档案室管理规定

第第页档案室管理规定1.目的为了规范公司档案管理，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司、各分公司和合资公司档案的管理。3.职责3.1档案室是公司档案的归口管理机构，负责对公司档案进行统一管理。3.2各单位负责本单位档案的收集、整理和移交。4.术语和定义档案是指公司过去和现在，在从事经营管理、生产活动、项目运作、公司文化等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。公司对档案实行集中管理。5.内容5.1档案管理机构设置及基本要求5.1.1公司总部设立档案室，隶属于人事行政部，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。5.1.2AAA工厂和BBB公司设置档案管理员，其档案纳入公司总部档案室统一管理。5.1.3各分公司和合资公司应设置档案管理员（可为兼职岗位），负责档案资料的归档管理和与公司总部档案室的对接工作。5.1.4各部门文员负责本部门档案的收集、整理，并及时向档案室移交。5.1.5公司制定明确的档案管理员岗位职责，各档案管理员必须严格履行职责。5.2档案分类5.2.1档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要有一定范畴，不能笼统含糊。5.2.2公司档案大致分为以下几类：（1）证件执照类：营业执照及各类证照、注册资料、年检资料、政府批文等。（2）制度文件类：各类程序文件、指导文件等。（3）记录文件类：各类表单记录、声像资料等。（4）XX文件类：董事会和公司下发的XX文件等。（5）外来文件类：国家标准、行业标准、地方标准等政府规定、外部培训资料、与政府部门的往来文件、对外起草的文书及表单、商业传真与函件等。（6）项目文件类：项目立项、总平布局方案、设计院出具的设计文件等。（7）合同文件类：内部经营管理合同和业务合同等。（8）其它公文类：各类请示、报告、计划、总结、通知、通报、批复、决定、决议、函、会议纪要等。（9）电子文件类：以上各类文件最终版本的电子版。5.3档案编号与编目5.3.1归档文件必须按规定分类整理，编制档案号和目录。5.3.2档案号编号格式5.3.4档案盒（袋、夹等）应编写档案目录，没有提名的文件，由档案管理员根据内容拟定标题。5.4档案归档5.4.1公司各单位对本单位的档案应及时在档案登记表上登记，以一份或一套为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照等的原件整理好并确定密级后，移交至公司档案室归档。5.4.2归档的文件资料5.4.2.1不能用铅笔、圆珠笔、彩笔书写，种类、份数以及每份的页数均应齐全完整，破损的档案文件要进行修复处理。5.4.2.2文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办单位补办。5.4.2.3与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办单位。5.4.2.4文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。5.4.2.5应根据文件内容按自然形成、保持历史联系的原则进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并编写档案目录。5.4.3声像档案要求：磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行；照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。5.4.4录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。5.4.5归档的档案应分类存放，有规范的档案编号和标签，并按类别建立电子版与纸版档案一览表（含受控文件）。5.4.6档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号。5.4.7档案盒（袋、夹等）的背脊应标明档案号及名称，以便查档。5.4.8档案封面内容应完整、清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容，并应注明立卷人、审核人和立卷时间。5.5档案保管与保密5.5.1存放档案的档案柜排放整齐，采用统一的档案盒（袋、夹等），且要求标识明确。档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。5.5.2爱护档案室的一切设备设施，任何人未经许可不得使用及随意翻动。5.5.3公司涉密档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，档案保密严格执行《档案保密管理规定》，采取相应保密措施，任何无关人员未经许可不得进入档案室。5.5.4节假日期间，档案室、档案柜要加封条。5.6档案借阅5.6.1一般要求5.6.1.1爱护档案，保持整洁，严禁圈画和涂改。5.6.1.2按期归还，注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、扫描、转借和遗失。5.6.1.3绝密级档案原则上禁止借阅，如确实需要借阅经董事长批准后方可在档案室借阅，不准外借。机密级档案经总经理批准后可以借阅，借阅时间不得超过一周。针对秘密级及一般档案，借阅本单位形成的档案，需经部门经理（主管）批准；若跨单位借阅，需经双方单位的分管副总批准后可以借阅；借阅时间不得超过一个月。5.6.2内部借阅程序5.6.2.1公司各单位人员因业务需要需借阅档案时，应填写“档案查（借）阅申请表”，按5.6.1.3规定的审批权限进行审批。5.6.2.2档案管理员接到“档案查（借）阅申请表”，经核查后取出该项档案，并于“档案查（借）阅登记表”上登记后，将档案交与借阅人员。“档案查（借）阅申请表”由档案管理员留存备查。5.6.2.3档案归还时，经档案管理员核查无误后，档案即归入档案盒（袋、夹等），并于“档案查（借）阅登记表”上填写归还日期，取消借阅记录。5.6.2.4如有特殊情形需延长借阅期限时，应按借阅程序重新办理。5.6.3外部借阅程序公司档案室档案原则上不外借其他单位，如确需外借，借阅程序参照内部借阅程序执行。5.7档案移交5.7.1需要进行移交的档案，公司各单位需由档案管理员（总部部门为文员）填写“档案移交登记表”，报各单位负责人批准后，方可进行移交。5.7.2“档案移交登记表”一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。5.7.3档案管理人员调岗或离职时，由人事行政部经理负责监督办理档案的交接工作,将“档案移交表”填写清楚完整。5.8档案保存期限5.8.1档案保存期限分为定期和永久，定期根据档案的保持价值分为三年、五年和十年。5.8.2永久保存（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其它经核定须永久保存的档案。5.8.3十年保存（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其它经核定须保存十年的档案。5.8.4五年保存（1）期满或解除之合约；（2）其它经核定保存五年的档案。5.8.5三年保存结案后无长期保存必要者。5.8.6政府有关法律法规或公司其它制度另有规定者遵从其规定。5.9档案销毁5.9.1公司任何单位或个人非经允许不得销毁公司档案资料。5.9.2当档案超过保存期限时，由档案管理员填写“档案销毁审批表”，交人事行政部经理审核，绝密级档案经董事长批准后执行；机密级、秘密级和一般档案经总经理批准后执行。5.9.3经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对并做好登记，“档案销毁审批表”和“档案销毁登记表”永久保