企业全面预算管理的困境及对策探讨

摘要：当前，随着外部化工市场竞争的愈发激烈，越来越多的化工企业开始注重企业的内部管理工作，开始意识到全面预算管理工作在规范企业经济行为、增加经营收入、降低企业成本上的推力作用。作为一家拥有几十年历史的化工设计院，如何在日新月异的市场上站稳脚跟，加强企业内部全面预算管理工作是SZ化工设计院亟待研究的一个课题。本文通过分析SZ化工设计院全面预算管理的困境，并依据目前情况提出了一些针对性的对策，旨在提升企业全面预算管理水平，使企业拥有更强的竞争力。关键词：化工设计院；全面预算管理；困境；对策一、引言从1953年至今，化工設计院历经数次变化：最开始是国家化工厅下属事业单位，2013年改制与外资合资，2020年成为中电公司下属SZ化工设计院。一路走来，化工设计院发展十分迅速，在全国各地都建立起分院。但是近些年来，受外部新形势下市场的冲击，化工设计院的发展开始呈现缓慢的下滑趋势。新形势下，化工设计院想要稳住市场地位，实现扭亏为盈的新局面，就必须严抓企业内部管理，而加强全面预算管理是一个有力的手段。二、企业加强全面预算管理的意义（一）有利于合理配置企业内部资源，实现企业战略目标全面预算管理是企业管理的重要工具，通过全面预算的编制与执行，合理配置企业内部资源，将企业的战略目标层层分解成化工设计院里各部门、各期间具体的工作目标，通过强化月度、季度、半年度预算控制，从而实现企业战略目标。（二）有利于加强企业风险控制，提高抵御风险能力通过加强全面预算管理中的月度预算分析，测算实际运营数据与预算目标数据的差异，进一步剖析差异原因，有助于管理层尽早发现化工设计院运营中的潜在风险，提前筹划好风险应对方案，提高抵御风险能力。（三）有利于强化部门之间的沟通，提升内部管理水平全面预算的“全面”两字体现了一个全民参与、全程管控、全面资源整合的管控过程。通过加强全面预算管理，各部门人员的责任分工日益清晰，不同部门之间人员的沟通协作日益增多，大大提升了化工设计院里的沟通效率，提升了内部管理水平。三、企业全面预算管理面临的困境（一）缺少全面预算管理机构当前，化工设计院领导没有重视全面预算管理工作的有效落地。虽然集团出台了预算管理实施办法，办法里也列明了成立预算管理领导小组，管理全面预算管理工作。但是实际在化工设计院里，没有建立由财务部门主导的预算管理临时机构或者办公室，负责集团与业务单元间预算管理工作的传递、沟通、协调，导致最终预算执行被弱化。通常在每年10月下旬开始填报下一年度预算编制草案，此时正值年度最后一个季度，是业绩指标冲刺期。化工设计院领导认为预算主要是财务部门的事情，化工设计院里的一线主力军-设计经理、专业设计人员应该投入更多的精力在项目图纸冲刺上。在这一想法下，下一年度的预算编制数据基本就单靠财务部门在填制，预算数据的质量可想而知。化工设计院领导的这波操作，完全背离了全面预算管理的全员性要求，导致化工设计院里执行人员对全面预算管理一直不理解、不认同、也不执行。（二）预算管理专业人员缺乏化工设计院里，虽然领导们已经在试行全面预算管理模式，知晓预算管理人员的专业化水平对全面预算管理的重要性，但是实际工作中，还是没有引起足够重视，导致预算管理专业人员缺乏，具体表现在以下几点：首先，为了节约成本，化工设计院都没有单独设置预算控制岗位，预算工作交由核算会计兼任。由于预算管理工作是一项专业性强、综合性较强的工作，核算会计专业水平受限，遇到困境时，难以快速地去击破全面预算管理工作的各个难点，在一定程度上影响了预算管理工作的开展。其次，化工设计院对预算管理人员的专业培训缺乏。设计院里的培训课程主要针对的是一线的设计人员，缺少预算管理方面系统化的培训，目前就靠集团发布的预算管理办法实施细则指导工作远远不够。最后，化工设计院缺乏相对合理的奖惩机制，难以激发预算管理人员的积极性。在重设计管理轻预算管理的设计院里，预算管理人员的工资水平普遍偏低，奖惩也流于形式，导致预算管理人员缺乏干劲，影响预算管理工作的有序开展。