彩色笔、铅笔书写。

4、做好上级来文和外出人员开会带回文件的收集、登记工作。

5、及时向档案室提供信息，协助档案室做好平时立卷归档工

作。

6、主动与档案室办理一年一度的移交工作。

7、每一次活动结束后，应及时向档案室移交有保存价值的各

种文字、图象等不同形式的历史记录。

第五节电子档案工作职责

1、电子文件从形成到归档的管理过程中，应明确职责，责任

到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作由承办部门负

责；电子文件归档案管理的日常监督、指导和保管开发利用等工作,

由本校档案室负责。

2、本校档案的电子文件，与其他门类和载体的档案实行集中

统一管理，档案室配备计算机系统，使归档的电子文件能有效机

读。

3、专职档案员应具备计算机专业知识，熟悉计算机系统，积

极主动提供服务，发挥归档电子文件的作用。

第五章档案分类及档案人员网络图

文书档案：党支部、校长室、教导处、总务处、工会、团队

教学档案：综合类、学籍管理类、课堂教学类、德育教育类、

艺术科技教育类、卫生工作类、教材类、教师队伍建设类

会计档案：凭证类、帐册类、报告类、其它

基建档案：项目

设备档案：办公（辅助）设备、交通工具

科研档案：课题、论文

声像档案：照片、底片

电子档案：光盘、磁盘

荣誉档案：奖状、证书、奖牌（杯）、其它

教师业务档案：语、数、处、政史地心、理化生、音体美劳计

（正副本）档案室管理制度2

1、在办公室主任的领导下，负责档案室的全面工作。

2、负责组织学习、传达、贯彻党和国家有关档案工作的规定。

3、负责制订档案工作的'工作计划、管理办法、规章制度等

档案工作规范。

4、负责集中统一管理学校各种门类和载体的档案、资料，确

保档案的安全。

5、根据所保管的档案资料情况和工作需要，编写适用的检索

工具和参考资料，积极主动为学校各项工作服务。

6、负责做好档案的口常查、阅、借工作，对全校档案工作人

员进行培训和业务指导。

7、按有关规定，及时做好档案的收集、整理、统计、保管、

移交、销毁等工作。档案室管理制度3

为了进一步加强档案的安全保管工作，制定档案管理制度如

下:

1.严格执行档案安全保管和保密工作责任制。管理人员对全

校档案的,保管和保密工作负责；

2.档案管理人员必须严格执行档案查借阅制度，履行借阅登

记手续。“保密卷”等重要材料的借阅，必须审查审批权限是否

符合规定的要求；

3.档案管理员向档案利用者提供、出具有关证明时，一定要

以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假，出具假证；

4.档案管理人员切实做好防虫、防鼠、防尘、防潮、防晒工

作。保持室内清洁卫生。档案室严禁吸烟，严禁将易燃易爆物品

和私人物品带入。定期检查防火灭火系统、防盗系统、计算机档

案管理网络系统；

5.档案管理人员务必做到每天上下班对库房门、窗、电源等

进行安全检查。做好节假日安全检查工作，发现问题，及时处理;

