采购管理制度审议会议纪要

采购管理制度审议会议纪要第一章总则

为确保采购管理制度审议会议的有序进行，提高会议效率，明确会议成果的跟踪落实，特制定以下会议管理制度。

一、会议目的

采购管理制度审议会议旨在对公司采购管理相关制度进行讨论、修订和完善，以提高采购工作效率，降低采购成本，确保采购活动的合规性和透明度。

二、会议原则

1.公开透明：会议内容应公开、透明，确保参会人员了解会议议题及决策依据。

2.尊重民主：充分听取各方意见，遵循少数服从多数的原则，确保决策的公正性。

3.高效务实：会议应注重实效，精简议程，缩短会议时间，提高会议效率。

4.严谨保密：会议涉及公司内部信息及商业秘密，参会人员需严格遵守保密规定。

三、参会人员

1.会议主持人：由公司高层领导或相关部门负责人担任，负责会议的组织、主持和总结。

2.必须参会人员：采购部门全体人员、相关部门负责人及关键岗位人员。

3.邀请参会人员：根据会议议题需要，可邀请公司其他部门相关人员、外部专家等参加。

四、会议频次

采购管理制度审议会议原则上每季度召开一次，如遇特殊情况，可由会议主持人决定临时召开。

五、会议通知

会议通知应提前至少一周发布，包括会议时间、地点、议程、参会人员等内容。会议通知应确保传达到每一位参会人员。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音，如有紧急事项，需向主持人请假后方可离场。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不随意打断他人发言，不发表与会议主题无关的言论。

3.会议结束后，参会人员应按照会议纪要要求，及时反馈意见，确保会议成果的落实。

七、本制度的解释权归公司采购管理部门所有，自发布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修订。参会人员应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议效果。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议主持人根据公司采购管理现状及工作计划，提前征集议题，明确会议讨论的重点和目标。

2.制定议程：根据确定的议题，制定会议议程，明确各议题讨论的时间、顺序及责任人。

3.通知参会人员：发布会议通知，确保参会人员了解会议时间、地点、议程等内容。

二、会议签到

1.会议开始前，由会务组负责组织签到，核实参会人员身份。

2.签到表应记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息，以便于统计参会情况。

三、会议开幕

1.会议主持人简要介绍会议背景、目的和议程。

2.主持人宣布会议纪律，要求参会人员遵守会议秩序，确保会议顺利进行。

四、议题讨论

1.各议题责任人按照议程顺序，对议题进行详细阐述，包括背景、现状、改进措施等。

2.参会人员针对议题展开讨论，提出意见和建议。

3.会议主持人负责引导讨论，确保讨论内容紧扣议题，避免跑题。

五、决策表决

1.讨论结束后，会议主持人对议题进行总结，明确决策事项。

2.采取投票或举手表决的方式，对决策事项进行表决。

3.表决结果由会议主持人当场公布，并记录在会议纪要中。

六、会议总结

1.会议主持人对本次会议的成果、共识和遗留问题进行总结。

2.对参会人员的意见和建议表示感谢，并对下一步工作提出要求。

七、会议闭幕

1.会议主持人宣布会议闭幕。

2.会务组负责收集会议纪要，整理成正式文件。

八、会议资料的整理与归档

1.会务组将会议纪要、表决结果等资料整理归档，以备查阅。

2.会议资料应按照公司档案管理规定进行保存，确保资料的完整性和可追溯性。

九、会议反馈

1.参会人员应在会议结束后的一定时间内，对会议效果、组织等方面进行反馈。

2.会务组根据反馈意见，不断优化会议流程，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会务组应在会议结束后24小时内，根据会议记录和表决结果，编制会议纪要。

2.会议纪要应详细记录会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

3.会议纪要编制完成后，由会议主持人审核，确认无误后发布给全体参会人员。

二、会议纪要的审批与存档

1.会议纪要需经公司高层领导审批，确保纪要内容的准确性和权威性。

2.审批通过的会议纪要，应以书面形式归档，同时电子版发送至相关部门和人员，以便查阅和执行。

三、会议决策的执行与跟踪

1.会议决策事项的责任人应按照会议纪要要求，制定具体实施方案，明确执行时间节点。

2.相关部门应积极配合，确保会议决策的顺利实施。

3.会务组对会议决策的执行情况进行定期跟踪，了解进度，协调解决问题。

四、会议成果的评估与反馈

1.在会议决策实施过程中，会务组应定期收集相关信息，评估会议成果的实际效果。

2.对于未能按期完成的决策事项，应分析原因，制定整改措施，并报告公司高层领导。

3.参会人员及相关部门应对会议成果的实施效果进行反馈，提出改进意见。

五、会议纪要的更新与修订

1.根据会议成果的评估和反馈，会务组对会议纪要进行更新和修订，确保纪要内容的时效性和准确性。

2.修订后的会议纪要需重新提交审批，并通知相关部门和人员。

六、会议纪要的公示与监督

1.会议纪要应在公司内部进行公示，接受全体员工的监督。

2.员工对会议纪要内容有异议时，可向会务组提出，会务组应及时核实并给予答复。

3.会务组应加强对会议纪要执行情况的监督，确保会议决策落到实处，为公司发展提供有力支持。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会务组负责统一安排。

2.需要使用会议室的部门或个人，应提前向会务组提交会议室申请，包括会议时间、参会人数、设备需求等信息。

3.会务组根据申请信息，合理安排会议室，并在会议前确认会议室准备情况。

二、会议室配置

1.会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板、会议桌椅等。

2.会务组定期检查会议室设备，确保设备正常运行，及时更新耗材。

3.会议室应保持整洁、安静，室内温度、照明等条件适宜。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，不得随意移动设备，损坏公物需照价赔偿。

2.会议结束后，使用部门或个人应负责清理会议室，确保场地整洁。

3.若会议延期或取消，预订部门应及时通知会务组，以便安排其他会议使用。

四、会议室安全管理

1.会务组应确保会议室内的消防安全设施完好，定期进行安全检查。

2.会议期间，参会人员应遵守安全规定，紧急情况下有序撤离。

3.会务组负责对会议室进行定期消毒，保障参会人员健康。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据公司工作作息时间合理安排，确保满足各类会议需求。

2.特殊情况下，会务组可根据实际需求调整会议室开放时间，并及时通知相关部门。

六、会议室预订优先级

1.在会议室资源紧张时，会务组将根据会议的重要性、紧急程度等因素，合理分配会议室资源。

2.公司级重要会议享有优先预订权，其他会议需服从会务组的安排。

七、会议室管理制度的监督与改进

1.会务组应定期收集会议室使用过程中的意见与建议，不断优化会议室管理规定。

2.对于违反会议室管理规定的行为，会务组有权进行制止，并视情况给予相应处罚。

3.会务组应持续关注会议室管理制度的执行情况，确保各项规定得到有效