（三）全面预算管理缺乏信息化系统支持化工设计院还没有开通预算管理信息系统，预算工作还是通过office软件处理。集团设置好预算EXCEL套表，分发给业务单元。各业务单元在此套表上进行编辑，再发送给集团。此种手工预算管理模式存在很多问题：首先，Excel预算模式会导致编制预算工作量增大，各种预算错误率增多。有时出现错误时，还不容易被发现，导致预算管理工作效率低下，全面预算管理的作用没真正发挥出来。其次，在预算中期或者运营中，预算数据调整很不便利。当调整某块预算时，可能会涉及调整多个表格，导致预算工作量既繁琐又容易出错。如若调整预算次数增多，Excel预算表在管理层和财务部门之间转来转去，两方都可能出现晕乎状态。最后，Excel预算模式没法及时反馈信息。手工模式下，预算套表没法和费用报销系统建立数据共享平台，只有财务有权限查询预算数据，公司员工没法及时了解预算变动额、预算费用余额。员工要等到费用报销时，才能发现申请额超预算，预算反馈机制非常落后。（四）全面预算编制不合理、不科学全面预算管理作为一种新兴的内部预算管理工具，在化工设计院里已经开展起来。员工们虽然都系统地学了全面预算的理论知识，但是在实际操作流程中，还是遇到了很多困境，表现在如下几点：第一，预算费用相近科目缺乏注释，导致员工容易产生混淆，填错预算费用类别。比如办公费和后勤费、团队建设费和招待费、市场专项费和会议费。今年营销部员工将参加行业或地方展会、论坛产生的会务费、差旅费等，本该放置在市场专项费用里，结果误放在会议费里。等到要申请氟硅行业绿色发展大会费用时，因为没有预算，申请不下来，营销部和财务部门互相扯皮。第二，预算编制细节死板、缺乏柔性。比如培训费用预算，填了差旅、住宿、餐饮费、场地费金额，还要再填制具体的培训项目名称。对于今年10月刚新出的《石油化工建筑物抗爆设计标准》（GB/T50779-2022）新规宣贯专题培训班，确实是行业所需，政府临时安排。虽然预算里有培训费用预算，财务以预算里没这块培训内容为由，卡着费用申请，确实有点死板。第三，预算编制过程中，化工设计院员工间缺乏互通性，导致预算不够的问题频繁出现。主要是由于异地办公，管理层与下属间、管理层与财务间缺乏沟通。每年填报预算的时候，就凭管理层一己之力，在去年费用发生额的基础上，用增量预算法出数字，导致还没等到年中预算调整，费用预算就出现不够了。会议室的老空调突然不制冷了，业主来了开会不方便，行政想更换空调，固定资产没预算。常熟新签了新设计项目，为了项目保密，设計员工需要派驻现场去办公，要租宿舍，发现后勤费也没预算。设计院管理层也是被各种加预算的申请搞得焦头烂额。（五）全面预算考核机制缺失全面预算考核机制是管理层对化工设计院各个专业的预算执行情况的考核与评价，能够对预算人员起到很好的激励和监督作用。但是目前在化工设计院里，考核机制主要围绕设计人员的工时、产值展开，还没有建立起与全面预算管理相配套的预算考核机制。预算考核机制的缺失，一定程度上严重影响了预算执行人员工作的积极性，导致全面预算管理在设计院里没有发挥其应有的管理效果。四、企业加强全面预算管理的对策（一）建立全面预算管理组织机构为了使全面预算管理在化工设计院里真正落地，成立一个以财务部、管理层、各专业设计人员组成的全面预算管理办公室尤为重要。预算管理办公室作为一个独立的中间部门，负责衔接上级集团的预算指令及指导下级设计院预算的开展。具体工作安排如下：第一，预算管理办公室成员要和化工设计院领导解释清楚全面预算管理工作的重要性，从而获得领导的支持，便于今后预算管理工作的顺利开展。第二，预算管理办公室里要建立明确的分工制度，各专业设计人员负责规范自己部门的预算数据填报，设计院管理层负责第一道审核，设计院财务部门负责第二道审核，层层把关，最后把预算草案递交给集团预算管理小组。第三，预算管理办公室要负责追踪后期预算相关事项，针对预算草案调整、年中预算数据调整、预算数据差异分析等，定期召开预算会议，商讨如何调整后期预算数据。