工程档案管理程序10.16

工程档案管理程序1.目的对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程资料为现行有效版本。2.范围适用于公司所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。3.职责工程部的档案管理员负责工程资料的收集、登记、借阅和保管；工程项目资料和竣工资料的收集归档；工程文件用印（登记、盖印）；工程部经理负责对过期资料的审查销毁。4.内容4.1. 项目资料的控制4.1.1收集、进库和保管4.1.1.1工程项目正在进行时，各部门应将本部门所涉及该项目的上级批示、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同（包括设计合同、监理合同、施工合同等）以及各类证书的原件/正本在产生的同时，及时送至工程部档案管理员处保管。4.1.1.2工程项目在结束时，各项目应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料，归纳、整理、附上移交文件清单，交于工程部档案管理员处。4.1.2归档工程项目正在进行时，档案管理员对所接收的项目资料，应按项目和文件类别进行分类、编号和标识，并分别存放。4.1.2.1公司所开发的各项目均有单独的项目代号或简称。4.1.2.2文件的归档分类:第一册GF：公司管理规范GC-GF-GS-工程管理规范GC-GF-GC-工程类表单GC-GF-GC-001-工程部内部管理规范GC-GF-GC-002-工程管理规范GC-GF-GC-003-工程部人员架构及职责GC-GF-GC-004-第二册ZD：工程指导书GC-ZD-第三册ZL：政府文件GC-ZL-第四册GL：公司来文：报公司各部门文件GC-GL-001-发设计管理部文GC-GL-002-发成本管理部文GC-GL-003-其他文件GC-GL-004-第五册JY：会议纪要：公司每周/每月工程例会纪要GC-JY-LH-公司现场工作协调会纪要GC-JY-XC-专题会议纪要GC-JY-ZT-其他会议纪要GC-JY-QT-第六册QQ：工程前期准备：基地情况资料GC-QQ-JD-施工单位考察GC-QQ-SK-监理公司考察GC-QQ-JK-用水、用电文件GC-QQ-技术资料GC-QQ-JS-其他文件GC-QQ-QT-第七册KC：工程勘察往来文件：初勘资料GC-KC-CK-详勘资料GC-KC-ZL-抽查纪录GC-KC-CC-4.2.1工程竣工资料的范围当地相关政府部门所要求的专项工程项目均应做竣工资料。4.2.2工程竣工资料的验收条件工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件：4.2.2.1建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕；4.2.2.2全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。4.2.3工程竣工资料的验收程序4.2.3.1工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自检，填报《工程竣工档案情况申报表》，报送公司。4.2.3.2公司汇总各监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和《工程竣工档案情况申报表》后，由档案管理人员对各单位报送的和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和自行验收，向主管城建档案部门填报《建设工程竣工档案专项验收申报表》。4.2.3.3验收工作在建设工程现场进行。由主管城建档案管理部门验收小组主持，公司组织设计部、工程管理部、以及设计单位、监理单位、施工单位技术人员和档案管理人员参加。4.2.3.4验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位应根据正式的《建设工程竣工档案专项验收意见书》认真进行整改，并确保符合规定要求。4.2.3.5工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送主管城建档案管理部门复核审查。4.2.4 工程竣工档案的移交4.2.4.1工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向主管城建档案管理部门移交一套完整的建设工程档案。4.2.4.2公司在接收承建方的竣工档案时，应检查所交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下，向各单位出具《接收工程项目档案（资料）登记单》。4.2.5 归档4.2.5.1档案管理员对所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和标识。4.2.5.2不同项目的竣工档案不得混放在一起。4.2.6借阅4.2.6.1公司各部门、各项目借阅竣工档案，应办理借阅手续。4.2.6.2公司之外的单位借阅档案，需工程部经理的批准。4.2.7销毁对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经工程部经理审查批准后，方可销毁，销毁清单应予以保存。4.3 档案立卷的要求4.3.1文字资料立卷要求4.3.1.1档案材料归档时，以A4（即210mmx297mm）规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格。4.3.1.2档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底的材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。4.3.1.3文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。4.3.1.4装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册，入档案盒。4.3.2图纸的立卷要求纸质竣工图（或其他归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为4#图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。4.3