6.借出的档案材料务必定期归还。借出的冯案材料，不得转

借他人，不得带入公共场所；

7,非档案管理人员，未经允许不得进入档案室。档案室管理

制度4

一、定期把各部门上交的具有保存、查考、利用价值的各种

载体形式的历史记录收进档案室。

二、室藏档案、资料要分类单独存放，档案柜、架等要排列

整齐、美观。

三、档案的收进、整理、利用要详细统计，并做到数字准确、

真实。

四、查阅档案要严格履行手续，阅完经核对无误后，及时入

库。对借出的档案要按期限及时归还。

五、室藏档案、资料要每半年清点一次。

六、要加强对档案的安全工作，制定”八防"，配齐防火、防

盗、防虫等设备，室内严禁吸烟，确保档案资料万无一失。

七、档案室由档案干部专人管理，查档人员及其他人员不得

随便进入。

八、对应该立卷归档的材料必须由幼儿园各部门收集齐全，

并进性整理，定期交档案室集中统一管理，任何部门或个人不得

据为己有或拒绝归档。

九、归档范围：凡是幼儿园工作活动中形成的能反映本园工

作活动，具有查考利用价值的文件、材料、图片等均属归档范围。

十、归档时间：各部门应在每学期放假前将本学期的文件材

料收集齐全，按照归档要求整理好，移交幼儿园档案室。交接双

方根据交接目录清点校对，并履行签字手续。

十一、归档要求：

1、归档的文件材料要字迹清楚工整，一律使用蓝黑墨水或者

碳素墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、彩色笔、复写纸，

普通打印、复印撰写和枇示文件材料，必须用复印机复印，喷墨

或激光打印机打印的.正规影印件。

2、归档的文件材料要保持他们之间的历史联系，区分保存价

值，科学的立卷、分类、编目。

3、档案标题要简明确切，保管期限划分准确，便于保管和利

用。档案室管理制度5

1、档案室是机要重地，非档案管理人员严禁入内。

2、档案库房必须坚固，采取防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、

防光、防尘等措施，并经常检查各项措施是否有效。

3、对库房内各种档案进行科学分类、排列、编号，分别上架

入柜，柜架排列科学、合理。

4、库房内严禁存放与保存档案无关的非档案物品。

5、经常清理环境卫生保持库房整洁美观。

6、库房内置放温、湿度检测设置，定期检查、记录、分析,

库内温度应经常保持在14—24摄氏度，相对湿度保持在45%-60%o

7、档案管理人员定期检查档案保管情况，做好记录，发现破

损和字迹模糊及时修补、复制。

8、档案管理人员离开时应熄灯、关好门窗。档案室管理制度

6

1、认真贯彻执行《保密法》，自觉维护党和国家机密，严防档

案失踪、泄密事件发生。

2、珍贵档案和有密级档案须领导批准后，限于在阅览室内查

阅。

3、未经允许不准擅自摘抄、复制和对外泄漏档案内容。

4、档案人员要做到知密不泄，不与无关人员谈论档案机密。

档案室管理制度7

档案员工作职责

一、认真学习《档案法》和档案专业知识，熟悉和掌握档案

管理业务知识，努力提高档案管理现代化水平。

二、负责做好本单位各类档案资料的收集、鉴定、整理、编

目、归档、保管以及档案统计、移交登记工作。

三、熟悉室藏所有档案资料的内容，积极按要求做好档案借

阅、利用工作。

四、遵守保密纪律，认真执行档案工作的各项管理制度。接

受上级业务主管机关的业务指导和监督。

五、负责档案库房日常管理，做好档案安全管理工作。

六、负责本单位日志的收集，做好大事记、基础数字汇编等

档案编研工作。

七、宣传贯彻档案工作法律法规，提高集体档案意识，对本

单位各股室业务人员的整理、归档工作进行指导、监督、检查。

立卷归档制度

一、归档范围

归档范围按国家档案部门和上级业务部门规定执行，必须齐

全、完整，一般包括：文书档案、科技档案（基建、设备类）、业

务档案、财会档案，并注重收集照片、录音录像、磁盘、磁带等不

同载体的档案。

二、归档要求

1、本单位拟发的文件材料，经办人应负责收集完整（如底稿

与正文、请示与批复）后向档案室归档；参加有关会议带回的文

件材料应交办公室登记后归档；收文要及时登记，凡有登记编号

的收文，经办人办理结束后及时退还办公室。

2、文件材料办理完毕应及时登记归档，文书档案收集归档一

般在次年5月底前完成，科技档案按项目整理归档，应在项目完

成三个月内完成归档和移交，业务档案、会计冯案与文书档案整

理同时进行，由业务部门或会计机构保管使用一年后，向单位档

案室移交。

3、整理的档案，装具统一，档案盒、目录格式符合国家标准，

做到整齐美观。

档案移交制度

一、本单位档案实行集中统一管理，各股室形成的各类文件

材料，按要求归档完毕后，及时向档案室移交。

二、移交的档案资料要保证按归档要求，做到整理规范、档

号编制规范、编目清晰。

三、移交时登记造册，交接双方应根据移交目录认真核对，

交接双方履行签字手续，以明确责任。

四、档案人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要