第四，预算管理办公室要加大教育培训力度。通过组织预算管理办公室或者全体人员，研读集团预算管理办法实施细则，解释其中大家不大理解的部分，从而调动化工设计员工预算执行积极性，提高全面预算管理的工作效率。（二）加大预算管理人才队伍建设预算管理人员的专业化水平直接关联着预算控制效果，所以化工设计院领导一定要加大对预算管理人才队伍方面的建设。首先，通过社会招聘、猎头推荐，或者与高校合作，引入高学历预算管理人才，通过新老预算会计一起联动，提高化工设计院预算工作效率。既能提升核算会计的预算工作水平，又能防止人员流动带来的岗位空缺。其次，化工设计院要加强预算管理培训，定期邀请行业内的专家，来公司开展关于预算管理方面的培训，或者通过购买预算管理的网课，让预算管理人员灵活安排时间学习，以此来充实预算管理人员的知识库。最后，化工设计院领导要根据行业预算人员工资水平，适当调整设计院预算人员的工资，并确保奖惩机制的有效试行。对全面预算管理工作完成出色的预算人员，给与相应的奖金奖励或者精神奖励，从而充分调动预算工作人员的积极性。（三）加强全面预算管理信息化系统建设随着大数据时代的到来，设计业务发展进程的复杂化，化工设计院对全面预算管理要求的不断提高，传统的手工预算模式弊端日渐显露，已逐渐无法满足全面预算管理中“全面”二字的要求。化工设计院想要尽快提升企业全面预算管理水平，加强预算信息化系统的建设刻不容缓，具体可以从以下几点着手：第一，化工设计院要根据自身业务情况，引进先进的预算管理软件系统，同时对预算填报人员进行培训，让员工尽快熟练地掌握系统填报模式。通过预先设置好的报错模式，员工一旦填错，就出现提示预警，极大地提高了全面预算管理的质量和效率。第二，化工设计院要加大对预算软件的开发力度，优化预算调整程序，优先设置好各预算节点、预算调整模型。运营中期调整预算时，直接进入调整板块，改动数据都能通过后期追溯查询，避免了人为调整预算的凌乱。第三，化工设计院要尽快构建一个预算系统、费用报销系统、设计业务系统一体化的共享平台，实现预算、财务、业务三者数据的实时共享。设计院员工在共享平台就可以直观地看到项目信息、项目预算情况等，大大提升办公效率。共享平台还能通过植入控制工具，对费用预算、成本差异等实时监控，充分发挥预算的预警功能。（四）优化全面预算的编制在全面预算的编制中，为了提高预算的科学性和准确性，应该注意以下几个方面：1.在预算费用相近科目存在混淆的层面。财务部应该进行预算优化操作，可以在预算费用科目旁边，单独增加一列为预算费用类别解释，让员工填报预算费用时有个清晰的认识。另外，对于员工容易混淆的科目，也可以单独在预算会议上特别解释说明，加深员工对易混淆预算费用的理解性。2.在预算编制细节缺乏柔性层面。财务部在设置预算内容时，应根据以往费用发生比例，对于占比较小的费用，适宜增加预算填报的柔性。对于培训费，去年占总费用比例为0.3%，属于低权重成本。在培训费用预算填报的时候，取消要列明具体培训项目名称的要求，改为按照设计专业培训需求列出，适当增加预算填报灵活性。3.在预算编制缺乏互通性层面。化工设计院管理层不能再包揽预算填报工作，要真正落实好成立预算管理办公室这一举措。预算管理办公室负责沟通衔接上级集团预算指令，指导下级设计院的预算填报工作，使预算数据更符合化工设计院的实际情况，更便于后期预算的有力执行。（五）建立科学合理的预算考核机制，提升预算执行监督力度针对化工设计院目前的预算考核现状，企业急需建立科学合理的全面预算考核机制，来提升预算执行监督力度。预算考核是全面预算管理的重要环节，也是检验预算执行成果的重要手段，两者相辅相成，缺一不可。化工设计院管理层应该充分利用预算管理信息化系统，实时动态监测设计院预算执行过程、预算执行结果，每个月底进行预算考核。通过预算管理办公室组织召开的预算分析会议，对设计院各专业的预算实际执行情况进行公告。对该月预算完成较