高校电子会计档案的难点及对策研究

纸质档案作为一直沿用的档案形式具有其优势，具有体现档案原始记录性和凭证作用的显著特点。随着高校网上报账系统的启用以及财务机器人的出现等，许多会计资料都以电子资料形式存在，但保管仍以传统的纸质保管方式为主。随着高校办学规模以及各种项目资金额度的不断增加，财务部门处理的财务项目越来越多，导致会计档案日益增多，同时也凸显了传统的纸质档案保管方式弊端，如打印成本较高；需要较大的存储空间，使储存成本及风险升高；共享程度很差，档案检索、查询效率较低等。为弥补纸质档案的弊端，加速电子会计档案的发展，提高高校财务管理水平，国家出台了一系列政策。在2015年12月，国家财政部、国家档案局发布修订《会计档案管理办法》，将电子档案纳入会计档案范围，这也使电子档案具有了法律效力；国家税务局也于2015年12月1日起推行电子普通发票；财会[2020]6号文件规定来源合法、真实的电子会计凭证与纸质凭证具有同等的法律效力；2020年3月，财政部、国家档案局联合制定发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，从此档案管理从纸质档案为主转变为电子档案。虽然国家相关政策的实施也推动了电子会计档案的发展，但目前在高校实施电子档案管理过程中仍面临许多难点和问题，从而抑制了其实施步伐。一、高校会计档案实施难点（一）电子会计档案实施缺乏相关的技术人员。电子会计档案管理人员应具备档案管理学、会计学、计算机（如计算机网络安全管理、计算机网络硬件与软件维护技术）等方面的相关知识与技能。传统的财务人员的培养主要以会计学、管理学方向为主，缺乏电子会计档案管理的技术支持，导致档案管理人员的计算机操作和应用维护能力较弱，从而使电子会计档案的安全而有效的保管困难重重。此外，电子会计档案查阅需要建立会计档案共享平台、查阅流程设计、权限设置、档案备份、日常系统维护等，均需要具有计算机专业知识的人员才能完成，若缺乏专业人员，一旦遇到系统故障、软件升级、新型软件设置等问题，会计人员会束手无策，造成系统崩溃，数据丢失等问题。（二）电子会计档案实施缺乏相关制度保障。目前高校财务部门都会制定针对本单位的档案管理办法，如档案管理年限、档案移交制度、查阅制度、装订保管方式，但是现有档案管理制度都是针对纸质档案管理，尚缺乏电子会计档案管理制度的具体实施细则。档案管理部门要求会计档案从形成到分类保管都完整、真实，而财务部门可能仅要求装订成册、移交完成，两者的矛盾缺乏相关制度保障。另外，大多数的档案管理人员对电子会计档案没有深刻的了解和认识，从而导致其在电子会计档案的管理过程种极易出现各种问题。（三）电子会计档案资料的保存存在一定安全隐患。电子会计资料被记录在磁盘、光盘等介质中，依赖于计算机的软件和硬件，对周围环境要求较高，不仅要求防火、防水、防盗、还要防尘、防磁、防篡改。电子会计档案以电子形式共享给档案查阅者，还要防止相关人员对档案的篡改，若安全防护措施不到位，就可能导致档案的信息被修泄露。所以为了保持档案的真实性、完整性，电子档案管理的技术人员还要对档案及时备份，防止档案的损坏。同时，要加强单位管理人员电子会计档案安全意识，增强网络安全管理技术水平。（四）纸质发票的广泛使用，增加了电子会计档案实施的难度。电子会计档案来源于也依赖于计算机等设备，虽然会计电算化、信息化、云计算等加速了电子会计档案的实施进程，但目前纸质发票仍广泛使用，如火车票、汽车票、耗材发票以及各种增值税专票等，若财务人员把纸质发票转换成电子档案则需要专门的设备和专业的人员，耗费较长的时间去处理，所以说从某种程度上纸质发票广泛使用抑制了实施电子会计档案的积极性。二、提高财务人员对电子档案的管理水平针对以上存在的问题，笔者认为要加速高校电子会计档案实施进程，提高财务人员对电子档案的管理水平，可以从以下几方面入手：（一）建立健全高校财务部门的财务管理制度，尤其是针对电子会计档案的相关管理制度。制度是行为的保障，只有从制度上合法化，才能有效规范管理行为。高校人员众多、资金规模庞大，种类繁杂，尤其是双一流建设提出后，对高校的发展带来新的机遇和挑战，同时也对会计档案的整理和保管带来更高的要求。电子会计档案的逐步实施，能改变传统纸质档案的诸多不利方面，是财务信息化必然趋势。建设电子会计档案，必须从档案的生成、移交、保管上入手，建设电子会计档案制度，才能理清电子会计档案流程，明确档案管理人员与财务人员的职责。此外，还需要制定严格的电子会计档案查阅审核制度，保证在未经允许的情况下，任何无关人员无权查阅电子会计档案。与此同时，做好相应的查阅登记的有效记录，保证时间准确且责任明确。（二）建立电子会计档案共享平台。电子会计档案与纸质会计档案最大的区别就是档案查阅的便捷程度。传统的查阅纸质档案需要带着授权的纸质查阅文件去档案保管部门或地区查阅相关需求档案，如遇档案保管人员开会、出差或者其他原因请假等情况，则导致查阅人无法及时查阅档案，若对档案需求很急，则会造成较严重的后果。电子会计档案实施后，可以建立会计档案网络共享平台，通过建立网上查阅流程，只需要档案查阅人员在网上申请所要查询的档案，经过领导网络审批以及档案管理人员的授权，即可查阅档案。这种方式方便快捷，不用查询人到处去签字盖章甚至到其他地区去查询档案，省去很多不必要浪费的时间。（三）改变财务人员以及档案管理人员的培养模式，加强继续教育培训，跟上电子档案的保存和管理要求。传统的财务人员培养方向主要以会计学、管理学为主，档案人员培养主要以档案学、管理学为主。随着高校信息化的深入，会计档案类别呈现多样性，档案的收集、整理、保管、借阅都需要技术支撑，传统的培养方式已不能满足档案管理需求，档案保管人员不仅需要具备档案学、会计学知识，还需要具备计算机相关知识和技能，尤其是计算机网络安全管理以及硬件和软件的维护等必备技能。因此，只有改变人才培养方式，加强继续教育培训，才能提高档案管理效率，提升高校财务管理水平。（四）规范电子会计档案形成、整理、保管、借阅流程。电子会计档案有原始凭证、会计凭证、会计账簿、会计报表等，会计电算化实行后，会计账簿、会计凭证直接形成电子档案。2015年12月1日起，国家推行电子普通发票，实现了发票电子化。近几年财务机器人的出现，报账人员可以利用手机扫描原始凭证上传至系统，财务系统根据发票内容自动记账，财务人员根据发票内容复核原始凭证，据有关数据显示财务机器人记账准确率已达90%以上。电子发票的推行、财务机器人的使用实现了原始凭证的电子化。电子会计档案形成后，档案保管人员在系统中根据要求进行分类，然后以磁盘等形式保存，并定期备份。档案保管单位根据档案查阅相关制度，设置借阅流程。三、结束语近年来，我国高校稳步发展