记录控制程序

第第页记录控制程序1.目的本程序对记录的编制、更改、批准、收集、保管、借阅、检索、保存期限和销毁要求进行了规定，确保公司各项记录保存完整，需要时能迅速调阅，并作为工作质量追溯的依据，以证明各项生产经营活动符合公司既定要求或客户规定要求。2适用范围本程序适用于本公司、各子公司和合资公司所有记录文件的控制。3职责3.1总经理负责记录文件的批准与发布实施，必要时组织修改换版。3.2分管副总负责记录的审核。3.3各单位负责本单位记录的编制，按期向档案室归档，并负责保存期限的确定。3.4档案室是公司记录控制的主管单位，负责起草《记录控制程序》，监督记录控制情况，并负责记录归档管理。4术语和定义记录是指将程序文件或指导文件所规定的执行事项，以数字、文字、图表或其它可明确表达内容呈现执行结果的文件。凡具有下列条件者称为正式记录：4.1使用期及保存期超过三个月以上。4.2正式附属于程序文件、指导文件内并予以编号列管。5工作程序5.1记录编制5.1.1表单编制、更改与批准5.1.1.1表单由各使用单位设计、编制，由分管副总审核，经总经理批准后实施，由档案室编入档案一览表。5.1.1.2表单在使用过程中，若影响使用时，相关人员应对表单提出修改，填写“表单修改表”，并经审核、批准后实施。5.1.2表单格式与编号5.1.2.1表单编制格式和编号按《文件编制格式和编号管理规定》执行。5.1.2.2各单位使用的表单记录必须与档案一览表中规定的表单一致。5.1.3表单填写要求5.1.3.1不得用铅笔填写，可采用钢笔或中性笔填写，字迹要正确、清楚，不得遗漏，并有记录人或操作者的签名。5.1.3.2填写要完整、详细，如有勿须填写的项目，可在该栏内以“/”表示。5.1.3.3各种记录填写的内容需更改时，应由更改者在更改处签字（章）。5.1.4其它记录图片、证书、电子媒体等其它记录，各部门获取后，交档案室编入档案一览表并统一保存。5.2记录收集各单位负责本单位记录的收集，并进行分类、汇总及整理。5.3记录保管5.3.1各单位每月初（8日前）将本单位上月的记录统一交档案室归档处理。归档前，记录由本单位负责保管。5.3.2档案室对移交来的记录按《档案室管理规定》实施分类管理。5.3.3记录应编目并专柜存放，便于检索，当需查阅和追溯各相关记录时，应能迅速找出。5.3.4档案室环境应保持清洁干燥，并有防虫蛀措施。5.3.5对于电子媒体的记录应至少备份一份（由提交记录的部门备份）。5.4记录借阅及检索5.4.1需查（借）阅档案室归档的记录时，按照《档案室管理规定》执行。5.4.2公司对各部门记录的检索方法统一以目录和其对应的编号、阿拉伯数字流水号进行。5.5记录保存期限5.5.1公司记录保存期限一般为三年，以满足可追溯性要求。当法律法规或客户有更严格的要求时，应满足其要求，没有要求的，由记录编制单位确定其保存期限。各项记录的具体保存期限参照档案一览表之保存期限。5.5.2各相关工作岗位人员的证书保存期限为长期，如该人员离职后公司将不再保存其证书，而其证书自离职后自动失效。5.6记录销毁5.6.1超过保存期限的记录，档案室应组织相关单位进行鉴定，对无保存价值的记录由档案室按照《档案室管理规定》执行。对于仍需保存的记录，按5.3执