内部签证管理制度

内部签证管理制度编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修订内容修订人审核人批准人内部签证管理制度1目的为规范对内签证流程，对工程签证的提出、审批及费用审核等进行规范，控制风险，提高效率，特制定本制度。2适用范围本制度适用于公司在业务开展过程中所有项目的工程签证内部管理工作。3.签证的定义及类别划分：3.1工程签证：凡不涉及施工图纸内容变化，且非分包方原因引起的施工内容、范围、工艺、工期的调整而进行的签认证明。3.2按时效性分类：3.2.1紧急签证：现场必须立即执行，延缓实施会对合同执行造成更大的不利影响可视为紧急签证，紧急类变更必须在开始实施后两日内补办签证申请。紧急签证属于工程签证的一种。紧急签证主要包含如下几类：3.2.1.1工程现场遇到险情（火险、塌方、地质灾害、水淹等），需立即采取措施处置，否则将可能会酿成重大事故的；3.2.1.2项目部现场明确指出的变更，且延缓实施会造成更大的变更或对工期有不利影响；3.2.1.3质检、规划部门在最终验收阶段提出之需整改、完善的工程；3.2.1.4不属于上述情况，但经项目部负责人确认的其他签证类型。3.2.2正常签证：不属于紧急类签证的其他签证，均属于一般类签证，一般类签证必须严格按照签证办理流程执行。3.3按产生原因分类：3.3.1一般签证：合同规定需实测工程量的工作项目。（如土方、雨污井数量等）3.3.2设计原因：因设计存在瑕疵，对原设计进行了修改而发生的工程签证，造成分包费用增加；3.3.3工程原因：因项目部现场管理失误而导致的更改或补救，造成的分包费用增加；3.3.4合同外签证：总承包方要求分包方完成合同规定以外的施工内容；3.3.5其他原因：因自然灾害、政策调整、政府指令等不可抗力造成的分包方的费用变化。4.原则4.1严格控制原则：在项目建设过程中，应本着重视前期设计和合同评审，实现“零索赔、零签证”的目标，逐步减少项目建设过程索赔签证的发生。4.2符合合同原则：办理的签证必须有充分的合同依据，同时合同中应对签证的办理制度以及签证费用的支付有明确的约定。4.3事实清晰原则：签证办理必须符合签证事项现场的实际情况，经现场实测实量，达到施工图标准。4.4现场会签原则：签证原始资料，必须做到分包方、总包项目部现场会签，总包公司各部门审核。4.5时效性原则：签证的办理应符合合同及本制度约定的办理时间期限的要求，不能做到按照合同及本制度约定时限签证的，应留足现场签证证据，现场证据不足的事后签证，一般不予签认。4.6及时沟通原则：签证涉及各部门在办理签证过程中应积极沟通，充分了解签证原因及对项目进度、质量、安全和成本造成的影响，积极提出合理化建议。5.职责5.1分包方5.1.1作为工程现场施工主体，应对现场签证资料进行收集、整理，并对签证资料的真实性、完整性、合理性负责。5.2.2负责将签证资料按总包公司签证管理流程上报总包项目部审核。5.2总包方5.2.1项目部5.1.1签证办理的第一责任部门，项目部负责人为第一责任人；5.1.2汇总签证资料，并对签证资料的合理性和完整性的做出审核意见，同时对签证资料的真实性负责；5.1.3组织项目部人员对签证现场实测实量，进行现场会签，并按公司流程办理签证；5.1.4对签证审批流程中公司其他部门提出的问题落实整改；5.2.2成本部：5.2.1对提报签证的合理性、经济性进行审核；5.2.2对提报签证的完整性进行复核；5.2.3对签证工程量审核并定价；5.2.3工程部5.3.1根据项目部提交的签证资料，结合合同与相关资料，判断是否办理签证；5.3.2对项目部提供的技术资料、施工方案进行审核。5.3.4负责公司所有项目签证的编号，建立公司所有项目的签证台帐。6.审批流程6.1工程签证的现场调查项目部应严格审核签证内容，审核通过后组织项目部技术部门及分包方进行现场踏勘测量、拍照记录并填写《工程量现场同步见证单》进行现场会签。下列情况不得办理签证：6.1.1已经办理又重复出现的工程签证；6.1.2该变更的工作内容已经包括在合同中，无需再办理变更；6.1.3属于分包方工作失误造成的工程变更，如，分包方前期进度耽误造成后期赶工费用增加、分包方因质量问题造成的工程返工及费用增加等。6.1.4项目部认为的其他不合理签证主张。6.2工程签证的提出及填报6.2.1工程签证由分包方（非劳务分包）提出并填写《工程签证申请单》（影像等现场资料）报项目部，项目部根据项目实际情况对签证资料进行审核，根据本规定要求的审批权限按流程报公司审批；劳务分包签证由项目部直接填写《工程签证申请单》，按流程流程报公司审批。6.2.2《工程签证申请单》必须清晰表述签证产生的原因、工程量及费用项目。6.2.3编号由工程部负责统一排编管理。