局精简会议管理制度

局精简会议管理制度第一章总则

为确保局工作会议的效率与效果，规范会议的组织与管理，提高决策效能，特制定本精简会议管理制度。

一、会议宗旨

会议应围绕我局中心工作，坚持精简、高效、务实、创新的原则，减少不必要的会议，提高会议质量，确保会议成果的贯彻落实。

二、适用范围

本制度适用于我局组织召开的各类工作会议，包括全体会议、专题会议、业务会议等。

三、组织架构

1.会议筹备组：负责会议的组织、筹备、通知等工作。

2.会议主持人：负责会议的召集、主持、总结等工作。

3.会议记录人：负责会议纪要的记录、整理、归档等工作。

4.各参会部门：负责按时参加、汇报工作、落实会议决议等。

四、会议类别及召开周期

1.全体会议：原则上每季度召开一次，特殊情况可临时召开。

2.专题会议：根据工作需要，不定期召开。

3.业务会议：根据业务工作需要，定期召开。

五、会议通知

会议筹备组应提前向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会人员等内容。

六、会议纪律

1.参会人员应按时参加，不得迟到、早退、无故缺席。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音，保持会场秩序。

3.会议内容应严格保密，不得泄露。

七、本制度的解释权归我局所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。

第二章会议流程

一、会前准备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议讨论的主题，确保会议目标清晰。

2.制定会议议程：会议筹备组应根据会议主题，制定详细的会议议程，包括会议议题、报告人、讨论时间等。

3.确定参会人员：根据会议主题及议程，明确参会人员范围，确保相关部门及人员参会。

4.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，确保参会人员了解会议相关信息。

5.准备会议材料：会议筹备组应收集、整理与会议主题相关的资料，提前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议筹备组负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：会议主持人介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和要求。

3.各部门汇报：按照会议议程，各部门负责人依次汇报相关工作，报告内容应简明扼要，突出重点。

4.讨论与决策：针对会议议题，参会人员进行充分讨论，形成决策意见。

5.主持人总结：会议主持人对讨论情况进行总结，明确会议决议，对下一步工作进行部署。

三、会议记录

1.会议记录人应认真记录会议内容，包括会议议题、参会人员、讨论情况、决策结果等。

2.会议记录应真实、完整、准确，便于会后纪要的整理和归档。

四、会议闭幕

1.会议主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.会议记录人将会议纪要发送给主持人及参会人员，以便大家对会议内容进行回顾和落实。

五、会后落实

1.各参会部门按照会议决议，及时开展工作，确保会议成果的落实。

2.会议筹备组对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，为下一次会议提供参考。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等关键信息。

3.会议纪要经会议主持人审核通过后，应及时发布给所有参会人员，并抄送相关部门。

二、会议决议的执行与跟踪

1.各参会部门应按照会议纪要中的决议，制定具体的执行计划，明确责任人、完成时限等。

2.会议筹备组应建立会议决议跟踪表，对会议决议的执行情况进行定期跟踪和督促。

3.对于执行过程中出现的问题，相关部门应及时向会议主持人报告，寻求解决方案。

三、会议决议的反馈与评估

1.各参会部门在完成会议决议后，需向会议主持人提交执行情况报告。

2.会议筹备组应定期收集会议决议的执行结果，进行汇总和评估，为改进会议管理提供依据。

3.对于未按期完成的会议决议，应分析原因，提出整改措施，并在下一次会议中进行通报。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，保存期限按照我局相关规定执行。

2.会议纪要归档后，相关人员如有需要，可向会议筹备组申请查阅。

3.会议筹备组应建立健全会议纪要查阅制度，确保会议纪要的安全、保密和便捷查阅。

五、会议纪要的持续改进

1.会议筹备组应定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，分析存在的问题和不足。

2.针对存在的问题，提出改进措施，不断完善会议纪要的跟踪落实机制，提高会议效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议筹备组提交会议室预订申请。

2.会议筹备组根据会议室使用情况，合理安排会议室的使用时间，避免冲突。

3.预订会议室时，需提供会议主题、参会人数、使用时间等信息，以便会议筹备组进行合理安排。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等。

2.会议筹备组应定期检查会议室设备，确保设备正常运行，避免会议期间出现故障。

3.会议室布置应简洁、大方，符合会议主题和氛围。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境卫生。

2.会议期间，参会人员应保持安静，不得大声喧哗，遵守会场秩序。

3.未经允许，不得擅自携带会议室内设备离开。

四、会议室清洁与维护

1.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，恢复原状，确保会议室整洁。

2.会议筹备组应定期对会议室进行保洁和设备维护，保证会议室的正常使用。

3.对于会议室内损坏的设备，使用部门应尽快报修，确保会议室设备的完好。

五、会议室安全管理

1.会议室内应配备消防器材，并定期检查，确保消防安全。

2.会议筹备组应制定会议室安全管理制度，加强会议期间的安全保卫工作。

3.会议期间，参会人员应遵守安全规定，不得在会议室内进行危险行为。

六、会议室资源优化

1.会议筹备组应合理利用会议室资源，提高会议室使用效率。

2.鼓励各部门开展联合会议，共享会议室资源，减少会议室闲置时间。

3.定期评估会议室使用情况，为会议室的扩建、改造提供依据。

第五章附则

一、本制