中小民营企业存货管理存在的问题及改进

近年来，中小民营企业发展迅速，随着企业的快速发展，竞争也日益激烈，如何在激烈的竞争环境中立于不败之地，存货管理发挥了重要的作用。由于存货占用了大量的企业资金，存货的流转速度影响了企业的发展速度。而高质量的存货管理水平能够降低企业的存货成本，提高生产率及企业资金使用效率，使企业能够健康稳定的发展。但是很多中小民营企业并不重视存货的管理，认为存货的管理只是确保存货的安全性，没有注重存货的运转效率，进而导致了企业一系列问题的出现，影响企业的发展。一、存货管理概述存货是企业为正常的生产经营活动而准备的原材料、耗用物资以及生产过程中的半成品、仓库中的产成品、在途准备出售的库存商品等。存货是企业的一种重要物资，能够保证企业正常运转。它的特点是具有较快的变现能力和较强的流动性、具有时效性以及发生潜在损失的可能性。存货管理是指为了使企业正常生产经营、降低成本而对企业存货进行的管理控制。达到存货管理的最终目的是保持合理的库存水平，保证企业的资金得到合理的使用，提高经济效益。存货管理是现代企业管理的重要组成部分，是企业内部控制的重要环节。高水平的存货管理能够加速存货转换为货币资产或者其他资产，而长期不能耗用的存货就有可能变成积压物品甚至是废品，给企业造成一定的损失。二、中小民营企业存货管理存在的问题（一）缺乏科学完善的采购计划很多中小民营企业没有完善的采购计划，采购管理粗糙，库存管理混乱，采购人员主观性强，没有根据一定的数据计算制定采购计划，只凭着经验跟着感觉走，对资金的使用及采购量没进行系统的预算。采购量过大，不能及时出库，就会造成存货大量囤积，不但会增加保管费用、人员成本，还会占用大量的企业资金，长期累计，就会产生很多无效、过期库存，浪费大量企业资源，影响企业的整体运营。采购量不够又会影响生产环节跟销售环节，原材料的短缺会造成生产停滞、严重者会造成订单合同难以完成，担负违约责任，以致客流损失，收入减少。（二）存货管理重视程度不够，管理机制不健全大多数民营企业领导并不重视存货管理，他们更重视企业的生产环节、销售环节，他们认为只有保证产品质量、降低成本、做好销售才会给企业带来利润。殊不知，存货管理水平提高了，存货流转速度加快了，既加速了资金的周转速度，又降低了企业的采购成本、仓储成本，同样能增加企业利润。由于缺乏对存货管理的认识，存货管理配套机制必然也不健全。有些企业为了节省人力成本，往往一人身兼数职，采购、入库验收、出库都掌控在一个人手里，职权划分不清，监督检查不到位，容易出现私用物品、贪私舞弊问题，而且出现问题不能够被及时发现，因为很多企业没有完善的库存盘点制度，并不能定期进行库存盘点，等到发现时，已经给企业产生了很大的损失。所谓没有规矩不成方圆，没有制度约束，员工在工作中无章可循，没有奖惩机制，工作就缺乏动力。有的企业即使有相关制度，但缺乏严格的内部管控，制度形同虚设，难以落实和执行。（三）存货管理技术、信息化建设落后随着大数据时代的来临，信息化建设在企业发展中的作用日益明显。而大多数中小民营企业信息化建设比较落后，仅依靠计算机系统，使用简单的EXCEL、WORD等办公软件进行采购、入库、出库统计，这种无异于手工记账的方式容易出现输入错误，信息不真实，导致账实不符、账账不符。存货是连接采购、生产、销售的纽带，存货管理信息化落后，会导致各部门之间信息不能共享，不能为企业决策者提供及时准确的信息，不利于采购计划、生产计划及销售计划的制定，对于企业的采购及生产销售都会产生不利影响。由于传统的存货管理模式对人工的依赖性比较强，很多事情都必须依靠人工操作才能完成，这无疑增加了劳动成本。传统存货管理模式下，对仓库货品品种数量的掌握不够详尽、不够清楚，容易造成废旧过时产品的积压，这无疑又增加了企业的仓储成本及资源浪费。三、企业存货管理的改进方法（一）制定科学的采购计划，完善采购流程采购并不是简单的买与卖，采购质量的好坏直接影响了生产环节，决定了企业产品质量的高低。而完善的采购计划，是高质量采购成功的第一步。采购计划要合理科学、要符合实际，不可凭主观思想任意制定。