求移交人员重新整理后再移交。

五、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可

离岗办理调离手续。

档案保管制度

一、本单位所有档案实行集中统一管理，任何科室和个人不

得以任何理由拒绝移交。

二、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好温湿度记

录，保证室藏档案与案卷（归档）目录相符。

三、建立档案接收移交登记簿，凡进、出档案做到及时登记。

定期对档案进行监销，监销档案登记造册，经单位负责人签字后，

报请同级档案行政部门同意后进行销毁。

四、档案室配置防盗、防火、防光、防高温、防潮等必要保护

设施，定期投放防鼠、防虫药，并定期清洁，保持室内干净卫生。

五、除档案人员外，其他人员不得进入档案室，严禁在档案

室内吸烟。

六、因保管不善造成档案损毁和丢失，按档案法有关规定，

追究档案人员责任。

七、档案人员下班离开工作岗位时，应关门加锁，切断电源。

档案保密制度

一、档案人员要认真学习《档案法》，树立保密观念，增强保

密意识，自觉遵守保密纪律，做到不泄密不失密。

二、国家秘密文件和资料，由档案人员负责收发、登记、传

递传阅，妥善保管和按时清退，不得随意扩大阅文范围。

三、凡属国家秘密文件、资料、档案，不得自行抄录和翻印，

确因工作需要的，经文件制发机关批准同意后方可翻印。

四、“三密”文件资料和其他重要档案，只限于档案室或其

他指定地点查阅，不得带出机关和带回家中查阅。

五、非档案人员未经同意不得擅自进入档案室，更不得随意

翻阅文件、档案。

六、发现涉密档案资料丢失、被盗或档案内容泄密，必须立

即报告及时追查，对当事者依照《保密法》的有关规定追究责任。

档案借阅利用制度

一、建立档案借阅及利用效果登记簿。凡借阅档案，必须履

行借阅登记手续，并做好利用效果反馈工作。

二、外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，经本单位负责

人同意后方可查阅。因工作需要确需外借的，必须经主管领导批

准。借出的档案不得私自翻印，不得转借他人，做到按期归还，

不得遗失。

三、查阅档案不得在档案上圈划、涂改，造成污损，不得拆

散、剪裁、撕毁或抽走档案资料。对私自涂改、撕毁档案者，按照

《档案法》有关规定追究当事人法律责任。

四、借阅档案归还时，档案人员要仔细进行清点、检查，并

做好归还及利用效果记载。

档案统计制度

一、严格按《统计法》的规定开展档案统计工作，不虚报、漏

报、瞒报。

二、根据上级业务部门和档案业务主管部门的要求，做好本

单位的'统计工作，建立健全各种统计表，统计数据以原始记载为

依据，做到及时、完整、准确。

三、在档案利用方面，做好利用人次、利用效果的统计工作。

四、对移交归档的档案数量进行统计，做到帐物相符，完整

齐全，进出手续登记完备。

五、对档案的销毁、更改及上级要求的其他统计数据，及时

准确填报，本单位内部档案的移交要手续清楚、按章办事。档案

室管理制度8

为了加强本校档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范

化，全面提高档案管理水平，有效地为教育事业和各项工作服务，

为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国将案法》、《国家行

政机关公文处理办法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》

的有关规定，结合本校的具体情况，特制定本制度。

档案工作管理体制

1、档案工作实行统一领导，分级管理的原则。本校在公务活

动中形成的具有保存价值的全部档案均由本校综合档案室集中统

一管理。

2、加强对档案工作的领导，明确分管校长，并列入议事日程。

办公室由主任具体分工主管档案工作。

3、建立健全档案管理网络，由各部门配备专职档案人员，业

务上受档案室指导并配合检查。

4、本校综合档案室同时接受上级主管部门和地方档案行政管

理部门的业务指导、监督和检查。

档案工作基本任务

1、集中统一管理本校在工作活动中形成的、除人事档案外的

各种门类载体的全部档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。

2、指导、检查、督促文件的形成、积累、整理、归档工作。

3、制订档案工作计划和管理规定。

4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

档案收集制度

应当归档的文件材料，必须由各部门兼职冯案员收集齐全，

分类整理，编制移交清单，按规定时间移交学校综合档案室集中

管理，任何个人或部门都不得据为己有或拒绝移交。

1、日常工作中形成的应归档的文件材料，各部门一律在次年

的第一季度内整理完毕，向档案室移交。文书号案应在第二年的

六月底以前完成归档工作；教学档案应在第二学年的九月底以前

完成归档工作。

