办公会议室使用管理制度

办公会议室使用管理制度第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范公司办公会议室的使用，提高会议效率，保障会议资源的合理分配和有效利用。使用会议室应遵循高效、节约、环保的原则，确保会议的顺利进行。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有使用会议室召开会议的各部门及员工。会议类型包括但不限于定期会议、临时会议、内部会议、外部会议等。

第三条责任主体

会议的组织者（以下简称“会议负责人”）为会议室使用管理的第一责任人，负责会议的筹备、召开及会议纪要的落实。行政部门为会议室管理的协调部门，负责会议室的日常管理、维护及调配。

第四条制度遵循

公司员工在使用会议室时，应严格遵守本制度规定，服从行政部门的管理与调配。如有特殊需求，需提前向行政部门申请，经批准后方可实施。

第五条变更与修订

本制度根据公司发展需要，可适时进行调整。修改和完善后的制度经公司领导审批后予以公布，自公布之日起生效。

第六条培训与宣传

行政部门应定期对员工进行会议室使用管理的培训，提高员工的会议组织能力和效率意识。同时，通过内部宣传渠道，加大本制度的宣传力度，确保员工充分了解并遵守制度规定。

第七条违规处理

对于违反本制度规定，影响会议室正常使用和会议效率的行为，将按照公司相关规定给予责任人相应的处罚。情节严重者，将追究其法律责任。

第二章会议流程

会议筹备

一、会议计划的制定

会议负责人应根据会议目的、内容、参与人员等因素，制定详细的会议计划，包括会议主题、时间、地点、预计时长、参会人员、会议议程等，并提前至少三个工作日提交给行政部门备案。

二、会议通知的发布

会议负责人应在会议召开前，通过邮件、即时通讯工具或公告等形式，向参会人员发布会议通知，确保每位参会人员了解会议的相关信息。

三、会议资料准备

会议负责人负责准备会议所需的资料，包括会议议程、相关文件、报告、演示文稿等，并在会议召开前至少一个工作日分发至参会人员。

会议召开

一、会议签到

会议开始前，由会议负责人或指定人员负责会议签到工作，确保参会人员准时到场。

二、会议主持

会议负责人应按照会议议程主持本次会议，确保会议有序进行，控制会议时间，避免偏离主题。

三、会议记录

会议负责人应指定专人负责记录会议内容，包括会议议题、讨论要点、决策结果等。

会议结束

一、会议总结

会议结束后，会议负责人应对会议成果进行总结，明确下一步行动计划和责任人。

二、会议纪要整理

会议记录人应在会议结束后24小时内整理出会议纪要，经会议负责人审核后，发送给所有参会人员。

三、会议纪要反馈

参会人员应在收到会议纪要后24小时内进行确认，如有异议，应及时提出，由会议负责人协调解决。

会议后续

一、会议决策的落实

会议负责人应跟踪会议决策的执行情况，确保会议成果得到有效落实。

二、会议效果评估

会议结束后，行政部门可组织对会议效果进行评估，收集反馈意见，以利于不断优化会议流程和管理制度。

三、会议资料的归档

会议负责人应将会议资料、纪要等文件进行归档，以备后续查询和使用。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要的发布与确认

一、会议纪要的整理与发布

会议纪要应由指定的记录人在会议结束后及时整理，准确记录会议内容、决策和行动计划。整理完成后，应提交给会议负责人审核。审核通过后，会议纪要应在24小时内通过邮件或公司内部通讯系统发送给所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的确认与反馈

参会人员应在收到会议纪要后24小时内进行阅读确认。如有遗漏或异议，应及时向会议负责人提出，以便及时更正和完善。

跟踪执行与监督

一、任务分配与责任人

会议纪要中明确的行动计划应分配给具体的责任人，并明确完成的时间节点。会议负责人应负责监督执行过程，确保各项任务按计划推进。

二、进度更新与汇报

责任人在执行任务过程中，应定期向会议负责人汇报工作进度。会议负责人可根据需要，定期组织会议或通过其他形式，收集任务进度更新，确保各项决策的落实。

三、问题处理与协调

在执行过程中如遇到问题或困难，责任人应及时向会议负责人报告，由负责人协调相关部门和资源，协助解决问题。

评估与改进

一、定期评估

会议负责人应定期对会议决策的执行情况进行评估，包括进度、质量、效果等方面，以确保会议目标的有效实现。

二、反馈机制

建立有效的反馈机制，鼓励员工提出会议纪要执行过程中的问题和改进建议。会议负责人应认真对待反馈，及时调整执行策略。

三、持续改进

根据评估结果和反馈，会议负责人应不断优化会议纪要的跟踪落实流程，提高会议决策的执行效率和效果。

记录与归档

一、执行记录

会议负责人应确保所有执行过程中的重要信息、变更、问题解决记录等得到妥善记录。

二、归档管理

完成会议决策任务后，会议纪要和相关执行记录应由行政部门归档，以便日后查询和审计。归档资料应包括会议纪要、执行报告、反馈意见等。

第四章会议室管理规定

会议室预订

一、预订流程

员工需使用会议室时，应提前向行政部门提交会议室预订申请。申请应包括会议时间、预计时长、参会人数、会议类型等信息。行政部门根据预订情况统筹安排，并在确认后通知申请者。

二、优先级原则

在会议室资源紧张时，行政部门将根据会议的重要性和紧急程度确定使用优先级，确保关键会议的顺利进行。

会议室使用

一、使用规范

使用会议室时，应保持室内整洁，正确使用会议设备，遵守会议时间安排，不得随意更改会议时间或占用他人预订的会议室。

二、设备管理

会议室内设备应由专人负责维护和管理，使用前应确保设备正常运行。如有损坏，应及时报修，并做好记录。

会议室维护

一、环境卫生

行政部门应定期对会议室进行清洁和消毒，保持室内环境整洁卫生。

二、设施检查

定期对会议室内的设施进行检查和维护，包括但不限于空调、照明、音响、投影仪等设备，确保会议顺利进行。

会议室安全

一、消防安全

会议室应配备必要的消防安全设施，并在显眼位置张贴消防逃生路线图。员工应熟悉消防设施的使用方法，并在紧急情况下正确应对。

二、信息安全

会议室内禁止讨论涉及公司机密信息，使用电子设备时应注意信息安全，防止数据泄露。

违规处理

一、违规行为

对违反会议室管理规定的行为，如未经允许使用会议室、损坏设备、不按时归还会议室等，行政部门将进行记录，并根据公司规定给予相应处罚。

二、处罚措施

违规行为将根据严重程度采取警告、罚款、限制使用会议室等措施，情节严重者将追究其法律责任。

持续改进

一、意见反馈

鼓励员工对会议室管理提出意见和建议，行政部门应认真听取并采纳合理建议。

二、优化管理

根据实际使用情况和反馈，行政部门应不断优化会议室管理规定，提高会议室使用效率和员工满意度。

第五章附则

一、本制