6.3工程签证的报申及审批具体流程6.3.1分包方向项目部提出《工程签证申请单》（附《影像资料、现场简图、变更方案、预估费用等），项目部组织技术人员进行现场踏勘，审核签证内容的合理性、真实性及经济性，现场填写《工程量现场同步见证单》并进行现场会签，《工程量现场同步见证单》与《工程签证申请单》由项目部一同报公司审批。6.3.2公司工程部和成本部在收到项目部提交的签证资料后一次进行审核签字，并报公司副总经理审核，最后报公司董事批准，批准后的《工程签证申请单》由公司工程部抄送至项目部，由项目部向分包方下发《工程签证指令单》（劳务分包的情况下，项目部收到抄送文件后可直接实施签证内容），分包方持项目部签字盖章的《工程签证指令单》方可进行签证内容的实施工作，《工程签证指令单》作为分包方签证的必要附件，应与过程照片及其他签证资料一同成为最终结算依据。6.3.3施工过程中，项目部应现场监督签证内容的施工，确保签证工程的质量及进度，并留取现场施工影像资料。尽量减少代工现象，如因分包方不配合签证施工，需代工的，需同时办理转扣单据，转扣单需有理有据，影像齐全，证据充分，并发责任方签字确认。6.3.4工程完工三日内，由分包方将经项目部及各部门签字确认的《工程签证申请单》、《工程量现场同步见证单》、《工程签证指令单》、《扣款单》（如有）、影像资料等提交给项目部，项目部根据签证施工质量进度情况进行验收，验收合格后报公司工程部存档，作为最终结算附件。6.3.5工程部应签证资料分类存档，并按项目、金额大小编制好签证台账，装订成册，以方便公司领导审核。6.3.6紧急类现场签证办理：发起单位口头通知总包方，并作相应的原始资料记录，项目部应在2小时内派人到场，确认现场事实，项目经理得到到场人员的汇报后可视情况直接发出指令，分包方得到项目部经理口头或其他方式指令后即可开展工作，事件发生24小时内项目部应确按公司规定同正常类现场签证。6.3.8主要流程示意图：7分包签证签署权限7.1工程签证办理时间要求签证金额《工程签证申请单》《工程签证指令单》签证金额≦5000元0.5天0.5天5000元＜签证金额≦10000元1天0.5天签证金额＞10000元1.5天0.5天注：《工程签证申请单》：分包方规定期限内未提交申请单，则视为不需要签证。7.2工程签证终审权限签证金额《工程签证申请单》签证金额≦5000元项目部5000元＜签证金额≦10000元公司副总经理签证金额＞10000元公司董事8分包签证的要求8.1分包签证的实施必须由项目经理发出指令，分包方将《工程签证申请单》、《工程量现场同步见证单》、《工程签证指令单》、《扣款单》（如有）、施工前中后影像资料等签证资料在完工后三日内及时提交至项目总包公司，否则无效，不能进入结算。8.2分包签证的审核意见及要求8.2.1一般情况下，现场审核意见不得简化为“同意”、“工程量属实”、“请工程部审核”、“按合同执行”等词语或无任何审核意见而只作签名。8.2.2项目经理对签证的原因、签证的项目、签证的部位、签证的工程量、签证的日期负全责，结算时，项目经理应对签证的结算金额进行初审，填报初步意见，如项目部对签证的单价不能最终确定，须立即上报公司成本部，待公司成本部给出意见后，项目部方能签署签证。总包公司工程部、成本部在结算单上签署审核意见时应就签证单的内容逐条审核，说明完成情况，并提供意见。项目经理可以表示“同意”或“属实”等意见。8.2.3任何有图纸或图示依据（设计变更、技术核定单），在事后依然要以计算工程量的，则各级审核人员无需对分包方提出的工程量签署意见，但审核人员应对附图详细核实，对尺寸标注有疑问的应在旁边加注并签名。8.2.4以专业施工方案办理的签证，必须有相配套的专业施工方案支持，并作为签证的附件，否则不给予结算。8.2.5现场收方计量见证，如临设、零星工程等，必须由分包方牵头，由分包单位、项目部共同参与，现场双方签字确认计量记录（现场计量记录表可由项目部自行制定），计量记录须经项目经理、项目技术主管、生产经理签字认可后，附实物水印照片、收方现场照片（影相内需含参与人）等作为结算依据一同上报。8.2.6任何签证均应尽量避免以点工或台班计算。如确需以点工或台班计算，则审参照第8.2.15条执行，否则该签证无效。8.2.7能以实物量确定的签证，必须以实物量进行签证，尽可能杜绝以“项”为单位的估价签证，否则该签证无效。8.2.8能以实物量确认的签证，如无图纸、无方案进行支撑计算的，完工后分包单位应立即与总包单位人员进行收方确认（如现场零星土方等），否则该签证无效。8.2.9应严格按分包合同界面安排施工任务，尽量避免代工现象。确实涉及对分包方之间相互转扣的，项目部应在事前以书面形式告知被转扣的分包方，并注明宽限期。事后将已审核的转扣单据及影像支撑资料及时以再书面形式发至被转扣的分包方。