2、基建工程、设备仪器在项目完成后或告一段落时，经办部

门应将归档材料组成保管单位，经负责人审定后向档案室移交。

3、一次专题会议、一次活动结束后，应及时将归档文件材料

向档案室移交。

4、因公外出参观、学习、考察和参加各种会议，获得的文件

材料在一个月内向档案室移交。

5、会计文件材料，一般次年的第一季度由财会人员完成整理

立卷，在财务部门保存一年后向档案室移交。

6、声像材料要用文字标出摄像、录音、摄影的对象、时间、

地点、内容和作者，应及时向档案室移交。

档案整理制度

档案室在接收到各部门档案材料后，要按照本校《学校档案

分类方案》和《学校档案档号编制方法》的有关要求，分类整理，

并编制归档文件目录、案卷目录等。

1、文书档案实行以件为单位进行整理归档，应当按照《归档

文件整理规则》的有关要求整理编目。

2、教学档案实行以卷为单位进行整理归档，应当按照《机关

档案工作业务建设规范》的有关要求整理编目。

3、会计档案按照《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》

的有关要求整理编目。

4、基建、设备、科研档案按照《科学技术档案案卷构成的一

般要求》的有关要求整理编目。

5、照片档案按照《照片档案管理规范》的有关要求整理编目。

6、录音、录像档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》的

有关要求整理编目。

7、计算计光盘、激光视盘和激光唱盘等档案应按《电子文件

归档管理规范》的有关要求整理编目。

8、实物档案包括各种荣誉奖品的、宣传纪念品等不同载体和

不同物质形态的实物原件，应当按件编写说明和编制目录。

档案保管制度

1、档案员每季度要对库房档案管理状况进行一次全面检查,

发现问题要及时向分管主任汇报，并采取有效措施，保证档案的

安全。

2、库房做到防盗、防光、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温，

室内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀的物品，杜绝有害气体和物理

污染窜入室内。

3、做好库房温、湿度记录，定期进行，发现超过规定的温、

湿度时，要及时采取降温、降湿措施。

4、对胶片、照片、录音带、录像带等采取特制的装具进行保

管。

5、定期打扫库房卫生，做到窗明地净，箱柜无灰尘，室内无

蛛网，橱柜架排列有序。

6、下班前认真检查门窗，切断库房电源，保证档案的安全。

档案保密制度

1、加强保密教育，认真学习贯彻《保密法》，充分认识档案

工作的重要性、机要性，自觉保守党和国家的机密。

2、健全保密制度，严格遵守接待、保管、安全、保卫等有关

保密规定，杜绝工作差错。

3、开展保密检查，定期对室藏档案资料进行检查，发现泄密

事件及时追查，并报告领导及有关部门。

4、严格调阅制度，健全借阅手续。凡外地、外来单位来查阅

档案者，须持单位介绍信，严禁将档案带出阅档室。

5、不得让无关人员随意进入档案库房。

6、无保存价值的档案资料及文件材料，严格办理销毁审批手

续，统一送市保密回收站销毁。

7、凡违反保密规定造成损失的，根据情节轻重给予相应处罚，

构成犯罪的依法追究刑事责任。

档案利用制度

1、档案人员熟悉室藏档案情况和主动了解学校各项工作对利

用档案的需要，积极主动地做好提供利用工作。

2、档案室必须编制《归档文件目录》、《案卷目录》、《全引目

录》，并根据利用工作的需要编制专题文件目录（卡片）等检索工

具。

3、建立计算机文件级目录数据库，实现计算机管理和检索档

案，做到调卷迅速、准确。

4、档案室利用档案资源，开展档案的编研工作，编写全宗介

绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集

等汇编资料。

5、外单位来档案室借阅档案，应按规定办理借阅手续，在档

案室阅览室或指定地点阅档，不得外借。查阅当案时，不允许在

案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、折卷。

6、本校工作人员或基层单位因工作需要查阅档案时，一般应

在档案室内阅看，不得外借，如特殊情况需外借时，须经分管领

导批准，办理登记批准手续，约定归还日期。借阅者不得将案卷

转借他人。

7、秘密级档案须经领导批准后方可查阅，阅者对所借档案负

有保密和安全责任，并须在档案室阅办，阅后及时归还，不得擅

自转借、损坏、拍照或复印。

8、凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制（印），须经档案专

管干部审核，确认无误后加盖证明章才能生效。

9、档案利用反馈工作，由利用者或档案人员填写《档案利用

效果登记簿》。

档案统计制度

1、档案统计工作的主要内容包括：档案室人员、经费、设备、

面积情况；室藏档案资料的种类和数量情况；档案的收集、整理、

鉴定、保管、检索、利用、编研情况，以表、册等形式提示它们的.

