2024年公司办公室管理制度范本（二篇）

第6页共6页2024年公司办公室管理制度范本五、文件管理规定(一)文件管理1、文件的收发、打印、归档整理、借阅及销毁等流程由办公室人员负责执行。2、公司内部的文件收发权限主要集中在行政部。3、公司内部公开文件由行政部负责起草和打印，经总经理审核并签发；各部门内部需要发布的文件由各部门负责起草，经行政部打印，总经理审核无误后，由行政办公室打印，再送回起草部门校对。校对无误后，由总经理盖章、签发。4、所有寄至公司的文件、传真等，均由行政部统一签收并做好详细记录。5、重要文件由行政部统一保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。6、各部门因工作需要借阅一般性文件，需严格遵守借阅流程，涉及保密级别的文件，需经总经理批准后方可借阅。7、办公室管理人员需对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并设定归还期限。8、文件应按照时间、内容、部门、名称等信息进行分类整理，确保附件、批件、定稿等资料的完整性，以备存档。9、根据存档时间和必要性，对文件进行销毁处理，需上报总经理签字批准，并按照文件管理规定执行。(二)档案管理1、办公室人员负责收集应归档的文件、材料，确保份数齐全，包括附件、批复、定稿等。2、所有归档文件经过初步整理，按时间先后顺序再按同一项目文件集中整理，并贴上标签。3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档相结合，对照编目，列出清单。4、各部门如需借阅相关档案，须经总经理审批，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。5、档案管理人员应严格遵守保密规定，履行保密手续，特别是对员工个人信息、公司图片等重要资料的保管，确保档案的安全与完整。6、档案的接收、移交需根据档案管理规定做好详细记录。六、保密管理规定1、严格遵守保密义务，不得以任何形式向公司内外无关人员泄露公司机密信息或涉及公司敏感信息。2、不得向其他公司员工探听、过问非本人工作职责内的公司机密。3、严格执行文件登记和保密制度，机密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的机密文件需设置口令，并将口令报告给总经理。不得将机密文件带至与工作无关的场所。4、如需借用机密文件、资料、档案，须经总经理批准，并按规定办理借用登记手续。5、机密文件、资料不得私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按相关规定经总经理批准后办理。不得在公开发表的文章中引用机密文件和资料。6、会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。会议记录(或录音)需集中管理，未经总经理批准不得外借。7、调职、离职时，必须将自己经管的机密文件或其他物品，交至公司总经理，不得随意移交给他人。8、公司员工离开办公室时，必须将文件存入抽屉和文件柜中。七、印鉴管理使用规定1、持有公章、公函的办公室应加强对公章、公函的管理，指定专人负责保管使用。2、为个人加盖公章或出具公函需经过相关部门及领导的许可，不得私自出具证明。3、建立公章和公函的登记制度，出具任何公函和证明需有编码记录。4、具有法律效力的材料，必须报中心领导批准并签署意见后方可盖章。八、会议管理制度1、收集会议议题，根据选定的议题收集相关资料，确定会议时间、地点等，做好会议通知工作。2、会议主持人负责会议的召开并维护现场秩序，行政专员负责做好会议记录。3、行政专员根据参会人员的发言情况及相关事项，及时整理会议纪要或会议决议，打印并张贴。4、所有会议记录文字资料和电子资料需按时间顺序整理归档。会议记录作为公司机要档案，保管人员不得擅自外泄。5、如需查阅会议记录，应严格按照文件管理制度执行。九、办公用品使用规定1、所有的办公用品和办公设备，经总经理批准后，由行政部统一购买，实行领用登记制度。特殊情况急需领用未登记的，事后需及时补填。2、未经允许，任何人不得私自挪用办公用品。3、办公用品管理人员负责收发入职、离职人员的办公用品2024年公司办公室管理制度范本（二）物资管理规定第一章物资库存管理第一条为确保公司运营顺畅，必须保证常备物资的库存合理性，避免过剩与短缺。第二条对于特殊物品，应广泛选择多方厂家的产品进行比较，择优选用，以确保物资质量与成本效益。第二章物资领用管理第三条公司根据物资的不同分类，实行差异化的领用方式：1.低值易耗品：员工可直接向办公室物品保管人员签字领用。2.管制品：同样采取直接向办公室物品保管人员签字领用的方式。3.贵重物品：其领用需依据专立文件的领用程序进行。4.实物资产：由办公室设立专门的实物资产管理台帐，以精确记录固定资产的当前状态与变动情况。第三章公司物资借用第四条借用公司办公器材需遵循以下规定：1.借用者需填写物资借用单，并经部门主管签字确认。2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促其归还。3.若借用物资发生损坏或遗失，将视具体情况要求借用者照价或折价赔偿。第四章附则第五条新进员工入职时，由管理部门通知其向办公室领用办公物品；员工离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可，其他部门不得为其办理离职手续。第六条办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出，以确保资源的合理利用。第七条本办法由人事部负责解释、补充与修改，并经总经理批准后颁行。第五章传真使用管理办法一、总则为加强公司传真机的使用管理，特制定本办法。二、使用范围1.本办法适用于公司所有使用传真机的情形。2.使用范围涵盖本地、国内及国际传真。三、传真的接收管理1.传真件的接收纳入公司收发管理办法，由收发员统一接收并处理。2.接收后，需填写收件登记簿，并及时分发至相关部门与人员。涉及公司事务的传真原件在行政部留存，业务部门留存复印件。3.公司传真机应保持开机状态，随时准备接收传真。四、传真的发送管理1.各部门与人员发送传真，原则上由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。2.发送传真前，需经领导批准，并填写发文登记簿，确保及时发送。因故不能发送时，应及时通知相关当事人采取其他措施。3.传真原件由行政部留存备查。五、附则传真电话不得被占为普通电话使用，以免延误传真的收发工作。第六章公司值班管理条例一、总则为保障公司正常工作秩序的持续进行与财物安全，特制定本制度。二、管理体制1.员工值日：公司根据自身情况，设立公司或部门值日制度。2.部门主管值班：公司同样根据自身情况，设立部门主管值班制度。三、管理要点与内容（一）员工值日1.目的：维护公司日常工作秩序，确保及时联络与处理各项事务。2.值班时间一般以工作时间为准。3.值班要点包括：巡察办公场所保洁情况、电话记录与处理转送、完成领导交办任务等。（二）部门主管值班1.目的：以公司业务工作为主，确保下班时间或节假日期间公司事务的顺利进行。2.值班时间一般为下班时间或节假日。3.值班要点包括：接待下班后来客、处理未完成工作、处置突发紧急事件、记录值班电话与来访信息等。四、值班规定1.值班人员需遵守值班纪律，按时交接班，有事需提前请假并安排替代人员。2.值班时应坚守岗位，不得从事与工作无关的活动。3.定时做好防盗、防火等工作，加强对重点部位的监管。4.接待来宾时应保持警惕性，妥善处理来访事务。5.值班人员需密切关注领导活动行踪，并准备好应急联系方式。6.遇到