并以此作为分包签证的附件，在分包结账时对被转扣的分包方提出索赔。8.2.10对所有发生的零星凿打、拆除、修补的分包签证，必须注明原因，部位及由谁承担，及时落实转扣。8.2.11分包签证必须及时，禁止补签，应及时拍照，以保存第一手的原始资料。8.2.12分包签证一式贰份，分包单位必须妥善保存原件及扫描件，最终结算时作为结算附件一并提交。8.2.13公司相关职能部门对签证内容有疑问时，项目部的签证人员必须给予配合取证、解释。8.2.14所有的分包现场见证必须当天记录，分包单位经办人最迟不超过完工后3日将见证单及其它影像、扣款等资料送至项目部处归档、统计、审核，公司成本部在当月20日前将本月15日前发生的签证单书写整理报公司领导审核签字。所有后补的签证将不予结算，谁后补谁承担责任。项目部及公司各职能部门审核人员不得乱签，也不可无故拖延。8.2.15分包零星用工（包括班组合同外用工）、机械台班的签证必须事前报备，由生产经理统一在全公司企业微信群里进行事前报备，本项目当日预备使用零星用工数量、工种、工作内容、工作部位，预备使用机械的数量、台班数、型号、工作内容、工作部位。施工过程，分包单位经办人拍水印照片发至项目部群，生产经理核实后在企业微信群里展示。要求照片能真实反映使用零星用工数量、工种、工作内容、工作部位和使用机械的数量、台班数、型号、工作内容、工作部位，零星用工和机械上下班须拍照，不允许过期补报。用工及机械台班每日一签，由分包单位向项目部办理《用工及机械台班见证单》内部签字手续，并附施工过程水印照片、上下班水印相机照片、微信群通报截图(四张)。经项目经理签字认可后于每月17日同其他签证材料移交给项目部进行当月的签证流程。逾期的见证资料，项目部不得接收。8.2.17应规范填写签证资料，不得涂改。8.2.18签证编号要求：要根据工程专业名称分别按顺序编号。签证单编号规则为：项目名称-承包方名称-专业名称-签证序列号。如：罗田岩道路工程-琅都-土建-001。同一单位同一专业的签证必须编号连续，不得中断。8.2.19项目签证材料在下月5日前将当月签证统一在公司工程部归档，结算方式采用合同工程款支付方式支付，在签证手续未全部完成前，禁止向分包方办理预结算。8.2.20一切不符合本规定的签证及审核意见将不予结算。9工程签证统计9.1公司工程部建立工程签证统计台帐，台帐内容应具体详尽，记录每一工程变更文件的发起单位（发起人）、编号、变更内容主题、承包方、金额、完成时间等。9.2公司工程部每月25日将当月工程签证情况汇总编制《工程签证台账》，与成本部核对。9.3公司应每月组织一次工程签证的分析会，对工程变更签证发生的数量、引起成本变化的原因等进行分析，并反馈考核部门，作为项目部考核的依据。10其他10.1工程签证原件壹式贰份，分包方和总包方各执壹份。11相关表格附件附件一：工程签证申请单附件二：工程量现场同步见证单附件三：工程签证指令单附件四：扣款通知单附件五：工程签证台账附件六：用工及机械台班见证单附件一：工程签证申请单工程签证申请单工程名称申请单位合同名称合同编号签证事项签证编号(工程部填写)签证时间签证类型时效性紧急类□产生原因一般签证□设计原因□工程原因□合同外签证□其他原因□正常类□签证原因、工程量、造价情况说明：申请单位意见项目负责人：总包单位各部门意见项目部签证意见项目经理：工程部签证意见部门经理：成本部签证意见部门经理：意见：副总经理：意见董事:附件二：工程量现场同步见证单工程量现场同步见证单工程名称施工单位确认内容日期工作时间：具体到某日某时；工作地点：施工部位工作内容：施工的原因，施工的实际情况。工作量：能以具体工程量表示的不可用人工代替，若为计时工，注明技工或普工。费用明细：详细情况及简图：（以下无正文）分包负责人（签/章）：（加盖公司公章）意见：核实是否属合同外签证，并说明具体原因。项目部生产经理：意见：核实是否有指令见证单，通过质量、安全验收。项目部技术负责人：意见：确认施工内容是否属实，给出初步意见。项目部项目经理：注：本见证单用于现场施工签证，由分包负责办理并附影像资料。

附件三：工程签证指令单工程签证指令单工程名称施工单位合同名称合同编号签证事项签证编号签证时间实施说明：总包单位项目部签证意见：部门经理：附件四：违约扣款通知单违约扣款通知单致：因贵司在本项目履约过程中，存在违约行为，需贵司承担以下违约金待扣除，请你单位于三日内确认，否则视为认可。项目名称：编号**扣款-001扣款单位：扣款单位负责人：签证办理单位：（纯扣款无需签证则为空格）签证办理单位负责人：（纯扣款无需签证则为空格）扣款金额（元）：***元扣款依据：扣款事由如：因****原因，加派班组抢工，共用工10工日，单价200元/工日，本单共计扣款2000元。施工经办人签字：日期：项目生产经理签字：