研究院会议室管理制度

研究院会议室管理制度第一章总则

为了加强研究院会议室的管理，提高会议效率，确保会议的顺利进行，特制定本制度。

一、本制度适用于研究院所有会议室的使用、管理和维护。

二、会议室的管理应遵循高效、节约、环保的原则，充分利用信息化手段，提高会议室使用效率。

三、研究院各部门应严格遵守本制度，共同维护会议室的秩序，确保会议的顺利进行。

四、研究院办公室负责会议室的统一管理和协调工作，并对会议室使用情况进行监督、检查。

五、会议室的使用应遵循以下原则：

1.优先保障研究院重要会议和重大活动。

2.提倡跨部门合作，共享会议室资源。

3.鼓励利用会议室开展学术交流、培训等活动。

4.合理安排会议时间，避免会议室资源浪费。

六、会议室管理人员应具备以下职责：

1.负责会议室的日常管理和维护。

2.确保会议室设备设施的正常运行。

3.提前做好会议室的预约、安排工作。

4.会后对会议室进行清洁、整理。

七、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，研究院办公室可根据实际情况予以解释和补充。

八、各部门应认真贯彻执行本制度，对违反规定的行为，将按照研究院相关规定进行处理。

九、本制度的解释权归研究院办公室所有。

第二章会议流程

一、会议预约

1.会议室预约采用线上预约方式，各部门需提前三个工作日登录研究院会议室管理系统进行预约。

2.预约时需填写会议主题、参会人数、会议时间、所需设备等详细信息。

3.会议室预约遵循先到先得的原则，如遇到冲突，研究院办公室有权进行协调安排。

二、会议通知

1.会议组织者应在会议开始前至少两天，通过邮件、短信或电话等方式通知参会人员。

2.通知内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程等。

3.会议组织者应确保参会人员收到会议通知，并对参会人员进行参会确认。

三、会议签到

1.会议开始前，会议组织者负责组织参会人员签到，确保签到表真实、完整。

2.签到表需由会议组织者留存，以备后续查询。

四、会议议程

1.会议组织者应按照预定议程主持会议，确保会议内容充实、高效。

2.会议议程可根据实际情况进行调整，但需征得参会人员同意。

五、会议记录

1.会议记录应由专人负责，记录会议主题、参会人员、讨论内容、决策结果等。

2.会议记录应真实、完整、准确，会后及时整理归档。

六、会议决策

1.会议决策需遵循民主集中制原则，充分讨论，形成共识。

2.会议决策结果应以书面形式明确，并由参会人员签字确认。

3.会议决策的实施和跟踪落实由会议组织者负责。

七、会议结束

1.会议结束后，会议组织者应对会议进行总结，评价会议效果，收集参会人员的意见和建议。

2.会议组织者负责将会议纪要、决策结果等资料整理归档，并在规定时间内上传至研究院会议室管理系统。

八、会议延期或取消

1.如需延期或取消会议，会议组织者应提前通知参会人员，并说明原因。

2.会议延期或取消的通知需通过邮件、短信或电话等方式告知参会人员，并做好记录。

九、会议保密

1.会议内容涉及研究院内部信息或敏感事项，参会人员需遵守保密规定，不得泄露会议内容。

2.会议组织者应确保会议纪要、决策结果等资料的保密性，防止信息泄露。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由专人负责编制，内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等。

2.会议纪要应简洁明了，条理清晰，便于理解和执行。

3.会议纪要编制完成后，需经会议组织者审核，确保准确无误。

4.会议纪要应在会议结束后两个工作日内发布，并通过邮件、研究院内部通讯系统等方式通知参会人员。

二、会议决策的分解与责任落实

1.会议决策应根据实际情况进行分解，明确责任部门、责任人和完成时限。

2.会议组织者应协调相关部门和人员，确保决策得到有效执行。

3.责任部门应制定具体的实施方案，并定期汇报进展情况。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.研究院办公室负责对会议纪要的执行情况进行跟踪、监督和评估。

2.跟踪过程中，如发现决策执行不力或存在问题，应及时向会议组织者反馈，并提出改进措施。

3.会议组织者应定期召开会议，对决策执行情况进行汇总、分析和调整。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照研究院档案管理规定进行归档，确保资料的安全、完整。

2.会议纪要归档后，应方便参会人员查阅，以便于了解会议内容、跟踪决策执行情况。

3.如需查阅会议纪要，应向研究院办公室提出申请，经批准后可进行查阅。

五、会议纪要的更新与反馈

1.会议纪要应根据实际情况进行更新，确保决策执行的连续性和完整性。

2.更新的会议纪要需重新发布，并通知相关人员进行查阅。

3.会议组织者应积极收集参会人员对会议纪要执行情况的反馈，不断优化会议管理制度，提高会议效果。

六、会议纪要的考核与应用

1.会议纪要的执行情况将作为各部门和人员绩效考核的依据之一。

2.对会议决策执行到位、效果显著的部门和个人，研究院将给予表彰和奖励。

3.对会议决策执行不力、造成不良影响的部门和个人，研究院将按照相关规定进行处理。

第四章会议室管理规定

一、会议室使用规范

1.会议室使用应遵循预约制度，未经预约不得擅自使用。

2.使用会议室时，应保持室内整洁，不得吸烟、乱丢垃圾。

3.会议室内不得大声喧哗，影响其他会议室或办公区域。

4.会议室使用完毕后，应关闭门窗、电源、投影仪等设备，确保消防安全。

二、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用会议室设备时，应遵循操作规程，不得擅自拆卸、改装或带出会议室。

3.如发现设备故障，应及时报告给会议室管理人员，以便及时维修。

三、会议室预订与取消

1.会议室预订需提前三个工作日，通过研究院会议室管理系统进行。

2.如需取消预订，请至少提前一个工作日通知会议室管理人员，以免造成资源浪费。

3.会议室管理人员有权根据实际情况调整会议室预订，确保会议室资源合理分配。

四、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据研究院工作时间制定，原则上与研究院办公时间同步。

2.特殊情况下，如需在非工作时间使用会议室，需提前申请并经研究院办公室批准。

五、会议室安全与环保

1.会议室使用过程中，应确保消防安全，遵守研究院消防安全规定。

2.会议室内应配备必要的消防设施，并定期检查、维护。

3.使用会议室时，应注重环保，减少一次性用品的使用，提倡绿色会议。

六、会议室清洁与维护

1.会议室管理人员负责会议室的日常清洁和设备维护。

2.定期对会议室进行卫生打扫，确保会议室环境整洁、舒适。

3.会议室设备使用完毕后，应及时进行维护，确保设备使用寿命。

七、会议室违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门和个人，研究院办公室有权进行制止、纠正。

2.情节严重的，将按照研究院相关规定进行处理，直至追究法律责任。

3.鼓励员工相互监督，共同维护会议室