采购要根据需求而定，避免过多或过少采购，这就需要采购部门跟生产、销售、财务各部门做到有效沟通。采购也不能只看眼前需求，要有长远的打算。采购计划必须与企业的生产计划、未来销售计划挂钩，这就需要将整个采购过程精细化。从原材料请购开始，将计划、比价、合同制定、追踪、供应商管理、资金管理系统化。采购同样也要考虑市场因素，市场瞬息万变，采购人员要有敏锐的市场嗅觉，对于市场的变化能及时做出反应。（二）加强存货管理的理念企业的管理层要从企业发展的角度看待存货管理问题。应加强存货管理的理念并将这种理念灌输给公司的每位员工。在存货管理人员的选择上，企业要选择品德好，经验足的人员来担任。存货管理人员如果品质不好，很容易出现问题。同时，企业要注重员工培训，定期组织员工进行存货管理方面的学习，提高存货管理人员的业务水平。同时，企业也要不定期对员工进行职业技能测验，并制定相应的奖惩机制。对各方面表现优秀的员工一定要给予重点培养，使员工对企业有归属感，防止人才流失。人才是企业的一项重要资源，中小民营企业通常规模不大，在薪酬方面很难满足优秀员工的期望值，造成人员流动频繁，管理下降，如此循环往复，形成恶性循环，所以企业不能仅注重眼前利益，必须要从长远的角度看待这一问题。（三）建立健全存货管理制度，加强内部管控每个企业的存货管理制度都有自己的特点，存货管理制度的制定要视企业情况而定。从企业的采购入库、仓储、领用出库等流程都要做出详细规定，要从制度上保证存货管理的操作规范。企业应制定采购、验收、出入库、存储、清查盘点控制制度。采购人员根据企业需求提交请购单，经主管部门审核批准后签订采购合同，供应商的选择尽量货比三家，防止采购员与供应商暗箱操作，收受回扣。货物入库前要进行严格检查，符合标准后由仓库保管员填写入库单，出库时同样要开具出库单，出入库单要及时报给财务入账，核算成本。每月月末进行盘点，核对实物库存账与财务资金账，出现盘亏或者盘盈，都要及时分析，查找原因。如果是正常的仓储损耗，比如粮食企业，在仓储过程中受水分影响较大，往往会出现短库或溢库现象，这些正常损耗可以报财务进行财务处理，如果是管理不善造成的损耗，要责任到人，一追到底。制度的贯彻执行需要监督做保证，所以企业必须加强内部管控，比如通过内部审计、财务监督等进行多角度监督控制。企业要明确划分职责，明确仓管人员的职务与权限，杜绝一人身兼数职现象，确保不相容职责相分离。要建立健全内部管控制度，使相关部门相关人员之间相互制约、相互监督。（四）加强信息化建设，引进先进的存货管理模式随着企业不断发展壮大，企业的存货管理日期复杂，传统的存货管理模式已经不能适应企业的发展，这就要求企业必须与时俱进、加强信息化建设并引进先进的存货管理模式。1．ERP系统的使用ERP系统是一个将采购、生产、销售等各部门资源融于一体的系统软件，各部门在统一的信息资源下工作，所有资源数据只需要在某一个系统中输入一次，整个系统的人员都能使用，保证了数据的一致性与准确性。企业应根据自身情况建立适合自己的ERP系统，ERP系统的使用可以有效提高工作率，员工只需按部就班执行计划，而不是忙于应付各种意外情况。通过ERP系统，企业可以均衡安排生产，自动管理资金、业务、人员、信息等资源，自动监控每一个环节，这样不但能了解顾客需求的变化，还能了解实时的库存及领用情况，及时计算出库存成本，提高了信息的实效性，减少了人员的工作量，简化了工作流程，降低了人工成本。ERP系统不但能够简化成本核算，同时还能加强各部门之间交流合作，加快各部门之间的信息传递，提高工作效率。2．采用ABC分类管理法对于存货种类比较多的企业，ABC库存分类管理方法非常适用。ABC库存分类管理法是指将库存物品按品种和重要程度进行分类，分为A、B、C三个等级，A为特别重要的库存，B为一般重要的库存，C类是不重要的库存，然后针对不同的等级选择不同的管理与控制方法。对于少数品种少、价值较高的物品重点管理，每月进行存货的全面盘查、清点，严格控制库存量，避免存货积压。价值较低的物品做一般管理。这样的分类管理方法可以压缩库存总量、减少资源浪费、释放占压