过程、现状和变化。

2、统计数据必须准确可靠，不得马虎草率和弄虚作假。

3、定期、不定期地进行帐物核对，做到帐物相符。

4、建立统计台帐，及时做好平时原始数据的登记工作，注意

积累统计资料。

5、统计报表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。填写

时一律用阿拉伯数字书写，字迹工整清晰。

档案鉴定制度

1、根据国家档案局1987年12月4日颁发的《关于机关档案

保管期限的规定》、《文字档案保管期限表》，结合本校的具体情况,

制定本校档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档

案的存毁。

2、为了保证鉴定工作有组织、有监督地进行，必须建立档案

鉴定工作小组，由校分管档案的领导、档案人员和有关业务部门

的代表组成。

3、鉴定应采取直接鉴定法，按照档案的实际情况以案卷为单

位，逐件逐张地审查，直接判定其价值。对一时难以判定价值的

档案，应采取保存从宽，销毁从严；孤本从严，复本从宽的处理

方法。

4、对鉴定后需要辕毁的档案，必须确认已无价值，经分管领

导审批，并报区文教局、档案局后再行销毁。

5、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造

册，经校分管领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人要在

销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期、地点，并由监销人

签字。

6、档案销毁清册应归入全宗卷，以留存查。档案室管理制度

9

1.学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分。建立健全

学校种类档案，目的主要在于为学校领导和上级有关领导部门分

析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作做出决策，提供准

确、可靠的依据。学校要成立档案管理领导小组，设立专（兼）职

档案管理员，认真贯彻实施档案法，抓好学校的档案建设。

2.学校建立档案室，存放各种门类的档案，包括文书档案、

教学档案、从事档案、基建档案、财物档案、音像档案、荣誉档

案、学籍档案、健康档案、体育档案等。

3.档案室要制定档案文件资料收集细目，各处组室要按照这

一细目全面及时地搜集各类档案资料，档案员要定期征集归档、

建档。

4.建立健全并认真落实好档案工作的各项规章制度，包括归

档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档

案统计制度及监督检查制度等。有档案达标计划，使学校档案管

理工作走上规范化、制度化、科学化

5.档案员要认真学习档案法规和处理程序，熟悉学校各方面

的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水

平。

6.档案员要按时向上级档案主管部门呈报各类报告，做好各

类档案检查准备工作。

7.校内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅,

并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。校外人员来校

查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要负责人批准后方可

查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的'材

料，必须经档案室人员仔细核对签署意见。

8.健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信

息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效

益。

9.加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，

保持整洁、干燥、自然通风，严禁吸烟，注意防盗、防火、防鼠、

防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案

中的机密。档案室管理制度10

一、各类档案负责人要随时做好档案资料的收集、管理、归

档工作。

二、档案室除档案管理员外,他人不得擅自入内。

三、管理员要坚守岗位，认真负责，要定期检查防水、防盗设

施效能。档案室和橱柜的钥匙不得随意转让他人，特殊情况由领导

批准，要注意关好门、窗、锁、灯。

四、档案室内不准接待客人，不准吸烟，禁止使用明火照明。

五、管理员在接收档案时，要严格履行接交手续，填写移交档

案清单，并做好整

理、分类、保管和统计工作。

六、管理员按规定将档案分类排放，排列整齐，档案的整理符

合基础教育管理要求。

七、管理员要熟悉档案存放情况，对档案的,保管定期进行检

查、校对,做到帐物相等，对破损和字迹退色的档案，应及时复制。

八、档案室要经常保持清洁整齐,切实做好防盗、防火、防潮、

防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光等工作。

九、切实做好档案借阅记录，对借出档案要登记造册，并在一

定时间内收回。

十、档案管理人员不许私自销毁档案，要经学校领导同意方可

销毁相关档案。档案管理员岗位职责

1、热爱档案管理工作，努力学习档案工作业务,虚心接受上级

档案机关和学校领导的业务指导。档案室管理制度11

一、目的：

为进一步严格实施食品生产许可制度，强化日常监管，提高

食品企业生产条件和质量管理能力，建立健全突发事件应急管理

和不安全食品召回体系，确保人民群众身体健康和生命安全。建

立食品生产企业信用档案和监管档案，完善信用体系建设基础工

作。

二、适用范围：

适用于—所有食品生产企业。

三、内容：

（一）信用档案的建立：食品生产企业信用档案信息分为：企

业基础信息、表彰及不良行为记录信息、信用等级的评定等方面

内容。1、企业基本概况：生产企业名称、生产企业许可证、法定

代表人（企业负责人）、质量负责人、注册地址、生产或经营地址

（含托生产地址和跨省设立生产场地）、生产或经营范围、邮编、

联系电话等;2、严格执行食品原辅料、食品添加剂、食品相关产

品采购查验制度和产品的过程检验、出厂检验以及产品销售记录

制度；

3、变更事项：《食品生产企业许可证》许可事项及登记事项

变更情况记录;4、质量体系考核报告或认证证书及跟踪检查记

录;5、监督检查、抽查记录及跟踪检查记录;6、质量投诉、举报

核查和处理记录;7、重产品质量事故、不良事件的调查、处理报

告;8、日常检查情况记录和整改情况报告;9、袤

彰记录、处罚记录、不良行为记录；10、信用管理、信用评定

记录；11、监督管理部门依法实施检查的其他记录。

（二）信用档案的管理：企业信用档案可与业务档案统一管理,

应做到及时更新和完善，保证企业信用信息实时、真实、准确、

完整。

（三）信用等级评定：企业信用等级分为A级（诚信等级）、B级

（基本诚信等级）、C级（警示等级）、D级（失信等级）四级分类管理;

企业信用等级实行动态管理，食品生产企业信用等级按照年度信

用得分高低每年评定进行一次评定，满分为100分，最低分为0

分。得分在90-100分为A级，80-90分为B级，70-80分为C级，

70（不含70）分以下为D级。

（四）激励与惩戒：监管部门可根据企业的，'言用情况实行分类

管理对信誉好的企业，应给予表彰和鼓励；对被认定为警示等级的

企业，应加强日常监管，督促企业完善生产管理，增强诚实守信

意识，规范其生产经营行为；对被认定为失信等级的企业，要增加

检查频次。对严重失信行为或严重违法违规行为必要时可向社会

公布或曝光。

四、监督与责任：

食品生产企业的工作人员，提供不真实的企业信用等级信息,

或利用工作之便，违规定提供、更新、披露、使用企业信用档案

信息，侵犯其合法权益，造成不良后果的，追究当事人责任。

上海市企业信用档案管理办法

第一条为加强企业信用档案管理，促进档案工作为企业生产

经营和社会诚信体系建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、

《上海市档案条例》、《企业档案管理规定》和上海市人民政府《关

于加强本市社会诚信体系建设的意见》，制定本办法。

第二条本办法所称企业信用档案，是指企业在生产经营、日

常管理、信用借贷等活动中形成的映本企业、客户、合作者信誉

状况，对国家、社会和企业具有保存价值的各种记录。

第三条本办法适用于本市国有和国有控股企业、市和区（县）

档案馆，其他企业参照执行。

第四条企业信用档案是企业档案和社会诚信体系的重要组成

部分，企业应将信用档案纳入档案全宗、国有资产管理和信用制

度建设范围，依法实行统一管理。

第五条企业信用档案管理工作接受档案行政管理部门的监督、

指导。

第六条企业档案部门负责本企业信用档案管理，并对所属机

构、下属（控股）企业信用档案管理实行监督、指导。

第七条企业应将本企业各部门形成的信用文件材料按规定纳

入归档范围（归档范围见附件一），并确定保管期限和密级，实行

归档保存。客户服务、技术服务等部门形成的映客户信用和企业

售后服务等情况的材料，可根据需要，延长在所在部门的存放期

限，但须办理归档手续，编报档案目录。

第八条映本企业、客户、合作者信用状况的电子数据，应按

国家有关电子文件归档管理的'规定进行归档。重要的电子信用文

件（含数据）应打印成纸质文本保存。归档的电子信用数据及其元

数据应拷贝至耐久性好的载体上，脱机保存。

第九条企业档案部门应定期收集企业所属部门、下属（控股）

企业形成的'信用档案目录、重要信用档案信息，加强对本企业系

统信用档案的监管。

第十条归档信用文件材料的整理应遵循企业档案分类原则，

保持归档文件材料的完整、准确。

第十一条市属国有和国有控股企业、市档案馆档案接收范围

内的企业应于每年6月底以前，将上一年形成的重要信用档案信

息按市档案行政管理部门规定的数据格式报送市档案馆（信息报

送范围见附件二）。

第十二条区（县）属国有和国有控股企业、区（县）档案馆档案

接收范围内的企业应于每年6月底以前，将上一年形成的重要信

用档案信息按市档案行政管理部门规定的数据路式报送区（县）档

案馆（信息报送范围见附件二）。

第十三条鼓励其他企业向其工商注册地的市或区（县）档案馆

报送企业信用档案信息。